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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Len enjeux de la dématérialisation pour la gestion clients

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La dématérialisation des documents de l’entreprise fait partie des projets à courts termes de très nombreuses organisations privées et publiques. Elle est très souvent associée au traitement des factures clients ou fournisseurs. La commande client paraît peu prise en compte dans ces projets alors que sa dématérialisation pourrait être très profitable en termes d’optimisation de la gestion du poste client et de la relation client.

Si les entreprises sont très soucieuses du traitement des commandes, depuis leur saisie dans l’ERP jusqu’à leur facturation, la phase entre la réception de la commande et sa saisie dans le progiciel de gestion reste bien souvent un processus manuel peu optimisé. Pourtant, ce traitement manuel constitue une tâche fastidieuse, chronophage et source d’erreurs qui impacte directement la satisfaction clients tout en mobilisant des ressources précieuses qui pourraient être utilisées à des fins à plus forte valeur ajoutée tel que le service client.

Dans le même temps, les modes de réception des commandes clients se sont largement diversifiés (fax, mails, courriers,…), rendant du coup leur traitement plus complexe alors qu’il est stratégique.

La dématérialisation de ces commandes apporte des solutions concrètes à cette problématique. En effet, en supprimant la saisie manuelle, elle facilite le traitement automatique quel que soit le mode de réception. Cette automatisation apportera une amélioration de la qualité (minimisation des erreurs, traitement plus rapide,…), des gains de productivité, une plus grande traçabilité du flux. A terme, ces gains de traitement de la commande entraînera des encaissements plus rapide et donc une amélioration des flux de trésorerie. En dehors de ces avantages liés à la gestion clients, la dématérialisation entraîne des réductions de coûts de production et de stockage des documents papier.

En conclusion, après les factures clients et fournisseurs, la commande client devrait devenir le 3ème document à dématérialiser.

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Une politique papier ?

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Dans leurs activités tertiaires (back office), les entreprises surconsomment souvent le papier sans en avoir vraiment conscience. Pourtant, une politique papier ambitieuse présente de nombreux avantages sociétaux.

Au niveau mondial, nous consommons plus de 400 millions de tonnes de papier/carton par an. Or, contrairement à ce que nous promettait l’informatique, cette consommation ne cesse de progresser. Les prévisionnistes nous annoncent une hausse de 20 % d’ici à 2020. En France, un employé de bureau consomma en moyenne 55 Kg de papier ramette soit une moyenne de 50 feuilles par jour. Ainsi, pour une organisation de 100 personnes, le budget papier peut aller jusqu’à 25 000 € par an.

Or, cette consommation a des forts impacts environnementaux :

  • Pour fabriquer une ramette de papier,  il faut plus de 7 Kg de bois. Ainsi, l’industrie papetière consomme 40 à 50 % des volumes de coupes dans le monde.
  • Cette industrie est la 5ème plus grosse industrie consommatrice d’énergie au monde.

  • Fabriquer une ramette de papier nécessite 130 litres d’eau.
  • La fabrication d’une ramette rejette l’équivalent de 2,6 Kg de CO2 dans l’atmosphère.

Résultat de notre consommation de papier, 80 % de nos poubelles de bureau sont remplies de papier. En effet, en France, seuls 15 % des papiers de bureau sont recyclés.

Ainsi, mettre en place une politique papier en entreprise s’impose. Elle apporte de nombreux avantages :

  • Elle permet de se mettre en conformité avec la règlementation qui prévoit que le papier doit être valorisé.
  • Elle permet de diminuer les coûts d’achat de papier.
  • Elle permet également de diminuer les dépenses liées aux systèmes d’impression (consommables, acquisition, maintenance,…)
  • De plus, pour la société dans son ensemble, le bénéfice environnemental du recyclage se situe entre 211 et 408 € par tonne de papier/carton recyclé en comparaison à la tonne de papier/carton éliminée par enfouissement/ incinération.
  • Elle permet de diminuer l’impact environnemental de votre organisation  (économie d’eau, baisse des émissions de CO2, moins de déchets…).
  • Elle engendrera une sensibilisation des collaborateurs à une attitude « durable » qui s’inscrira pleinement dans une démarche RSE et/ou un agenda 21.
  • Elle permettra de valoriser l’image de votre organisation auprès des tiers (clients, partenaires,…) en vous fournissant un support de communication sur un aspect concret de votre démarche globale de développement durable.

Bien sûr comme tout changement, la mise en œuvre d’une politique papier ne se fera pas par simple claquement de doigts mais la maîtrise de la ressource papier ne pourra se faire que si une vraie politique papier est engagée.

