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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Infogérance et systèmes d’impression

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Nous avons eu l’occasion d’évoquer l’infogérance des systèmes d’impression dans un article précédent sans préciser tout ce que regroupe ce terme. Il s’agit en fait de tous les services associés à vos parcs de systèmes d’impression et destinés à optimiser leur utilisation. Vous entendrez également parler de MPS (Managed Print Services) si vous recevez les commerciaux des prestataires capables de vous proposer ces services.

Confier la gestion de son parc de systèmes d’impression commence très souvent par le diagnostic de la situation actuelle et la définition des besoins. Ces études et analyses portent sur les matériels mais aussi sur les usages, les modes opératoires. Cela se poursuit avec des préconisations sur ces différents points prenant la forme d’une politique d’impression.

Ensuite, les fournisseurs potentiels sont appelés à proposer leurs services d’infogérance. Ceux-ci porteront sur :

  • Le déploiement programmé du parc : pilote, paramétrages, formations,…
  • De services de maintenance préventive : alertes automatiques, programmation annuelle,…
  • De services de maintenance curative : alertes automatiques, interventions sur sites, hot line,…
  • Une gestion automatisée des consommables : stocks tampon, approvisionnement automatique,…
  • Un accompagnement des utilisateurs : formations, communication,…
  • Un pilotage du parc : outils de suivi, comités de pilotage, plans de progrès,…
  • Des outils de maîtrise des consommations : quotas, badges, codes,…
  • Une gestion des flux documentaires : archivage, routage,…

Avoir recours à l’infogérance permet non seulement de réduire les coûts, mais également d’améliorer l’efficacité des services, la productivité des employés, ainsi que la sécurité des données et la mobilité.

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DSI et imprimantes

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Les imprimantes sont très souvent un sujet de plaintes de la part des Directions informatiques : elles sont sources de réclamations de la part des utilisateurs (pannes, fonctionnement, drivers, consommables,…), elles sont sources de problèmes face à certaines applications métier (mise en page, émulations,…), elles sont sources de coûts plutôt croissants dans un budget toujours plus contraint.

Optimiser leur utilisation et limiter leurs coûts de fonctionnement sont donc depuis longtemps des objectifs des DSI. Or, plus il y a d’ordinateurs, de tablettes et de smartphones, plus on imprime. Ainsi, selon IDC, l’impression représente entre 15 et 30 % des budgets dédiés à l’informatique.

Après le remplacement des imprimantes jet d’encre par des imprimantes réseau laser, les nouvelles pistes d’optimisation du parc d’imprimantes passent par l’infogérance plus ou moins poussée.

En effet, la prise en charge de la maintenance par le prestataire de services libère les équipes internes de la partie réclamations des utilisateurs. Les machines sont réputées toujours disponibles et informent de plus en plus automatiquement leur mainteneur de tout dysfonctionnement. Le fournisseur assure automatiquement l’approvisionnement en consommables sans que la DSI ait à sa charge la gestion d’un stock de cartouches multi marques, multi références. Il peut même assurer la récupération et le recyclage des consommables usagés.

L’infogérance couvre bien d’autres besoins (nous aurons l’occasion d’en reparler plus en détails) et les services sont proposés à la carte à des Directions informatiques qui souhaitent se libérer partiellement ou totalement, immédiatement ou progRessivement des contraintes de l’impression.

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Réduire les coûts

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Dans un contexte économique difficile, la maîtrise des coûts et des consommations est un moyen de stabiliser, voire améliorer, la rentabilité de l’entreprise.

Le plus souvent, les pistes explorées dans les PME   consiste à remettre en question les achats de téléphonie, d’ assurances, de fournitures de bureau et les frais de déplacements. Ces achats hors production (auxquels bien sûr nous ajouterons les achats bureautiques) sont souvent confiés à de multiples interlocuteurs (services généraux, informatique, agences locales, direction technique,…), ce qui rend leur optimisation difficile. Pourtant, il suffit parfois de contrôler systématiquement les factures liés aux matériels d’impression par exemple pour limiter les dépenses. En effet, les erreurs de facturation peuvent porter sur les loyers, les volumes consommés, les prix à la page, les forfaits, les devis pour prestations supplémentaires…

Dans le domaine de l’impression, la partie optimisation des achats (mise en concurrence, négociation, vérification des factures,…) peut s’avérer une source importante d’économies mais son efficacité sera renforcée par une définition rationnelle des besoins et par la mise en place d’une politique de maîtrise des consommations.

