ASSPI

Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Résultats de l’optimisation

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En janvier, je vous avais présenté le bilan des optimisations ASSPI en mairies. Certains m’ont fait remarqué que ces données sont intéressantes pour toutes les typologies d’organisations. Je fais donc ici mon méaculpa et vous présente les résultats moyens toutes typologies confondues.

En matière de situation de départ, les données moyennes sont les suivantes :

  • Un nombre moyen de matériels d’impression de 250 réparti en 20 % de multifonctions et 72 % d’imprimantes (les 8 % restant regroupent les fax autonomes, les traceurs et les scanners).
  • Le volume d’impression moyen par an est de 8 303 000 pages produites pour 64 % par les multifonctions et 34 % par les imprimantes (2% pour les fax et autres matériels d’impression).
  • La proportion moyenne d’impression couleur est de 24 % du volume global.
  • Le budget annuel moyen imputé aux impressions hors papier et coûts indirects est de 282 000 €, soit un coût moyen à la page de 3,4 cents.

En matière de résultats après optimisation, les nouvelles politiques d’impression ont apporté :

  • Une économie annuelle moyenne de 19 400 €
  • Une réduction du parc en unités de 27 %.

Ces moyennes cachent bien sûr des disparités (certaines organisations avaient une proportion couleur proche de 50 %) mais les situations se ressemblent ainsi que les solutions et les résultats.

Je terminerai sur le constat que dans tous les cas de figure, l’étude est largement financée par les économies de la première année et, dans certains cas, ces économies financent même la rédaction des documents nécessaires pour consulter les prestataires potentiels.

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Infogérance et systèmes d’impression

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Nous avons eu l’occasion d’évoquer l’infogérance des systèmes d’impression dans un article précédent sans préciser tout ce que regroupe ce terme. Il s’agit en fait de tous les services associés à vos parcs de systèmes d’impression et destinés à optimiser leur utilisation. Vous entendrez également parler de MPS (Managed Print Services) si vous recevez les commerciaux des prestataires capables de vous proposer ces services.

Confier la gestion de son parc de systèmes d’impression commence très souvent par le diagnostic de la situation actuelle et la définition des besoins. Ces études et analyses portent sur les matériels mais aussi sur les usages, les modes opératoires. Cela se poursuit avec des préconisations sur ces différents points prenant la forme d’une politique d’impression.

Ensuite, les fournisseurs potentiels sont appelés à proposer leurs services d’infogérance. Ceux-ci porteront sur :

  • Le déploiement programmé du parc : pilote, paramétrages, formations,…
  • De services de maintenance préventive : alertes automatiques, programmation annuelle,…
  • De services de maintenance curative : alertes automatiques, interventions sur sites, hot line,…
  • Une gestion automatisée des consommables : stocks tampon, approvisionnement automatique,…
  • Un accompagnement des utilisateurs : formations, communication,…
  • Un pilotage du parc : outils de suivi, comités de pilotage, plans de progrès,…
  • Des outils de maîtrise des consommations : quotas, badges, codes,…
  • Une gestion des flux documentaires : archivage, routage,…

Avoir recours à l’infogérance permet non seulement de réduire les coûts, mais également d’améliorer l’efficacité des services, la productivité des employés, ainsi que la sécurité des données et la mobilité.

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DSI et imprimantes

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Les imprimantes sont très souvent un sujet de plaintes de la part des Directions informatiques : elles sont sources de réclamations de la part des utilisateurs (pannes, fonctionnement, drivers, consommables,…), elles sont sources de problèmes face à certaines applications métier (mise en page, émulations,…), elles sont sources de coûts plutôt croissants dans un budget toujours plus contraint.

Optimiser leur utilisation et limiter leurs coûts de fonctionnement sont donc depuis longtemps des objectifs des DSI. Or, plus il y a d’ordinateurs, de tablettes et de smartphones, plus on imprime. Ainsi, selon IDC, l’impression représente entre 15 et 30 % des budgets dédiés à l’informatique.

Après le remplacement des imprimantes jet d’encre par des imprimantes réseau laser, les nouvelles pistes d’optimisation du parc d’imprimantes passent par l’infogérance plus ou moins poussée.

En effet, la prise en charge de la maintenance par le prestataire de services libère les équipes internes de la partie réclamations des utilisateurs. Les machines sont réputées toujours disponibles et informent de plus en plus automatiquement leur mainteneur de tout dysfonctionnement. Le fournisseur assure automatiquement l’approvisionnement en consommables sans que la DSI ait à sa charge la gestion d’un stock de cartouches multi marques, multi références. Il peut même assurer la récupération et le recyclage des consommables usagés.

