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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Les discrètes évolutions des systèmes d’impression

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Alors que les ventes de matériel s’essoufflent, les offres n’ont technologiquement jamais été aussi avancées. Tour d’horizon des évolutions marquantes des solutions.

Il est bien fini le temps où le jet d’encre était dédié à l’impression de photos dans un environnement domestique et le laser à la production bureautique. La nécessité de rationaliser, de réaliser des économies, de favoriser des comportements éco-responsables sont autant d’éléments qui ont conduit à revoir les critères de choix d’un matériel. Sans distinction de technologie d’impression, c’est avant tout le matériel et ses innovations qui facilitent de nouveaux usages. Le multifonction, locomotive du marché depuis déjà quelques années, illustre cette course à l’optimisation. Pourtant, on aurait presque oublié le tour de force qui consiste à concentrer plusieurs fonctions dans un seul appareil : le MFP est devenu un appareil presque banal, dont on exige beaucoup. Il lui faut se connecter facilement au SI de l’entreprise, être évidemment partageable, se montrer le plus discret possible, à la fois en termes de décibels et d’encombrement, se contenter de peu d’énergie, présenter le coût à la page le plus bas et, bien sûr, assurer des travaux de bonne qualité. Revient en plus à ce périphérique à tout faire l’articulation de la gouvernance documentaire.

Consommation d’énergie, des progrès à faire

En terme de segment, le laser arrive toujours en tête dans les entreprises. Une place de champion gagnée à coups de développements et d’avancées courant sur près d’un quart de siècle. Ecran tactile, chargeur automatique de documents, mode recto-verso, consommables facilement remplaçables, moins chers et beaucoup plus green, les modèles jouent à la fois sur l’ergonomie et la productivité. Ils consomment aussi moins d’électricité, mais il reste des progrès à faire, la technologie laser étant particulièrement énergivore pour amener le four à température requise. Malgré les initiatives de concepteur qui cherchent à réduire les temps de préchauffage ou à concevoir des toners qui fonctionnent à une température bien plus basse que la moyenne, le problème n’est pas vraiment réglé. L’arrivée d’imprimantes et de multifonctions LED n’a pas non plus fourni de résultats satisfaisants sur le plan de la consommation d’énergie… Le jet d’encre reste encore la technologie la mieux placée. Celle-ci vient d’ailleurs une nouvelle fois disputer la suprématie du laser au bureau avec des modèles basés, entre autres, sur le micropiezo qui rivalisent désormais en termes de vitesse et de qualité.

L’or multicolore

Autre piste d’amélioration, le consommable, enjeu capital tant il représente une source de revenus pour les constructeurs mais aussi un levier d’économies pour les utilisateurs. Des cartouches hautes capacité bardées d’électronique tentent ainsi d’optimiser la consommation pour répondre à une demande qui n’est plus prête à payer au prix fort le consommable. Mais c’est surtout au niveau de l’or multicolore lui-même que les concepteurs font porter leurs efforts : la chimie des toners, comme celles des encres à pigments et à colorants, sait se montrer de plus respectueuse de l’environnement et parvient à imprimer sur de nombreux types de support avec des résultats remarquables. Elle permet même à l’impression de s’effacer au bout d’un certain temps ou de durer plusieurs siècles, nous assure-t-on ! Pour autant, l’empreinte carbone liée à la fabrication, l’usage et le recyclage des encres et toners reste toujours l’une des plus élevées du cycle de vie des solutions d’impression.

L’ergonomie n’est pas en reste. Avec une volonté marquée de concevoir des systèmes de moins en moins encombrants, silencieux et utilisables par des personnes handicapées, les constructeurs revisitent le design et la place des machines au bureau. Sans parler du développement d’interfaces directement reliées au net, avec à la clé des applications qui enrichissent la gestion du document, ni des possibilités de gestion de la mobilité qui ouvrent via le cloud de nouveaux horizons organisationnels.

Sources : Printnews

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Définition du comité de pilotage

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Le comité de pilotage est un groupe de personnes chargées de veiller au bon fonctionnement d’un projet au sein d’une entreprise. C’est la définition générale donnée par Wikipedia.

