ASSPI

Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Satisfaction des utilisateurs

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L’accompagnement des utilisateurs face à l’optimisation des systèmes d’impression se limite très souvent à une communication en amont, une annonce au moment du déploiement et une formation plus ou moins utile.

Pourtant, au sens littéral, accompagner une personne consiste bien à l’amener jusqu’à l’endroit où elle doit se rendre et s’assurer qu’elle est bien au bon endroit.

Il est donc très utile de s’assurer que les utilisateurs sont bien arrivés, c’est-à-dire qu’ils maîtrisent les nouvelles règles (quand faire appel à l’atelier de reprographie ?), les nouvelles procédures (où dois-je déposer mes consommables usagés ?), les nouvelles fonctionnalités (Comment scanner vers mon adresse mail ?), … La formation et la communication à priori ne constituent pas une garantie que chacun s’est approprié les nouveaux outils. Elles sont nécessaires mais pas suffisantes.

Le meilleur moyen de s’assurer que tout va bien pour les utilisateurs, c’est encore de le leur demander. Ainsi, les projets d’optimisation des systèmes d’impression (et surtout les projets ambitieux) devraient comprendre la mise en place d’une enquête de satisfaction quelques semaines après sa mise en œuvre complète (déploiement physique + formations + mise en place des modes opératoires).

Certains penseront que cette enquête risque de remonter des avis négatifs et des rancœurs, notamment  face au retrait de moyens d’impression personnels. Elle le fera sûrement mais il vaut toujours mieux permettre au mécontentement de s’exprimer dans un cadre maîtrisé plutôt que de le laisser compromettre la réussite du projet au travers de comportements qui peuvent aller jusqu’à des pannes provoquées.

Cette collecte de la parole des utilisateurs permettra également d’ajuster le projet (procédures à adapter à des contraintes, formations à compléter, évolutions à prévoir,…). Ces ajustements peuvent permettre à des personnes sceptiques (voir hostiles) d’accepter, d’adopter les nouveaux outils et d’admettre que l’optimisation leur a apporté des plus.

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C’est une question récurrente pour les acteurs de la commande publique. Les arbitrages se font souvent selon les habitudes et les convictions du responsable de ces équipements et on peut noter un certain clivage selon qu’il s’agisse de la Direction informatique plus habituée à acheter ses matériels ou de la Direction des services généraux habituée à la location par les usages des fournisseurs.

Autre critère habituel pour arbitrer ce débat : les budgets. Si les budgets de fonctionnement sont contraints, l’acquisition peut être tentante et, au contraire, si d’importants investissements doivent être menés par ailleurs ou si l’endettement est une problématique sensible, la location devient une alternative intéressante.

Malgré tout, la location avec contrat de maintenance est la pratique largement la plus répandue (90 % des placements en France). Les grands acteurs de ce marché proposent tous également la location sous forme de prix unique à la page incluant la location et la maintenance mais cette offre présente des contraintes qui limitent son utilisation (volumes imposés le plus souvent pour garantir le revenu du prestataire, prix plus élevés car le prestataire provisionne le risque d’une baisse des volumes).

Cette suprématie de la location avec contrat de maintenance s’explique par les nombreux avantages qu’elle apporte par rapport à l’achat :

Elle permet de faire évoluer le parc de matériels au plus près des évolutions de besoins. L’achat sera amorti sur 5 ans et interdira donc toute évolution sur cette période sauf à ajouter des matériels. Or, les organisations connaissent en général des évolutions significatives, impactantes pour les besoins en impression, sur des périodes de 2 à 3 ans (restructuration, contrainte budgétaire, déménagement,…). La location permet donc de revoir les outils d’impression tous les 3 ou 4 ans.

Elle ne diminue pas la capacité d’endettement de l’organisation.

Enfin, face aux évolutions technologiques et aux baisses de prix sur ce marché, la location permet de relancer une mise en concurrence tous les 3 ou 4 ans et donc d’obtenir des matériels performants, dotés d’outils modernes au meilleur prix.

Ces constats sont d’ailleurs également faits par la Direction des Affaires Juridiques de Bercy dans son Guide de l’acheteur public en matière d’impression et de reproduction de documents. Le groupe d’Étude de Marché chargé des achats de matériels de reprographie conseille également la location assortie d’un contrat de maintenance pour financer ces équipements.

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Connaissez-vous ASSPI ?