L’infogérance couvre bien d’autres besoins (nous aurons l’occasion d’en reparler plus en détails) et les services sont proposés à la carte à des Directions informatiques qui souhaitent se libérer partiellement ou totalement, immédiatement ou progRessivement des contraintes de l’impression.

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Réduire les coûts

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Dans un contexte économique difficile, la maîtrise des coûts et des consommations est un moyen de stabiliser, voire améliorer, la rentabilité de l’entreprise.

Le plus souvent, les pistes explorées dans les PME   consiste à remettre en question les achats de téléphonie, d’ assurances, de fournitures de bureau et les frais de déplacements. Ces achats hors production (auxquels bien sûr nous ajouterons les achats bureautiques) sont souvent confiés à de multiples interlocuteurs (services généraux, informatique, agences locales, direction technique,…), ce qui rend leur optimisation difficile. Pourtant, il suffit parfois de contrôler systématiquement les factures liés aux matériels d’impression par exemple pour limiter les dépenses. En effet, les erreurs de facturation peuvent porter sur les loyers, les volumes consommés, les prix à la page, les forfaits, les devis pour prestations supplémentaires…

Dans le domaine de l’impression, la partie optimisation des achats (mise en concurrence, négociation, vérification des factures,…) peut s’avérer une source importante d’économies mais son efficacité sera renforcée par une définition rationnelle des besoins et par la mise en place d’une politique de maîtrise des consommations.

Les PME  manquent souvent de temps et d’expertise pour optimiser ces coûts. Certaines hésitent pourtant à faire appel à un expert externe. En effet, elles perçoivent ses prestations comme un coût supplémentaire. Pourtant, cette aide précieuse sera amortie dès la première année par les économies qu’elle génèrera et qui s’établiront sur la durée.

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Résultats de l’optimisation en mairies

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Janvier est traditionnellement le mois des bilans.

Je vous propose de faire un bilan des études et optimisations que ASSPI a mené dans des mairies en 2014.

Il faut noter que les mairies auditées avaient de très nombreux points communs dans le mode de fonctionnement (de très nombreux sites, atelier de reprographie, imprimantes achetées, copieurs loués, difficultés de recensement des matériels, pas de politique d’impression…).

Il faut noter également que seule l’une des mairies auditées avait déjà engagé une démarche de rationalisation des matériels avant l’audit.

En matière de situation de départ, les données moyennes sont les suivantes :

  • Un nombre moyen de matériels d’impression de 380 réparti en 33 % de multifonctions et 61 % d’imprimantes (les 6 % restant regroupent les fax autonomes, les traceurs et les scanners).
  • Le volume d’impression moyen par an est de 7 615 000 pages produites pour 82 % par les multifonctions et 17 % par les imprimantes (1% pour les fax et autres matériels d’impression).
  • La proportion moyenne d’impression couleur est de 24,5 % du volume global.
  • Le budget annuel moyen imputé aux impressions hors papier et coûts indirects est de 242 000 €, soit un coût moyen à la page de 3,2 cents.

En matière de résultats après optimisation, les nouvelles politiques d’impression ont apporté :

  • Une économie annuelle moyenne de 40 350 €
  • Une réduction du parc en unités de 35 %.

Ces chiffres sont assez différents des moyennes que nous observons dans d’autres environnements comme, par exemple, en ce qui concerne la proportion d’impressions couleur qui est plutôt plus élevée ailleurs.

Ces moyennes cachent bien sûr des disparités (la mairie qui avait engagé la rationalisation avait déjà une part d’imprimantes beaucoup plus faible que les autres par exemple) mais les situations se ressemblent vraiment beaucoup ainsi que les solutions et les résultats.

Je terminerai sur le constat que dans tous les cas de figure, l’étude sera largement financée par les économies de la première année et, dans certains cas, ces économies financent même la rédaction du marché qui était nécessaire pour mettre en place un nouveau parc.

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TCO global

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Le TCO ou coût total de possession a été inventé par le cabinet Gartner. Cet outil de gestion a d’abord été créé pour calculer le coût global d’un poste informatique. Il est aujourd’hui étendu à d’autres domaines comme l’automobile ou l’impression (proche du poste de travail informatique). Il permet de piloter des flottes (ou parcs) en optimisant les coûts qu’ils soient directs ou indirects.

