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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Formations pratiques pour la réponse aux appels d’offre publics

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De nombreux organismes et consultants vous proposent des formations aux marchés publics. Celles-ci sont très orientées sur les aspects juridiques de la consultation, du marché et de la réponse. Cet aspect est certes très important pour les consultations importantes et particulières. Je regrette pourtant que de nombreuses formations se limitent à ces aspects car elles sont pratiquées par des juristes.

Les personnes qui vont répondre aux appels d’offres publics dans les PME n’ont pas cette formation juridique et, par conséquent, ces formations leur sont peu profitables, rébarbatives et…inefficaces.

En effet, d’expérience, l’aspect juridique est loin d’être crucial pour les marchés qui les concernent. Une fois, que l’on connait les seuils de marchés, les documents administratifs à fournir à lire , les principales caractéristiques des marchés à bons de commande, de l’allotissement, les clauses de règlement et quelques autres douceurs, le plus important pour devenir un partenaire efficace des opérateurs publics est de savoir choisir les appels d’offre auxquels répondre , d’être organisé et rigoureux et de savoir mettre en valeur ses points forts.

ASSPI vous propose des ateliers pratiques qui abordent tous ces points. Ces ateliers sont adaptés à votre structure, à votre activité. Ils sont basés sur un cas pratique auquel vous pourriez répondre, auquel vous êtes en mesure de répondre à la fin de la formation. Ils sont suivis de conseils et de relecture de vos réponses pendant 1 mois suivant la session.

Ils se tiennent dans vos locaux et peuvent accueillir jusqu’à 3 personnes pour un montant forfaitaire par jour de 450 € HT.

Ce montant peut tout à fait entrer dans votre budget formation ou dans le cadre d’un DIF.

Nous pouvons également proposer des formations inter entreprises

Contactez-nous : iobiols@asspi.fr ou 06.81.02.89.74

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Consulter les fournisseurs de copieurs

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Quand il s’agit de renouveler le parc de copieurs de l’entreprise, les PME  sont très souvent dépourvues.

Elles manquent de compétences techniques (quelles caractéristiques demander, quelles fonctionnalités seraient un plus, quel dimensionnement de parc, de matériels, quels services et quels niveaux de service exiger…).

Elles manquent de ressources hommes : rédiger un cahier des charges, dépouiller les réponses hétérogènes, les décoder, recevoir les prestataires potentiels, puis les prestataires pressentis, …. Toutes ces tâches incontournables prennent beaucoup de temps, à plusieurs personnes.

Les contrats de location et de maintenance sont souvent des trésors de clauses obscures, d’exclusions imprécises, d’engagements très limités du fournisseur. Ainsi, résilier le contrat en cours ou le faire évoluer devient vite un case tête qui amènent de nombreuses PME à poursuivre leur « partenariat » avec les prestataire en place.

Les organisations publiques font de plus en plus appel à de l’assistance à maîtrise d’ouvrage pour mener à bien leurs consultations.
Les grandes entreprises ont des services et des collaborateurs dédiés à ces missions ou font aussi appel à des experts externes.

La rémunération d’un consultant qui mène la consultation (rédaction des documents, dépouillement, entretiens et remise d’un rapport de comparaison des offres) est largement amortie par l‘économie de temps passé et l‘économie budgétaire générée par un meilleur achat.

Nous vous accompagnons en toute indépendance des fournisseurs potentiels, en tenant compte des critères qui sont importants pour vous et votre organisation.

Pour plus d’information, contactez-nous.

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Audit d’impression : les principales difficultés de la rationalisation des impressions

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Les principales difficultés rencontrées lors d’un projet de rationalisation des impressions sont:

  • Divergences des pratiques d’achat : l’achat de périphériques d’impression peut s’effectuer de deux manières. Premièrement, les périphériques peuvent être achetés directement (plutôt pratiquée pour les imprimantes) et constituent une dépense de capital, ce qui pose le problème de la trésorerie et de l’amortissement du matériel. Les consommables sont souvent achetés suivant le besoin auprès de différents fabricants : magasins de fournitures de bureau, revendeurs informatiques ou directement auprès du fournisseur. Le processus de commande est manuel et peut s’avérer fastidieux, être un frein à la productivité et rend quasiment impossible le suivi des coûts de fonctionnement. Un deuxième moyen consiste à louer le matériel (plutôt pratiquée pour les copieurs) et entre dans les dépenses de fonctionnement. La location permet à l’entreprise de ne pas intervenir sur son capital et de ne pas se soucier de l’amortissement du matériel. Dans ce cas, un contrat est établi concernant le coût par page et comprend les fournitures, le service et parfois un centre d’assistance. Ces différents processus indiquent que peu d’organisations ont une vision globale de l’ensemble de leurs coûts d’impression.
  • Dissémination des périphériques : les méthodes aléatoires utilisées lors de l’achat de matériel d’impression se traduisent souvent par un enchevêtrement de matériel ancien et de nouvelles technologies nécessitant le stockage de différents types de fournitures, par aucun ou divers contrats de maintenance, ou par la difficulté à maintenir les pilotes à jour ou à répondre correctement aux demandes du centre d’assistance. En plus des coûts induits par la gestion d’un parc de périphériques hétérogène, la productivité des utilisateurs et du personnel informatique ainsi que la continuité de l’activité s’en trouvent affectées.
  • Rapport imprimantes/utilisateurs défavorable : il arrive souvent qu’une entreprise compte plus d’imprimantes qu’elle n’en utilise en raison des achats non concertés d’imprimantes de bureau ou de groupe de travail. Certaines entreprises, telles que les sociétés de communication, utilisent parfois pas moins d’une imprimante pour trois utilisateurs, mais la plupart pourraient gagner en efficacité en équilibrant ce rapport en partageant par exemple une imprimante pour 10 utilisateurs. Plus le nombre d’imprimantes dont dispose l’entreprise est élevé, plus les coûts des fournitures, de la maintenance, du support et de gestion sont importants. La suppression des imprimantes de bureau et la mutualisation des imprimantes des groupes de travail permettent de rétablir un rapport cohérent et d’optimiser la productivité et les coûts de fonctionnement.
  • Ancienneté du parc d’imprimantes : nombreuses sont les entreprises utilisant des imprimantes de plus de 5 ans. L’ancienneté augmente les risques de panne et donc les coûts de service et de maintenance, ce qui ralentit la productivité. Les anciennes imprimantes sont moins efficaces que les nouveaux modèles et le coût de leurs fournitures est plus élevé, ce qui se reflète sur le coût par page lors de l’impression. Pour réduire considérablement les frais et la consommation d’énergie, il est recommandé d’utiliser des imprimantes plus récentes ou des imprimantes multifonctions en lieu et place des anciennes imprimantes. Il se peut également qu’un matériel plus ancien ne soit pas compatible avec les dernières solutions de traitement des documents qui offrent d’autres avantages concernant l’utilisation de papier ou la sécurité des documents.
  • Absence d’outils de gestion de l’impression : peu d’entreprises disposent d’outils leur permettant de suivre, de surveiller et de contrôler leur environnement d’impression afin d’optimiser ressources et performances, prévoir l’achat de nouvelles machines et tirer pleinement profit des imprimantes en place. Elles ignorent donc le montant de la plupart des coûts d’impression. De plus en plus de revendeurs à valeur ajoutée proposent des services permettant aux entreprises de surmonter ces problèmes grâce à des solutions logicielles de suivi de parc et de consommation et grâce au pilotage régulier (comités de pilotages, reportings…).

Ces points montrent bien que la rationalisation des impressions ne peut se résumer à une suppression des imprimantes personnelles et la mise en place de multifonctions centralisés. Il s’agit d’un vrai projet à part entière.

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Small Business Act pour l’Europe

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Le Small Business Act a été mis en place en 1953.
Il est destiné à favoriser l’activité économique des PME.
Ainsi, aux États-Unis, 23 % des marchés publics fédéraux sont réservés à des Petites et Moyennes Entreprises (PME) américaines.

L’idée fait son chemin en Europe (elle s’invite même dans la campagne présidentielle française).

