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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Innovations technologiques dans le monde de l’impression

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Côté innovation, l’heure n’est plus aux grands bouleversements comme a pu l’être le passage du noir & blanc à la couleur. Aujourd’hui, les technologies d’impression sont techniquement abouties, notamment en termes de rendu et de qualité d’impression, et surtout en fiabilité. En matière d’innovation technique, il faut s’attendre dorénavant plus à des ajustements technologiques qu’à des révolutions.

Désormais, les constructeurs concentrent leurs efforts de R&D sur le développement de services et de solutions d’aide à la productivité. C’est la convivialité dans l’utilisation du matériel qui est la priorité des constructeurs. Cela passe par des panneaux de configuration en couleur, la possibilité pour l’utilisateur de créer ses propres boutons sur la machine pour bénéficier de tâches répétitives automatisées… L’utilisateur crée son propre environnement ce qui lui permet d’être plus productif.

L’innovation technologique n’est cependant pas totalement absente, même dans une technologie aussi aboutie que l’impression laser. Ainsi, la dernière génération des matériels laser HP est équipée de la technologie de fusion instantanée permettant de réduire leur empreinte environnementale en diminuant leur consommation énergétique de moitié. Chez Brother, c’est l’arrivée sur le
marché en novembre dernier de la nouvelle gamme de matériels laser couleur à LED qui rend le prix des matériels d’impression
couleur encore plus accessible.

Les avancées technologiques dans le domaine du jet d’encre vont également dans le sens d’une plus grande accessibilité de la couleur pour les petites entreprises. Les imprimantes jet d’encre grand public ont un prix d’acquisition peu élevé, en revanche elles se révèlent coûteuses à l’utilisation en raison du prix des consommables. On leur reproche également leur vitesse d’impression pas assez rapide dans le cadre d’une utilisation professionnelle. Deux constructeurs, Epson avec les imprimantes micro piezo lancées il y a un an et HP avec la nouvelle gamme Office Jet Pro lancée fin 2009, ont réussi la synthèse technologique de deux savoir-faire pour développer des imprimantes jet d’encre de nouvelle génération permettant de proposer le meilleur du jet d’encre pour un usage professionnel.

Aujourd’hui, la prise en compte des attentes environnementales des utilisateurs est devenue un nouvel axe de recherche et d’innovation pour les constructeurs. Actuellement, les recherches s’orientent vers la réduction de l’empreinte carbone, la réduction du bruit et de la consommation.

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Le marché de l’impression a souffert. En 2009, il a même frôlé un recul de 25 % au niveau mondial. En France, la baisse n’a été que de 10 % en volume et de 6,8 % en valeur, des chiffres qui recouvrent des disparités selon les catégories de machines. Une contraction du marché qui se traduit par un renforcement de la concurrence entre les marques qui sont près d’une vingtaine sur le marché européen.
Cette morosité du marché s’explique en grande partie par l’impact de la crise économique. L’année 2009 a été marquée par le report des décisions d’investissement dans les entreprises et, plus globalement, par la réduction des dépenses. Par contre, la bonne nouvelle est que les entreprises ont continué à imprimer. Les ventes de toners et de cartouches d’encre ont même enregistré
une légère progression en volume. Le recul des ventes de matériels d’impression a aussi d’autres causes plus structurelles. En fait,
depuis 2006, les ventes ont reculé de près de 17 %, traduisant une remise en cause des habitudes d’impression liée à la montée en puissance de la dématérialisation et de préoccupations à la fois économiques et écologiques.

Si la recherche d’économies de coût a été accentuée par la crise, elle est désormais omniprésente et installée pour durer. Aujourd’hui, la demande est de plus en plus forte pour des solutions de gestion de l’impression. Les solutions de coût à la page, initialement développées pour gérer les parcs de machines dans les grandes entreprises, sont aujourd’hui également demandées par les PME.

La chasse au gaspillage est lancée. Quand on sait que l’impact environnemental d’une imprimante est dû à 70 % à l’impression de pages de mauvaise qualité ou non utilisées et qu’environ 16 % des pages imprimées sont jetées avant d’être lues, il y a là un gisement d’économie autour duquel les constructeurs développent solutions et conseils. Cela va de la proposition d’une méthodologie pour réduire le nombre de pages gaspillées, notamment en installant l’impression recto verso en standard sur leurs matériels, jusqu’à la mise en place de solutions de maîtrise de l’impression avec, par exemple, la possibilité d’autorisation par badge des impressions.