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Parfois certaines petites phrases vous surprennent et puis, activité oblige, vous passez à autre chose. Mais l’été est souvent une période propice pour que ces petites phrases fassent leur chemin et nourrissent de nouvelles réflexions. C’est ce qui m’est arrivé avec une conversation que j’ai eue en juillet avec un client. Alors que nous faisions le bilan de son audit et de sa consultation, il m’a glissé « comme quoi sur Internet, on peut avoir de bonnes surprises ». J’étais flattée (toujours agréable de recevoir des compliments sur son travail) et puis j’ai rapproché cela d’une autre réflexion que m’avait faite un client alors qu’il me contactait pour faire connaissance « vous êtes toujours en activité parce que parfois sur Internet… ». Et j’en suis restée là car il fallait boucler les dossiers avant de prendre un repos bien mérité.

Mais durant le mois d’août, ces phrases ont fait leur chemin et en ce début septembre, je me rends compte que dans ce blog j’ai beaucoup parlé de ce qui me passionne (et vous préoccupe) mais très peu de ASSPI. Finalement, quelqu’un qui découvrirait ce blog pourrait se demander effectivement si nous sommes toujours en activité, si nous sommes sérieux, si nous sommes compétents, bref si nous sommes réellement des interlocuteurs potentiels pour parler de systèmes d’impression (je me fais un peu peur en pensant que c’est peut-être également le cas de lecteurs qui nous suivent pourtant régulièrement).

Alors 1ère bonne résolution de rentrée, nous allons régulièrement vous donner des nouvelles et des informations sur ASSPI et cela commence aujourd’hui.

Donc oui, en ce début septembre 2014, nous sommes toujours en activité et plus que jamais.

Les projets d’optimisation des systèmes d’impression sont très souvent urgents et nos clients souhaitent toujours qu’ils soient conduits le plus vite possible mais les différentes phases nécessitent du temps. Ainsi, nous avons des projets qui en sont au démarrage, réunions de cadrage et interventions sur site, d’autres qui en sont à la remise des conclusions, d’autres pour lesquels la consultation des fournisseurs potentiels est en cours, d’autres enfin qui sont en train de se finaliser par le choix d’un partenaire.

Au-delà de l’optimisation, nous sommes associés à de nombreux suivis et pilotages de parcs et la rentrée constitue toujours un moment crucial car il faut organiser les comités de pilotage qui se tiendront dans le dernier trimestre de l’année.

ASSPI fait partie de la coopérative d’activités COOPANAME (je vous en parlerai dans un prochain article) et en tant qu’associée de cette coopérative, j’y suis très impliquée dans l’accompagnement des coopérateurs pour l’accès à la commande publique (formations, mise en place de procédures, animation d’un groupe d’échange de bonnes pratiques..).

Avec toutes ces activités et ces projets, je reconnais que l’activité formation pour la rédaction des mémoires techniques est en sommeil depuis 6 mois. Mais je n’y renonce pas car je reste persuadée qu’il s’agit d’une voie de développement importante et accessible à tous les créateurs d’entreprises.

A titre plus personnel, je suis également engagée dans la formation professionnelle et j’interviens auprès de Bacs +2 et Bacs +3 en alternance dans le cadre de cursus proposés par la Chambre de Commerce de Seine et Marne.

Enfin, la rédaction de ce blog constitue bien une activité à part entière.

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Très souvent, le renouvellement d’un copieur ou d’une imprimante se fait dans l’urgence de la panne définitive de l’existant. La pression des utilisateurs amène donc à contacter le fournisseur actuel, lui demander de faire un devis, au mieux discuter un peu les prix et beaucoup les délais de livraison et passer commande du même type de matériel.

Il est vrai que mener une vraie consultation peut s’avérer long et déroutant.
Technologiquement d’abord, chacun a pu expérimenté que les caractéristiques des matériels sont nombreuses (plus de 60 par exemple pour les copieurs), que certaines sont obscures (exemple : scan Twain réseau). Ainsi, choisir les critères importants quant à vos besoins, les comparer entre plusieurs marques et modèles devient vite un parcours du combattant.
Contractuellement ensuite, il existe pratiquement autant de contrats différents que de fournisseurs : vente, location, crédit-bail, location-maintenance, maintenance forfaitaire, maintenance à la page, achats de consommables, tickets d’intervention, garantie et extension de garantie,…Comment choisir la formule qui sera la plus adaptée à vos besoins et comment comparer des offres qui ne portent pas sur les mêmes éléments ?