Les PME  manquent souvent de temps et d’expertise pour optimiser ces coûts. Certaines hésitent pourtant à faire appel à un expert externe. En effet, elles perçoivent ses prestations comme un coût supplémentaire. Pourtant, cette aide précieuse sera amortie dès la première année par les économies qu’elle génèrera et qui s’établiront sur la durée.

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La conduite du changement

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La conduite du changement encore appelée accompagnement du changement est un sujet très largement traité ces dernières années. Je pense que plus personne ne doute de son impact dans la réussite d’un projet. Mais chacun a sa propre vision de ce que doit être cet accompagnement et malheureusement, il s’agit trop souvent d’un vœu pieux, d’un habillage sans transposition concrète dasn les pratiques.

Pour vos projets d’optimisation des moyens d’impression, nous sommes adeptes d’une méthodologie d’accompagnement en 5 points :

  • Obtenir l’adhésion par la communication la plus large possible et le plus tôt possible.
  • Utiliser le concept viral en s’appuyant sur des « champions » à priori plutôt favorables au projet qui « contamineront » les autres petit à petit.
  • Une communication en 2 temps : d’abord une communication restreinte vers les managers puis une communication plus large, collective.
  • Coordonner les actions pour que le projet et sa communication suivent un cheminement facilement identifiable par tous.
  • Planifier et mettre tout en œuvre pour respecter les plannings.

Cet accompagnement est un projet à part entière et doit être mené avec la plus grande rigueur car la réussite du projet qu’il appuie en dépend.

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Profils utilisateurs

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La définition de Wikipédia du profil utilisateur est la suivante : Un profil utilisateur est un ensemble de données qui influencent le comportement d’un dispositif informatique en fonction de l’utilisateur. Un profil peut être relatif à une personne seule, ou à un groupe de personnes ayant des points communs, tels que par exemple les membres d’un groupe de travail.

Cette définition est tout à fait adaptée à ce que devrait être un profil utilisateur d’impression. En effet, les outils actuels permettent de définir des comportements d’impression individuels ou par service.

Ainsi, les solutions d’impression par badges sont très souvent utilisées pour assurer la confidentialité des documents ou pour permettre le suivi des consommations. Pourtant, elles permettent également de définir des profils relativement détaillés : quotas d’impression mensuels, matériel dédié ou au contraire fonction FollowMe, accès à l’impression couleur, refacturation interne, accès aux documents stockés…

Les profils utilisateurs peuvent également prévoir les cas pour lesquels l’impression est automatiquement routée vers tel matériel ou vers l’atelier de reprographie. Ils peuvent également définir les accès à une boîte mail commune pour réceptionner les scans et les mails.

L’élaboration de ces profils utilisateurs d’impression peut être intégrée dans la politique d’impression. Ils seront alors définis par grandes fonctions pour permettre au service informatique de les appliquer ensuite tout au long de l’évolution du parc et du personnel. Ils permettront une meilleure appropriation des règles d’usage et donc une meilleure application de la politique d’impression et sa pérennisation.

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Les 3 leviers de l’optimisation

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La révolution annoncée de la dématérialisation se fait attendre. Malgré le consensus apparent autour de ses avantages, la culture papier domine. L’impression semble donc avoir encore de beaux jours devant elle. Malgré tout, la responsabilité des acteurs de l’impression est bien de préparer les organisations et leurs utilisateurs aux changements à venir. Les projets d’optimisation des moyens d’impression doivent intégrer cet objectif au-delà de l’objectif d’économies budgétaires.

Ainsi la sécurité de l’information circulante fait partie intégrante des projets d’optimisation. Pourtant, seulement 40 % des entreprises ont adopté des solutions pour sécuriser l’impression ou la circulation des documents scannés. Les outils existent, les politiques d’impression les prévoient souvent mais la pratique est plus chaotique.

Autre préoccupation omniprésente dans les projets d’optimisation, le développement durable. Il s’agit d’imprimer mieux et moins dans le cadre d’une démarche écocitoyenne. Il est pourtant encore difficile de s’appuyer sur la prise de conscience individuelle qu’il faut s’interroger sur l’absolue nécessité de chaque impression. Le levier financier est souvent plus efficace pour faire changer les usages et limiter les impressions inutiles et pourtant là encore les outils existent.

