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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Impressions sécurisées

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Les solutions d’impressions sécurisées gagnent du terrain. Elles sont de plus en plus choisies comme outil d’aide à l’optimisation des systèmes d’impression. Mais en quoi consistent-elles ?

Les solutions logicielles et matérielles proposant la fonctionnalité « impression sécurisée » sont nombreuses et variées mais elles fonctionnent toutes sur le même principe. Ces solutions consistent à passer par une file d’impression particulière. L’utilisateur lance son impression sur cette file en toute transparence pour lui. Le document est alors stocké sur un serveur et son impression sera libérée par l’utilisateur lui-même grâce à un badge ou un code qu’il activera une fois devant le système d’impression.

Les avantages pour l’utilisateur sont nombreux :

  • La confidentialité de ses documents est garantie
  • La sécurité de récupération des documents est assurée (nul ne partira avec mes impressions par inadvertance)
  • L’impression à la demande permet de stocker des documents régulièrement utilisés et de les imprimer au fur et à mesure des besoins
  • L’impression suit l’utilisateur où il se trouve : il peut imprimer sur n’importe lequel des systèmes d’impression reliés au serveur
  • L’impression n’est pas bloquée par un incident mécanique

Pour être parfaitement transparent, elle a également quelques inconvénients :

  • Elle peut ralentir le processus d’impression selon le dimensionnement du serveur, des « tuyaux » et le nombre d’usagers
  • Elle oblige à attendre devant la machine la sortie d’un document volumineux : un document de 200 pages demande 10 minutes sur un multifonction de 20 pages/minute (petits groupes de travail) et 5 minutes sur un matériel de 40 pages/minute (matériel mutualisé). Or, 5 minutes ça paraît long lorsqu’on est debout devant une machine dans un couloir.
  • Elle oblige à avoir un badge ou un code : c’est un avantage pour ceux qui souhaitent limiter les impressions aux usagers internes. Cela oblige à une gestion plus importante en environnement ouvert (invités, usagers temporaires).

La balance penche tout de même du côté de sa mise en place. En effet, pour les équipes chargées de la gestion des systèmes d’impression, elle apporte des outils de suivi et de contrôle. Elle permet de limiter les volumes. En particulier, elle permet de supprimer automatiquement les fichiers d’impressions qui ne sont pas libérés au bout de 24H et évite ainsi au personnel de ménage de remplir les corbeilles avec des pages qui n’ont pas été récupérées par leurs émetteurs (5% en moyenne du volume total).

Ces solutions ont un coût qu’il faut ajouter aux coûts des systèmes d’impression. mais le retour sur investissement est très rapide : la location de la solution est quasiment financée uniquement avec l’économie générée par la non impression des documents qui ne sont  pas récupérés par leurs émetteurs.

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Nous ne le dirons jamais assez, votre projet d’optimisation des systèmes d’impression ne se termine pas à la livraison du nouveau parc.

Le déploiement en soi nécessite un suivi important : il s’agit de s’assurer que les nouveaux outils fonctionneront bien dans le cadre défini et que les règles de la politique d’impression seront applicables et appliquées. Ainsi, il vous faudra vous assurer que les paramétrages par défaut des matériels correspondent bien à vos choix (recto-verso, couleur, définition des bacs papier, identification des utilisateurs quotas éventuels…). Il vous faudra également vous assurer que les formations utilisateurs sont effectivement dispensées, que l’essentiel des utilisateurs (80 % est un score ambitieux mais réalisable) en ont bénéficié.

Une fois cette étape critique passée, il faut absolument suivre les matériels et les utilisateurs pour s’assurer que les changements sont assimilés par chacun. Par exemple, il ne suffit pas de définir le recto-verso par défaut sur les matériels pour faire que les utilisateurs l’adoptent. Certains continueront à contourner la règle quitte à devoir paramétrer le pilote à chaque impression. Ils n’admettent pas que le recto-verso permet d’obtenir des documents de qualité professionnelle et que de plus en plus d’organisations l’utilisent y compris pour les documents destinés à l’extérieur. D’autres l’utiliseront pour certains documents (documents de travail, internes, brouillons…) mais continueront à imprimer en recto-simple des documents que vous avez définis comme devant être en recto-verso.

Il faudra mettre en place des enquêtes de satisfaction, d’usage. Il faudra suivre les volumes précisément.
Vous pourrez mettre en place des actions de communication qui porteront sur des objectifs très ciblés et pragmatiques. Vous devrez mettre en place des actions de formation et d’accompagnement des utilisateurs mais aussi des administrateurs.