Et encore… Avant d’en arriver au labyrinthe de la comparaison des offres, il faut avoir défini les besoins ! Il faut également connaître un peu les acteurs du secteur pour savoir à qui demander une offre et quel crédit accordé à chacun.

Bref, à moins de ne pratiquer que le remplacement du 1 pour 1 auprès de votre fournisseur habituel, s’équiper d’un copieur ou d’une imprimante va vous prendre beaucoup de temps et le temps passé ne sera pas forcément gage d’un chois en toute connaissance de cause.

Donc, à moins d’avoir en interne un spécialiste de la question, faire appel à un expert indépendant peut s’avérer très rentable. Il saura formaliser vos besoins réels et envisager vos systèmes d’impression dans leur ensemble. Il pourra donc rédiger un cahier des charges précis qui permettra aux fournisseurs de produire des réponses précises. Il saura créer une grille de comparaison des offres pertinente par rapport à votre situation spécifique. Il saura décrypter les clauses et autres subtilités contractuelles qui pourraient vous créer de mauvaises surprises, surtout en fin de contrat… et il fera tout cela plus vite que vous, donc à moindres frais.

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La note de cadrage

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Les directeurs informatiques, et plus généralement tous ceux qui gèrent des projets, l’apprécient particulièrement. La note de cadrage est un document de synthèse qui est élaboré au début du projet.

L’objectif est de rendre le projet compréhensible par tous. La pertinence d’une note de cadrage peut être vérifiée en la faisant lire à quelqu’un externe au projet et en s’assurant qu’il ou elle a bien compris les principales idées du projet.

Elle n’a pas de forme type et doit être adaptée à chaque cas.

Elle doit répondre aux questions suivantes :

  • Qui sont les parties impliquées dans le projet : équipes internes, chef de projet, prestataires externes,… ?
  • Quels sont les objectifs ?
  • Quel est le délai et le planning prévisionnel?
  • Quel est le budget ?
  • A quoi sert le projet ?
  • Quelle rentabilité est attendue ?

La note de cadrage est souvent utilisée lors de la réunion de lancement ou réunion de cadrage qui réunit les personnes impliquées et le chef de projet afin de leur permettre de :

  • Synchroniser leurs visions du projet
  • Définir les règles de fonctionnement
  • Etablir un intérêt mutuel au projet
  • Définir une organisation commune

La rédaction de la note de cadrage permet de prendre en main un projet, de communiquer avec les acteurs d’un projet et permet d’avoir une vue synthétique du projet.

Pour les projets importants d’optimisation des systèmes d’impression qui s’étendent  dans le temps, nous utilisons cet outil pour formaliser les préalables au démarrage du projet et pour constituer le premier élément de la communication qui doit accompagner la réussite du projet.

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Les 5 piliers de l’optimisation des systèmes d’impression

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Les projets d’optimisation des systèmes d’impression peuvent avoir des objectifs divers et variés (développement durable, productivité, service, économies,…). Ils peuvent être menés en suivant diverses stratégies (mutualisation, facilities management, renégociation, accompagnement utilisateurs,…). Mais, malgré la diversité de leur nature, 5 pistes sont toujours utiles à exploiter.

La centralisation des achats permet d’obtenir d’excellents résultats en termes financiers. Quand il s’agit de centraliser les achats qui auparavant été délégués à chaque site (voire à chaque direction), le bénéfice est évident : les conditions de négociation sont bien plus favorables sur des quantités importantes. Quand il s’agit de centraliser les achats auprès d’une seule et unique direction alors que les achat d’imprimantes étaient confiés à la DSI, les achats de copieurs aux services généraux ainsi que les achats de consommables, le bénéfice porte sur la vision globale des coûts (la DSI achetait des imprimantes peu chères sans s’intéresser du coût des consommables, elles prendra sa décision sur un coût global si elle est responsable du budget global).

La mobilité est une réelle amélioration du service rendu aux utilisateurs. Elle permet de les accompagner dans leur appropriation de nouveaux usages sans imprimante personnelle. Elle consiste à leur donner la possibilité d’imprimer n’importe où par choix ou comme solution de repli en cas de pannes. L’homogénéisation des parcs facilite cette utilisation.