Les offres de services de coût à la page développées depuis peu par les fabricants à l’intention des petites entreprises se veulent simples et faciles d’accès. Ce sont généralement des contrats forfaitaires incluant matériel, consommables, maintenance et, éventuellement, le financement.

Une autre tendance, révélée depuis quelques années et qui se confirme, est la progression du parc des matériels d’impression en couleur allant de pair avec le développement des ventes de multifonctions. Dans le contexte plutôt morose qu’a connu le marché des matériels d’impression l’année dernière, ces multifonctions (MFP) constituent la seule catégorie à avoir continué à progresser.

Dans les entreprises, la tendance est à passer directement de l’imprimante laser monochrome à un équipement MFP couleur, en sautant l’étape intermédiaire de l’imprimante laser couleur. Ce succès des MFP tient d’abord à l’apport de leurs multiples fonctionnalités, mais aussi parce qu’ils s’inscrivent dans la logique de rationalisation des coûts que recherchent aujourd’hui les utilisateurs.

Sur ces préoccupations économiques se greffent aujourd’hui des préoccupations environnementales. 32 milliards de pages imprimées sont oubliées sur l’imprimante ou jetées avant lecture, soit l’équivalent de 400 millions d’euros sans compter les effets sur l’environnement. Le souci de l’environnement est une tendance qui va s’accentuer en 2010 et qui constitue un véritable vecteur de développement pour les MFP en A4.

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Réduction des frais généraux : mode d’emploi

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Quand faut-il agir ? En pleine croissance, il convient plutôt de maîtriser la croissance des frais généraux, en baisse d’activité, il est trop tard. Il faut donc agir quand tout va bien, lors de réflexions sur l’organisation de l’entreprise, ses objectifs et les moyens de les atteindre. C’est donc l’occasion d’un plan d’action en matière de frais généraux.

Par quoi commencer ? Un plan de réduction des frais généraux doit commencer par une analyse des masses financières
concernées. La comptabilité ne permet généralement pas d’obtenir directement cette information. Il faut donc recombiner les données et les analyser.

Quels leviers d’action ? La baisse des prix par la négociation, la maîtrise de la consommation, la modification des spécifications pour les produits ou services, le choix entre « faire » et « faire faire », l’organisation des achats.

Qui va s’en charger ? Le recours à un prestataire externe peut apporter à l’entreprise une solution pour l’optimisation de ces frais généraux. La première caractéristique de ces cabinets est d’être tout simplement disponibles pourse pencher sur les dossiers.  La deuxième est qu’il est plus facile pour le Directeur Général de confier cette mission à un cabinet externe plutôt que de demander
aux collaborateurs, en plus de leur quotidien, d’assurer la mission ingrate d’éplucher les factures…

Comment mesurer le résultat ? La performance achats est généralement mesurée par la baisse des charges, l’augmentation moindre des coûts. Les indicateurs portent sur: décisions de non achat (meilleure utilisation des moyens existants), les différences entre budget N et N-1, les différences entre prix de marché et prix obtenus, les remises sur achats, le nombre de fournisseurs et les modes d’achats. Pour les frais généraux, la notion de satisfaction du client interne est importante. L’une des difficultés généralement rencontrée est que la performance ne se mesure pas seulement en terme de productivité mais aussi en terme de qualité et de suivi, difficiles à quantifier.

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La lecture à l’écran, oui mais…

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Tout d’abord, nous sommes habitués à lire sur papier. On a ainsi acquis des réflexes de lecture qui sont difficilement transposables lors de la lecture sur écran. Ensuite, nos caractéristiques physiologiques ne nous permettent pas de lire sur écran comme sur papier.

Déchiffrer les caractères et les assembler est en général plus lent et plus fatiguant sur écran. La lecture sur écran serait plus lente de 25% comparativement à la lecture papier.
De plus, une lecture prolongée ou répétée sur écran est susceptible d’entraîner des problèmes de fatigue visuelle, dus en grande partie à une sollicitation importante de l’œil.