Sources : Riposte verte

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Cliquez vertueux

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Surfez sur le net consomme de l’énergie ! L’Ademe (Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie) nous donne quelques conseils pour cliquer vertueux :

  • Limiter le nombre de destinataires pour chaque courriel : inutile d’inonder tous les services si l’information ne concerne que 2 personnes de la comptabilité.
  • Trier et vider régulièrement sa messagerie : est-il réellement utile de conserver les mails qui vous conviaient à des réunions qui ont eu lieu… l’année dernière ?
  • Compresser les gros documents avant envoi : de plus en plus de messageries sont paramétrées pour limiter la taille des fichiers transmis et reçus alors autant prendre l’habitude de compresser les images et de créer des fichiers ZIP.
  • Adresser un lien hypertexte plutôt qu’une pièce jointe : cet usage devrait se développer avec l’usage du cloud.
  • Faire durer ses équipements c’est limiter le volume de déchets DEEE.

L’astuce : 1 clic pour envoyer un courriel de 1 MO (4 pages) correspond à l’émission de 20 grammes
de CO2… Souvent le destinataire de votre courriel est dans la pièce d’à coté, n’hésitez pas à aller le voir,
vous bougerez et créerez du lien dans l’entreprise !

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Electribox

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D’après l’ADEME (Agence de l’Environnement et de la Maîtrise de l’Énergie), en 2011, près de 216 000 tonnes d’équipements destinés aux entreprises ont été mises sur le marché et en proportion, seuls 10% de ces tonnages ont été collectés dans le cadre de la filière DEEE.

L’éco-organisme Ecologic a créé et lancé en partenariat avec Lyreco une box de collecte des DEEE (Déchets d’Équipements Électriques et Électroniques) dédiée aux entreprises : l’ELECTRIBOX.

Elle a été conçue pour récupérer spécifiquement les petits équipements bureautiques et informatiques en fin de vie : écrans, ordinateurs portables, téléphones, calculatrices, imprimantes…
Ces efforts de tri apportent une réduction des coûts économiques et environnementaux liés à l’acheminement et au traitement des DEEE en centre classés ICPE (Installation Classée Pour la Protection de l’Environnement).

« Nous avons voulu proposer à nos clients un service mutualisé de reprise de leurs anciens équipements électriques en réponse à un besoin latent. L’ELECTRIBOX de l’éco-organisme Ecologic réunit tous nos critères en matière d’ergonomie, de maniabilité, de design, et bien sûr de garantie réglementaire. », confie à ce sujet, Daniel Leoni, le directeur Développement Durable de Lyreco.

Elle est liée à des services logistiques sur mesure qui peuvent convenir à la PME comme au grand compte.

Si le recyclage des déchets n’est pas forcément une priorité pour les entreprises, elles s’accordent toutes à dire que la gestion de la fin de vie de leurs équipements est une préoccupation forte, tant en matière de logistique que de RSE.

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L’étude porte sur un échantillon de 7 e-mails, tous au format HTML.
Cinq d’entre eux sont des courriers classiques dont l’un possède une pièce jointe (document Word d’environ 25 Ko).Les deux autres sont des lettres d’information (newsletters). L’une est relativement sobre. En revanche, la seconde utilise 331 Ko d’images dans la messagerie.

Au total, la taille moyenne d’un e-mail au format HTML (en comptant les pièces attachées) est de 81 Ko.

L’ensemble des courriels a ensuite été enregistré au format texte pour pouvoir comparer leur poids. Ils pèsent en moyenne 4 Ko sans pièce attachée et 7 Ko avec.

L’étude comparative de cet échantillon révèle que les courriels au format texte pèsent en moyenne 3 fois moins lourd que les courriels au format HTML si on ne tient pas compte des images associées. Dès que l’on considère l’ensemble des éléments, un e-mail au format texte pèse, en moyenne 12 fois moins lourd qu’un e-mail au format HTML, avec un écart allant de 2 à 37 selon le message.

Quelques bonnes pratiques basiques peuvent donc avoir un impact très important :
envoi des courriels au format texte,
pas de pièce attachée mais un lien pour la télécharger,
– si l’e-mail est au format HTML, ne pas joindre les images et feuilles de style, mais laisser l’option à l’utilisateur de les télécharger.

100 000 euros d’économies par an pour une grande entreprise …

A l’échelle de l’individu, les gains sont faibles, de l’ordre de 10 euros par utilisateur et par an. Mais à l’échelle d’une grande entreprise (10 000 salariés traitant 100 mails par jour), ils se chiffrent au bas mot à 17 To de données par an, soit une baie de stockage moyenne. L’économie financière potentielle se chiffre à environ 100 000 euros par an rien que pour le coût du stockage des courriels, et à 12 000 tonnes d’équivalent CO2 non émises, soit près d’une tonne par salarié.