Ainsi en 2008,un Small Business Act pour l’Europe est adopté. Il reflète la volonté de la Commission de reconnaître le rôle essentiel joué par les PME dans l’économie européenne. Il établit, pour la première fois, un cadre politique global pour l’Union européenne et les États membres. Son objectif est  d’ancrer de façon irréversible le principe « Penser aux PME d’abord » tant dans le processus législatif que dans le comportement des administrations, et de promouvoir la croissance des PME en les aidant à surmonter les problèmes qui continuent à entraver leur développement.Il « s’applique à toutes les entreprises qui sont indépendantes, qui emploient moins de 250 salariés et qui ne dépassent pas un certain seuil pour leur chiffre d’affaires et/ou leur bilan, soit 99% de toutes les entreprises européennes. »
Objectifs : aider les PME à accéder à de nouveaux marchés et favoriser l’innovation.

Mais, il n’est pas contraignant. Il est destiné à favoriser l’accès des PME aux marchés publics non à contraindre les acteurs publics à passer un certain volume de marchés avec des PME.

Dans la mesure où l’Europe et la France sont conscientes de l’enjeu économique que représentent les PME et de la nécessité de les aider à accéder à la commande publique, nous pouvons gager que de nouvelles mesures mesures seront prises pour favoriser les PME.

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Audit d’impression : la stratégie d’impression pour maîtriser les coûts des PME

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Bien qu’il soit dorénavant admis que les coûts d’impression représentent entre 1% et 3% du chiffre d’affaires annuel d’une entreprise, 80% des PME françaises n’ont toujours pas de politique de réduction des coûts d’impression.

Tandis qu’une majorité de PME  se sont équipées d’une imprimante multifonction (MFP), seules deux PME sur dix encouragent leurs collaborateurs à l’utiliser pour numériser les documents et partager l’information plus facilement. L’enquête révèle que les PME ont investi dans des équipements de haute qualité, cependant l’utilisation d’un MFP reste basique : 86% pour l’impression, 43% pour la photocopie et seulement 16% pour la numérisation.

La mise en place de bonnes pratiques n’a pas encore été suffisamment encouragée. Pourtant, une imprimante multifonction offre un immense potentiel de productivité à une entreprise… Encore faut-il savoir l’exploiter. Moins d’un quart de ces entreprises (23%) propose l’utilisation de l’impression recto verso par défaut, une initiative qui diminuerait le coût de la page imprimée. Elles ne sont que 20% à encourager la dématérialisation des documents (numérisation et envoi par email ou sauvegarde sur clé USB par exemple), 15% à offrir des guides d’utilisation pour l’impression couleur, et 7% à proposer un système d’authentification personnelle.

La réduction des coûts passe encore essentiellement par la négociation à la baisse des coûts d’acquisition et de fonctionnement (achats de matériels, achats de consommables, contrats de maintenance) au détriment d’une stratégie d’impression à long terme orientée vers la productivité.

Pourtant les 65% de PME françaises à avoir pris des mesures reconnaissent que la réduction des pages imprimées vient plus de pratiques ponctuelles que d’une réelle stratégie d’impression : seules 2 PME sur 10 imputent la diminution des pages imprimées à une amélioration des bonnes pratiques dans leur entreprise.

Cette gestion stratégique de l’impression (contrôle de l’accès à la couleur, dématérialisation des processus documentaires, mobilité) tient une grande place dans la réduction des coûts d’impression pour les 12% d’entreprises l’ayant déjà adoptée. Cependant, il reste encore un grand travail d’information à faire auprès des dirigeants de PME, car près d’une PME française sur deux (41%) ne voit l’impression que comme une commodité.

Ainsi la mise en place de bonnes pratiques d’impression et l’utilisation optimisée des systèmes d’impression permettent de maîtriser les coûts et d’améliorer la productivité.

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La Poste et la collecte de papier de bureaux

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La Poste a annoncé lundi 7 novembre 2011 le lancement d’une filiale dédiée à la collecte de papiers de bureau à recycler, fonction qui sera assurée par les postiers auprès de petites structures, avant un tri effectué par une entreprise spécialisée dans laquelle le groupe vient d’ investir. Visant les TPE/PME et les collectivités locales, « cette nouvelle activité s’appuie sur les moyens industriels du groupe et le professionnalisme des facteurs qui, venus pour collecter ou distribuer le courrier dans une entreprise, repartent avec les papiers de bureau à recycler », selon le communiqué de La Poste.

