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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Le recyclage des consommables d’impression

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Chaque année entre 70 et 80 millions de cartouches d’encre sont vendues en France. Selon les sources, entre 15 % et 50 % de ces déchets toxiques sont collectés pour être rechargés, recyclés ou valorisés (incinérés pour produire de l’énergie).

Selon une étude réalisée pour le compte du collectif Cart’Touch, 88 % des français estiment que l’organisation de la collecte et du recyclage des cartouches d’encre usagées incombent aux fabricants d’imprimantes et de cartouches d’encre. C’est effectivement une obligation légale. D’autres circuits de valorisation des consommables sont cités : réseaux associatifs pour la collecte et le recyclage au profit de projets caritatifs (74 %), mairies et déchetteries (73 %).

Pour 83 % des français, la première action à mettre en œuvre pour favoriser le recyclage des cartouches d’encre est très concrète : il s’agit de l’installation de points de collecte de proximité, loin devant les mesures informatives. La mise à disposition d’informations sur le tri et le recyclage des cartouches d’encre usagées et la mise à disposition d’informations sur les moyens de collecte existants paraissent moins prioritaires.

Sources : Green IT.fr

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Réduction des coûts : bien sûr mais pas seulement

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Certains spécialistes rappellent que les frais généraux représentent entre 15 et 25% du chiffre d’affaires de l’entreprise et que l’on peut économiser jusqu’à 30% de l’ensemble de ces frais, ce qui constitue environ 6% de résultat supplémentaire.

A l’intérieur de ces frais généraux, les coûts d’impression peuvent atteindre 1/5ème. Pour les maîtriser, voire les réduire, il n’y a que deux options : soit maîtriser les coûts, soit maîtriser la consommation. Diminuer les volumes imprimés et, pour une même page imprimée, diminuer la consommation de papier et d’encre, diminuer les coûts fixes d’acquisition ou de location de matériels surdimensionnés, inadaptés : ce sont les deux premières pistes à suivre pour un résultat rapide et le lancement d’une optimisation plus approfondie de la gestion du document.

Petit exemple pratique : une PME de 8 personnes est équipée d’un  copieur N&B qui produit 4000 pages par mois, d’un copieur couleur qui en produit 3 000 et de 5 imprimantes individuelles qui produisent environ 500 pages chacune. En moyenne, entre les consommables, la location et l’amortissement du matériel, ses impressions lui coûtent 450 € par mois, soit un budget annuel de 5 400 €.

La mise en place d’outils centralisés, de certains usages (recto-verso, N&B par défaut), la négociation des contrats de location et de maintenance suffisent à faire une économie de 20 % par an et ce, dès la 1ère année. Ainsi, notre PME a gagné 1 000  € par an, des outils plus adaptés aux besoins de ses collaborateurs, et elle peut promouvoir une démarche environnementale.

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Pourquoi une politique papier ?

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Le papier est emblématique. C’est un moyen de s’orienter vers une politique plus globale d’économies d’énergie et donc de développement durable, précise Valéry Hergott, directeur de Riposte Verte, association pour un environnement tertiaire responsable.

Instaurer une politique papier dans une entreprise est souvent porteur d’économies et de gains visibles en termes de développement durable. Une
évidence quand on sait que le papier représente 60 à 80 % des déchets dr l’entreprise. Utiliser moins de papier et mieux consommer peuvent être les objectifs des sociétés qui se lancent dans l’aventure.

Mettre en place une politique papier passe donc par une politique d’achats en termes de papier. Est-ce du papier recyclé, labellisé ou classique ? Quelles sont les quantités de papier utilisé ?

Cela passe aussi par un changement des habitudes des salariés. Des actes simples comme la réutilisation des feuilles imprimées pour le brouillon
ou le paramétrage des multifonctions pour des impressions recto/verso permettent de limiter le gaspillage.