La sensation de confort visuel et les conditions de vision optimale dépendent étroitement de la répartition des contrastes des luminances et la compréhension dépend directement de la forme du texte. On doit donc optimiser les caractéristiques des informations afin d’en faciliter la lecture :

  • Pour améliorer la vitesse de perception et le confort visuel, on doit optimiser les couleurs employées. On peut dire que le contraste positif (fond clair / caractères sombres) est plus adéquat que le contraste négatif (fond sombre / caractères clairs). Ainsi, la sensation de confort visuel est en grande partie déterminée par le contraste des mots avec le fond.
  • La lisibilité dépend de paramètres propres aux caractères :  taille des caractères affichés, espacement des lettres, espacement des mots et des lignes, typographie. Il faut notamment mettre en valeur les informations importantes, les mots clés en utilisant des enrichissements typographiques tels que le gras ou l’italique (prendre en compte que le style italique est moins lisible qu’un style classique), en jouant sur les tailles de caractères. Il convient d’écrire en minuscules plutôt qu’en majuscules (les mots écrits en lettres minuscules sont plus faciles à lire que ceux écrits en lettres capitales). On peut toutefois se permettre d’écrire en majuscules pour des informations brèves (intitulé d’un bouton, titre de page, titre de rubrique, etc.).
  • La structure même du document doit être adaptée à ce média. Il est conseillé de fournir un sommaire pour les textes longs. Il convient de diviser visuellement le texte en parties (titres et sous-titres). On divisera également le texte en  unités de sens (une idée par paragraphe car on part du principe que les lecteurs ne lisent pas les paragraphes en entier mais cherchent l’idée principale). La voix active permet également d’améliorer la compréhension du texte.

Faciliter la lecture d’informations à l’écran, c’est donc à la fois travailler sur la facilité de perception et sur la facilité de compréhension du contenu. Ces notions sont relativement prises en compte pour les informations consultables sur le web. Elles le sont moins pour les documents internes des entreprises, par exemple…

Une charte d’impression

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Comme le montrent quelques études sur le sujet, la sensibilisation de chacun au niveau individuel progresse et les pratiques éco responsables à la maison s’étendent. Mais au bureau, c’est autre chose…Il faut donc poursuivre l’évangélisation, multiplier et diversifier les actions et communications.

En matière d’impression, les pratiques commencent à évoluer mais très lentement (encore 28 pages par jour par salarié !). Un des moyens de diminuer vos impressions et de mettre en place une charte d’impression. Elle permet d’établir clairement et simplement les pratiques que vous désirez mettre en place dans votre unité.

Voici quelques exemples de recommandations que vous pouvez mettre en pratique  :

  1. Recommander l’échange électronique des travaux collaboratifs sans recourir à l’impression.
  2. Transmettre les lettres d’information, notes de service ou autres par courriel ou par l’intranet.
  3. Limiter le nombre de pages dans les documents produits, quitte à faire des références à d’autres documents électroniques, à proposer des synthèses imprimables, isolées du document intégral.
  4. Réduire le tirage des documents au strict nécessaire : autant de documents que de stagiaires ou de participants à la réunion, pas d’exemplaires supplémentaires « au cas où ».
  5. Prévoir l’envoi de cartes de voeux en format électronique : c’est d’actualité

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Les PME et les marchés publics

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L’accès à la commande publique est un formidable accélérateur de croissance pour les PME françaises. Aujourd’hui, elle représente un total de 130 milliards d’euros par an en France, dont  35% sont attribués aux PME.

Depuis 2002, le gouvernement français s’est résolument engagé en faveur de l’accès des PME aux marchés publics : nouveau Code des marchés publics 2006, rapport Stoléru… Le décret relatif à la définition des PME en ce qui concerne la commande publique a été publié au Journal officiel du 4 mars 2009 : il s’agit des entreprises « qui occupent moins de 250 personnes et dont le chiffre d’affaires annuel n’excède pas 50 millions d’euros ou dont le total du bilan annuel n’excède pas 43 millions d’euros ».

Dans les mesures en faveur des PME, il faut noter que le manque de références n’est plus une cause de rejet pour l’administration. Bonne nouvelle, pour les entreprises récemment créées mais aussi pour celles qui n’ont travaillé qu’avec le privé jusque là. Une deuxième mesure concerne l’allotissement en cas de marché à multiples entrées. En d’autres termes, les marchés doivent être le plus possible « saucissonnés » en lots distincts, permettant des commandes plus petites et donc plus accessibles aux plus petites entreprises. A défaut l’administration pourra devoir justifier pourquoi l’allotissement n’est pas la bonne solution.