Ces petites structures produisent entre 500 000 et 900 000 tonnes de papier non collecté par an selon l’Agence pour la maîtrise de l’énergie (Ademe), a précisé un porte-parole de l’entreprise. « Notre objectif est de capter 20 % de ce flux d’ici 2015″, a-t-il ajouté. La Poste indique avoir racheté 66 % de la société Nouvelle Attitude (le reste du capital restant entre les mains des deux fondateurs), spécialisée dans le recyclage de papiers de bureau, et qui devient une nouvelle filiale du groupe.

Nouvelle Attitude, « entreprise d’insertion par l’activité économique » conventionnée par l’Etat et le Pôle emploi, emploie actuellement « une trentaine de personnes ». Elles trieront le papier collecté par les facteurs, qui sera ensuite « transmis à des papetiers-recycleurs situés à proximité ». Après une expérimentation dans l’Essonne, cette nouvelle activité est étendue à  partir de ce jour dans le Loiret, l’Eure-et-Loir et les Yvelines, « avant une généralisation progressive à l’ensemble du territoire en 2012″, est-il précisé.

Aucune embauche spécifique de postiers n’est prévue, mais La Poste indique que cette activité sera « créatrice d’emplois de proximité puisque Nouvelle Attitude va, au fur et à mesure de la montée des demandes de collecte, créer de nouveaux emplois d’insertion ».

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Les coûts d’impression peuvent représenter 3% du chiffre d’affaires d’une entreprise. Un budget qu’il est possible de réduire jusqu’à un tiers, en rationalisant le parc d’imprimantes et en contrôlant mieux les travaux d’impression.

Combien d’imprimantes sont en service dans votre entreprise ? Combien de pages sont imprimées par mois ? Pour quel coût global ? Quel est le prix de revient à la page pour chaque type d’imprimante utilisée ? Qui sont, dans l’entreprise, les plus gros consommateurs ? Celui qui est capable de répondre à toutes ces questions peut passer son chemin. Il tient en sa main les principaux éléments pour mener à bien une politique de gestion de l’impression. Pour les autres, une bonne nouvelle. Ils ont, à portée de main, un gisement d’économie sur leurs frais généraux.
Le faible prix d’achat des imprimantes d’entrée de gamme favorise la multiplication de ces dernières, au moment où les photocopieurs d’antan sont devenus des « multifonctions » reliés au réseau, alors que certaines imprimantes laser, associées à un scanner, sont devenues des « tout-en-un ». Bref, la frontière entre imprimantes et copieurs n’existe plus.
Le point clé d’une bonne gestion de l’impression, c’est la connaissance du parc et des coûts qu’il génère. Un recensement précis est bien sûr indispensable et la centralisation des commandes de consommables et des demandes d’intervention de maintenance évidemment nécessaire mais pas toujours vérifiée dans la vie quotidienne de l’entreprise. Il sera alors possible de connaître exactement le coût des impressions, en n’omettant pas de réunir imprimantes et copieurs. Les enquêtes montrent qu’il s’imprime de plus en plus de pages et que le nombre de copies diminue. Alors que le coût d’utilisation d’un copieur est inférieur à celui d’une imprimante bureautique. Les deux mondes sont aujourd’hui réunis, mais il subsiste des différences dans le mode de facturation.