Au delà des dimensions environnementales et économiques, le recours au format texte brut présente plusieurs autres avantages.
– Cela permet de décharger les réseaux mobiles qui saturent et les baies de stockage des opérateurs et des entreprises.
– L’utilisateur relève et envoie ses messages bien plus vite depuis son smartphone, même avec une connexion itinérante de mauvaise qualité.
– Cela élimine les risques de sécurité liés au format HTML.

Source : GreenIT.fr

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Une enquête Riposte Verte sur l’énergie

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Comme vous le savez, nous relayons fréquemment des informations en provenance de Riposte Verte. En effet, cette association agit  pour informer et accompagner les acteurs professionnels sur tous les volets d’une politique sociétale responsable (sociale, environnementale, économique, papier, carbone…). Leurs enquêtes et publications touchent donc souvent aux sujets qui nous occupent.

Cette fois, il s’agit du lancement d’une enquête sur les pratiques au bureau en matière d’énergie. Même si ce sujet ne concerne pas que l’impression, il doit être pris en compte dans les calculs de coûts liés aux parc de systèmes d’impression et dans les choix à faire en matière d’optimisation des outils et de leur usage.

Vous pouvez participer à l’enquête ici.

Les résultats ne manqueront pas de nous fournir de nouvelles pistes de réflexion.

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En 2010 avec l’étude PAP50 Entreprises, Riposte Verte et le WWF-France évaluaient la politique papier des 50 plus grands groupes de France. Trois ans plus tard, l’édition 2013 permet de mesurer les progrès réalisés et de vérifier la tenue des engagements pris.

Les 50 entreprises notées sont :

les entreprises du CAC 40, les grands distributeurs, certains partenaires du WWF.

Si les résultats montrent une plus grande implication de ces entreprises et une amélioration de la note globale, Riposte Verte déplore tout de même un manque d’engagements publics, une consommation de papier responsable trop faible et une surconsommation de papier de communication externe (210 kg/salarié en moyenne).

Pour en savoir plus, vous pouvez télécharger l’étude : étude Riposte Verte 2013

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Si les résultats montrent une plus grande implication de ces entreprises et une amélioration de la note globale, nous déplorons tout de même un manque d’engagements publics, une consommation de papier responsable trop faible et une surconsommation de papier de communication externe (210 kg/salarié en moyenne). – See more at: http://www.riposteverte.com/etudes-pap50-entreprises#sthash.lEgF2MnA.dpuf
Si les résultats montrent une plus grande implication de ces entreprises et une amélioration de la note globale, nous déplorons tout de même un manque d’engagements publics, une consommation de papier responsable trop faible et une surconsommation de papier de communication externe (210 kg/salarié en moyenne). – See more at: http://www.riposteverte.com/etudes-pap50-entreprises#sthash.lEgF2MnA.dpuf

En 2010 avec l’étude PAP50 Entreprises, Riposte Verte et le WWF-France évaluaient la politique papier des 50 plus grands groupes de France. Trois ans plus tard, l’édition 2013 permet de mesurer les progrès réalisés et de vérifier la tenue des engagements pris.

Les 50 entreprises notées sont :

  • les entreprises du CAC 40 ;
  • les grands distributeurs ;
  • certains partenaires du WWF.

– See more at: http://www.riposteverte.com/etudes-pap50-entreprises#sthash.lEgF2MnA.dpuf

En 2010 avec l’étude PAP50 Entreprises, Riposte Verte et le WWF-France évaluaient la politique papier des 50 plus grands groupes de France. Trois ans plus tard, l’édition 2013 permet de mesurer les progrès réalisés et de vérifier la tenue des engagements pris.

Les 50 entreprises notées sont :

  • les entreprises du CAC 40 ;
  • les grands distributeurs ;
  • certains partenaires du WWF.

Étude 2013

Si les résultats montrent une plus grande implication de ces entreprises et une amélioration de la note globale, nous déplorons tout de même un manque d’engagements publics, une consommation de papier responsable trop faible et une surconsommation de papier de communication externe (210 kg/salarié en moyenne).

– See more at: http://www.riposteverte.com/etudes-pap50-entreprises#sthash.lEgF2MnA.dpuf

Recycler ses propres impressions

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Les constructeurs de systèmes d’impression cherchent à limiter les impacts de leurs matériels sur l’environnement et la consommation de ressources naturelles : green washing ou réelle préoccupation, je vous en laisse juges.