Bref, il faudra plusieurs mois et encore une forte implication pour que votre projet se transforme en une optimisation réelle de votre parc.

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Bien que l’optimisation des services d’impression et du parc d’imprimantes soit une démarche judicieuse et efficace pour réduire les coûts, elle ne conjure pas les deux cauchemars informatiques les plus récurrents : l’impression inutile et l’absence de sécurité des documents.

Des rapports montrent qu’environ 20 % de toutes les impressions papier sont oubliées, perdues ou jetées sans être lues. En outre, 40 % de toutes les impressions représentent des contenus en ligne et 80 % de toutes les tâches d’impression sont destinées à une utilisation interne. Dans les environnements classiques, les documents sont, par défaut, imprimés en couleur et sur une seule face de la feuille. Pour les entreprises de tailles moyennes et grandes, ces tendances se soldent par un énorme gaspillage de papier et de coûteuses cartouches de toner.

La confidentialité est essentielle pour tout type d’activités, et l’impression traditionnelle est généralement synonyme d’une déficience latente de sécurité. Des documents imprimés laissés à proximité des imprimantes sont autant de fuites d’informations potentielles. Les multifonctions permettent l’envoi de fax et d’e-mails au nom de l’entreprise tout en stockant les informations dans leur mémoire. Sans mesures de protection, n’importe qui peut accéder à ces machines et s’en servir.

L’impression inutile et non sécurisée découle usages habituels de l’impression dans les organisations. Dans la plupart des cas, ces dérives perdurent parce que les entreprises n’ont aucun moyen de surveiller ou d’agir sur le comportement d’impression des utilisateurs. Seuls des initiatives d’envergure telles que l’optimisation du parc de systèmes d’impression, l’amélioration des services informatiques et l’accompagnement des utilisateurs à court et moyen terme peuvent permettre d’infléchir ces comportements.

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Les déclencheurs de l’optimisation des systèmes d’impression

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La refonte d’un parc d’impression est rarement une démarche naturelle. Elle intervient souvent après un déclic.

Très souvent, l’évènement qui va être à l’origine du projet d’optimisation des impressions est un déménagement. Qu’il soit partiel (quelques services) ou total, il permet de profiter de la dynamique de changement pour envisager de nouveaux usages, de nouveaux équipements , de nouvelles règles. Il s’agit en effet souvent d’un moment propice pour se poser des questions et remettre en cause des pratiques, parfois ancestrales. Mais, il convient de veiller à ne pas ajouter du dépit à de l’angoisse. L’accompagnement des utilisateurs est alors encore plus crucial. L’optimisation des moyens d’impression à leur disposition devra réellement être un plus, elle devra réellement leur apporter un mieux. Ils devront vraiment pouvoir s’approprier ces nouveaux outils et ces nouveaux usages au même titre qu’ils devront pouvoir s’approprier leur nouveau lieu. Ces deux projets menés simultanément (déménagement et optimisation des impressions) pourront ainsi s’appuyer l’un sur l’autre pour être menés avec succès : les avantages de l’utilisation d’un matériel performant mutualisé seront un appui pour faire accepter les open spaces, des locaux plus modernes dotés de la gestion par badges des entrées/sorties, de la restauration, de la température du bureau… rendront naturelle l’impression sécurisée badgée…

L’autre déclencheur fréquemment rencontré est l’échéance de location des parcs de copieurs. Puisqu’il est temps de changer les matériels, autant refondre l’ensemble du parc de systèmes d’impression. Mener alors un projet d’optimisation permet d’éviter de remplacer en 1 pour 1 des machines qui ne sont peut-être plus adéquates, qui ne bénéficient pas des dernières avancées technologiques… L’écueil le plus fréquent dans ce cas, c’est le temps. En effet, si l’échéance n’est pas anticipée, il est impossible de mener à bien l’audit, la construction des scenarii d’équipement, la consultation des partenaires potentiels et le déploiement du nouveau parc. Cette situation aboutit le plus souvent à un simili audit mené par le prestataire en place et une proposition commerciale déguisée en préconisations.

Bien d’autres raisons peuvent servir de déclencheur à un projet d’optimisation des systèmes d’impression (transfert de la responsabilité entre services généraux et informatique, démarche environnementale…) mais les 2 décrites ci-dessus sont vraiment les plus courantes.