La renégociation des contrats peut faire jouer fortement le levier financier mais seule une étude complète et une refonte des usages d’impression peut faire jouer les leviers de la sécurité et du développement durable qui amplifieront le levier financier.

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Bonnes pratiques d’impression

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Nous connaissons tous, au moins en théorie, les bases des pratiques d’impression éco-responsables :

  • impression en recto-verso
  • impression en N&B sauf quand la couleur est indispensable à la compréhension du document
  • impressions réfléchies : ais-je réellement besoin de ce document sur papier ?

Mais bien d’autres pistes gagneraient à être explorées.

Le choix de la police d’impression est loin d’être neutre quand il s’agit de la consommation d’encre .

La mise en page (marges, taille de la police, interlignes,…)  influe fortement la consommation de papier.

La création systématique d’un sommaire et d’une pagination pour les documents volumineux permettent d’aller directement aux contenus qui intéressent le lecteur et lui évitent une longue lecture à l’écran qui est fatigante et peu aisée. De plus, en cas de nécessité, ils permettent de n’imprimer que les parties utiles.

La mise en place d’un archivage organisé des documents électroniques permet d’éviter l’impression pour classement physique « au cas où ».

Vos collaborateurs maîtrisent l’utilisation des logiciels de bureautique. Mais maîtrisent-ils les usages du menu imprimer ?

En les formant concrètement à ces pratiques, vous ancrerez durablement des pratiques éco-responsables et vous génèrerez des économies pour votre organisation (encre, papier, prix à la page,…).

ASSPI peut vous aider à accompagner vos collaborateurs vers un meilleur usage de l’impression.

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Satisfaction des utilisateurs

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L’accompagnement des utilisateurs face à l’optimisation des systèmes d’impression se limite très souvent à une communication en amont, une annonce au moment du déploiement et une formation plus ou moins utile.

Pourtant, au sens littéral, accompagner une personne consiste bien à l’amener jusqu’à l’endroit où elle doit se rendre et s’assurer qu’elle est bien au bon endroit.

Il est donc très utile de s’assurer que les utilisateurs sont bien arrivés, c’est-à-dire qu’ils maîtrisent les nouvelles règles (quand faire appel à l’atelier de reprographie ?), les nouvelles procédures (où dois-je déposer mes consommables usagés ?), les nouvelles fonctionnalités (Comment scanner vers mon adresse mail ?), … La formation et la communication à priori ne constituent pas une garantie que chacun s’est approprié les nouveaux outils. Elles sont nécessaires mais pas suffisantes.

Le meilleur moyen de s’assurer que tout va bien pour les utilisateurs, c’est encore de le leur demander. Ainsi, les projets d’optimisation des systèmes d’impression (et surtout les projets ambitieux) devraient comprendre la mise en place d’une enquête de satisfaction quelques semaines après sa mise en œuvre complète (déploiement physique + formations + mise en place des modes opératoires).

Certains penseront que cette enquête risque de remonter des avis négatifs et des rancœurs, notamment  face au retrait de moyens d’impression personnels. Elle le fera sûrement mais il vaut toujours mieux permettre au mécontentement de s’exprimer dans un cadre maîtrisé plutôt que de le laisser compromettre la réussite du projet au travers de comportements qui peuvent aller jusqu’à des pannes provoquées.

Cette collecte de la parole des utilisateurs permettra également d’ajuster le projet (procédures à adapter à des contraintes, formations à compléter, évolutions à prévoir,…). Ces ajustements peuvent permettre à des personnes sceptiques (voir hostiles) d’accepter, d’adopter les nouveaux outils et d’admettre que l’optimisation leur a apporté des plus.

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Connaissez-vous ASSPI ?

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Parfois certaines petites phrases vous surprennent et puis, activité oblige, vous passez à autre chose. Mais l’été est souvent une période propice pour que ces petites phrases fassent leur chemin et nourrissent de nouvelles réflexions. C’est ce qui m’est arrivé avec une conversation que j’ai eue en juillet avec un client. Alors que nous faisions le bilan de son audit et de sa consultation, il m’a glissé « comme quoi sur Internet, on peut avoir de bonnes surprises ». J’étais flattée (toujours agréable de recevoir des compliments sur son travail) et puis j’ai rapproché cela d’une autre réflexion que m’avait faite un client alors qu’il me contactait pour faire connaissance « vous êtes toujours en activité parce que parfois sur Internet… ». Et j’en suis restée là car il fallait boucler les dossiers avant de prendre un repos bien mérité.