Dans le domaine qui nous intéresse, l’emploi du terme coût total est un peu abusif car son calcul est plus ou moins complet selon les enjeux du projet d’optimisation. S’il s’agit de réaliser des économies à court et moyen termes, il n’intègrera que les coûts directement liés aux matériels et aux logiciels. S’il s’agit d’évaluer l’intérêt d’externaliser la gestion des systèmes d’impression, il intègrera les coûts en ressources humaines (équipes informatiques, utilisateurs,…).

Le TCO réel est constitué de 4 éléments :

  • les frais de gestion
  • les coûts du matériel et des solutions logicielles associées
  • les frais de fonctionnement
  • les coûts des arrêts et pannes.

Dans chacun de ses éléments, nous trouvons des coûts « évidents » et d’autres cachés.

Ainsi le coût du traitement des factures fournisseurs (17 € en moyenne par facture) entre dans les frais de gestion. Par conséquent, on aura intérêt à limiter le nombre de prestataires et à négocier la maîtrise du nombre de factures annuelles ( 2 factures par trimestre pour l’ensemble des moyens d’impression représentent un coût de gestion annuel de 136 € et dans votre entreprise ?).

Autre exemple, les coûts générés par un matériel en panne pendant 48 heures alors qu’aucune solution de secours n’a été prévue et organisée peuvent être très importants : temps perdu pour l’utilisateur, embouteillages sur les autres matériels qui, à leur tour, risquent de tomber en panne pour cause de sur-utilisation, documents non produits en temps et en heure, documents de qualité insatisfaisante (s’il s’agit d’un devis client, il sera peut-être cause de la perte d’une affaire)… Cet aspect devra donc faire l’objet d’une attention particulière pour limiter les pannes et leur incidence ( dimensionnement, formation utilisateur, engagements de services, maintenance préventive…) et organiser les solutions de secours.

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Bonnes pratiques d’impression

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Nous connaissons tous, au moins en théorie, les bases des pratiques d’impression éco-responsables :

  • impression en recto-verso
  • impression en N&B sauf quand la couleur est indispensable à la compréhension du document
  • impressions réfléchies : ais-je réellement besoin de ce document sur papier ?

Mais bien d’autres pistes gagneraient à être explorées.

Le choix de la police d’impression est loin d’être neutre quand il s’agit de la consommation d’encre .

La mise en page (marges, taille de la police, interlignes,…)  influe fortement la consommation de papier.

La création systématique d’un sommaire et d’une pagination pour les documents volumineux permettent d’aller directement aux contenus qui intéressent le lecteur et lui évitent une longue lecture à l’écran qui est fatigante et peu aisée. De plus, en cas de nécessité, ils permettent de n’imprimer que les parties utiles.

La mise en place d’un archivage organisé des documents électroniques permet d’éviter l’impression pour classement physique « au cas où ».

Vos collaborateurs maîtrisent l’utilisation des logiciels de bureautique. Mais maîtrisent-ils les usages du menu imprimer ?

En les formant concrètement à ces pratiques, vous ancrerez durablement des pratiques éco-responsables et vous génèrerez des économies pour votre organisation (encre, papier, prix à la page,…).

ASSPI peut vous aider à accompagner vos collaborateurs vers un meilleur usage de l’impression.

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Toutes les organisations ont besoin de maîtriser leurs postes de dépenses, voire de les faire baisser. Si pendant longtemps les impressions et leurs coûts ne sont pas entrés dans le périmètre des économies à réaliser, aujourd’hui cet axe d’amélioration est identifié dans la plupart des entreprises.

Mais pour maîtriser ou réduire ses coûts d’impression il faut d’abord les évaluer. Les coûts directs sont le plus souvent connus : location, amortissement, consommables, maintenance, papier. Les coûts indirects sont plus rarement mesurés : traitement des factures, gestion des consommables (stocks, commandes…), assistance informatique, personnel dédié (atelier de reprographie), gestion du parc (suivi, commandes, déploiements, déménagements,…), consommation électrique…

Bien sûr, il ne faut pas négliger ces coûts indirects qui ont un impact fort sur les coûts à la page. Par exemple, la Direction informatique a certainement des tâches plus importantes et à plus forte valeur ajoutée à confier à ces équipes que celles de dépanner une imprimante qui a connu un bourrage papier ou paramétrer un driver pour l’impression en recto-verso par défaut. Autre exemple, l’obsolescence des consommables amène de nombreuses organisation à jeter purement et simplement des cartouches d’encre qu’elles ont payées une fortune car les imprimantes qui les utilisaient ont disparu du parc. De nombreuses pistes de recherche d’économies peuvent dont émerger de l’étude des coûts indirects.