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Dans cet article, nous parlerons bien DES objectifs de l’optimisation des impressions. Dans ce domaine, nous assistons à un phénomène étrange : officiellement, les objectifs sont divers et variés, et surtout verts et sociaux ; officieusement, le seul et unique objectif est la réduction de coûts. Mais au-delà du discours et du déterminisme de certains, il faudrait pourtant bien que le projet ait plusieurs objectifs.

Quitte à mener une étude (parfois longue et coûteuse), quitte à impliquer les utilisateurs (entretiens, réunions, formations…), quitte à tout changer, autant balayer tous les critères qui pourraient être pris en compte dans la décision finale.

Puisque ce type de projet se traduit souvent par un choix entre plusieurs scenarii d’équipement, il est dommage que le seul critère de décision soit le coût. D’autant que si  les autres aspects n’ont pas été traités, il y a de grandes chances que l’objectif de réduction de coûts ne soit finalement pas atteint.

Nous identifions plusieurs catégories d’objectifs :

  • Les objectifs financiers : réduction des coûts, maîtrise des coûts,…
  • Les objectifs environnementaux : réduction de la consommation de papier, de la consommation d’énergie du parc, recyclage des déchets…
  • Les objectifs organisationnels : politique d’impression,rationalisation des flux documentaires, gestion des services associés, restructuration de services…
  • Les objectifs techniques : adéquation des outils aux besoins, centres de reprographie, sécurisation…

Même si tous ces objectifs ne sont pas poursuivis de front, ils doivent tous être intégrés dans la démarche.

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Amenez les utilisateurs à changer leurs pratiques est un des principaux enjeux de l’optimisation des impressions. Sans eux, impossible de faire baisser les volumes. Sans eux, impossible de tirer parti des fonctionnalités offertes par les matériels. Sans eux, impossible d’imprimer au bon endroit, au bon moment.

Mais comment faire ?

L’accompagnement ne doit pas rester un vain mot. Il s’agit bien de faire prendre conscience, de former, de motiver et de faire pratiquer.

Première phase : faire prendre conscience. Les recettes sont multiples et pourtant toujours un peu les mêmes.

  • Afficher les coûts
  • Afficher l’impact environnemental
  • Donner des astuces
  • Mettre en place une charte
  • Intégrer les utilisateurs dans le projet

Dernière étape : faire pratiquer. Après avoir passé toutes les étapes précédentes (et seulement après), il convient d’imposer /

  • le resto-verso par défaut,
  • l’usage de badges,
  • le routage des gros volumes,
  • la maîtrise de la couleur…

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Impression sécurisée : les enjeux

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Aujourd’hui, la plupart des entreprises sont concernées par les risques associés à l’utilisation des outils informatiques.  Il est communément admis que toute stratégie de sécurité doit regrouper au minimum les cinq « piliers » suivants :

  • La sécurité physique, des sites ou des voitures de fonction par exemple
  • La sécurité des individus constituants les publics internes et externes de l’entreprise
  • La sécurité des données concernant à la fois les données électroniques (fichiers, courriel) que papier ;
  • La sécurité des systèmes réseaux qui comprend :
  • la protection du système informatique et de son périmètre
  • La continuité des Services Informatiques et les plans de reprise d’activité après sinistre

Quels sont les risques associés au domaine de l’impression en réseau ?

Certaines entreprises ont une stratégie de sécurité qui inclut les cinq « piliers » de la sécurité mais peu d’entre elles prennent en compte les informations liées aux impressions « papier » générées par le personnel via le réseau informatique ! Nous parlerons dans ce contexte-ci de « stratégie de sécurisation de l’impression ».

Dans une entreprise, et particulièrement lors de l’utilisation d’une imprimante en réseau (c’est-à-dire partagée et physiquement accessible par plusieurs utilisateurs), un nombre important d’impressions est chaque jour oublié ou n’est pas immédiatement récupéré « sur » l’imprimante concernée, posant ainsi un problème de confidentialité important. En effet, n’importe quel collaborateur ou personne se trouvant sur le site de l’entreprise peut alors avoir accès à un document imprimé sur l’imprimante en réseau, le lire, l’emporter, le détruire ou le copier. Les risques sont multiples et d’autant plus critiques lorsqu’il s’agit de documents financiers, contractuels ou stratégiques.

