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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Maîtrise des dépenses d’impression

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argentNous parlons souvent d’économies et la plupart des projets d’optimisation des systèmes d’impression ont pour objectif de réaliser des économies. De fait, très souvent, les projets bien menés atteignent cet objectif.
Mais, il y a des cas où l’objectif est avant tout fonctionnel : assurer un équipement adapté aux utilisateurs, avoir des outils performants pour répondre à de nouveaux besoins,… Dans ces cas là, en termes financiers, l’objectif sera de maîtriser les dépenses et leur évolution future.

Contrairement à de nombreuses idées reçues, le volume de papier consommé dans le monde et en France ne cesse de croître (+5 % par an). Sans qu’on y prenne garde, la couleur a envahi nos environnements professionnels et pourrait devenir un standard, or elle coûte 10 fois le prix d’une impression N&B. Malgré les nouvelles possibilités d’échange et de stockage de données, les craintes quant à la sécurité engendrent toujours autant (plus ?) d’impressions au cas où.

Tout cela peut amener une hausse régulière du budget d’impression. Pour ne pas se laisser déborder, il vaut mieux mettre en place des mesures qui assureront une évolution voulue et maîtrisée des dépenses. Il est plus facile de mettre en place en préventif une politique d’impression qui définit précisément les usages de la couleur plutôt que de devoir limiter, voire interdire des usages installés. Les utilisateurs considèrent comme un privilège de pouvoir imprimer ce qu’ils veulent quand ils veulent. Il s’agit de leur faire comprendre qu’il s’agit de leur responsabilité de le faire à bon escient et sans gaspillage.

La maîtrise des budgets ne passe pas que par les utilisateurs. Elle passe aussi par des outils de suivi et de gestion qui vont limiter les coûts indirects. Elle passe également par la négociation régulière des conditions de mise à disposition des matériels et des services. La réévaluation régulière des besoins (tous les 4 ans au minimum), la veille sur les évolutions technologiques mais également fonctionnelles, contractuelles et financières, la mise en concurrence des partenaires potentiels sont autant de leviers permettant de contenir les budgets dans les limites souhaitées.

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optimisation-typo3Lorsque je parle d’accompagnement au changement, je vois souvent dans le regard de mes interlocuteurs un flottement : combien ça va me coûter ?, les utilisateurs j’en fais mon affaire, ils n’auront pas le choix… Pourtant, quand je commence à évoquer le pouvoir de nuisance d’un utilisateur mécontent, les marques d’intérêt réapparaissent et même, souvent, cela amène le souvenir d’anecdotes vécues. Ainsi de la filiale éloignée dont le responsable avait fait mettre le système d’impression dans la benne à déchets car il considérait que le choix du siège était inadapté. Ainsi, du système d’impression tout neuf qui ne cesse de tomber en panne jusqu’à ce que le technicien montre que le pauvre matériel a subi coups et blessures dans l’indifférence générale. Ainsi des documents immondes créés et présentés par l’assistante à son patron pour lui prouver que le matériel dont elle dispose est inutilisable (sans vouloir donner des idées à certains, un peu de toner ou d’encre bien réparti dans la machine ou un papier un peu humide ou un peu froissé font merveille). Ainsi de l’utilisateur qui vous avoue sans état d’âme que désormais il va imprimer ses documents en couleur dans l’autre service puisque dans le sien la couleur n’a pas été jugée nécessaire. Et je pourrais en remplir plusieurs tomes…

On ne le dira jamais assez un utilisateur mal informé, mal formé, peu ou pas convaincu peut faire capoter le projet le mieux pensé.

Le meilleur moyen de s’assurer de la réussite d’un projet d’optimisation des systèmes d’impression est donc de prévoir dès le départ l’accompagnement des utilisateurs vers les différents changements qui les attendent. Cela commence bien sûr par la communication à priori sur le pilotage du projet.

