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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Marchés publics et PME

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La France, l’Espagne et l’Italie n’ont pas ménagé leurs efforts afin d’améliorer l’accès des TPE/PME aux marchés publics entre 2005 et 2008, et la Commission Européenne constate à ce titre que contrairement à d’autres pays, la part des TPE/PME sur le total des attributions de marchés publics a augmenté durant cette même période.

La Commission Européenne a également procédé à l’analyse de candidatures ayant abouti à l’attribution de marchés publics. Il en résulte que les procédures spécifiques n’a pas géné les chances de succès des TPE/PME.

L’étude démontre aussi que les TPE/PME remportent plus de marchés publics, lorsque les prestations sont divisées en lots.

Le rapport souligne un certain nombre de points relatifs aux techniques procédurales pouvant être utilisées par les acheteurs publics afin de faciliter l’accès des TPE/PME aux marchés publics tels que :

  • « Simplifier les procédures d’appel d’offres en permettant la présentation de documents administratifs uniquement lorsque l’offre a été pré-sélectionnée ou sélectionnée » ;
  • « Améliorer la qualité de l’information des candidats potentiels au regard des marchés publics disponibles à travers différents canaux de communication » ;
  • « Renforcer le dialogue entre les PME et les acheteurs grâce à des réunions en face-à-face » ;
  • « Communiquer aux soumissionnaires non retenus les motifs de rejet de leurs offres afin de les aider à comprendre comment ils peuvent présenter une meilleure offre dans le futur« .

Lors de la présentation de « la loi sur les petites entreprises » pour l’Europe, le président de la Commission Européenne, Monsieur José Manuel Barroso, avait déclaré dans un communiqué de presse du 25 juin 2008 que l’objectif de cette « loi » consistait notamment à alléger les formalités administratives, accroître la réactivité des administrations publiques, lutter contre les retards de paiement, améliorer l’accès des PME aux marchés publics.

En conclusion, rappelons que l’une des priorités stratégiques de la Commission pour 2011 est de moderniser les règles européennes en matière de passation des marchés publics.
D’ores et déjà des mesures favorables, très concrètes ont été prises en France depuis le nouveau code des marchés publics 2006 :

  • En premier lieu, le manque de références n’est plus une cause de rejet pour l’administration, bonne nouvelle pour les entreprises récemment créées.
  • Une deuxième mesure concerne le respect des allotissements en cas de marché à multiples entrées. En d’autres termes les marchés doivent être le plus possible « saucissonnés » en lots distincts, permettant des commandes plus petites et donc plus accessibles aux plus petites entreprises.

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L’accès à la commande publique est un formidable accélérateur de croissance pour les PME françaises. Aujourd’hui, elle représente un total de 130 milliards d’euros par an en France, dont  35% sont attribués aux PME.

Depuis 2002, le gouvernement français s’est résolument engagé en faveur de l’accès des PME aux marchés publics : nouveau Code des marchés publics 2006, rapport Stoléru… Le décret relatif à la définition des PME en ce qui concerne la commande publique a été publié au Journal officiel du 4 mars 2009 : il s’agit des entreprises « qui occupent moins de 250 personnes et dont le chiffre d’affaires annuel n’excède pas 50 millions d’euros ou dont le total du bilan annuel n’excède pas 43 millions d’euros ».

Dans les mesures en faveur des PME, il faut noter que le manque de références n’est plus une cause de rejet pour l’administration. Bonne nouvelle, pour les entreprises récemment créées mais aussi pour celles qui n’ont travaillé qu’avec le privé jusque là. Une deuxième mesure concerne l’allotissement en cas de marché à multiples entrées. En d’autres termes, les marchés doivent être le plus possible « saucissonnés » en lots distincts, permettant des commandes plus petites et donc plus accessibles aux plus petites entreprises. A défaut l’administration pourra devoir justifier pourquoi l’allotissement n’est pas la bonne solution.

Les trois difficultés majeures qui font que les PME hésitent encore à se lancer dans les marchés publics :

  • le manque d’information et de connaissances des offres, la difficulté à trouver l’information, à se faire référencer
  • la complexité et le formalisme de la procédure de réponse
  • le manque de trésorerie des TPE et PME

De nombreuses PME ne répondent pas à ces appels d’offre sous le prétexte : « Nous n’avons pas la taille suffisante ». En fait la taille des entreprises fournisseurs est rarement le critère prépondérant d’achat, tant que le fournisseur démontre sa capacité à réaliser, pour un prix raisonnable (pas forcément le moins cher), et surtout démontre qu’elle peut faire mieux que ses concurrents.

Pour les PME, accéder à ce potentiel de chiffre d’affaire, cela nécessite  de bien comprendre les mécanismes du code des marchés publics qui fixe les règles entre les acheteurs publics et leurs fournisseurs, mais aussi les actions et les éléments de l’offre qui vont favoriser la réussite.