Impressions à la demande

Les fabricants historiques de copieurs font la promotion de la facturation à la page, un système bien rodé, qui a le mérite de la transparence et qui permet de connaître avec précision l’état des impressions machine par machine. Des spécialistes comme ASSPI proposent  de réaliser une expertise qui débouche sur des conseils d’organisation et de rationalisation du parc. Avec à la clé, dans la plupart des cas, une diminution du nombre d’imprimantes. Des économies qui peuvent atteindre 30 %.
La technique est, dans ses grandes lignes, simple : suppression des imprimantes personnelles, installation d’imprimantes haut de gamme et de multifonctions, dont le coût à la page est inférieur, et qu’il est plus facile d’administrer. Les économies ne se trouvent pas toujours là où on les attendrait. La gestion des formulaires pré-imprimés, à l’aide d’un logiciel adéquat, permet de réduire le nombre de formulaires et surtout offre un système d’impression à la demande, ce qui évite de conserver les stocks, fait gagner du temps et supprime le pilon, où près d’un tiers des pré-imprimés finissent leur vie.
De leur côté, les spécialistes de l’imprimante bureautique ne nient pas l’intérêt théorique de ce système. Mais ils insistent sur les effets secondaires, où les freins psychologiques ne sont pas à négliger. La possession d’une imprimante personnelle est souvent associée à un statut au sein de l’entreprise…
Quant à la facturation à la page, elle est également discutée : une page presque blanche revient moins cher qu’une sortie de présentation marketing tout en couleur. En substance, le slogan s’apparente à « payez uniquement pour l’encre que vous utilisez réellement ». Sous-entendu, la facturation à la page, à la sauce copieur, peut se révéler peu intéressante. Quand, par erreur, on imprime une page blanche, celle-ci est facturée au même prix que les autres…Il n’y a donc pas de solution miracle mais bel et bien une solution adaptée pour chaque cas à condition d’établir un diagnostic précis et de se fixer des objectifs ambitieux mais réalistes… Seul un intervenant indépendant des constructeurs et autres distributeurs peut vous garantir l’analyse objective et les préconisations optimales pour votre organisation.

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En ces temps de relance, la commande publique est un levier de développement non négligeable pour les PME.

Vous connaissez sûrement toutes les idées reçues et les vrais freins sur la question :

  • C’est compliqué et ça prend du temps.
  • Ce ne sont que de grosses commandes et je n’ai pas la taille pour ça.
  • Les administrations paient à long terme.
  • Les appels d’offre sont souvent faussés.
  • Les administrations ne travaillent pas avec de petites entreprises comme la mienne.

Vous connaissez peut-être moins tous les avantages de se lancer à la conquête de ces clients :

  • Les paiements sont assurés
  • Les procédures sont le plus souvent très transparentes : vous obtenez toutes les informations nécessaires, les échanges sont cordiaux…
  • Les administrations locales préfèrent travailler avec des entreprises locales, à taille humaine, avec lesquelles elles ont un vrai échange.
  • Les marchés inférieurs à 90 000 € sont simplifiés.
  • Les administrations ont la possibilité de traiter des marchés inférieurs à 4 000 € sur simple consultation de 3 devis.
  • Les références que vous obtenez en travaillant avec le secteur public sont un gage de qualité pour tous vos futurs prospects (publics et privés).

Certes, il faut connaître leur langage.

Certes, il faut savoir comment trouver les offres qui vous correspondent.

Certes, il faut mettre en place une organisation pour s’assurer de répondre de façon optimisée.

Mais, vous pouvez tout à fait accéder à ces pré-requis avec une formation pratique d’1 journée, dans votre entreprise (zone IDF uniquement). ASSPI vous propose un forfait formation de 420 € HT, incluant :

  • la journée de formation pour 3 personnes maximum,
  • le support de formation,
  • l’assistance aux 2 premières réponses que vous ferez.

ASSPI assiste également les PME dans la rédaction de leur mémoire technique et la constitution des dossiers de candidature. Consultez-nous.

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Des imprimantes programmées pour la panne

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Comme nous vous l’expliquions dans un précédent article, certaines imprimantes à jet d’encre cessent de fonctionner alors que les cartouches contiennent encore parfois plus de 40% d’encre ! La « panne » est déclenchée par le compteur de pages imprimées. C’est notamment le cas de Canon, Kodak et Epson. Vous n’avez alors pas d’autre choix que de jeter la cartouche à moitié pleine.

Un développeur russe, Vitaliy Kiselev, a mis au point un logiciel – gratuit téléchargeable sur www.ssclg.com/epsone.shtml – qui permet de remettre à zéro le compteur d’impressions de l’imprimante et de le bloquer. Le logiciel fonctionne sur plus de 100 modèles différents d’imprimantes Epson Stylus. Grâce à lui, vous pourrez vider vos cartouches d’encre jusqu’à la dernière goutte et les re-remplir. Magique !