Mais si vous avez mis en place un parc optimisé de systèmes d’impression sans avoir pu engager l’accompagnement de vos utilisateurs, tout n’est pas perdu. Il est encore temps dans les premières semaines qui suivent son implantation de limiter les dégâts et de rattraper ce qui pourrait être mal engagé. Il faudra multiplier les médias de communication : intranet, affichage, mails collectifs, réunions, évènements (séminaires, kicks-off, jeu concours,…). Il faudra libérer la parole en acceptant d’écouter les doléances des uns et des autres, en tenant compte de certaines remarques pragmatiques, en faisant preuve de souplesse mais aussi de fermeté. Il faudra organiser le pilotage à court et moyen terme de cette mutation : actions très rapprochées dans les premiers temps pour éteindre les incendies, puis plus espacées pour montrer que les choses s’apaisent mais que la vigilance demeure. Le suivi des performances du nouveau parc dans son ensemble (le partenaire devra être irréprochable) et des performances de chacun (baisse des volumes par site, par service, par personne) sont autant d’occasions de veiller à la pérennité des résultats et de préparer les évolutions à venir.

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Expression des besoins

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auditDans les marchés publics ou les grandes entreprises, la consultation des fournisseurs potentiels de systèmes d’impression passe systématiquement (ou presque) par la rédaction d’un cahier des charges, voire la constitution d’un dossier complet incluant des documents de réponses standardisés.

Dans les PME, c’est beaucoup plus rare. La consultation consiste au mieux à obtenir 3 devis sur la base des matériels déjà en place et à comparer les prix obtenus. La demande se résume alors à « Nous avons un copieur Y. Il faut le remplacer. Faites nous une offre. » Alors les offres sont très diverses tant au niveau de la forme que du fond : prix à la page et/ou forfaits, services inclus ou non,… La comparaison est au final un vrai casse tête.

C’est probablement ce qui explique que dans de nombreux cas, la consultation consiste à faire venir le fournisseur en place et à lui demander un devis pour le remplacement du matériel qu’il vous a vendu ou qu’il vous loue depuis 5 ans. d’ailleurs c’est souvent lui qui « alerte » sur la nécessité de changer de matériel.

Pourtant, la période nécessite de « professionnaliser » ces achats. En effet, les économies sont toujours les bienvenues et une consultation rigoureuse amène des offres plus performantes. Les entreprises évoluent très rapidement et donc leurs besoins en matière documentaire aussi. Évaluer précisément les besoins fera gagner en productivité. Le marché des systèmes d’impression s’est complexifié : nouvelles fonctionnalités, liens avec l’informatique, nouveaux services (MPS,…), nouveaux contrats, nouveaux acteurs (grossistes, réseaux de distributeurs,…). Il est difficile de s’y retrouver. La veille nécessaire pour faire le meilleur achat est disproportionnée avec les besoins d’une PME qui utiliserait moins de 100 matériels d’impression.

Quand le budget annuel consacré aux systèmes d’impression se situe entre 50 000 € et 100 000 €, les ressources internes ne permettent pas de passer trop de temps sur le sujet, n’y d’acquérir les compétences nécessaires. Quant la fonction achat est cumulée avec des fonctions de direction et/ou de gestion et que la fonction informatique est externalisée, l’équipement en systèmes d’impression passe après bien d’autres priorités.

Pourtant, faire appel à un spécialiste externe pour mener à bien la définition des besoins et la consultation des fournisseurs potentiels est à la portée de toutes les entreprises. Ainsi, dans tous les projets menés par ASSPI auprès de PME, les économies générées dès la première année finançaient largement le forfait de la prestation et les économies générées pour les 3 ou 4 ans à venir étaient autant de bouffées d’oxygène budgétaire.

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Pourquoi ASSPI ?

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asspi_reduc1  Signe que l’optimisation des systèmes d’impression est vraiment un sujet important pour les organisations, de nombreuses structures se créent pour répondre à ce besoin. Elles n’ont pas toutes la même offre.

Certaines sont des généralistes de la réduction de coûts qui voient dans le budget impression un nouveau filon à exploiter après la téléphonie ou les parcs automobiles. Elles appliquent des grilles et des méthodes toutes faites sans vraiment maîtriser les spécificités du monde de l’impression. Leur proposition qui générera l »économie la plus importante (et la meilleure rémunération qu’elles puissent obtenir aux résultats) est de ne doter vos utilisateurs que d’un multifonction par service ou par étage, de tirer sur les prix de maintenance au risque que le prestataire ne se rattrape sur la qualité, de gonfler l’évaluation de vos budgets de départ.