Des entreprises comme Veolia Propreté, Tri-o, Paprec ou Élise. offrent des services de tri et de recyclage du papier. Certaines entreprises proposent même de racheter le papier. Paprec met ainsi à la disposition des entreprises de Paris et de la petite couronne (Hauts-de-Seine, Seine Saint-Denis, Val-de-Marne), son kit de recyclage comprenant la livraison, la collecte et le recyclage de 20 cartons. De son côté, Élise équipe les collaborateurs de corbeilles de tri et met à disposition des conteneurs de stockage, des caissons confidentiels et autres collecteurs de tri sélectif.
De l’achat de papier à un changement d’habitudes de consommation de la part des collaborateurs, la mise en place d’une politique papier est un gage de succès immédiat et visible pour une entreprise engagée dans une démarche développement durable. Nous ne militons pas pour le « zéro papier » mais pour une utilisation raisonnée et raisonnable de celui-ci, souligne le directeur associé de Riposte Verte. Tout dématérialiser n’est pas une solution. Le revers de la médaille de cette stratégie est le coût énergétique important des postes informatiques nécessaires à cette dématérialisation.

Source : Décision achats

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Gestion de parc ou administration de parc ?

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La gestion et la maîtrise des parcs informatiques et donc des parcs d’impression sont devenues des impératifs techniques et économiques. Ainsi, les responsables informatiques doivent de plus en plus être des gestionnaires.

L’administration de parc va permettre à l’administrateur d’effectuer le suivi technique de son parc informatique et d’administrer les ressources informatiques de son entreprise.

Quelles fonctionnalités recouvrent l’administration de parc d’impression?

  • Inventaire du matériel
  • Inventaire des logiciels
  • Gestion des licences
  • Déploiement des logiciels
  • Configuration des postes
  • Gestion des alertes
  • Intégration
  • Outils de reporting
  • Contrôle à distance
  • Documentation

Les outils existant permettent aux entreprises de définir l’administration de toutes leurs ressources d’impression en fonction des règles de l’entreprise, à partir d’une console centrale.

Et la gestion de parc…

La gestion de parc, c’est le suivi en temps réel du patrimoine technique, informatique ou non de l’entreprise. Elle offre une vision globale de l’état, du suivi et des coûts des appareils utilisés dans l’entreprise et notamment des imprimantes et des copieurs. Il s’agit non seulement de recenser les différents types de machines présentes dans l’entreprise, leur nombre, leur localisation et les logiciels qui y sont installés mais de connaître aussi l’année de fabrication et d’acquisition de ces matériels et logiciels, le nom des fournisseurs, les consommables nécessaires…

La gestion de parc est une fonction à la fois administrative et technique : elle apporte une connaissance patrimoniale de son parc et offre une vision technique étendue, une vision financière et administrative.

Elle va ainsi constituer le pivot autour duquel peuvent s’articuler l’assistance aux utilisateurs ou Help Desk, la maintenance, la gestion des budgets…

L’administration de parc fonctionne plutôt comme le bilan du parc (supervision et diagnostic ponctuel du parc) alors que la gestion de parc serait plutôt le compte de résultat du parc avec un suivi permanent des actions (reporting, tracking…). C’est un peu la « comptabilité » du système d’information.

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Quand il s’agit de renouveler le parc de copieurs de l’entreprise, les PME  sont très souvent dépourvues.

Elles manquent de compétences techniques (quelles caractéristiques demander, quelles fonctionnalités seraient un plus, quel dimensionnement de parc, de matériels, quels services et quels niveaux de service exiger…).

Elles manquent de ressources hommes : rédiger un cahier des charges, dépouiller les réponses hétérogènes, les décoder, recevoir les prestataires potentiels, puis les prestataires pressentis, …. Toutes ces tâches incontournables prennent beaucoup de temps, à plusieurs personnes.

Les contrats de location et de maintenance sont souvent des trésors de clauses obscures, d’exclusions imprécises, d’engagements très limités du fournisseur. Ainsi, résilier le contrat en cours ou le faire évoluer devient vite un case tête qui amènent de nombreuses PME à poursuivre leur « partenariat » avec les prestataire en place.