Mais, comme pour toute analyse, il faut rester mesuré. Il est tentant de surévaluer les coûts initiaux pour présenter des économies potentielles alléchantes (surtout lorsque certains consultants sont rémunérés aux économies), mais ce serait fausser le raisonnement. Ainsi, les économies sur la consommation électrique seront certainement réelles du fait que les matériels récents sont moins gourmands. Mais quant à affirmer qu’en divisant le parc par 2, je divise également la consommation par 2, il y a de nombreux facteurs à prendre en compte : une imprimante jet d’encre consomme moins qu’un matériel laser car elle n’a pas à alimenter une montée en température ;  les imprimantes personnelles sont généralement éteintes tous les soirs et pendant les congés tandis qu’un matériel mutualisé dans le couloir reste allumé 24H/24H et 7J/7J…

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Des contrats fragmentés

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De nombreuses organisations (grandes ou petites) ont des contrats de location de matériels d’impression (copieurs surtout) avec des échéances différentes. Cette situation résulte de causes diverses :

  • l’évolution des besoins qui a nécessité de nouveaux équipements,
  • la diversification des fournisseurs,
  • les opportunités (budgets exceptionnels, propositions intéressantes,…),
  • les changements dans l’organisation (regroupement d’entités qui avaient contractualisé chacune dans leur coin),
  • les changements dans la politique d’équipement : achat à un moment, location 36 mois après et location 60 mois plus tard.

Or, ce décalage dans les natures des contrats et dans leurs échéances ont des conséquences importantes :

  • il est difficile de suivre de nombreuses échéances, le renouvellement d’un contrat peut donc vous échapper
  • vous ne pouvez changer vos matériels qu’au fil de l’eau sans bénéficier des prix intéressants que vous auriez sur la quantité totale
  • vous recevez et devez traiter autant de factures que de contrats alors qu’avec une seule échéance vous pourriez demander une facture globale
  • si vous avez diversifié vos fournisseurs, vous ne représentez qu’un petit enjeu pour chacun d’eux et risquez de ne pas obtenir leurs meilleures conditions et leurs meilleures prestations
  • vous ne pouvez gérer vos moyens d’impression comme un parc puisque pour chaque renouvellement vous vous contentez d’étudier les besoins liés à ce matériel sans vision globale

Dans un projet d’optimisation des moyens d’impression, ramener l’ensemble du parc à une même échéance est donc une priorité. Ce n’est pas toujours chose facile mais c’est indispensable.

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Des constats surprenants

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Avant de créer ASSPI, j’avais longtemps œuvré dans les grands comptes. Avec ASSPI, je côtoie toujours ces grands comptes et ces comptes publics, mais je redécouvre aussi des structures plus petites et notamment les PME. J’y découvre des choses très surprenantes.

Habituée des contrats et des engagements de services formalisés, j’imaginais naïvement que les petites structures bénéficiaient de services équivalents.

Or, au fil de nos interventions, je découvre des cas (pas si rares que ça) où un copieur est en panne depuis plusieurs semaines (voir plusieurs mois) sous le prétexte qu’il est ancien ou sans que le fournisseur ne daigne fournir d’explications. Pourtant, le prestataire continue à facturer des copies (d’où sort-il les compteurs ?) ou des forfaits de maintenance. Et le client continue à payer.

Je comprends tout à fait que ces petites structures (certaines ont tout de même un parc proche de 100 matériels avec les imprimantes) ne bénéficient pas de délais d’intervention de 4 heures ouvrées mais un dépannage le lendemain me semble réellement un minimum. De plus, en cas d’impossibilité de dépanner dans les 24 heures (pièce en rupture, panne aléatoire,…), la moindre des choses est de proposer une solution de remplacement temporaire et d’informer le client du délai prévisible.

En termes de contrats et de facturation, en plus de tarifs prohibitifs, on peut trouver des contrats de 7 ans, des contrats de maintenance qui n’ont pas la même durée que les contrats de location, des matériels sans contrat mais facturés, des factures qui ne portent qu’un montant global sans détail,…

Soyons clairs, ces pratiques ne sont caractéristiques que de quelques prestataires peu scrupuleux. Mais ils entachent une profession qui a globalement su assainir la relation client. Même les PME peuvent confier leur parc à un professionnel. Qu’ils soient constructeurs ou distributeurs, ce ne sont pas les fournisseurs potentiels qui manquent alors faites jouer la concurrence.

Si vous n’avez pas les ressources internes pour le faire, confier cette mission à un consultant indépendant. Sa rémunération sera amortie dès la première année ensuite ce ne sera que des économies et de la productivité en plus (dans certains cas, un trimestre d’économies suffit à amortir sa facture).

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