Certaines sont à la fois juges et parties. Elles se proposent d’auditer votre situation actuelle, de vous faire des préconisations pour l’améliorer et… de vous vendre les produits et services qui correspondent à leurs conseils. C’est la cas des fabricants et distributeurs de matériels d’impression (y compris les grossistes et certaines centrales d’achat) mais c’est aussi le cas des distributeurs de solutions logicielles destinées à la gestion des impressions. Leur proposition est souvent tentante car l’audit est « gratuit ». Personnellement, je ne connais pas d’entreprise qui puisse mettre à votre disposition plusieurs consultants pendant plusieurs jours sans pouvoir compenser les coûts générés par une source de revenus.

Certaines se présentent comme indépendantes, semblent ne rien n’avoir à vous vendre d’autre que leur expertise. En réalité, elles ont une double activité : prestataire de services et de conseils auprès des organisations clientes et apporteurs d’affaires auprès des fournisseurs. Elles font en quelque sorte le pont entre l’offre et la demande en appliquant un péage de chaque côté. Cette double face est parfois plus subtile et sans être directement rémunérées par les fournisseurs pour les affaires qu’elles apportent, elles sont des filiales très rentables (et très bien cachées) de ces mêmes fournisseurs qui ainsi diversifient leurs activités et sécurisent leurs débouchés.

Enfin certaines sont réellement indépendantes et expertes en la matière, c’est le cas de ASSPI et de certaines de ses consœurs. Vous l’avez compris, seules ses structures vous garantissent des conseils objectifs, dans l’intérêt de votre organisation et qui seront réellement applicables dans la durée. Assurez-vous que vous comparez bien des offres équivalentes et loyales avant de choisir celui ou celle qui vous accompagnera vers un parc de systèmes d’impression maîtrisés.

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Infogérance d’impression à la carte

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Le marché de l‘infogérance d’impression est estimé en France à plus de 200 millions d’Euros par an et contrairement au marché des systèmes d’impression, il est en forte croissance (entre 15 et 25 %).

Même si tout le monde est d’accord pour définir l’infogérance d’impression comme l’externalisation des services liés aux parcs de systèmes d’impression, en fait ce terme regroupe des réalités assez différentes allant du simple approvisionnement automatique en consommables jusqu’à la reprise de personnel dédié à l’impression.

Cette modularité rend l’infogérance d’impression intéressante pour tous les types de structures.

Bien sûr les premiers concernés sont les grands consommateurs d’impressions qui cumulent des contraintes de fiabilité, confidentialité et de rapidité : professions juridiques, administrations, formation,… Pour eux, tous les aspects de l’infogérance d’impression sont de potentiels vecteurs de productivité et d’économies (diminution des consommations, fiabilité des solutions avec solutions de secours systématiques, facturation unique, traçabilité, …).

Mais les plus petites structures, moyennes consommatrices d’impressions, peuvent également y trouver leur compte. Ainsi les outils de tracking permettront d’affiner les calculs de coûts de revient (prix précis des impressions liées à telle production ou à tel client) et donc de définir plus précisément la meilleure offre pour son client (un consultant devrait toujours pouvoir évaluer le coût des impressions nécessaires à la production de livrables de qualité pour ne pas les « surfacturer » ou « sousfacturer » dans son forfait de prestations).

Ainsi, l’enjeu ne semble plus de s’interroger sur l’utilité de l’infogérance mais plutôt sur le meilleur niveau à choisir pour ne pas payer des services qui seraient du luxe (voire contreproductifs) mais se doter d’outils performants, adaptés à la performance visée par la structure.

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Economie de fonctionnalité

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L’économie de fonctionnalité consiste à vendre l’accès aux fonctions d’un bien plutôt que le bien lui-même. cette économie n’est pas récente. Ainsi, nous avons depuis longtemps adopté le café moulu, causant la faillite des fabricants de moulins à café. Mais elle se développe vers de nouveaux biens, en parallèle de l’économie collaborative (louer son véhicule lorsqu’on ne l’utilise pas) et de l’économie circulaire (recyclage, rénovation,…).

