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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Ugap or not UGAP ?

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L’UGAP est un établissement public industriel et commercial créé en 1985 et placé sous la double tutelle du ministre chargé du budget, d’une part, et du ministre chargé de l’éducation nationale, d’autre part.

Elle est aujourd’hui la seule centrale d’achat public « généraliste » française. Elle est un acteur spécifique de l’achat public.

Le recours à la centrale d’achat, elle-même soumise au Code des marchés publics pour toutes ses procédures, dispense ses clients de toute mise en concurrence et publicité préalables. Ceci étant, toute personne publique peut choisir de conduire sa propre procédure. L’UGAP opère donc dans un contexte d’autonomie de choix de ses clients, qui l’oblige à rechercher la satisfaction maximale de ceux-ci avec les titulaires de ses marchés.

Dans ce cadre, le recours à l’UGAP a été fortement promu ces dernières années comme étant un outil de rationalisation des coûts et de simplification des procédures pour des organisations qui n’auraient pas ou plus les compétences internes pour gérer au mieux leurs consultations. Mais, il semblerait que la donne est en train de changer.

En effet, Arnaud Montebourg, ministre du redressement reproductif, critique fortement la centrale d’achat. Le ministre affirme que dans son carnet de commandes l’UGAP favorise les fournisseurs étrangers qui sont moins chers par rapport aux entreprises françaises.

Alain Rousset, le président de l’association des régions de France pense lui aussi que l’État qui passe par la centrale d’achat pour fournir les établissements publics n’aide pas les entreprises françaises à vendre leurs produits au niveau national.

Depuis le début de son mandat au ministère du redressement reproductif Arnaud Montebourg met un point d’honneur à ce que les entreprises privées et publics travaillent ensemble pour remonter la pente au niveau national des achats made in France. Il estime que la production française est assez vaste pour que l’État l’utilise à son avantage.

Depuis un an et demi, selon M. Montebourg, la centrale d’achat se permet d’acheter à l’étranger alors que la France est sur le déclin et a tous les atouts pour livrer les commandes nationales. Il estime que toutes les entreprises Françaises devraient avoir accès aux marchés publics pour avoir le choix de la meilleure offre. Le président de l’UGAP qui a déjà été convoqué sera reçu à nouveau pour s’entretenir avec Arnaud Montebourg à propos de ce qu’il compte faire prochainement pour changer cette situation.

S’il n’y a pas d’accord entre les deux parties, le ministre du redressement reproductif se dit prêt à faire appel au président de la République pour demander la dissolution de la centrale d’achat. Selon le ministre Arnaud Montebourg les collectivités locales se débrouilleront mieux en faisant leurs achats eux-même en France plutôt que de faire appel à la centrale d’achat qui elle ne fait pas son travail correctement.

A suivre…

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L’analyse des offres

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Dans le cadre des marchés publics, l’analyse des offres se doit d’être rigoureuse (dans le secteur privé aussi d’ailleurs). La pertinence de l’attribution en dépend. Il est de plus en plus crucial de pouvoir justifier précisément et rationnellement le choix qui est fait, les candidats étant de plus en plus sourcilleux en cas d’éviction.

Tout commence dès la préparation du DQE puisque le règlement de la consultation doit présenter les critères qui seront analysés et le mode de calcul de la note qui sera attribuée.
1er casse tête
: quels critères sont pertinents pour choisir un fournisseur de systèmes d’impression ? Comment comparer réellement les prix de chacun sachant qu’ils sont souvent composés de plusieurs éléments plus ou moins clairement expliqués ? Est-ce que le temps de sortie de la 1ère page pour un copieur destiné à la reprographie est un critère pertinent ?…

Puis l’analyse en elle-même peut rapidement tourner à la migraine. En effet, c’est à croire que les candidats pensent être notés au poids. Les offres prennent des airs d’encyclopédies où il vous faudra trouver par vous-même les quelques éléments qui vous sont réellement utiles. Inutile de préciser qu’il ne s’agit pas du genre de littérature qui vous tient en haleine…

Puis, il faudra transformer les éléments significatifs en note. Enfin, il faudra rédiger un rapport d’analyse destiné à la commission d’appels d’offres. Ce rapport n’étant pas spécialement destiné à des professionnels du sujet, il faudra y faire preuve de pédagogie.