Les organisations publiques font de plus en plus appel à de l’assistance à maîtrise d’ouvrage pour mener à bien leurs consultations.
Les grandes entreprises ont des services et des collaborateurs dédiés à ces missions ou font aussi appel à des experts externes.

La rémunération d’un consultant qui mène la consultation (rédaction des documents, dépouillement, entretiens et remise d’un rapport de comparaison des offres) est largement amortie par l‘économie de temps passé et l‘économie budgétaire générée par un meilleur achat.

Nous vous accompagnons en toute indépendance des fournisseurs potentiels, en tenant compte des critères qui sont importants pour vous et votre organisation.

Pour plus d’information, contactez-nous.

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Que deviennent les cartouches d’impression usagées ?

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Dans le cadre de la collecte et de la valorisation des cartouches d’impression (toner et jet d’encre), plusieurs problématiques sont mises en avant :
• Multiplicité des acteurs intervenants dans les filières actuelles
• Absence de données globales sur les flux collectés et traités
• Incertitudes sur l’impact des moyens de sensibilisation actuels auprès des consommateurs par
rapport aux solutions de collecte proposées.

Le gisement français est estimé à 70 millions de cartouches jet d’encre et 11 millions de toners laser.

Plusieurs filières de collecte et de traitement coexistent :

  • Programmes individuels ou collectifs mis en place par les constructeurs
  • Filières des remanufactureurs
  • Filières des collecteurs de terrain
  • Filières de collecte des DEEE qui ne concernent que les cartouches présentes dans les matériels collectés.

Les comportements des PME dans ce domaine donnent la préférence au retour au fabricant par enveloppe pré-affranchie et magasins de distribution. Seulement 20% déclarent jeter leurs cartouches à la poubelle, chiffre probablement sous-estimé par les répondants (cette pratique ayant une connotation négative). Plus d’1/3 des ménages et des entreprises déclarent recycler leurs cartouches depuis plus de 4 ans.

Les entreprises expriment globalement peu d’attentes dans ce domaine. L’augmentation de l’information sur le tri des déchets est le premier élément mentionné. L’existence de bacs de collecte dans l’entreprise serait également un élément incitatif.

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La réduction des volumes d’impressions permet  de réaliser des économies conséquentes tout en préservant l’environnement. Le budget impression moyen est de 1 à 3 % du chiffre d’affaires ou du budget d’une l’organisation, soit 300 à 1 200 euros par an et par salarié. Or, on peut facilement réduire les volumes d’impressions de l’ordre de 30 %. Associée à un système de badge ou de code secret (code PIN), la consolidation des moyens d’impression est souvent l’outil le plus efficace.

La suppression des imprimantes individuelles au profit de multifonctions en réseau nécessite un investissement conséquent. Mais le jeu en vaut la chandelle. En consolidant 2 600 imprimantes personnelles sur 550 imprimantes partagées en réseau, Rhodia a pu réduire ses coûts de 20 à 40 % selon les sites. La consolidation a permis de diviser par 25 le nombre de cartouches d’encre utilisées et le passage au mode recto-verso par défaut de réduire de 60 % la consommation de papier pour les impressions noir et blanc.

Autre exemple : en divisant par dix le nombre de périphériques d’impression, Sodexho a réduit de 30 % ses coûts d’impression. Tous ces retours d’expérience montrent qu’une stratégie Green IT correctement articulée peut réduire le budget opérationnel d’une DSI d’au moins 20 %. Une belle perspective en période de crise.

Sources : greenit.fr

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Alors que les ventes de matériel s’essoufflent, les offres n’ont technologiquement jamais été aussi avancées. Tour d’horizon des évolutions marquantes des solutions.