L’économie de fonctionnalité existe depuis de nombreuses années dans le monde du photocopieur. Avec l’arrivée de la notion de TCO, elle s’étend à tous les systèmes d’impression. Ainsi, vous payez pour une solution d’impression, pour la production des documents qui sont nécessaires à votre organisation pas pour une machine (souvent laide, bruyante et encombrante !). Les offres prendront la forme d’un coût unique à la page incluant la mise à disposition des matériels nécessaires, les consommables, la maintenance, la formation des utilisateurs, le pilotage du parc,… Mais elles peuvent aussi prendre la forme d’une location trimestrielle (qui peut être perçue comme un abonnement pour la mise à disposition de matériels) et un prix à la page qui regroupe le reste des services.

Cette approche permet de limiter la surproduction de biens industriels. En effet, l’intérêt du prestataire est que les matériels soient le  utilisés le plus possible et durables (l’obsolescence programmée serait contreproductive dans ce cadre). Dans le même esprit, le fabricant a intérêt à prévoir et favoriser dès le départ le recyclage et la modularité pour augmenter la durée de circulation des matériels et donc sa rentabilité.

Au final, l’économie de fonctionnalité apporte une contribution au développement durable qui va même au-delà de la réduction des impacts énergétiques et de l’obsolescence : la notion de services de l’économie de fonctionnalité peut entraîner la création d’emplois de proximité, non-délocalisables, en développant des activités de maintenance, de formation, de pilotage, …

Sources : ParisTech Review

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Un CCP pour les systèmes d’impression

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Après avoir traité du bordereau de prix, je vous propose de faire le point sur les éléments essentiels d’un CCP destiné à la consultation des entreprises en matière de solutions d’impression.

Il s’agit ici d’une synthèse des conseils formulés par la mission interministérielle « France Achats »et de nos expériences.

L‘objet du marché doit préciser s’il s’agit d’achat ou de location et doit inclure tous les services associés attendus.

La description des caractéristiques des matériels doit être précisée dans une annexe technique ou un CCTP. Pour ce faire, on tiendra compte des conseils suivants :

  • L’expression du besoin doit constituer la préoccupation essentielle
  • Il faut exclure toute description trop précise ( ex : 31 page/minute) et toute marque.
  • Une attention particulière sera apportée aux critères d’évaluation des performances techniques pour ne pas privilégier un constructeur en excluant la plupart des candidats potentiels.

Les questions de conditions de livraison doivent être évoquées ( délais, conditions de mise en réseau, conditions particulières sur les locaux, sur l’aménagement nécessaire…). Dans tous les cas, il convient de prévoir une mise en service par le prestataire ainsi que les formations des utilisateurs et des administrateurs des solutions.

Les prestations de maintenance doivent faire l’objet d’une rédaction rigoureuse et doit prévoir :

  • ce que recouvre la maintenance (par ex. : pièces, main d’œuvre, déplacements, …),
  • ce qu’elle ne recouvre pas (par ex. : consommables, papier, réparations résultant d’une faute de la personne publique),
  • les responsabilités respectives du titulaire et de la personne publique (assurances du titulaire, responsabilité à l’égard des tiers),
  • le lieu et le mode d’intervention (dans les locaux de la personne publique ou en ateliers du titulaire, les conditions d’accès des personnels, les heures d’intervention…),
  • les modalités de rémunération de la maintenance,
  • les délais d’intervention et de remise en ordre de marche,
  • le pourcentage maximal d’indisponibilité…

On étudiera, dans la mesure du possible, la question des consommables en tenant compte :

  • de leur plus ou moins haute technologie,
  • de l’origine des produits proposés,
  • de la différence de prix pour les consommables non inclus comme les agrafes (on peut accepter un prix légèrement supérieur de la part du fournisseur du matériel en contrepartie de sa responsabilité technique lors des problèmes liés à l’utilisation des consommables).

Une clause de retrait des matériels à la fin du marché de location doit être prévue.

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Résultats de l’optimisation

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En janvier, je vous avais présenté le bilan des optimisations ASSPI en mairies. Certains m’ont fait remarqué que ces données sont intéressantes pour toutes les typologies d’organisations. Je fais donc ici mon méaculpa et vous présente les résultats moyens toutes typologies confondues.