La tentation de « s’emparer » d’un document laissé sur une imprimante est d’autant plus fort que les personnes ont connaissance de la classification de ces documents en tant que « public » (ouvert à tous), « confidentiel » (accès restreint à certaines personnes) ou « strictement confidentiel » (réservé à un groupe très ciblé) ; ce qui est fréquent dans les entreprises de taille moyenne et dans les grands groupes.

Quelles sont les solutions disponibles sur le marché et leurs avantages ?

Il existe par exemple des solutions d’impression sécurisées permettant de stopper le document au niveau d’un serveur sécurisé qui sauvegarde temporairement le document jusqu’à ce que son propriétaire s’identifie sur l’imprimante (via par exemple un code, un badge personnel, etc.). Une fois identifié, le document peut être effectivement imprimé. Cette fonctionnalité est également viable pour les imprimantes réseaux, qu’il s’agisse d’imprimantes traditionnelles ou d’imprimantes dites multifonctions (pouvant imprimer, scanner -reproduire- et faxer).

En ce qui concerne l’authentification des utilisateurs, tous les standards de sécurité recommandent la mise en place d’une solution robuste ne reposant pas uniquement sur des mots de passe choisis et maintenus par les utilisateurs, évitant ainsi un accès permanent aux données confidentielles. Les cartes à puces électroniques ou les mots de passe générés automatiquement toutes les minutes voire même le concept de biométrie (reconnaissance des empreintes digitales, de l’iris de l’œil, etc.) peuvent appliquer au domaine de l’impression

Il est aussi possible de contrôler l’utilisation d’imprimantes multifonctions à travers l’accès à leurs fonctionnalités. L’entreprise peut implémenter une politique de sécurité autorisant certains utilisateurs à se servir des fonctions « scan to e-mail » ou « scan to fax » alors que d’autres collaborateurs ne pourront qu’imprimer ou copier des documents. Cette approche, très pragmatique, permet de contrôler le flot de documents imprimés et de définir des profils d’utilisateurs associés à chaque usage. Cette stratégie contribue conjointement à la réduction des coûts d’impression et  à la mise en conformité de la politique de sécurité de l’entreprise (protection des données, lois sur les propriétés intellectuelles, etc.).

L’administration de parc, permet également d’obtenir une vue d’ensemble de l’utilisation du parc d’impression, et par là même de le sécuriser. Les solutions d’administration fournissent des rapports précis  sur les données circulant sur le réseau, y compris les impressions. Depuis une console centrale, l’administrateur créé des rapports déterminant le nombre de documents imprimés par machine, par site ou utilisateur, …..

Les solutions d’impression sécurisées offre également un contrôle des imprimantes sur le plan logistique. Par exemple, elles permettent de détecter une nouvelle imprimante sur le réseau et d’harmoniser la politique de sécurité avec le reste du parc d’imprimantes en place dans l’entreprise. Ce qui permet également de limiter les problèmes de support techniques.

Sources : ITR News

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Comme on peut le voir la mise en œuvre de solutions d’impression sécurisées  peut finalement être rentabilisée très rapidement par à la réduction des coûts induite (en papier, toner, maintenance techniques).

Le rôle déterminant de l’impression sécurisée dans la stratégie globale de sécurité de l’entreprise

Une entreprise désireuse de se conformer au concept américain du CIA – Confidentiality, Integrity, Availability (Confidentialité, Intégrité, Disponibilité) – mais qui n’inclut pas une stratégie de « sécurisation de l’impression » prend des risques importants. La« sécurisation de l’impression » doit faire partie intégrale de sa stratégie de sécurité globale obéissant aux cinq piliers fondamentaux évoqués plus haut.

Cette stratégie permet donc à l’entreprise d’atteindre différents objectifs : réduction des coûts d’impression***, augmentation du niveau de sécurité, amélioration notable de la productivité des employés, maintien de la confidentialité des données et donc application des lois en vigueur, et enfin diminution des coûts de support technique.

L’entreprise a désormais la possibilité de déployer des solutions techniques lui permettant de sécuriser ses données, d’administrer l’utilisation des ressources de son parc d’impression de façon proactive et de créer facilement des rapports sur les documents imprimés sur son réseau.