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Multifonctions pour PME/TPE ?

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Laser, couleur et multifonction, voilà le tiercé gagnant des PME et TPE selon les résultats d’une étude menée cet été par Brother et TNS Direct, et intitulée « les usages d’impression des entreprises françaises ». Si, pour des raisons de compacité, l’attrait pour les MFP 3 et 4 en 1 se confirme, la progression de la couleur est indéniable : 64 % des structures interrogées privilégient des périphériques couleur pour assurer leur communication. L’impression monochrome n’est pas pour autant délaissée : 80 % des entreprises y ont recours pour les tirages en grande quantité.

Dans le détail, l’imprimante laser équipe davantage les PME. 63% d’entre elles possédent au moins une solution de ce type contre 38% des TPE. Si le prix d’achat peut expliquer cette différence, il faut également la relier au volume d’impression : le coût à la page étant en moyenne moins élevé avec un périphérique laser, les organisations effectuant d’importants volumes d’impression ont davantage tendance à se tourner vers la technologie laser. Plus l’entreprise est grande, plus elle imprime : 52% des TPE impriment moins de 100 pages par mois. 38% des PME produisent plus de 1 000 pages par mois.

Paradoxalement, si l’aspect tarifaire est primordial pour les entreprises françaises, le coût d’exploitation se révèle relativement peu important. Seulement 7% des TPE et 8% de PME l’ont cité parmi les critères de choix. Viennent ensuite la vitesse d’impression, la qualité d’impression, la typologie (monofonction ou multifonction), l’ergonomie, les services associés (gestion de documents, processus métiers, garanties, maintenance, installation).

Si, avant l’effondrement du marché en 2009, le discours adopté visait les spécifications techniques, désormais il est question d’usages et de services associés. Désormais, les enjeux économiques et énergétiques soulèvent des questions de fond : optimisation des coûts, maîtrise de l’empreinte carbone, gestion documentaire, etc. ».

Source : enquête Brother

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Pourquoi faire appel à un consultant pour ses impressions ?

2 Commentaires »

Vous vous dites sûrement :

  • Je n’ai qu’une imprimante.
  • Je n’imprime pas beaucoup.
  • Je fais déjà attention à ne pas trop imprimer.
  • Je vais choisir mon imprimante moi-même.
  • Mon fournisseur me conseille déjà et gratuitement.

Mais finalement…

  • Vous n’avez jamais le temps de vous en occuper.
  • Vous vous perdez dans tous les modèles proposés et ne savez pas vraiment ce qui va être important dans votre utilisation professionnelle.
  • Vous ne savez pas vraiment combien vous coûtent vos documents papier mais vous savez qu’à chaque fois que vous devez acheter des cartouches d’encre vous pestez sur le prix et le peu de temps qu’elles durent.
  • Vous vous demandez dans quel intérêt votre fournisseur vous conseille.
  • Vous savez que votre matériel peut faire du recto-verso mais vous ne savez pas comment.

Le consultant vous accompagne

  • Il vous écoute et définit avec vous la façon dont vous souhaitez imprimer (besoins et souhaits).
  • Il vous préconise le (ou les) matériel(s) qui y répondra en toute objectivité puisqu’il n’est pas intéressé à la vente de telle ou telle machine.
  • Il vous accompagne pour mettre en place de nouvelles pratiques d’impression, plus performantes, plus économes, plus durables.
  • Il vous forme pour que vous utilisiez toutes les fonctions utiles de vos outils d’impression.
  • Rémunéré au résultat, il est votre partenaire et travaille à votre intérêt commun en toute indépendance.

Rencontrons-nous …

Isabelle Obiols

Consultante en systèmes d’impression

Tél. : 06 81 02 89 74

iobiols@asspi.fr

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Réduction des coûts : anticrise des PME

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Plus de 89% des entreprises ont mis en place fin 2009 une démarche d’optimisation des coûts. Tel est le résultat d’une étude réalisée en novembre 2009 par le cabinet Costalis auprès de 150 PME /PMI. Leurs principales motivations: améliorer la rentabilité de l’entreprise (67%), générer de la trésorerie supplémentaire (52%) ou encore faire face à un contexte économique morose (48%).

La volonté d’optimiser les coûts a d’ailleurs connu une accélération car, la crise aidant, les entreprises ont été plus nombreuses en 2009 (+88 points, par rapport à l’enquête 2008) à réaliser des économies en moins d’un an.

Autre constat de l’étude: en 2009, les entreprises ont multiplié les axes d’économies alors qu’elles avaient tendance, en 2008, à privilégier une seule piste d’action. Ainsi, les principaux leviers d’économies ont été l’optimisation des frais de fonctionnement, c’est-à-dire des achats hors production (72%), la recherche de subvention et l’obtention de crédits d’impôts (43%), puis l’optimisation des frais financiers-créances crédits bancaires (40%).

