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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Les objectifs de l’optimisation des impressions

octobre 29th, 2012 Posted in Divers, Optimisation des outils d'impression
oct, 29 2012
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Dans cet article, nous parlerons bien DES objectifs de l’optimisation des impressions. Dans ce domaine, nous assistons à un phénomène étrange : officiellement, les objectifs sont divers et variés, et surtout verts et sociaux ; officieusement, le seul et unique objectif est la réduction de coûts. Mais au-delà du discours et du déterminisme de certains, il faudrait pourtant bien que le projet ait plusieurs objectifs.

Quitte à mener une étude (parfois longue et coûteuse), quitte à impliquer les utilisateurs (entretiens, réunions, formations…), quitte à tout changer, autant balayer tous les critères qui pourraient être pris en compte dans la décision finale.

Puisque ce type de projet se traduit souvent par un choix entre plusieurs scenarii d’équipement, il est dommage que le seul critère de décision soit le coût. D’autant que si  les autres aspects n’ont pas été traités, il y a de grandes chances que l’objectif de réduction de coûts ne soit finalement pas atteint.

Nous identifions plusieurs catégories d’objectifs :

  • Les objectifs financiers : réduction des coûts, maîtrise des coûts,…
  • Les objectifs environnementaux : réduction de la consommation de papier, de la consommation d’énergie du parc, recyclage des déchets…
  • Les objectifs organisationnels : politique d’impression,rationalisation des flux documentaires, gestion des services associés, restructuration de services…
  • Les objectifs techniques : adéquation des outils aux besoins, centres de reprographie, sécurisation…

Même si tous ces objectifs ne sont pas poursuivis de front, ils doivent tous être intégrés dans la démarche.

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Le dépouillement des offres de fourniture de systèmes d’impression

octobre 25th, 2012 Posted in Marchés Publics
oct, 25 2012
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Lancer une consultation pour s’équiper en systèmes d’impression est un exercice qui peut paraître banal. En effet, toutes les administrations connaissent ce besoin de façon plus ou moins importante, plus ou moins sensible. Les matériels concernés font plus ou moins partie de notre environnement de travail quotidien.

Pourtant, dépouiller les réponses peut devenir un vrai casse tête.

Chaque candidat ou presque a son propre vocabulaire (ex : déploiement, installation, livraison, mise en place regroupent à la fois la même notion et des réalités bien différentes).

Chaque candidat choisit la forme de sa réponse si vous ne l’imposez pas. Ainsi les caractéristiques techniques peuvent être décrites dans le mémoire technique sous forme de fiches récapitulatives (qui ne reprendront pas forcément les critères qui vous intéressent), ou simplement être présentées au travers de plaquettes commerciales (indéchiffrables pour un non initié). leur présentation peut être réduite à sa plus simple expression (4 à 5 lignes dans un powerpoint) ou, au contraire occuper la moitié du mémoire. Dans ces conditions attribuer une note et faire un classement des offres sur ce critère vous obligera à passer de longues heures à la recherche et à la compilation des données. Vous devrez faire le travail du candidat : présenter les matériels pour en faire l’analyse.

Chaque candidat a ses propres procédures de services (maintenance, formation, comités de pilotage) et sa propre façon de les présenter. Encore une fois, vous allez être contraint de mettre tout ça en forme de manière homogène pour procéder à la comparaison et l’évaluation.

En plus de ce travail colossal et pas toujours passionnant, il faut compter avec les appels incessants de certains candidats qui peuvent s’apparenter à du harcèlement.

Dans un prochain article, nous vous donnerons quelques pistes qui pourraient vous aider à appréhender plus sereinement ces dépouillements.

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Mémoire technique ou proposition commerciale ?

octobre 18th, 2012 Posted in Marchés Publics
oct, 18 2012
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Comme nous l’avons souvent dit le mémoire technique est le seul document personnalisé de votre réponse et il est souvent déterminant dans l’attribution du marché (suivant les critères d’attribution définis dans le règlement de consultation).

Le mémoire représente votre entreprise au sein de la Commission d’étude des offres en portant votre voix et vos arguments. Il doit être adapté à chaque offre et doit montrer que vous avez bien compris l’objet et le contexte du marché, ainsi que les exigences et les besoins spécifiques de l’acheteur public. Il doit aussi permettre d’identifier et de comprendre vos arguments alors que vous ne serez pas présent pour les exposer et répondre aux questions.

