Vous souhaitez optimiser votre parc de systèmes d’impression.
Vous avez audité ou fait auditer votre parc actuel.
Votre futur parc optimisé est défini en termes de matériels et de services attendus.
Il ne vous reste plus qu’à trouver le prestataire qui le mettra en œuvre.
Vous allez donc lancer une consultation dont l’enjeu est important puisqu’il s’agit de choisir l’entreprise partenaire qui assurera la réussite de votre projet et vous permettra d’atteindre les objectifs d’optimisation…ou pas.
Le cahier des charges est l’élément central de cette consultation. sa rédaction, son niveau d’exigences en terme de réponses, son exhaustivité en termes de demandes sont les garants de la pertinence du choix final.
A minima, il devrait avoir la structure suivante :
- Contexte : explication de votre projet, des étapes précédentes, des attentes…
- Consultation: les règles doivent être claires pour tous, planning, formalisme…
- Définition et spécifications des matériels : cette partie doit anticiper le dépouillement des réponses et le faciliter.
- Maintenance et consommables : les demandes formulées doivent avoir pour objectif la productivité et la disponibilité du parc.
- Services liés au parc : il s’agit ici de formuler toutes les demandes en vue de la satisfaction des utilisateurs, du suivi du parc et de sa gestion.
Notre conviction dans ce domaine est qu’il faut obliger les candidats à répondre dans un cadre précis. Il est toujours plus facile et rapide de comparer des offres qui ont la même structure que de devoir lire des présentations généralistes et des plaquettes commerciales pour essayer d’y trouver les éléments qui sont nos critères de choix. De plus, le candidat qui se conformera avec qualité à nos demandes et à notre formalisme fera déjà preuve d’une bonne capacité d’adaptation, appréciable pour l’avenir du partenariat.
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