Audit d’impression : jusqu’à 40% d’économies

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La réduction des volumes d’impressions permet  de réaliser des économies conséquentes tout en préservant l’environnement. Le budget impression moyen est de 1 à 3 % du chiffre d’affaires ou du budget d’une l’organisation, soit 300 à 1 200 euros par an et par salarié. Or, on peut facilement réduire les volumes d’impressions de l’ordre de 30 %. Associée à un système de badge ou de code secret (code PIN), la consolidation des moyens d’impression est souvent l’outil le plus efficace.

La suppression des imprimantes individuelles au profit de multifonctions en réseau nécessite un investissement conséquent. Mais le jeu en vaut la chandelle. En consolidant 2 600 imprimantes personnelles sur 550 imprimantes partagées en réseau, Rhodia a pu réduire ses coûts de 20 à 40 % selon les sites. La consolidation a permis de diviser par 25 le nombre de cartouches d’encre utilisées et le passage au mode recto-verso par défaut de réduire de 60 % la consommation de papier pour les impressions noir et blanc.

Autre exemple : en divisant par dix le nombre de périphériques d’impression, Sodexho a réduit de 30 % ses coûts d’impression. Tous ces retours d’expérience montrent qu’une stratégie Green IT correctement articulée peut réduire le budget opérationnel d’une DSI d’au moins 20 %. Une belle perspective en période de crise.

Sources : greenit.fr

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Vacances

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Eh oui ! Le blog de ASSPI prend quelques vacances.

Nous nous retrouverons à la rentrée pour de nouvelles aventures…

En attendant n’hésitez pas à me faire part de vos impressions.

Des consommables stratégiques

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La consommation des cartouches continue à croître régulièrement même si la pression tarifaire tempère les bons résultats du marché.
Les constructeurs continuent à dominer cette fourniture. Et avec le développement des cartouches laser couleur, ils mettent la barre
technologique encore plus haut pour les fabricants de consommables compatibles.

D’année en année, les consommables affirment leur caractère stratégique. Un chiffre, communiqué par le cabinet d’études GfK, suffit à expliquer ce phénomène : sur le marché global de l’impression, le revenu des consommables a triplé en six ans, passant en France de 2,6 milliards d’euros en 2001 à 3,3 milliards en 2007. Sous le double effet de la baisse constante du prix des matériels d’impression et de l’importance du parc installé, la contribution des consommables au chiffre d’affaires global du marché de l’impression n’a cessé de croître au cours des dernières années pour atteindre actuellement 70 % de son montant.

Stratégiques, les consommables le sont pour les constructeurs qui y trouvent aujourd’hui leur principale source de revenus. Ils le sont aussi pour les fabricants de consommables compatibles et remanufacturés dont ils constituent la raison d’être. Ils le sont enfin pour les consommateurs finaux, particuliers et entreprises, pour lesquels ils correspondent à un poste de dépense conséquent qu’ils cherchent à maîtriser. Des objectifs et des intérêts de ces trois catégories d’acteurs sur le marché de l’impression, parfois convergents, mais plus souvent divergents, découlent les principales tendances sur le marché du consommable aujourd’hui.
La première de ces tendances est l’évolution positive des volumes consommés. Dans le laser comme dans le jet d’encre et tant dans le canal du détail que dans celui des fournituristes, ils continuent à croître. Même si l’on note un certain tassement des ventes d’imprimantes, le parc installé fait que l’on consomme de plus en plus de cartouches. Autres facteurs favorables, la croissance des placements de multifonctions et le développement de la photo numérique qui poussent à la consommation des cartouches.

Dans le domaine du laser, la consommation de cartouches devrait croître globalement de 8 à 10 % au cours des cinq prochaines années en Europe. Ce marché réserve une énorme poche de croissance avec les cartouches laser couleur dont les progressions en volume attendues sont de l’ordre de 30 à 40 % ! La part des matériels couleurs dans le parc des machines d’impression évolue en effet très rapidement en raison des prix de ces équipements qui ont fortement baissé. On trouve aujourd’hui sur le marché des imprimantes laser couleur à 400 euros rendant l’impression couleur accessible à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.

La pression tarifaire est une  tendance marquante qui affecte le marché des consommables actuellement. Le recul du marché en
valeur est le fait des constructeurs qui ont baissé le prix de leurs consommables. Des baisses destinées à stimuler la consommation : «L’objectif
est d’homogénéiser l’offre pour les consommateurs. En vendant la cartouche couleur à 9,99 € TTC, nous voulons lever les freins liés au coût d’impression et les inciter à éditer davantage leurs photos», explique Edwige Allan, chef de produit consommables d’Epson.

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