Dans le cadre des projets d’optimisation des moyens d’impression,pour améliorer le suivi du projet sur le plan de l’observation et des choix à effectuer, il se constitue généralement une équipe transversale au projet : le comité de pilotage. Le comité de pilotage est généralement constitué d’un chef de projet interne à l’entreprise, des personnels chargés des missions liées au parc (commandes, suivi financier et comptable, connexion et intégration informatique…), du commercial du prestataire, du responsable des engagements de service pour le prestataire. Dans les grandes organisations, on ajoutera le ou les sponsors internes du projet.

Le comité de pilotage est créé pour :

  • planifier les opérations complexes (déploiements, formations utilisateurs…),
  • analyser les résultats (engagements de services, données financières…),
  • décider des actions à mener (mouvements de parc, plan de progrès…),

Le Comité de pilotage regroupe des décideurs capables de rendre les arbitrages nécessaires à la conduite du projet (allocations de ressources ou de budget , révision du périmètre du projet, révision des délais, …).

Dans le cadre de projets complexes ou importants, on peut distinguer :

  • un comité de pilotage, à vocation opérationnelle (suivi régulier de l’avancement du projet, prises des décisions concernant les actions à mener, suivi des déviations et actions correctives…
  • un comité directeur, à vocation plus stratégique, regroupant souvent les dirigeants de l’organisation, en mesure de rendre des arbitrages qui dépassent les responsabilités des participants au comité opérationnel.

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Facility Management ? quesako

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Le Facility Management (FM) consiste en une gestion globale des fonctions support de l’entreprise (services généraux) par des prestataires de services tiers spécialisés. La problématique principale du Facility Management est d’améliorer la qualité des prestations dans le cadre d’une réduction des couts. En France, le Facility Management est encore perçu comme une offre de management des services, englobant la gestion des prestations multitechniques (services aux bâtiments) et la gestion des prestations multiservices (services aux occupants).

Tous les secteurs, tertiaire et industrie, sont concernés, les très grandes entreprises comme les PME. Sachant toutefois que le choix du prestataire, le contenu de la prestation et le contenu du cahier des charges devront être adaptés à la taille de l’entreprise cliente, pour répondre au mieux aux besoins de chacun.

Autant dire que le FM permet de transformer des coûts fixes en coûts variables. Ainsi des gains de productivité sont envisageables en réorganisant les fonctions, avec un meilleur management des ressources humaines et par une optimisation des achats provenant d’une connaissance aigue des pratiques du marché. Au-delà, l’avantage qu’en retire l’entreprise cliente c’est d’être face à un interlocuteur unique globalisant un panel de prestations et s’engageant sur des résultats.

Pour que tout se passe au mieux, la fiabilité des engagements est assurée par un contrat permettant de budgéter une enveloppe annuelle. Il est évident que le bon déroulement de la prestation est lié à la qualité du prestataire, à ses compétences et à sa maîtrise de l’externalisation. Il est nécessaire que ce soit le client, c’est-à-dire l’entreprise, qui garde la maîtrise d’ouvrage en interne. La démarche à effectuer peut s’articuler comme suit :
– Identification du périmètre précis de la fonction.
– Validation de la faisabilité des prestations à fournir et à son éventuelle intégration.
– Définition des critères de mesure et de suivi de la prestation, suivant l’engagement sur des résultats convenus et une proposition des outils de contrôle.
– Prise en charge et basculement vers le prestataire avec la constitution de l’équipe et des interlocuteurs, transfert des connaissances et mise en route des indicateurs de niveaux de service.
– Suivi et évaluation de la prestation avec la publication des rapports d’activités, l’enquête de satisfaction des utilisateurs finaux et le suivi de la relation commerciale et plan de progrès.

Le FM est pour les entreprises une formidable opportunité, de garder le contrôle, en se déchargeant d’une part des activités connexes à leur cœur de métier. et ainsi de mieux se concentrer sur ce dernier ! C’est sans doute pour cela que les offres professionnelles qui s’adressent aux entreprises ont aujourd’hui le vent en poupe et qu’elles ne cessent d’accroître leur importance.