La location et le prix à la page sont des offres bien connues des responsables de parcs de copieurs, beaucoup moins des responsables de parcs imprimantes. Et pourtant … Le prix à la page est réellement une source d’économie substantielle par rapport au modèle d’achats de consommables. En effet, il oblige les constructeurs à faire preuve d’innovation pour réduire le coût des consommables s’ils veulent que leurs contrats soient rentables et vendables. De plus il apporte un vrai plus aux utilisateurs d’imprimantes qui bénéficient de service de maintenance, de hot line, de formation…

Le besoin de confidentialité est souvent cité comme un frein à la mutualisation des systèmes d’impression. Pourtant, les multifonctions offrent des possibilités intéressantes et fiables en la matière : codes utilisateurs, badges. Ces usages sont d’ailleurs de bien meilleurs gages de confidentialité qu’une imprimante posée sur un bureau.

L’empreinte environnementale est un enjeu de plus en plus important de ces projets d’optimisation. Qu’il s’agisse de bannir du parc les matériels obsolètes qui ne répondent pas aux normes de consommation d’énergie, de réduire la consommation de papier, de limiter le nombre de matériels ou de mettre en place des circuits de recyclage de cartouches et de machines, ces actions sont sources d’économies et entrent pleinement dans les plans de RSE.

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Des économies pour les collectivités territoriales

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Mais, selon Le Parisien, les dotations aux communes, départements et régions pourraient baisser de 10 milliards d’euros d’ici à 2017, soit 10 % des ressources que leur attribue l’État.

«Les dépenses des collectivités territoriales augmentent de 3 milliards par an», a observé Marylise Lebranchu,  «on a sans doute, ensemble, beaucoup d’économies à faire», ajoutant que «la dotation globale de fonctionnement va baisser».

Dans un contexte de ressources contraintes (autant en ce qui concerne les recettes fiscales que les concours financiers de l’État), plusieurs leviers de maîtrise des dépenses locales existent, à qualité de service public équivalente.
La rémunération du personnel est pointée du doigt par la Cour des Comptes comme étant uns source importante d’économies.

L’optimisation de l’organisation peut aussi fournir des pistes d’économies. Dans ce cadre, les charges liées au document sont  importantes dans le budget et peuvent faire l’objet d’économies substantielles (jusqu’à 50 % du budget initial).

Il ne s’agit pas de révolutionner les pratiques mais de réfléchir aux flux des documents (les validations sont-elles toutes nécessaires ? Ne peuvent-elles pas être dématérialisées ?…), de repenser le parc des matériels nécessaires (imprimantes ou multifonctions, couleur, fonction fax,…), de renégocier les conditions financières (location ou achat, maintenance à la page ou achat de consommables,…) et d’accompagner les utilisateurs vers une autre culture du document.

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isse. En effet, cette réduction au prorata ne tient pas compte du fait que les communes disposent de marges de manoeuvre financières nettement supérieures à celles des régions, et surtout des départements, estime-t-elle, en invitant l’Etat à revoir sa copie sur ce point pour 2015.
En savoir plus sur http://lexpansion.lexpress.fr/actualite-economique/collectivites-locales-la-cour-des-comptes-veut-des-depenses-moins-dynamiques_1418648.html#TBFbo8wye3UVUbuQ.99
isse. En effet, cette réduction au prorata ne tient pas compte du fait que les communes disposent de marges de manoeuvre financières nettement supérieures à celles des régions, et surtout des départements, estime-t-elle, en invitant l’Etat à revoir sa copie sur ce point pour 2015.
En savoir plus sur http://lexpansion.lexpress.fr/actualite-economique/collectivites-locales-la-cour-des-comptes-veut-des-depenses-moins-dynamiques_1418648.html#TBFbo8wye3UVUbuQ.99

Le mémoire technique est votre vendeur

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Comme vous le savez le sujet du mémoire technique nous intéresse tout particulièrement. Nous avons déjà eu l’occasion de faire de nombreuses publications à ce sujet mais pas ces derniers temps. Nous y revenons donc en ce début de printemps.

Il est toujours plus efficace de répondre à une consultation lancée par une organisation qui vous connaît déjà. Dans de nombreux cas, vous n’avez pas les ressources nécessaires pour visiter les administrations qui pourraient être vos futurs clients. Il ne vous reste plus qu’un moyen de vous faire remarquer parmi les offres qui sont parfois nombreuses : rédiger un mémoire technique « vendeur ».

Il devra remplir 2 objectifs principaux :

  • Faire connaître votre entreprise et montrer vos valeurs ajoutées
  • Prouver à l’administration que vous avez parfaitement compris sa problématique et que votre entreprise est celle qui peut le mieux y répondre.