Il est bien fini le temps où le jet d’encre était dédié à l’impression de photos dans un environnement domestique et le laser à la production bureautique. La nécessité de rationaliser, de réaliser des économies, de favoriser des comportements éco-responsables sont autant d’éléments qui ont conduit à revoir les critères de choix d’un matériel. Sans distinction de technologie d’impression, c’est avant tout le matériel et ses innovations qui facilitent de nouveaux usages. Le multifonction, locomotive du marché depuis déjà quelques années, illustre cette course à l’optimisation. Pourtant, on aurait presque oublié le tour de force qui consiste à concentrer plusieurs fonctions dans un seul appareil : le MFP est devenu un appareil presque banal, dont on exige beaucoup. Il lui faut se connecter facilement au SI de l’entreprise, être évidemment partageable, se montrer le plus discret possible, à la fois en termes de décibels et d’encombrement, se contenter de peu d’énergie, présenter le coût à la page le plus bas et, bien sûr, assurer des travaux de bonne qualité. Revient en plus à ce périphérique à tout faire l’articulation de la gouvernance documentaire.

Consommation d’énergie, des progrès à faire

En terme de segment, le laser arrive toujours en tête dans les entreprises. Une place de champion gagnée à coups de développements et d’avancées courant sur près d’un quart de siècle. Ecran tactile, chargeur automatique de documents, mode recto-verso, consommables facilement remplaçables, moins chers et beaucoup plus green, les modèles jouent à la fois sur l’ergonomie et la productivité. Ils consomment aussi moins d’électricité, mais il reste des progrès à faire, la technologie laser étant particulièrement énergivore pour amener le four à température requise. Malgré les initiatives de concepteur qui cherchent à réduire les temps de préchauffage ou à concevoir des toners qui fonctionnent à une température bien plus basse que la moyenne, le problème n’est pas vraiment réglé. L’arrivée d’imprimantes et de multifonctions LED n’a pas non plus fourni de résultats satisfaisants sur le plan de la consommation d’énergie… Le jet d’encre reste encore la technologie la mieux placée. Celle-ci vient d’ailleurs une nouvelle fois disputer la suprématie du laser au bureau avec des modèles basés, entre autres, sur le micropiezo qui rivalisent désormais en termes de vitesse et de qualité.

L’or multicolore

Autre piste d’amélioration, le consommable, enjeu capital tant il représente une source de revenus pour les constructeurs mais aussi un levier d’économies pour les utilisateurs. Des cartouches hautes capacité bardées d’électronique tentent ainsi d’optimiser la consommation pour répondre à une demande qui n’est plus prête à payer au prix fort le consommable. Mais c’est surtout au niveau de l’or multicolore lui-même que les concepteurs font porter leurs efforts : la chimie des toners, comme celles des encres à pigments et à colorants, sait se montrer de plus respectueuse de l’environnement et parvient à imprimer sur de nombreux types de support avec des résultats remarquables. Elle permet même à l’impression de s’effacer au bout d’un certain temps ou de durer plusieurs siècles, nous assure-t-on ! Pour autant, l’empreinte carbone liée à la fabrication, l’usage et le recyclage des encres et toners reste toujours l’une des plus élevées du cycle de vie des solutions d’impression.

L’ergonomie n’est pas en reste. Avec une volonté marquée de concevoir des systèmes de moins en moins encombrants, silencieux et utilisables par des personnes handicapées, les constructeurs revisitent le design et la place des machines au bureau. Sans parler du développement d’interfaces directement reliées au net, avec à la clé des applications qui enrichissent la gestion du document, ni des possibilités de gestion de la mobilité qui ouvrent via le cloud de nouveaux horizons organisationnels.

Sources : Printnews

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Coût à la page des imprimantes: une norme

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La plupart des fabricants d’imprimantes ont adopté une norme unique pour déterminer l’autonomie de leurs imprimantes : le test ISO/IEC 24711.
Par le passé, les fabricants d’imprimantes parlaient d’autonomies calculées à  »5% ». En réalité, il n’y avait aucune homogénéité dans les tests et leur fiabilité étaient extrêmement faible. Désormais, ils suivent une norme unique avec des conditions précises : les valeurs communiquées sont enfin devenues comparables.