Toutes ces étapes sont très gourmandes en temps, surtout si elles nécessitent une bonne connaissance du sujet (c’est le cas pour les systèmes d’impression). Il faudra faire des recherches, consulter au préalable les professionnels, se faire une idée de ce qui relève du marketing et de ce qui est concret et réel (ils sont tous capables de vous dépanner en 4 heures ouvrées sur le papier glacé de leurs documentations, dans la réalité seuls quelques élus bénéficient vraiment de ce service). De plus, elles doivent être menées relativement rapidement après la réception des réponses car en général le besoin est urgent, les délais de livraison sont longs et les consultations se succèdent à un bon rythme.

Faire appel à un expert neutre pour mener cette analyse peut s’avérer très économique :

  • Il y passera beaucoup moins de temps que les équipes internes (c’est sa spécialité). Il coûtera donc moins cher.
  • Il fournira une notation rigoureuse et objective qui mettra fin très rapidement à toute velléité de réclamation indue. Il vous épargnera donc les coups de fil pénibles des candidats mauvais perdants. Il vous épargnera même des procédures coûteuses.
  • Il saura choisir l’offre économiquement la plus avantageuse car il saura quels points de comparaison sont réellement éclairants.

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Nouveaux seuils de marchés publics

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A compter du 1er janvier 2014,  les seuils de procédure formalisée des marchés publics seront relevés à :

  • 134 000 € HT pour les marchés de fournitures et de services de l’État ;
  • 207 000 € HT pour les marchés de fournitures et de services des collectivités territoriales ;
  • 414 000 € HT pour les marchés de fournitures et de services des entités adjudicatrices et pour les   marchés de fournitures et de services passés dans le domaine de la défense ou de la sécurité
  • 5 186 000 € HT pour les marchés de travaux.

Nous vous rappelons qu’en-dessous de 15 000 €, les marchés publics sont dispensés de publicité et de mise en concurrence préalable.

Donc, entre ces 15 000 € et les nouveaux seuils, les marchés concernés pourront faire l’objet de MAPA (marchés à procédure adaptée).

Nous vous souhaitons à tous beaucoup de réussite dans vos marchés publics que vous soyez adjudicateur ou candidat.

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    Les PME dans les marchés publics

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    L’Observatoire Économique de l’Achat  Public (OEAP) vient de publier les chiffres du recensement des marchés publics pour l’année 2012.

    La part des PME progresse entre 2011 et 2012 que ce soit en nombre de marchés qu’en terme de montant. Cette progression s’observe auprès de tous les acteurs (Etat, Opérateurs de réseaux et Collectivités Territoriales) même si elle est plus forte auprès des collectivités territoriales pour lesquelles les PME représentent 64,4 % des contrats.

    Cette part est la plus importante dans les marchés de travaux et, comme nous pouvions nous y attendre, dans les marchés inférieurs à 90 000 €. Il faut cependant noter la présence des PME sur les contrats à plus de 5 000 000 € à hauteur d’environ 10 %.

    Enfin, le rapport montre que la proximité géographique (même commune ou même département) est un atout pour les PME.

    Alors n’hésitez plus ! En 2014 préparez-vous à prospecter les administrations et les opérateurs locaux autour de votre entreprise…

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    Le mémoire RSE pour le BTP

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    De plus en plus de consultations concernant le BTP prévoient l’obligation pour les candidats de fournir un mémoire RSE. Qu’est-ce que c’est ?

    En fait, les institutions attendent un document qui recense toutes les actions, les procédures, les normes que l’entreprise a mis en place sur le plan environnemental, social (sociétal) et économique. Ce sont les trois domaines concernés par le mémoire RSE.