Vous devez mettre en avant votre originalité technique, vos moyens humains et matériels, votre expérience afin de montrer que votre entreprise est apte sur le plan technique et financier à faire face aux besoins de l’acheteur.

N’hésitez pas à mettre en avant (sans que cela ne devienne du blabla de commercial) certains aspect de votre entreprise qui peuvent contribuer à faciliter le succès de votre candidature (valeurs, méthodes,…).

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Optimiser puis piloter

octobre 15th, 2012 Posted in Optimisation des outils d'impression, Pilotage des parcs d'impression
oct, 15 2012
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De nombreux projets d’optimisation des parcs de systèmes d’impression se terminent à l’implantation de l’équipement cible.

Autant dire que ces projets n’atteignent pas les objectifs fixés (économies, productivité, satisfaction des utilisateurs, diminution des volumes imprimés, maîtrise des impressions couleur…). Autant dire que tout est à refaire au bout de 36 mois. Autant dire que sans pilotage post implantation, il aurait été moins coûteux, plus rapide et plus simple de remplacer chaque matériel par son équivalent plus moderne.

L’optimisation ne va pas de soi. Il ne suffit pas de mettre en place des matériels centralisés avec des lecteurs de badges pour avoir un parc de systèmes d’impression opérationnel.

Le parc implémenté doit être suivi de près. Les déviances doivent être corrigées dès le départ. Ainsi, un matériel qui serait trop sollicité par rapport aux prévisions doit très rapidement être identifié. Il doit faire l’objet d’une analyse pour connaître les raisons de cette sur utilisation (délaissement d’un autre matériel, utilisateurs imprévus,…). Il devra peut-être être changé rapidement pour un matériel plus performant. Cette vigilance aura permis d’éviter des pannes à répétition préjudiciables à l’acceptation du projet et à la productivité. Elle aura également permis de ne pas perdre le bénéfice financier de l’optimisation par une explosion des volumes sur un matériel dont le prix copie est relativement élevé.

Au-delà de cette gestion du « quotidien », le pilotage permettra d’avoir une vision évolutive des besoins et, sauf gros changements structurels,  il ne sera pas nécessaire de repasser par la case audit et préconisations pour faire évoluer le parc.

Votre projet d’optimisation du parc de systèmes d’impression ne se termine pas par l’implémentation. Je serais tentée de dire qu’il commence…

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Le pli électronique pour acheminer sa réponse aux appels d’offres publics

octobre 11th, 2012 Posted in Marchés Publics
oct, 11 2012
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Les plis électroniques sont apparus dans les marchés publics en 2001. Depuis 2012, les acheteurs sont tenus de les accepter pour tout achat supérieur à 90 000 €. Depuis 2010, il s’agit même d’une obligation pour tous les achats de fournitures et de services informatiques supérieurs à 90 000 €.  De plus, l’acheteur peut choisir de l’imposer.

A ce jour, le pli papier reste très majoritairement préféré par les entreprises. En effet, en 2010, seuls 5 % des marchés publics comptaient au moins une réponse dématérialisée. Les raisons invoquées sont principalement la complexité et l’hétérogénéité des plateformes de dématérialisation (environ 30) et la complexité de la procédure d’obtention du certificat électronique.

Dans un contexte de recherches d’économies, cette solution de remise de la candidature et de l’offre semble devoir fortement progresser. En effet la dématérialisation est une solution économique car elle ne coûte que le prix d’acquisition du certificat et permet d’économiser sur les frais postaux, le papier et les consommables d’impression. D’ailleurs, la Commission Européenne souhaite que cette méthode devienne la règle à l’horizon 2016.

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Le recyclage des consommables d’impression

octobre 8th, 2012 Posted in Bureau vert
oct, 08 2012
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Chaque année entre 70 et 80 millions de cartouches d’encre sont vendues en France. Selon les sources, entre 15 % et 50 % de ces déchets toxiques sont collectés pour être rechargés, recyclés ou valorisés (incinérés pour produire de l’énergie).