Plus facile à dire qu’à faire… J’en conviens. Pourtant quelques pistes à explorer vous aideront :

  • La présentation de votre entreprise doit être pragmatique et opérationnelle (oubliez les superlatifs et les promesses sans fondements).
  • Mettez en avant les points forts de votre organisation : ressources humaines, savoir-faire, expériences, références…
  • Répondez point par point aux demandes : si le CCTP fait état d’une mission en 5 étapes ne répondez pas par des prestations en 3 étapes.
  • Fournissez le plus d’éléments possibles montrant que vous vous projetez déjà dans la réalisation du marché : planning, noms des personnes constituant l’équipe dédiée, modèles de documents personnalisés, …

Ces pistes sont les 1ers axes de réflexion et de construction de vos futures réponses gagnantes. Elles seront le squelette de votre futur commercial marchés publics.

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Optimisez vos impressions en 1 click

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Les impressions bureautiques coûtent cher aux entreprises et ont un impact environnemental avéré. Si l’application de pratiques d’impression simples (recto-verso, de documents couleurs en noir et blanc, mode économique / brouillon, …) réduit significativement le coût et l’empreinte écologique, la conception des documents est souvent une source de gâchis.

Abode propose le logiciel LeanPrint. Son objectif est double : optimiser la forme des documents à imprimer en un click, et réduire la consommation de toner. L’éditeur promet 40 % d’économies en moyenne par rapport à des documents non optimisés.

Une fois installé sur le poste de travail, ce logiciel fonctionne avec les principaux logiciels bureautiques : suite Microsoft Office, Adobe Reader, etc. Un bouton permet d’optimiser n’importe quel type de document avant de l’envoyer à l’impression. L’utilisateur a le choix entre deux modes : Super Saver et Toner Saver.

Le mode Super Saver remet en page le document afin de limiter le nombre de pages à imprimer et la quantité de toner nécessaire. Le mode Toner Saver ne touche pas à la mise en page mais optimise le document pour réduire l’utilisation de toner. Avant chaque impression, l’utilisateur peut vérifier la forme finale et obtient des informations sur les économies générées.

Les équipes d’administration informatique disposent d’une console centralisée qui consolide les gains des optimisations individuelles dans un tableau de bord global. Selon le site GreenBiz, LeanPrint coûte 99 dollars (75 euros) en licence perpétuelle ou 36 dollars (27 euros) pour un abonnement annuel. En France, le coût annuel moyen d’une impression bureautique est de l’ordre de 0,05 euros par page. La licence perpétuelle est donc rentable dès 1 500 pages économisées (soit 7 pages par jour).

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Len enjeux de la dématérialisation pour la gestion clients

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La dématérialisation des documents de l’entreprise fait partie des projets à courts termes de très nombreuses organisations privées et publiques. Elle est très souvent associée au traitement des factures clients ou fournisseurs. La commande client paraît peu prise en compte dans ces projets alors que sa dématérialisation pourrait être très profitable en termes d’optimisation de la gestion du poste client et de la relation client.

Si les entreprises sont très soucieuses du traitement des commandes, depuis leur saisie dans l’ERP jusqu’à leur facturation, la phase entre la réception de la commande et sa saisie dans le progiciel de gestion reste bien souvent un processus manuel peu optimisé. Pourtant, ce traitement manuel constitue une tâche fastidieuse, chronophage et source d’erreurs qui impacte directement la satisfaction clients tout en mobilisant des ressources précieuses qui pourraient être utilisées à des fins à plus forte valeur ajoutée tel que le service client.

Dans le même temps, les modes de réception des commandes clients se sont largement diversifiés (fax, mails, courriers,…), rendant du coup leur traitement plus complexe alors qu’il est stratégique.

La dématérialisation de ces commandes apporte des solutions concrètes à cette problématique. En effet, en supprimant la saisie manuelle, elle facilite le traitement automatique quel que soit le mode de réception. Cette automatisation apportera une amélioration de la qualité (minimisation des erreurs, traitement plus rapide,…), des gains de productivité, une plus grande traçabilité du flux. A terme, ces gains de traitement de la commande entraînera des encaissements plus rapide et donc une amélioration des flux de trésorerie. En dehors de ces avantages liés à la gestion clients, la dématérialisation entraîne des réductions de coûts de production et de stockage des documents papier.

En conclusion, après les factures clients et fournisseurs, la commande client devrait devenir le 3ème document à dématérialiser.

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