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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Pilotage du parc de systèmes d’impression

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Une fois le déploiement physique de votre parc terminé, de nouvelles questions arrivent : ce parc va-t-il satisfaire les besoins des utilisateurs ? Vont-ils se l’approprier ? Allons-nous atteindre les objectifs budgétaires ? Les usages vont-ils vraiment changer ? Les volumes vont-ils vraiment baisser ?

Pour répondre à ces questions, l’envoi des statistiques du fournisseur par mail ne suffit pas, ni même la lecture des tableaux de l’éventuel outil de tracking dont vous disposez.

De nombreux clients se plaignent de ne voir leur commercial que tous les 3 ans au moment du renouvellement du parc. Ils se plaignent également des difficultés rencontrées quand il s’agit de discuter d’une facture ou d’un délai d’intervention.

Les comités de pilotage trimestriels ou semestriels permettent déjà de maintenir le dialogue, d’obtenir une plus grande implication de votre prestataire dans la gestion de votre parc, de s’assurer du respect des engagements pris (délais d’intervention, facturation…).

Ils permettent surtout de vérifier que les objectifs sont atteints (budgets, volumes…), que les usages et modes opératoires sont bien adaptés (enquêtes de satisfaction régulière, observations…), de suivre l’évolution des besoins de votre organisation sans avoir besoin de refaire un audit tous les 3 ans.

Les déviations sont quasi inévitables (machine sur utilisée à cause d’une restructuration, le recto-verso par défaut qui disparaît au fur et à mesure des réinstallations de postes…). Les comités de pilotage permettent de les constater plus rapidement et, par conséquent, de les corriger avant que leur impact ne soit réellement négatif.

Nous sommes persuadés que vous devez être les maîtres d’œuvre de ces comités pour en tirer réellement les bienfaits particuliers à votre organisation.

Nous vous proposons de vous former à la pratique de ces comités ou de les conduire pour vous.

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D’abord quelques chiffes :

  • la consommation de papier croît de 6 à 8 % par an.
  • en moyenne, un matériel d’impression a 3 utilisateurs.
  • 15 % des pages sont jetées sans avoir été utilisées.
  • 30 à 60 % des appels Help desk sont dus aux documents et à leur impression.

Ces chiffres peuvent être analysés selon 3 niveaux :

  • niveau économique : le poste impression coûte entre 400 et 1 200 € par employé et par an. Ce budget demeure un des dernier à ne pas être optimisé dans les entreprises.
  • niveau technologique : la convergence entre les fonctions copieur, fax et imprimantes est une opportunité qui permet d’envisager l’utilisation par plusieurs utilisateurs de multifonctions.
  • niveau environnemental : « imprimer moins » entre de plus en plus dans les démarches environnementales des administrations et entreprises.

Devant ces constats édifiants, certains voudraient vous faire passer directement de votre parc actuel (géré traditionnellement) à la migration des flux papier vers l’électronique.

Peu d’organisations peuvent mener une telle mutation en un seul bond, et à quel prix ?

Le cheminement le plus réaliste et celui qui fournira des résultats durables est le suivant :

Ainsi, chacun pourra être accompagné pour s’approprier les nouveaux outils (nouveaux matériels, nouvelles implantations…). Puis de nouveaux usages seront mis en place (gestion des consommables, bonnes pratiques d’impression…) et enfin les flux papier pourront être dématérialisés.

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Les enjeux de la gestion du parc de systèmes d’impression sont souvent sous estimés, et pourtant…

L’enjeu financier n’est plus à démontrer : l’impression représente jusqu’à 3% du CA de l’entreprise, mais il faut aussi considérer que, face à la nébuleuse des factures des prestataires, au moins un de nos collaborateurs passe chaque trimestre un temps non négligeable à vérifier, contester, réclamer, enregistrer avoirs et factures…Si ce n’est pas le cas, je vous encourage à mettre cette tâche à l’ordre du jour, les surprises sont fréquentes.

L’enjeu de productivité mérite une attention particulière : les engagements de services en termes de délais et de disponibilité du parc font souvent plusieurs pages dans les présentations des fournisseurs, dans la réalité… dans la réalité, je donne des cours dans un centre d’apprentissage et j’ai besoin de copier des documents pour mes élèves. Le copieur est en panne une semaine sur deux, pas réparé d’un jour à l’autre, plein de toner le lendemain du passage du technicien… bref, un cauchemar alors que la fonction est vitale et que le fournisseur a répondu à un appel d’offre public avec des clauses très strictes…

L’enjeu d’évolution du parc est trop souvent pris en compte 6 mois avant la fin du contrat de location, délai qui permet tout juste de faire faire 3 devis sur les bases du parc actuel. Dans le meilleur des cas, nous rencontrons un vendeur qui a bien en tête les primes qui lui sont promises pour la vente des produits stratégiques et nous informe des nouveautés, dans le pire des cas, nous rencontrons un vendeur qui doit faire du chiffre rapidement et se contente de chiffrer votre configuration actuelle en vous promettant une remise exceptionnelle.

La mise en place de comités de pilotage trimestriels ou semestriels (selon la taille du parc) vous permet de:

  • faire savoir à votre fournisseur que vous êtes un partenaire avisé et attentif,
  • l’obliger à mettre en place de vrais plans d’action et de suivi,
  • lui demander de vous informer des évolutions technologiques,
  • construire en commun un plan de progrès pour une évolution continue,
  • établir une relation de partenariat (et non client/fournisseur, acheteur/vendeur) avec des interlocuteurs autres que le commercial (responsable technique, responsable administratif…).

Pour être efficaces, ces comités doivent avoir des objectifs et un contenu précis et concis. ASSPI vous propose de vous aider à les mettre en place.

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