Dans cette course, Toshiba vient de marquer des points en lançant un multifonction capable d’effacer l’encre sur les documents. Ce système fonctionne avec un toner spécial qui s’efface en passant dans un four à haute température. Le MFP ressemble à tous les autres mais est doté de ce four supplémentaire. Le procédé permettrait de réimprimer jusqu’à 5 fois sur la même feuille générant ainsi de substantielles économies de papier.

De nombreux documents imprimés pourraient être traités de cette manière. Ainsi tous les documents destinés à une lecture immédiate, tous ceux destinés à la prévisualisation, ceux distribués lors de réunions et bien d’autres sont jetés après usage, ils pourraient directement être recyclés dans l’entreprise. Par contre, les documents destinés à être annotés ou archivés à des fins de conservation ne sont pas concernés.

Reste à connaître le bilan énergétique d’une telle machine : 2 fours (un pour l’impression, l’autre pour l’effacement) génèrent forcément une surconsommation électrique.

De plus, le procédé n’aura-t-il pas tendance à dédouaner les utilisateurs des pratiques d’impression responsables qu’ils commencent à acquérir ?

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L’empreinte carbone au bureau

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Imprimer des documents, envoyer un mail, surfer sur Internet, se rendre à son travail : autant de gestes quotidiens qui ont une empreinte carbone. Lors des projets d’optimisation des systèmes d’impression, il est souvent question de la dématérialisation des documents comme éléments d’une politique de développement durable. Mais, cette dématérialisation n’est elle-même pas neutre car elle nécessite des échanges qui ne sont pas que virtuels. Ainsi,  l’usage d’Internet et des mails ne sont pas aussi « propres » qu’il y paraît.

Une “recherche Google” ne représente que 2,8 g équivalent CO2, mais ces requêtes sur l’année (à raison de 2,6 recherches par jour) pèsent 9,9 kg d’équivalent CO2 (source : Ademe) ! Un poids que nous pouvons réduire, en saisissant directement les adresses des sites web recherchés dans la barre d’adresse, ce qui évite de solliciter les serveurs des moteurs de recherche.

De même, transmettre un e-mail avec une pièce jointe de 1 Mo correspond à un impact de 19 grammes, soit 13,6 tonnes Eq CO2 par an (pour l’envoi de 33 e-mails par jour ouvré pour une entreprise de 100 salariés), l’équivalent de treize allers-retours en avion Paris-New York ! Les ordinateurs utilisés pour ces échanges de messages sont responsables de l’essentiel de cette empreinte. En effet, un poste de travail représente 1 tonne Eq CO2 dans ses phases de fabrication, de transport et d’assemblage… sans compter son impact lié à l’utilisation. Un poids qui pourrait être diminué en allongeant la durée de vie des ordinateurs professionnels, souvent remplacés dès leur amortissement (trois ans).

Sources Eco-jonction

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Le recyclage des photocopieurs

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L’empreinte écologique d’un photocopieur multifonction est très importante : 3 300 kg de CO2 sont émis (source Action Carbone) et 2,1 tonnes de « matières premières » sont utilisées (eau, cuivre, aluminium, etc.) lors de sa fabrication. Quant à l’empreinte carbone de l’ensemble des matériels informatiques et bureautiques, elle est équivalente à celle de l’aviation civile soit environ 3 % des émissions totales !

Les photocopieurs multifonctions sont très souvent loués pour des périodes de 3 ou 4 ans. A la fin de la durée de location ils sont repris par le prestataire qui les a installés. Conformément à la législation sur le recyclage des DEEE (déchets d’équipements électriques et électroniques)  » le producteur doit prendre en charge l’organisation et le financement de l’enlèvement et du traitement « . Certains matériels sont en bien piètre état mais d’autres sont encore tout à fait opérationnels même s’ils ne sont plus à la pointe de la technologie. Ainsi, certaines entreprises se sont spécialisées dans le recyclage de ces matériels qui, selon leur état seront révisés, reconditionnés pour être distribués en matériels d’occasion ou valorisés par prélèvement et revente des pièces détachées. Ces sociétés concluent des partenariats avec les constructeurs et les distributeurs de copieurs.

Pour les copieurs achetés, le principe est le même sauf que cette fois c’est le fournisseur du nouveau parc doit reprendre les anciens matériels. Dans certains cas (de plus en plus rares) cette reprise fera l’objet d’une remise sur l’acquisition des nouveaux matériels. Dans d’autres cas (plus fréquents), le prestataire se fera tirer l’oreille arguant des coûts de transport et autres excuses pour ne pas remplir ses obligations.

Ainsi, sauf dans le cas où un copieur acheté n’est pas remplacé, les entreprises ne devraient pas avoir à faire appel à des « recycleurs ». Les fournisseurs de matériels doivent se charger de la livraison des nouveaux et de la reprise pour recyclage des anciens.

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