    Décrire, même précisément le circuit de vos déchets de chantiers ne suffira pas. Il ne s’agit pas non plus forcément de révolutionner l’entreprise et de mettre en place des actions onéreuses. Vous menez probablement des actions en faveur de l’environnement sans vous en apercevoir : vous utilisez du papier issu de forêts gérées durablement, vous recyclez vos cartouches d’encre, vous avez équipé vos bureaux d’ampoules à faible consommation….

    Votre mémoire RSE doit présenter toutes vos actions sur les 3 domaines (environnement, social, économique) même celles qui vous semblent les plus anodines mais qui peuvent vous différencier de vos concurrents qui n’y ont pas pensé…

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    Guide « Osez la commande publique »

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    Sur le constat que les PME sont encore très souvent réticentes à répondre aux appels d’offres, les pouvoirs publics viennent de publier un guide à leur intention. Cette initiative s’inscrit dans la stratégie de simplification dont nous parlions dans notre article fin septembre sur la rentrée des marchés publics.

    Il balaie tous les aspects de la commande publique depuis l’identification des acheteurs publics jusqu’au règlement des prestations ou fournitures.

    Ce guide tord notamment le cou à un certain nombre d’idées reçues comme :

    • Les marchés publics sont compliqués
    • Ils sont réservés aux grands groupes
    • Sans références, on n’a aucune chance
    • Il n’y a pas d’expert marchés publics dans l’entreprise
    • Mon domaine est trop spécifique
    • En période de crise ce n’est pas une priorité.

    Si vous vous reconnaissez dans un ou plusieurs de ces à priori, lisez le guide. Vous pouvez le télécharger  ici.

    La fin de l’année peut être une bonne période pour mettre en place une stratégie de conquête des marchés publics. Vous avez 2 mois devant vous pour être prêt en 2014.

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    Dites le nous une fois

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    Un programme de simplification (« choc de simplification ») a été adopté lors du 3ème comité interministériel de modernisation de l’action publique (Cimap) le 17 juillet.

    Le principe « Dites-le nous une fois » appliqué aux marchés publics

    En matière de marchés publics, l’axe principal est de faciliter l’accès à la commande publique en réduisant la paperasse. Ainsi, « la constitution des dossiers de candidature pour les TPE et PME sera facilitée à partir du premier semestre 2014 .

    De plus, les mesures de simplification prévues par les directives européennes marchés publics seront adaptées de façon accélérée dès début 2014. Ainsi les exigences des acheteurs publics relatives à la capacité financière des candidats seront limitées . De  même un certain nombre de justificatifs seront remplacés par des déclarations sur l’honneur. Enfin, mesure qui va largement faciliter la tâches de nombreux candidats, le titulaire pressenti sera dispensé de produire à nouveau un document fourni lors d’une précédente consultation et toujours valable, ainsi que les pièces accessibles gratuitement en ligne (URSSAF et impôts par exemple).

    Des régions pilotes testeront la réutilisation des informations d’identité pour les aides publiques et les marchés publics d’ici fin 2014 dans le cadre du programme « Dites-le nous une fois ».

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    La dématérialisation des marchés publics vue par les entreprises

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    La dématérialisation des marchés publics touche plusieurs aspects de ces procédures.

    Ainsi, de très nombreuses entreprises consultent les annonces via Internet. De même, elles sont très nombreuses à consulter et obtenir les dossiers de consultation au format numérique. Ces pratiques en amont de la réponse largement adoptées par les entreprises quelle que soit leur taille prouvent leur intérêt pour la dématérialisation.

    Par contre, quand il s’agit de déposer son offre et sa candidature, la dématérialisation est beaucoup moins répandue. Certes de nombreuses entreprises ont répondu au moins une fois via des plateformes de dématérialisation mais elles continuent à répondre au format au papier.

    Deux des principaux freins évoqués sont l’hétérogénéité des plateformes et leur ergonomie. Ces 2 facteurs ajoutent en effet de la complexité à une procédure qui était déjà perçue comme complexe quand il s’agissait de constituer 2 enveloppes papier avec les bons documents.

