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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Le papier a plusieurs vies (suite)

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Nous le constations dans notre article de la semaine dernière, la filière du papier recyclé doit se structurer et innover.

Ainsi, les usines de recyclage de papier connaissent parfois des difficultés à s’approvisionner. C’est la conséquence d’une collecte encore insuffisante mais aussi de l’exportation d’une partie des papiers de bureau collectés en France vers le marché asiatique. Ainsi la demande asiatique représente 20 % des quantités récupérées en Europe et cette demande ne cesse de croître. Les filières de la collecte et du recyclage devront donc, dans les années à venir raisonner véritablement en termes de développement durable : il est pour le moins étrange d’envoyer son papier se faire recycler à des milliers de Kilomètres et de le voir revenir sous forme d’emballages.

Certains s’attachent d’ailleurs à défendre une économie territoriale. Ils s’engagent ainsi à revendre leur collecte à des papetiers recycleurs situés en France en favorisant le plus possible les circuits courts (La Poste avec son dispositif Recy’go par exemple). Cette démarche va souvent de pair avec une dimension sociale et solidaire favorisant l’insertion. Ces filières nécessitent des compétences qui peuvent être réutilisables dans les autres secteurs du recyclage. A l’avenir, on pourrait même imaginer l’apparition dans les entreprises du métier de « valoriste » chargé de la gestion des déchets.

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Nous en avons tous entendu parler mais qu’est-ce que c’est ?

Le programme Agenda 21 a été lancé lors du Sommet de la terre à Rio en 1992. Son objectif est d’élaborer un plan d’action en matière de développement durable pour le 21ème siècle.Ce programme est décliné au niveau local autour de projets de développement durable d’un territoire. Cette démarche est alors initiée par une collectivité locale et conduite par la population est les acteurs locaux. Tous les échelons territoriaux peuvent mettre en œuvre un agenda 21 : communes, régions, villages, intercommunalités, parcs naturels, départements.

Un projet territorial de développement durable doit reposer sur 5 finalités essentielles :

  • lutte contre le changement climatique
  • préservation de la biodiversité, des milieux et des ressources
  • cohésion sociale et solidarité entre territoires et générations
  • épanouissement des êtres humains et qualité de vie
  • dynamique de développement suivant les modes de production et de consommation responsables.

C’est dans ce dernier objectif que les démarches de rationalisation des outils d’impression et de mise en place de bonnes pratiques d’impression prennent place.

En effet ces projets fonctionnent naturellement sur les 5 éléments de démarche préconisés pour un agenda 21 :

  • Participation des acteurs : ces projets nécessitent l’implication des personnels mais aussi de la population (nouveaux usages en libre service, dématérialisation de certains documents) et des fournisseurs (nouveaux parcs, nouveaux engagements de services).
  • Organisation du pilotage : les projets d’optimisation des parcs de systèmes d’impression nécessitent et incluent la mise en place de comités de pilotage réguliers
  • Transversalité des approches : ces projets impliquent une réflexion combinée sur les usages, les achats, l’informatique, les moyens généraux, la circulation de l’information, l’accompagnement des utilisateurs…
  • Évaluation partagée : l’évaluation des résultats de ces projets est menée en interne mais aussi chez les partenaires et doit être diffusée pour accompagner les personnels dans leurs efforts
  • Stratégie d’amélioration continue : l’un des objectifs principaux de la mise en place de comités de pilotage est de prendre en compte les évolutions et d’y apporter une réponse sans attendre la fin d’un éventuel marché.

La nouvelle stratégie nationale de développement durable 2010-2013 s’est fixé comme objectif de parvenir à 1 000 Agendas 21 d’ici fin 2013 soit un doublement de l’objectif de la première qui était de 500 en 5 ans (objectif dépassé puisqu’en 2008 on dénombrait près de 600 projets). C’est dire l’importance de ces démarches dans les futurs projets des collectivités locales.

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On ne fabrique pas du papier recyclé comme on fabriquerait une voiture. Il s’inscrit dans un modèle circulaire : à partir d’un déchet, on fabrique un bien qui, une fois consommé, retournera au stade de déchet à recycler…et ainsi de suite. La vie de la voiture est plus linéaire : elle est fabriquée, utilisée puis détruite. Les matières utilisées dans sa fabrication ne bénéficient que plus difficilement d’une seconde vie.