78 % des entreprises interrogées considèrent que les économies générées par des mesures prises en interne pourraient être largement améliorées en faisant appel à un prestataire extérieur, spécialiste des sujets concernés.

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Les PME et l’optimisation des coûts

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Considérant les économies comme un moyen de réduire l’impact de la crise, 89% des PME affirment avoir entamé, en interne, une politique d’optimisation des coûts.
Qu’est-ce qui motive les entreprises à faire des économies? Pour 67% d’entre elles, il s’agit de la recherche de rentabilité. De même, 52% des PME espèrent redynamiser leur trésorerie et 48% y voient un moyen de faire face à un contexte économique morose.
A quel niveau ces économies ont-elles été réalisées? Plus de sept entreprises sur dix affirment avoir réduit les coûts des frais de fonctionnement.
Enfin, à la question « que feriez-vous si aviez économisé 20.000 euros dans votre entreprise? », 40% des PME investiraient dans la modernisation de l’outil de travail. 22% redistribueraient les économies réalisées en primes et n’hésiteraient pas à recruter.

* Etude réalisée en novembre 2009, auprès de 150 PME/PMI par Costalis.

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Mais je ne suis qu’une TPE…

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On réduit les coûts d’impression d’une TPE comme ceux d’un grand compte :

  • En s’attaquant au matériel. A la création, le dirigeant de TPE sait qu’il a besoin d’un matériel pour imprimer. Il va donc dans une grande surface, spécialisée ou non, et achète le matériel le moins cher, souvent une imprimante jet d’encre. Quand l’activité se développe, il peste de devoir acheter de plus en plus souvent des cartouches hors de prix mais il n’a pas le temps de chercher une autre solution. C’est pourtant le premier levier permettant de réaliser des économies.
  • En s’attaquant aux pratiques d’impression. Toujours par manque de temps, les fonctionnalités du matériel ne sont pas utilisées au maximum (recto-verso, 2 pages par feuille, économie de toner…).Certaines impressions pourraient être évitées.

Ces 2 axes d’action peuvent vous faire économiser jusqu’à 50% de votre budget. Sachant que pour un volume de 1000 pages par mois, vous dépensez plus ou moins 1500 € par an (hors papier), l’étude de ces coûts est aussi (plus ?) important pour vous que pour une grande entreprise.

ASSPI vous accompagne dans cette démarche et en véritable partenaire, nous sommes rémunérés au résultat (% des économies).

Contact : iobiols@asspi.fr

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TPE/PME et développement durable

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Les TPE/PME se sentent-elles impliquées dans le développement durable ? Axiatel.com et Pixmania-Pro.com, acteurs majeurs de la vente en ligne, se sont penchés sur le sujet en réalisant une étude de comportement auprès de leurs clients. Découvrez les résultats obtenus !

L’enquête à été menée durant plus d’un mois auprès d’entreprises de 1 à 50 salariés. Au total 42 500 personnes ont été interrogées sur leur implication dans le développement durable. Il en ressort que la grande majorité des entreprises est sensible à cette problématique et plus particulièrement aux questions relatives à l’écologie. Le coût de certaines actions demeurent néanmoins un frein pour un certain nombre d’entre elles.

Pour la majorité des entreprises (68,2%), l’implication dans le développement durable est un moyen d’anticiper les enjeux de demain et ainsi de pérenniser l’entreprise.

Le lien vers l’étude  http://blog.axiatel.com/index.php/marche/l’implication-des-tpepme-dans-le-developpement-durable/

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Conseils aux TPE  pour l’acquisition d’un matériel d’impression

Conseils aux TPE pour l’acquisition d’un matériel d’impression

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En règle générale, je vous conseille un matériel multifonction (scanner, copieur, imprimante, fax éventuellement) plutôt qu’une imprimante. Le scan est un facteur d’économie de papier non négligeable.

Le choix entre jet d’encre et laser se fera en fonction de votre volume d’impression mensuel. Au-delà de 200 pages/mois (10 pages par jour) le laser est plus « rentable » car, même s’il coûte plus cher à l’achat, les consommables sont beaucoup moins chers. De plus, il est toujours plus performant pour imprimer sur des supports variés (papiers épais, papier ordinaire, recyclé…).

Dans le cas d’un achat de matériel  jet d’encre couleur, choisissez plutôt un modèle qui a 4 cartouches. Cela vous évitera de jeter la cartouche couleur dont le bleu est vide parce que votre logo est bleu et dont les 2 autres couleurs ont encore de l’encre.

Si je peux vous aider, répondre à des questions sur ce sujet, ce sera avec plaisir. Envoyez moi vos questions à iobiols@asspi.fr.

Cordialement