La refonte d’un parc d’impression est rarement une démarche naturelle. Elle intervient souvent après un déclic.
Très souvent, l’évènement qui va être à l’origine du projet d’optimisation des impressions est un déménagement. Qu’il soit partiel (quelques services) ou total, il permet de profiter de la dynamique de changement pour envisager de nouveaux usages, de nouveaux équipements , de nouvelles règles. Il s’agit en effet souvent d’un moment propice pour se poser des questions et remettre en cause des pratiques, parfois ancestrales. Mais, il convient de veiller à ne pas ajouter du dépit à de l’angoisse. L’accompagnement des utilisateurs est alors encore plus crucial. L’optimisation des moyens d’impression à leur disposition devra réellement être un plus, elle devra réellement leur apporter un mieux. Ils devront vraiment pouvoir s’approprier ces nouveaux outils et ces nouveaux usages au même titre qu’ils devront pouvoir s’approprier leur nouveau lieu. Ces deux projets menés simultanément (déménagement et optimisation des impressions) pourront ainsi s’appuyer l’un sur l’autre pour être menés avec succès : les avantages de l’utilisation d’un matériel performant mutualisé seront un appui pour faire accepter les open spaces, des locaux plus modernes dotés de la gestion par badges des entrées/sorties, de la restauration, de la température du bureau… rendront naturelle l’impression sécurisée badgée…
L’autre déclencheur fréquemment rencontré est l’échéance de location des parcs de copieurs. Puisqu’il est temps de changer les matériels, autant refondre l’ensemble du parc de systèmes d’impression. Mener alors un projet d’optimisation permet d’éviter de remplacer en 1 pour 1 des machines qui ne sont peut-être plus adéquates, qui ne bénéficient pas des dernières avancées technologiques… L’écueil le plus fréquent dans ce cas, c’est le temps. En effet, si l’échéance n’est pas anticipée, il est impossible de mener à bien l’audit, la construction des scenarii d’équipement, la consultation des partenaires potentiels et le déploiement du nouveau parc. Cette situation aboutit le plus souvent à un simili audit mené par le prestataire en place et une proposition commerciale déguisée en préconisations.
Bien d’autres raisons peuvent servir de déclencheur à un projet d’optimisation des systèmes d’impression (transfert de la responsabilité entre services généraux et informatique, démarche environnementale…) mais les 2 décrites ci-dessus sont vraiment les plus courantes.
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