Pour le sujet qui nous intéresse des impressions, le FM est également en plein développement et les conditions de réussite d’un tel projet sont les mêmes que ceux énoncés ci-dessus de façon générale :

  • Identification du périmètre ou audit
  • Définition des prestations à fournir et de leur intégration dans l’organisation via des préconisation techniques, financières et organisationnelles.
  • Définition des engagements de services et proposition d’ outils de suivi et contrôle.
  • Suivi du parc et de ses usages et plan de progrès via les comités de pilotage.

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Output management ? quezako

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Le secteur d’output management s’est radicalement transformé ces dernières décennies, notamment en raison de l’importance croissante des documents électroniques, or ce changement ne cesse de continuer. Les utilisateurs mais aussi les fournisseurs sont confrontés à la complexité et donc aussi à la confusion toujours plus grandes du marché. Par conséquent, la définition d’output management varie aussi très fortement. En fonction de la spécialité, du secteur d’activité et des responsabilités, certaines parties du processus global sont souvent considérées comme partie intégrante de l’output management, par exemple la gestion centralisée des imprimantes grâce à un logiciel unique.

La notion d’ « output management » comprend au contraire le déroulement global commençant par la création d’un document à partir des contenus disponibles dans les différents systèmes d’entrée, passant par le traitement complet et finissant par la transmission aux destinataires souhaités ou par l’archivage dans l’archive souhaitée. L’output management consiste donc à optimiser ce processus global par rapport au temps, à la qualité et notamment aux coûts.

Dans le domaine du traitement, outre les processus de traitement s’appuyant sur les documents et l’envoi, on inclut aussi la commande de tous les appareils associés au processus, par exemple les imprimantes, les machines de mise sous pli, etc. De surcroît, l’attention est portée sur la surveillance complète des différentes étapes partielles mais aussi sur un concept pour intercepter des erreurs ou prendre des mesures appropriées en cas d’erreur.

L’output management semble une solution intéressante notamment parce que l’utilisation de documents sans papier, par ex. factures au format PDF envoyées par e-mail, apparaît de plus en plus comme une alternative rapide et économique par rapport au document papier classique. De plus, le respect de conventions et normes spéciales, telles que l’observation des normes PDF/A pour la création de documents électroniques destinés à un archivage de longue durée, revêt une importance toute particulière.

Source : Compart

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TCO et audit

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Les entreprises se préoccupent enfin des coûts de leur parc d’impression. Ces derniers sont longtemps restés en dehors de la démarche qu’elles ont entamée depuis quelques années pour mieux les contrôler. Tout y est passé pourtant, du poste de travail jusqu’à l’infrastructure réseau la plus complexe. Sauf les imprimantes. Car celles-ci ne sont pas considérées comme des produits « nobles » , trop marquées « commodities » , et surtout parce que la gestion du parc d’imprimantes a toujours été éclatée entre plusieurs services. À l’informatique la tâche de s’équiper de matériels d’impression au plus bas prix, aux services généraux, celle de s’occuper des consommables.Or, une politique de contrôle des coûts digne de ce nom doit fédérer sous une même férule tout ce qui peut aider à les gérer.

Les fournisseurs d’équipements, qui sont impatients d’assurer des services de gestion de parcs, constatent avec plaisir que leurs arguments commencent à porter, aidés en cela par la vague de contrôle des coûts qui agite leurs clients. Et par le Gartner Group, grand chasseur des TCO (total cost of ownership) devant l’Éternel : la société d’études a évalué de 1 à 3 % du CA ces coûts d’acquisition et d’exploitation des parcs d’impression. De quoi en refroidir plus d’un. Les entreprises ne sont pourtant que 12 % à connaître le budget total consacré à l’impression, selon IDC France.