Selon une étude réalisée pour le compte du collectif Cart’Touch, 88 % des français estiment que l’organisation de la collecte et du recyclage des cartouches d’encre usagées incombent aux fabricants d’imprimantes et de cartouches d’encre. C’est effectivement une obligation légale. D’autres circuits de valorisation des consommables sont cités : réseaux associatifs pour la collecte et le recyclage au profit de projets caritatifs (74 %), mairies et déchetteries (73 %).

Pour 83 % des français, la première action à mettre en œuvre pour favoriser le recyclage des cartouches d’encre est très concrète : il s’agit de l’installation de points de collecte de proximité, loin devant les mesures informatives. La mise à disposition d’informations sur le tri et le recyclage des cartouches d’encre usagées et la mise à disposition d’informations sur les moyens de collecte existants paraissent moins prioritaires.

Sources : Green IT.fr

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Organiser la rédaction du mémoire technique

octobre 4th, 2012 Posted in Divers
oct, 04 2012
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Le mémoire technique est un élément de plus en plus important dans votre stratégie pour remporter des marchés publics. Son pouvoir de séduction dépend de nombreux facteurs mais sa personnalisation est déterminante.

Personnaliser son mémoire technique pour répondre précisément à la demande, facile à comprendre et facile à dire mais concrètement comment faire ?

Souvent l’étape mémoire technique consiste à imprimer un document type (au mieux à le modifier en y ajoutant les contacts affectés au client), à l’agrafer ou le relier et à le glisser dans l’enveloppe de réponse. Il est traité comme le DC1 et le DC2.

Pour personnaliser réellement votre mémoire technique, il va falloir vous organiser car il n’est pas non plus question d’y passer 3 jours.

Tout d’abord, un mémoire personnalisé ne nécessite pas que vous réinventiez la roue à chaque fois. Certaines parties sont fixes. Elles sont rédigées, mises à jour 1 ou 2 fois par an et vous choisissez de les inclure dans votre réponse ou pas. Vous pourriez donc commencer par constituer une « bibliothèque » de contenus dans laquelle vous n’auriez plus qu’à piocher.

Ensuite, il vous faudra mettre en place une méthode pour la rédaction des parties variables qui nécessitent une analyse approfondie du dossier de consultation et une connaissance parfaite de l’expertise de votre entreprise.

Cette décomposition en 2 types de rédactionnel vous permet de confier certaines tâches à des non spécialistes (assistantes, stagiaires, apprentis…) et de libérer ainsi du temps pour les parties plus sensibles.

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Réduction des coûts : bien sûr mais pas seulement

octobre 1st, 2012 Posted in Coûts d'impression, Spécial PME-TPE
oct, 01 2012
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Certains spécialistes rappellent que les frais généraux représentent entre 15 et 25% du chiffre d’affaires de l’entreprise et que l’on peut économiser jusqu’à 30% de l’ensemble de ces frais, ce qui constitue environ 6% de résultat supplémentaire.

A l’intérieur de ces frais généraux, les coûts d’impression peuvent atteindre 1/5ème. Pour les maîtriser, voire les réduire, il n’y a que deux options : soit maîtriser les coûts, soit maîtriser la consommation. Diminuer les volumes imprimés et, pour une même page imprimée, diminuer la consommation de papier et d’encre, diminuer les coûts fixes d’acquisition ou de location de matériels surdimensionnés, inadaptés : ce sont les deux premières pistes à suivre pour un résultat rapide et le lancement d’une optimisation plus approfondie de la gestion du document.

Petit exemple pratique : une PME de 8 personnes est équipée d’un  copieur N&B qui produit 4000 pages par mois, d’un copieur couleur qui en produit 3 000 et de 5 imprimantes individuelles qui produisent environ 500 pages chacune. En moyenne, entre les consommables, la location et l’amortissement du matériel, ses impressions lui coûtent 450 € par mois, soit un budget annuel de 5 400 €.

La mise en place d’outils centralisés, de certains usages (recto-verso, N&B par défaut), la négociation des contrats de location et de maintenance suffisent à faire une économie de 20 % par an et ce, dès la 1ère année. Ainsi, notre PME a gagné 1 000  € par an, des outils plus adaptés aux besoins de ses collaborateurs, et elle peut promouvoir une démarche environnementale.

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