Les trois difficultés majeures qui font que les PME hésitent encore à se lancer dans les marchés publics :

  • le manque d’information et de connaissances des offres, la difficulté à trouver l’information, à se faire référencer
  • la complexité et le formalisme de la procédure de réponse
  • le manque de trésorerie des TPE et PME

De nombreuses PME ne répondent pas à ces appels d’offre sous le prétexte : « Nous n’avons pas la taille suffisante ». En fait la taille des entreprises fournisseurs est rarement le critère prépondérant d’achat, tant que le fournisseur démontre sa capacité à réaliser, pour un prix raisonnable (pas forcément le moins cher), et surtout démontre qu’elle peut faire mieux que ses concurrents.

Pour les PME, accéder à ce potentiel de chiffre d’affaire, cela nécessite  de bien comprendre les mécanismes du code des marchés publics qui fixe les règles entre les acheteurs publics et leurs fournisseurs, mais aussi les actions et les éléments de l’offre qui vont favoriser la réussite.

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1ère bonne résolution 2011 : j’imprime le moins possible

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En cette période de bonnes résolutions, je vous propose de modifier notre relation au document écrit.

Le développement d’internet et le recours généralisé à l’informatique au bureau permettent aujourd’hui de communiquer et d’échanger en ligne.
Bien utilisés, le courrier électronique, internet ou l’intranet, permettent de réduire de 10 à 30% sa consommation de papier au bureau.

Au delà de l’impression économique (recto-verso, mode brouillon, papier recyclé, cartouches d’encre génériques…), moins d’impressions est un objectif facilement atteignable dès lors que l’on adopte quelques réflexes :

  • Lire ses mails à l’écran, les classer et les taguer pour une recherche efficace
  • Favoriser la mise en place de formulaires de demande en ligne et remplir à l’écran tout formulaire de gestion interne (demande de fournitures, demandes de congés…)
  • Développer l’utilisation de mails en interne pour l’annonce de réunions et les communications ciblées (newsletter interne…)
  • Stocker les documents en ligne pour économiser de l’espace physique et permettre une recherche plus efficace (par client, année, étude…)
  • Penser « économie de papier » et solliciter la collaboration de ses collègues et employés à ne pas imprimer ses emails ou les documents qui peuvent y être attachés
  • Utiliser un ordinateur lors des réunions avec envoi préalable aux parties prenantes des documents de travail nécessaires
  • Répondre à une invitation sans imprimer la convocation ni la confirmation
  • Utiliser un vidéoprojecteur pour animer une réunion plutôt que d’imprimer
  • Éviter de distribuer des documents imprimés aux participants d’une réunion ou d' »une formation (envoi par mail, mise à disposition sur intranet, dans répertoire partagé, clés USB…) ou en diminuer le nombre
  • Développer une page intranet donnant accès aux éco-gestes à appliquer au bureau, une rubrique questions-réponses et un contact.

Avec un peu de pratique et une méthodologie de classement adaptée, vous constaterez une baisse significative de vos impressions mais aussi une plus grande accessibilité aux documents et informations.

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Nouveautés 2011 : Ateliers réponse aux appels d’offre publics

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Tout au long de 2010, dans le cadre de mes activités de consultant expert en systèmes d’impression,  j’ai rencontré des personnes d’horizons très divers : petites et moyennes entreprises privées des secteurs de l’ assurance, des prestations informatiques, du BTP…, petits établissements publics, collectivités territoriales, ministères. Au fil de ces rencontres, au vu de mes expériences et compétences en matière de marchés publics, on m’a régulièrement sollicitée pour accompagner soit l’administration dans la rédaction de son dossier de consultation, soit l’entreprise dans ses réponses aux appels d’offre.

Je vous ai présenté les prestations d’accompagnement des administrations dans l’article L’accompagnement dans la passation d’un marché de fourniture de systèmes d’impression.

Je souhaite apporter mon aide aux entreprises qui, comme moi, sont persuadées qu’il ne s’agit pas d’être juriste, ni d’être une multinationale pour emporter des marchés publics. Aussi, j’ai décidé en 2011 d’étendre l’offre de services de ASSPI et de vous proposer des ateliers pratiques, destinés à construire vos réponses aux appels d’offres publics (Ile de France uniquement). Découvrez le programme et les modalités dans la fiche pratique Ateliers réponse aux appels d’offre publics

Cordialement,

Isabelle OBIOLS

Une excellente année 2011

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ASSPI vous présente ses meilleurs vœux pour cette nouvelle année.