    Enfin, l’obtention d’un certificat électronique indispensable pour signer son offre est également perçue comme un frein. En effet, elle apparaît comme une procédure complexe pour laquelle les prestataires informent peu et qui demande du temps car les délais d’obtention sont longs.

    Il reste donc fort à faire pour que les entreprises puissent réellement bénéficier des avantages de la dématérialisation des appels d’offres.

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    La rentrée des marchés publics

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    De nombreuses mesures et orientations devraient intervenir dans le monde des marchés publics d’ici la fin de l’année.

    Tout d’abord, en termes de publication, un guide sur l’achat public innovant devrait paraître prochainement et la publication des nouvelles directives européennes « Marchés publics » est envisagée pour la fin de l’année. En France, cela se traduira par un nouveau Code des marchés publics à l’horizon 2016.

    Au niveau européen, les discussions sur un projet de norme européenne de facturation électronique devraient se poursuivre, dans le sens d’une généralisation de la dématérialisation dans les prochaines années, projet qui intéressera tout particulièrement ASSPI.

    En France, 2 projets de loi sont attendus à court terme qui impacteront directement les pratiques en matière de marchés publics :
    – le projet de loi  sur l’égalité entre les hommes et les femmes qui devrait permettre aux acheteurs publics de « tenir compte, pour l’attribution d’un marché, des conditions dans lesquelles les candidats favorisent la mixité dans les métiers et l’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes » sans que ce critère soit considéré comme discriminatoire.
    – le projet de loi relatif à l’économie sociale et solidaire, qui comprend notamment l’adoption d’un « schéma de promotion des achats publics socialement responsables ».

    Enfin, dans la lignée au choc de simplification voulue par François Hollande, des mesures vont être prises :
    – la limitation des exigences des acheteurs quant à la capacité financière des candidats
    – la création de la procédure dite de ‘partenariat d’innovation‘ afin de favoriser l’innovation
    – la modification des documents contractuels relatifs aux marchés publics de travaux
    – la réduction des délais de paiement des marchés publics de travaux
    – la simplification des dossiers de candidature pour les TPE et PME…

    A suivre…

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    Répondre à plusieurs à un marché public

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    Pour répondre à certains marchés publics, il peut être intéressant de se grouper. Cela permet d’améliorer sa candidature (références…) et de proposer des expertises pour chacun des aspects du marché. Ainsi plusieurs entreprises peuvent constituer un groupement momentané d’entreprises (GME) spécifiquement pour la réponse à un appel d’offres public.

    Dans ce cadre, chaque entreprise a un lien contractuel avec l’administration (chacune signe l’acte d’engagement ou donne mandat pour signer) contrairement au sous-traitant qui n’a de lien contractuel qu’avec son donneur d’ordres.

    Ce mode de candidature connaît un réelle expansion ces dernières années. En effet, il offre de nombreux avantages :

    • la mise en commun des moyens humains et matériels
    • l’accès à des marchés auxquels séparément elles n’auraient pas eu la capacité technique de répondre;
    • l’accès à des plus gros marchés;
    • la présentation d’un plus grand nombre de références;
    • l’association temporaire pour un marché public donné.

    Pour que tout se passe au mieux, il est recommandé d’établir une convention de groupement qui décrira les relations entre les membres du groupement et les règles de fonctionnement.  Par exemple, les syndicats des entreprises du Bâtiment proposent des modèles de convention.

    Le groupement pourra être conjoint (chacun est responsable de sa partie du marché) ou solidaire (chacun est responsable de l’intégralité du marché).

    En termes de construction de la réponse, chaque entreprise devra remplir les documents administratifs pour son propre compte en complétant les parties prévues pour les groupements. Il est recommandé de construire une réponse technique (mémoire technique, note méthodologique…) commune. En effet, pour montrer que le groupement est d’ores et déjà prêt à fonctionner, il convient de rédiger une réponse cohérente et homogène (structure du documents, homogénéité des contenus, de la forme…) dans laquelle ressortent les expertises de chacun.

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