En matière de situation de départ, les données moyennes sont les suivantes :

  • Un nombre moyen de matériels d’impression de 250 réparti en 20 % de multifonctions et 72 % d’imprimantes (les 8 % restant regroupent les fax autonomes, les traceurs et les scanners).
  • Le volume d’impression moyen par an est de 8 303 000 pages produites pour 64 % par les multifonctions et 34 % par les imprimantes (2% pour les fax et autres matériels d’impression).
  • La proportion moyenne d’impression couleur est de 24 % du volume global.
  • Le budget annuel moyen imputé aux impressions hors papier et coûts indirects est de 282 000 €, soit un coût moyen à la page de 3,4 cents.

En matière de résultats après optimisation, les nouvelles politiques d’impression ont apporté :

  • Une économie annuelle moyenne de 19 400 €
  • Une réduction du parc en unités de 27 %.

Ces moyennes cachent bien sûr des disparités (certaines organisations avaient une proportion couleur proche de 50 %) mais les situations se ressemblent ainsi que les solutions et les résultats.

Je terminerai sur le constat que dans tous les cas de figure, l’étude est largement financée par les économies de la première année et, dans certains cas, ces économies financent même la rédaction des documents nécessaires pour consulter les prestataires potentiels.

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Nous avons eu l’occasion d’évoquer l’infogérance des systèmes d’impression dans un article précédent sans préciser tout ce que regroupe ce terme. Il s’agit en fait de tous les services associés à vos parcs de systèmes d’impression et destinés à optimiser leur utilisation. Vous entendrez également parler de MPS (Managed Print Services) si vous recevez les commerciaux des prestataires capables de vous proposer ces services.

Confier la gestion de son parc de systèmes d’impression commence très souvent par le diagnostic de la situation actuelle et la définition des besoins. Ces études et analyses portent sur les matériels mais aussi sur les usages, les modes opératoires. Cela se poursuit avec des préconisations sur ces différents points prenant la forme d’une politique d’impression.

Ensuite, les fournisseurs potentiels sont appelés à proposer leurs services d’infogérance. Ceux-ci porteront sur :

  • Le déploiement programmé du parc : pilote, paramétrages, formations,…
  • De services de maintenance préventive : alertes automatiques, programmation annuelle,…
  • De services de maintenance curative : alertes automatiques, interventions sur sites, hot line,…
  • Une gestion automatisée des consommables : stocks tampon, approvisionnement automatique,…
  • Un accompagnement des utilisateurs : formations, communication,…
  • Un pilotage du parc : outils de suivi, comités de pilotage, plans de progrès,…
  • Des outils de maîtrise des consommations : quotas, badges, codes,…
  • Une gestion des flux documentaires : archivage, routage,…

Avoir recours à l’infogérance permet non seulement de réduire les coûts, mais également d’améliorer l’efficacité des services, la productivité des employés, ainsi que la sécurité des données et la mobilité.

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Dans un contexte économique difficile, la maîtrise des coûts et des consommations est un moyen de stabiliser, voire améliorer, la rentabilité de l’entreprise.

Le plus souvent, les pistes explorées dans les PME   consiste à remettre en question les achats de téléphonie, d’ assurances, de fournitures de bureau et les frais de déplacements. Ces achats hors production (auxquels bien sûr nous ajouterons les achats bureautiques) sont souvent confiés à de multiples interlocuteurs (services généraux, informatique, agences locales, direction technique,…), ce qui rend leur optimisation difficile. Pourtant, il suffit parfois de contrôler systématiquement les factures liés aux matériels d’impression par exemple pour limiter les dépenses. En effet, les erreurs de facturation peuvent porter sur les loyers, les volumes consommés, les prix à la page, les forfaits, les devis pour prestations supplémentaires…

Dans le domaine de l’impression, la partie optimisation des achats (mise en concurrence, négociation, vérification des factures,…) peut s’avérer une source importante d’économies mais son efficacité sera renforcée par une définition rationnelle des besoins et par la mise en place d’une politique de maîtrise des consommations.

Les PME  manquent souvent de temps et d’expertise pour optimiser ces coûts. Certaines hésitent pourtant à faire appel à un expert externe. En effet, elles perçoivent ses prestations comme un coût supplémentaire. Pourtant, cette aide précieuse sera amortie dès la première année par les économies qu’elle génèrera et qui s’établiront sur la durée.

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