Autre spécificité du secteur : la filière, de manière générale, coûte plus d’argent qu’elle n’en rapporte.

Enfin, en matière d’emplois, le développement de la filière nécessite de nouveaux métiers : collecteurs, trieurs, valoristes… Ainsi, le recyclage du papier génère 10 000 emplois directs et près de 50 000 emplois indirects en France.

En février dernier, le ministère de l’Ecologie et les acteurs du recyclage du papier signaient une convention d’engagement volontaire pour développer la filière dédiée aux papiers de bureau. Objectif : passer de 400 000 à 600 000 tonnes de papiers de bureau à recycler d’ici 2015.

Beaucoup de choses restent encore à inventer , en termes de compétences et de techniques. Par exemple, la papeterie  du Moulin de Brousses réinvente l’art du recyclage en récupérant la fibre de cellulose contenue dans…les grappes de raisin ou le crottin d’éléphant collecté dans la Réserve voisine de Sigean.

Malgré ses progrès et ses volontés, gardons à l’esprit que le meilleur déchet  est celui qui n’existe pas…

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Les impacts du courrier électronique

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En 2009, il s’est échangé 247 milliards de courriers électroniques chaque jour dans le monde (SPAM compris).

Dans une entreprise de 100 personnes en France, chaque collaborateur reçoit environ 58 courriels et en envoie 33 par jour.

L’impact climatique de l’envoi d’un courriel varie avec le poids des pièces jointes, le nombre de destinataires et le temps de stockage sur un serveur. Ainsi, l’envoi de 33 courriels de 1 Mo à 2 destinataires par jour et par personne génère annuellement des émissions équivalentes à 180 Kg de CO2 (1000 Km parcourus en voiture). Mais si l’on multiplie par 10 le nombre de destinataires, l’impact n’est multiplié que par 4.

En matière de consommation de matières premières, l’envoi d’un courriel avec une pièce jointe de 1 Mo consomme 7,5 g équivalent fer (le poids d’une pièce de 1 €).

Diminuer de 10 % le taux d’impression des mails reçus par les employés d’une entreprise de 100 personnes permettrait un gain de 5 tonnes équivalent CO2 sur un an (5allers-retours New York-Paris).

La lecture à l’écran des documents peut parfois prendre du temps et donc être consommatrice en énergie, génératrice d’un impact climatique non négligeable. L’impression papier peut alors devenir préférable à condition qu’elle soit en N&B, en recto-verso, en mode brouillon, et même en 2 pages par face.

Quelques conseils pour limiter l’impact de vos mails :

  • Cibler les destinataires de vos messages
  • Cibler vos réponses à un message groupé
  • Supprimer les pièces jointes dans vos mails de réponse
  • Envoyer des documents faciles à lire à l’écran
  • Optimiser la taille des documents que vous envoyez (compression, PDF basse résolution…)
  • Trier régulièrement votre boîte mail
  • N’imprimer que ce qui est utile
  • Régler votre imprimante sur « brouillon » et « recto-verso ».

Sources : ADEME

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Les déclencheurs de l’optimisation des systèmes d’impression

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La refonte d’un parc d’impression est rarement une démarche naturelle. Elle intervient souvent après un déclic.

Très souvent, l’évènement qui va être à l’origine du projet d’optimisation des impressions est un déménagement. Qu’il soit partiel (quelques services) ou total, il permet de profiter de la dynamique de changement pour envisager de nouveaux usages, de nouveaux équipements , de nouvelles règles. Il s’agit en effet souvent d’un moment propice pour se poser des questions et remettre en cause des pratiques, parfois ancestrales. Mais, il convient de veiller à ne pas ajouter du dépit à de l’angoisse. L’accompagnement des utilisateurs est alors encore plus crucial. L’optimisation des moyens d’impression à leur disposition devra réellement être un plus, elle devra réellement leur apporter un mieux. Ils devront vraiment pouvoir s’approprier ces nouveaux outils et ces nouveaux usages au même titre qu’ils devront pouvoir s’approprier leur nouveau lieu. Ces deux projets menés simultanément (déménagement et optimisation des impressions) pourront ainsi s’appuyer l’un sur l’autre pour être menés avec succès : les avantages de l’utilisation d’un matériel performant mutualisé seront un appui pour faire accepter les open spaces, des locaux plus modernes dotés de la gestion par badges des entrées/sorties, de la restauration, de la température du bureau… rendront naturelle l’impression sécurisée badgée…