À leur décharge, rien ne semble plus difficile et plus chaotique que de mesurer l’exacte étendue d’un parc par définition très fragmenté, avec un nombre parfois considérable de prestataires, de services clients, de consommables. Il est surtout compliqué de savoir qui imprime quoi. D’où la multiplicité d’offres d’audit qui voient le jour sur le marché, relayées par les constructeurs de multifonctions et d’imprimantes et aussi quelques spécialistes des services informatiques. Car pour l’instant, ce sont surtout les entreprises de plus de 1 000 salariés qui s’y intéressent, même si de l’avis des acteurs de l’industrie et de la distribution, les entreprises de toutes tailles peuvent être concernées par la maîtrise des coûts d’impression. Les petites et moyennes entreprises pourront bénéficier d’offres plus adaptées d’audit et d’accompagnement de cabinets indépendants mais ces offres n’en sont qu’à leurs débuts.

Source : décision distribution

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7 étapes pour répondre concrètement aux appels d’offre publics

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Vous avez décidé de chercher du chiffre d’affaires auprès du secteur public. Il va vous falloir répondre aux appels d’offre publics. Cette nouvelle activité nécessite une certaine organisation. Nous vous proposons 7 étapes pour être opérationnels.

1 Comment approcher les acheteurs publics ?

Vous devez vous faire connaître des acheteurs publics en prenant rendez-vous. Votre entreprise est ainsi « référencée », vous êtes identifié et vous pourrez être recontacté dans le cadre des marchés de gré à gré, tranche des marchés pour lesquels l’acheteur public a le droit de s’adresser directement à l’entreprise de son choix et de la consulter (marchés inférieurs à 4 000 €).

Vous devez mettre en place un outil de veille pour être informé des appels d’offre accessibles à votre entreprise. pour cela vous pouvez opter pour des alertes gratuites sur un certain nombre de sites (solution qui nécessite du temps et une bonne connaissance des mots clés liés à votre métier) ou l’abonnement à un site spécialisé qui trie et vous adresse les appels d’offre vous concernant.

2 Préparer un dossier type pour gagner du temps

Préparer le dossier type de présentation de votre entreprise, en vous faisant accompagner, au moins la première fois.

Ce dossier type doit être tenu à jour , actualisé plusieurs fois par an et adapté à chaque mission/marché.  Il vous servira de base pour toutes vos réponses aux appels d’offre.

3 Adapter votre dossier en fonction de l’offre.

Votre réponse doit être personnalisée et adaptée aux demandes de l’acheteur public. Vous devez lui montrer que vous avez compris sa problématique et que votre entreprise est la plus adaptée pour y répondre.

4 Les documents administratifs.

Votre réponse comportera systématiquement un volet administratif plus ou moins important selon le type de procédure. Vous devrez remplir et fournir des documents normalisés : DC1, DC2…Avec une formation pratique, vos assistantes seront tout à fait en mesure de constituer ce dossier administratif mais vous pouvez aussi sous-traiter sa constitution (Contactez nous pour connaître les modalités de l’assistance que vous propose ASSPI).

5 La rédaction du mémoire technique.

Ce document est en fait votre proposition technique et commerciale. Vous y présenterez la votre méthodologie pour ce projet ainsi que le planning envisagé de la réalisation de la mission, complet et détaillé. Soignez particulièrement la rédaction et la présentation de ce document car il va permettre à l’acheteur public de juger de votre capacité à répondre aux besoins de l’administration.

6 La facturation et le recouvrement.

Vous avez été informé que vous avez été retenu ! Dès que le travail est effectué, la prestation assurée, vous devez penser à envoyer vos factures en suivant précisément le formalisme exigé par l’administration (nombre d’exemplaires, mentions obligatoires…).

7 A faire en cas de rejet de votre offre.

Ne vous lamentez pas mais cherchez plutôt à améliorer vos prochaines réponses en demandant à l’acheteur public les raisons précises et le plus détaillées possibles du rejet de votre offre.

Que vous choisissiez de vous faire aider pour commencer ou de sous-traiter purement et simplement vos réponses aux appels d’offre, ASSPI vous apporte son expertise qui a déjà permis à plusieurs entreprises de « décrocher » ces fameux marché publics (Ile de France uniquement).