  • Le principe : 5 pages différentes sont imprimées en continu jusqu’à épuisement des cartouches, en mode standard, sans activer aucune option d’économie .
  • Ce test est réalisé au moins 3 fois par type de cartouche pour améliorer la précision du test.

Ce qu’on apprécie, en plus du fait que le test soit réalisé plusieurs fois, c’est la diversité des pages imprimées. Elles sont vraiment représentatives de ce que nous imprimons — c’est même, nous semble-t-il, plus chargé que la moyenne de nos tirages. Ce ne sont vraiment pas des pages économes en encre. Aussi peut-on se dire que le coût communiqué est même plutôt pessimiste… à un détail près.

La réserve sur le test ISO

Ce détail, c’est le choix de l’impression en continu. Personne ne sort 800 pages d’affilée. Généralement, après 1 à 5 pages, on éteint l’imprimante. Or à son réveil, pour éviter que les sorties d’encre s’encrassent, l’imprimante entame souvent un nettoyage interne, qui gâche un peu d’encre. Mine de rien, selon nos propres tests, de 5 à 20 % de l’encre est gâchée lors de cette opération. Moins vous imprimez, plus souvent l’imprimante est éteinte, plus vous gâchez d’encre.

Au final on peut considérer que les choses s’annulent. D’un côté, la norme ISO impose des pages plus chargées que la normale, de l’autre la procédure minimise un peu l’encre perdue. A la fin, les chiffres donnés semblent tout à fait satisfaisants, et une très bonne base de comparaison.

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L’empreinte carbone de nos impressions

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L’empreinte carbone est le poids de carbone qui a été nécessaire pour concevoir, fabriquer, transporter, utiliser et éventuellement détruire l’objet.

Imprimer une page, nécessite de fabriquer une imprimante, du papier et de l’encre, les transporter jusqu’à son utilisateur et d’assurer leur destruction une fois utilisés. Il faut donc compter la fabrication, le transport et l’utilisation proprement dite (de quelle energie a-t-elle besoin ?) et ne pas oublier d’inclure sa destruction ou son recyclage. Maitriser son impact sur l’environnement, commence donc par mesurer ce qu’on fait, même lorsqu’il s’agit d’imprimer une simple feuille de papier.

Lexmark a donc essayé de calculer l’empreinte carbone d’une page imprimée avec une imprimante jet d’encre multifonction. On notera que Lexmark a choisi une imprimante jet d’encre. Une imprimante laser a une empreinte écologique bien plus importante. Sa consommation d’electricité est netement plus importante et le processus de fabrication plus complexe faisant appel à des produits complexes comme des semi-conducteurs ( le tambour) et des générateurs de laser.

Dans son étude annuelle sur les impressions et l’utilisation des imprimantes en mode privé ou professionnelle Lexmark a estimé à 68% la part due à l’utilisation d’une imprimante. C’est-à-dire que : la fabrication, le transport et le recyclage des imprimantes ne contribuent pas à plus d’un tiers (32%) de l’empreinte écologique d’une impression avec une imprimante jet d’encre multifonction. Ce que sous entend Lexmark aussi, c’est que si vous voulez réduire votre impact sur la nature vous devez le faire vous-même, ne demander pas aux fabricants d’imprimantes de faire des efforts…

Le Papier représenterait 47 % de l’empreinte carbone et serait donc la première cause d’émission de gaz à effet de serre.

La consommation énergétique contribuerait à environ 10%. Mais attention, uniquement pour une imprimante jet d’encre. Une imprimante laser consommerait beaucoup plus.

L’encre, serait pour seulement 11% du bilan carbone d’une impression.

Ces données sont bien entendu à nuancer sachant qu’elles ont été publiées par un constructeur d’imprimantes mais elles recouvrent une réalité.

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