L’autre déclencheur fréquemment rencontré est l’échéance de location des parcs de copieurs. Puisqu’il est temps de changer les matériels, autant refondre l’ensemble du parc de systèmes d’impression. Mener alors un projet d’optimisation permet d’éviter de remplacer en 1 pour 1 des machines qui ne sont peut-être plus adéquates, qui ne bénéficient pas des dernières avancées technologiques… L’écueil le plus fréquent dans ce cas, c’est le temps. En effet, si l’échéance n’est pas anticipée, il est impossible de mener à bien l’audit, la construction des scenarii d’équipement, la consultation des partenaires potentiels et le déploiement du nouveau parc. Cette situation aboutit le plus souvent à un simili audit mené par le prestataire en place et une proposition commerciale déguisée en préconisations.

Bien d’autres raisons peuvent servir de déclencheur à un projet d’optimisation des systèmes d’impression (transfert de la responsabilité entre services généraux et informatique, démarche environnementale…) mais les 2 décrites ci-dessus sont vraiment les plus courantes.

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Dans cet article, nous parlerons bien DES objectifs de l’optimisation des impressions. Dans ce domaine, nous assistons à un phénomène étrange : officiellement, les objectifs sont divers et variés, et surtout verts et sociaux ; officieusement, le seul et unique objectif est la réduction de coûts. Mais au-delà du discours et du déterminisme de certains, il faudrait pourtant bien que le projet ait plusieurs objectifs.

Quitte à mener une étude (parfois longue et coûteuse), quitte à impliquer les utilisateurs (entretiens, réunions, formations…), quitte à tout changer, autant balayer tous les critères qui pourraient être pris en compte dans la décision finale.

Puisque ce type de projet se traduit souvent par un choix entre plusieurs scenarii d’équipement, il est dommage que le seul critère de décision soit le coût. D’autant que si  les autres aspects n’ont pas été traités, il y a de grandes chances que l’objectif de réduction de coûts ne soit finalement pas atteint.

Nous identifions plusieurs catégories d’objectifs :

  • Les objectifs financiers : réduction des coûts, maîtrise des coûts,…
  • Les objectifs environnementaux : réduction de la consommation de papier, de la consommation d’énergie du parc, recyclage des déchets…
  • Les objectifs organisationnels : politique d’impression,rationalisation des flux documentaires, gestion des services associés, restructuration de services…
  • Les objectifs techniques : adéquation des outils aux besoins, centres de reprographie, sécurisation…

Même si tous ces objectifs ne sont pas poursuivis de front, ils doivent tous être intégrés dans la démarche.

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Le pli électronique pour acheminer sa réponse aux appels d’offres publics

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Les plis électroniques sont apparus dans les marchés publics en 2001. Depuis 2012, les acheteurs sont tenus de les accepter pour tout achat supérieur à 90 000 €. Depuis 2010, il s’agit même d’une obligation pour tous les achats de fournitures et de services informatiques supérieurs à 90 000 €.  De plus, l’acheteur peut choisir de l’imposer.

A ce jour, le pli papier reste très majoritairement préféré par les entreprises. En effet, en 2010, seuls 5 % des marchés publics comptaient au moins une réponse dématérialisée. Les raisons invoquées sont principalement la complexité et l’hétérogénéité des plateformes de dématérialisation (environ 30) et la complexité de la procédure d’obtention du certificat électronique.

Dans un contexte de recherches d’économies, cette solution de remise de la candidature et de l’offre semble devoir fortement progresser. En effet la dématérialisation est une solution économique car elle ne coûte que le prix d’acquisition du certificat et permet d’économiser sur les frais postaux, le papier et les consommables d’impression. D’ailleurs, la Commission Européenne souhaite que cette méthode devienne la règle à l’horizon 2016.

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Le recyclage des consommables d’impression

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Chaque année entre 70 et 80 millions de cartouches d’encre sont vendues en France. Selon les sources, entre 15 % et 50 % de ces déchets toxiques sont collectés pour être rechargés, recyclés ou valorisés (incinérés pour produire de l’énergie).