Contact : Isabelle Obiols par mail : iobiols@asspi.fr ou par tél: 06 81 02 89 74

Sources : Ordre des experts-comptables.

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Coût à la page des imprimantes: une norme

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La plupart des fabricants d’imprimantes ont adopté une norme unique pour déterminer l’autonomie de leurs imprimantes : le test ISO/IEC 24711.
Par le passé, les fabricants d’imprimantes parlaient d’autonomies calculées à  »5% ». En réalité, il n’y avait aucune homogénéité dans les tests et leur fiabilité étaient extrêmement faible. Désormais, ils suivent une norme unique avec des conditions précises : les valeurs communiquées sont enfin devenues comparables.

  • Le principe : 5 pages différentes sont imprimées en continu jusqu’à épuisement des cartouches, en mode standard, sans activer aucune option d’économie .
  • Ce test est réalisé au moins 3 fois par type de cartouche pour améliorer la précision du test.

Ce qu’on apprécie, en plus du fait que le test soit réalisé plusieurs fois, c’est la diversité des pages imprimées. Elles sont vraiment représentatives de ce que nous imprimons — c’est même, nous semble-t-il, plus chargé que la moyenne de nos tirages. Ce ne sont vraiment pas des pages économes en encre. Aussi peut-on se dire que le coût communiqué est même plutôt pessimiste… à un détail près.

La réserve sur le test ISO

Ce détail, c’est le choix de l’impression en continu. Personne ne sort 800 pages d’affilée. Généralement, après 1 à 5 pages, on éteint l’imprimante. Or à son réveil, pour éviter que les sorties d’encre s’encrassent, l’imprimante entame souvent un nettoyage interne, qui gâche un peu d’encre. Mine de rien, selon nos propres tests, de 5 à 20 % de l’encre est gâchée lors de cette opération. Moins vous imprimez, plus souvent l’imprimante est éteinte, plus vous gâchez d’encre.

Au final on peut considérer que les choses s’annulent. D’un côté, la norme ISO impose des pages plus chargées que la normale, de l’autre la procédure minimise un peu l’encre perdue. A la fin, les chiffres donnés semblent tout à fait satisfaisants, et une très bonne base de comparaison.

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Faut-il imprimer en couleur ?

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Selon une enquête Ipsos réalisée pour Lexmark en juillet 2011, 28% des employés de bureau européens ne sont pas convaincus d’avoir réellement besoin de l’impression couleur, même s’ils en reconnaissent les bénéfices. L’étude, menée auprès de 970 employés de bureau à travers 12 pays européens, pointe les principales motivations pour imprimer en couleur : des documents plus attractifs (54%), une image plus professionnelle (41%) et davantage d’attention de la part du lecteur (29%).
Parmi les répondants, 68% déclarent que leur entreprise imprime moins d’un quart de leurs documents en couleur. Priorité est faite aux photos (52%), aux présentations (47%) et aux brochures (34%).

Pour Lexmark, l’étude montre que les craintes liées à l’absence de maîtrise des coûts engendrés par l’usage de la couleur poussent les entreprises à continuer à imprimer en noir. Et le constructeur américain a beau jeu d’avancer que ces réticences pourraient être infondées si sont mises en place une optimisation du parc en fonction des besoins métiers, et une politique d’impression couleur reposant sur un accompagnement des utilisateurs et la possibilité de limiter l’accès à l’impression couleur au sein de l’entreprise.

Au-delà du facteur coûts, près d’une personne sur 10 n’a, selon l’enquête, pas accès à une imprimante couleur tandis que 4% des personnes interrogées affirment qu’imprimer en couleur, ne fait pas partie de leur politique d’entreprise.

« L’impression couleur est souvent perçue comme un « plus » à défaut d’une pratique courante même si la majorité des interrogés reconnait l’aspect plus professionnel que donne un document imprimé en couleur », analyse Etienne Maraval, directeur marketing de Lexmark France.

Sources : Printnews

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