Dans le même ordre d’idées, Arte diffusait le mardi 15 Février un documentaire sur l’obsolescence programmée de nos matériels et notamment des imprimantes jets d’encre. Lorsque le compteur de pages imprimées atteint un certain niveau, l’imprimante « tombe en panne » et vous informe que diverses pièces sont à changer. En général, nous procédons au remplacement de la machine. Le logiciel de M.Kiselev peut donc aussi redonner vie à vos imprimantes Epson « agonisantes ». De nombreux forums donnent des astuces pour remettre à zéro les compteurs de diverses imprimantes. Il ne nous reste plus qu’à chercher et essayer. Les économies réalisables valent bien d’y consacrer un peu de temps.

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Les petites entreprises face aux marchés publics

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Quand on essaie de toucher les tout petites entreprises (professions libérales, artisans…), soit ils connaissent à peine, soit ils sont persuadés que ce n’est pas pour eux. Or, il y a foultitude de marchés qui leur correspond ! que ce soit des marchés d’entretien, de nettoyage… des marchés sans publicité (car en dessous de 4000 euros) ou autre, il y a près de 20% des dépenses publiques qui passent « hors marchés publics classiques » et sur lesquels beaucoup peuvent répondre !

En ces temps de relance, la commande publique peut être un levier de développement non négligeable pour les PME. Aujourd’hui, elle représente un total de 130 milliards d’euros par an en France, dont seuls 35% sont attribués aux PME.

Le BTP en est le premier fournisseur avec près de 45% de la commande publique ! Pourtant, peu de TPE et PME du bâtiment exploitent ces opportunités et seulement 1% de celles qui soumissionnent y répondent par voie numérique.

Selon MEDE (Mission pour les Echanges Dématérialisés), partenaire de la FFB, « c’est le manque de formation et d’information sur cet enjeu – et probablement le manque de pratique – qui constitue le principal frein à une mise en œuvre accrue de ces nouvelles procédures ».

Les appels d’offres sont beaucoup plus accessibles qu’on ne veut bien le croire généralement.
On entend souvent : « Nous n’avons pas la taille suffisante ». En fait la taille des entreprises fournisseurs est rarement le critère prépondérant d’achat, tant que le fournisseur démontre sa capacité à réaliser, pour un prix raisonnable (pas forcément le moins cher), et surtout démontre qu’elle peut faire mieux que ses concurrents.

De manière spécifique pour les marchés publics, on entend également souvent : « Les administrations ne donnent pas de chances aux TPE-PME. » En 2007, 14% de la commande publique a été affectée aux P.M.E, soit environ une dizaine de milliards d’Euros. Certes avec 14%, il y a encore de la marge de progression, et tant mieux pour nos P.M.E.
2 conseils pratiques (liste non exhaustive) pour les T.P.E :

  • Postuler surtout sur des « petits » marchés, la crédibilité est en effet plus facile à démontrer. Il existe une catégorie de marchés publics correspondant très bien à ce critère : les fameux « MAPA » (Marchés A Procédures Adaptées). Au dessous des seuils de 133 000  € HT pour l’Etat et 206 000 €  HT pour les collectivités locales, les marchés de travaux peuvent être passés selon une Procédure Adaptée (Article 26 du Code des Marchés Publics). Les Marchés à procédure adaptée se distinguent aussi par l’allègement des pièces à fournir.
  • S’associer avec des entreprises plus grandes pour attaquer des marchés plus ambitieux.

En conclusion, le contexte politico-légal n’est pas le frein premier pour les TPE-PME, il serait même plutôt un élément favorable. La question fondamentale devient alors : Comment ces entreprises peuvent gagner davantage d’appels d’offres ?

Il existe 3 leviers primordiaux :

  • Ce qu’elle va entreprendre avec l’entreprise acheteuse avant la sortie du cahier des charges.
  • Comment elle va concevoir sa proposition technique et commerciale : Disposer d’un bon produit ou service à un prix raisonnable n’est pas en général suffisant pour être le mieux placé.
  • Les actions que le fournisseur mettra en œuvre à l’issue de sa remise de proposition.

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