Selon une étude réalisée pour le compte du collectif Cart’Touch, 88 % des français estiment que l’organisation de la collecte et du recyclage des cartouches d’encre usagées incombent aux fabricants d’imprimantes et de cartouches d’encre. C’est effectivement une obligation légale. D’autres circuits de valorisation des consommables sont cités : réseaux associatifs pour la collecte et le recyclage au profit de projets caritatifs (74 %), mairies et déchetteries (73 %).

Pour 83 % des français, la première action à mettre en œuvre pour favoriser le recyclage des cartouches d’encre est très concrète : il s’agit de l’installation de points de collecte de proximité, loin devant les mesures informatives. La mise à disposition d’informations sur le tri et le recyclage des cartouches d’encre usagées et la mise à disposition d’informations sur les moyens de collecte existants paraissent moins prioritaires.

Sources : Green IT.fr

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Depuis 2008, l’Observatoire de la responsabilité du tertiaire mène des enquêtes pour alimenter le débat (public) autour des pratiques au bureau.

ASSPI se fait le relais de RIPOSTE VERTE qui lance l’enquête sur les politiques DD/RSO des acteurs tertiaires et vous invite à y participer en répondant au questionnaire anonyme (25 questions – 3 min).

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Votre auto diagnostic environnemental

Impact environnemental de la communication par clé USB

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L’impression papier est consensuellement mise en cause quand il s’agit d’impact environnemental du document. Mais qu’en est-il des autres modes de transmissions ?

L’Ademe a mené une étude sur l’impact de la communication par clé USB. Elle a mené l’étude sur la base d’un document de 10 Mo (environ 200 pages pdf) transmis lors d’un colloque.

Il ressort de l’étude que transmettre un document de 10 Mo à 1 personne par clé USB équivaut à l’émission d’environ 11 g d’équivalent CO2. Ainsi, les émissions correspondant à la transmission d’un document de 10 Mo à 1000 personnes à l’occasion d’un colloque par exemple représentent les mêmes impacts potentiels sur le changement climatique qu’un trajet d’un peu plus de 80 kilomètres en voiture.
Il faut noter que les résultats obtenus sont étroitement liés à l’estimation de la « part » de la clé USB allouée à la transmission du document considéré, qui dépend de la capacité de la clé USB et de son taux de remplissage.
Par ailleurs il est important de rappeler que la réutilisation possible de la clé USB n’a pas été prise en compte. Dans le cas où la clé serait amenée à être réutilisée ultérieurement, les impacts associés à la transmission d’un document seraient moindres.

D’où viennent les impacts ?
L’étape de production de la clé USB apparaît comme l’étape du cycle de vie la plus contributrice au bilan environnemental de la transmission d’informations par clé USB. Le second poste est la production de l’ordinateur sollicité dans le cadre de la phase d’utilisation de la clé USB. En effet, les procédés de fabrication des éléments électroniques à la fois de la clé USB et de l’ordinateur utilisé sont hautement consommateurs d’énergie, d’eau et de métaux rares, ce qui explique le fort impact de ces éléments sur la plupart des indicateurs.
Par ailleurs dès lors que l’utilisateur lit à l’écran le document transmis ou l’imprime, les impacts potentiels associés à l’étape de transmission du document deviennent négligeables en comparaison des impacts associés à l’utilisation du document.

Quels sont les paramètres clés ?
Les analyses de sensibilité ont mis en avant que les résultats sont sensibles à différents paramètres. Il apparaît que les paramètres les plus sensibles sont  le comportement du destinataire, la capacité et le taux de remplissage de la clé.

Réduire l’impact environnemental lié à l’utilisation d’une clé USB
Afin de limiter ou réduire l’impact environnemental associé à la transmission d’un document par clé USB, l’enjeu est d’optimiser le ratio entre la taille du circuit imprimé et le nombre de composants électronique d’une part et la capacité de la clé USB d’autre part. En effet, les composants électroniques ayant un impact environnemental important, il est préférable d’opter pour une clé USB offrant une large capacité de stockage pour une taille physique minimale.
Par ailleurs la réutilisation de la clé est à encourager puisque plus la quantité de données transitant par la clé sur sa durée de vie est élevée, plus l’impact de la production sera amorti sur le nombre de ces documents.

Source : Ademe

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