Mais durant le mois d’août, ces phrases ont fait leur chemin et en ce début septembre, je me rends compte que dans ce blog j’ai beaucoup parlé de ce qui me passionne (et vous préoccupe) mais très peu de ASSPI. Finalement, quelqu’un qui découvrirait ce blog pourrait se demander effectivement si nous sommes toujours en activité, si nous sommes sérieux, si nous sommes compétents, bref si nous sommes réellement des interlocuteurs potentiels pour parler de systèmes d’impression (je me fais un peu peur en pensant que c’est peut-être également le cas de lecteurs qui nous suivent pourtant régulièrement).

Alors 1ère bonne résolution de rentrée, nous allons régulièrement vous donner des nouvelles et des informations sur ASSPI et cela commence aujourd’hui.

Donc oui, en ce début septembre 2014, nous sommes toujours en activité et plus que jamais.

Les projets d’optimisation des systèmes d’impression sont très souvent urgents et nos clients souhaitent toujours qu’ils soient conduits le plus vite possible mais les différentes phases nécessitent du temps. Ainsi, nous avons des projets qui en sont au démarrage, réunions de cadrage et interventions sur site, d’autres qui en sont à la remise des conclusions, d’autres pour lesquels la consultation des fournisseurs potentiels est en cours, d’autres enfin qui sont en train de se finaliser par le choix d’un partenaire.

Au-delà de l’optimisation, nous sommes associés à de nombreux suivis et pilotages de parcs et la rentrée constitue toujours un moment crucial car il faut organiser les comités de pilotage qui se tiendront dans le dernier trimestre de l’année.

ASSPI fait partie de la coopérative d’activités COOPANAME (je vous en parlerai dans un prochain article) et en tant qu’associée de cette coopérative, j’y suis très impliquée dans l’accompagnement des coopérateurs pour l’accès à la commande publique (formations, mise en place de procédures, animation d’un groupe d’échange de bonnes pratiques..).

Avec toutes ces activités et ces projets, je reconnais que l’activité formation pour la rédaction des mémoires techniques est en sommeil depuis 6 mois. Mais je n’y renonce pas car je reste persuadée qu’il s’agit d’une voie de développement importante et accessible à tous les créateurs d’entreprises.

A titre plus personnel, je suis également engagée dans la formation professionnelle et j’interviens auprès de Bacs +2 et Bacs +3 en alternance dans le cadre de cursus proposés par la Chambre de Commerce de Seine et Marne.

Enfin, la rédaction de ce blog constitue bien une activité à part entière.

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La note de cadrage

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Les directeurs informatiques, et plus généralement tous ceux qui gèrent des projets, l’apprécient particulièrement. La note de cadrage est un document de synthèse qui est élaboré au début du projet.

L’objectif est de rendre le projet compréhensible par tous. La pertinence d’une note de cadrage peut être vérifiée en la faisant lire à quelqu’un externe au projet et en s’assurant qu’il ou elle a bien compris les principales idées du projet.

Elle n’a pas de forme type et doit être adaptée à chaque cas.

Elle doit répondre aux questions suivantes :

  • Qui sont les parties impliquées dans le projet : équipes internes, chef de projet, prestataires externes,… ?
  • Quels sont les objectifs ?
  • Quel est le délai et le planning prévisionnel?
  • Quel est le budget ?
  • A quoi sert le projet ?
  • Quelle rentabilité est attendue ?

La note de cadrage est souvent utilisée lors de la réunion de lancement ou réunion de cadrage qui réunit les personnes impliquées et le chef de projet afin de leur permettre de :

  • Synchroniser leurs visions du projet
  • Définir les règles de fonctionnement
  • Etablir un intérêt mutuel au projet
  • Définir une organisation commune

La rédaction de la note de cadrage permet de prendre en main un projet, de communiquer avec les acteurs d’un projet et permet d’avoir une vue synthétique du projet.

Pour les projets importants d’optimisation des systèmes d’impression qui s’étendent  dans le temps, nous utilisons cet outil pour formaliser les préalables au démarrage du projet et pour constituer le premier élément de la communication qui doit accompagner la réussite du projet.

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