Toutes les organisations ont besoin de maîtriser leurs postes de dépenses, voire de les faire baisser. Si pendant longtemps les impressions et leurs coûts ne sont pas entrés dans le périmètre des économies à réaliser, aujourd’hui cet axe d’amélioration est identifié dans la plupart des entreprises.
Mais pour maîtriser ou réduire ses coûts d’impression il faut d’abord les évaluer. Les coûts directs sont le plus souvent connus : location, amortissement, consommables, maintenance, papier. Les coûts indirects sont plus rarement mesurés : traitement des factures, gestion des consommables (stocks, commandes…), assistance informatique, personnel dédié (atelier de reprographie), gestion du parc (suivi, commandes, déploiements, déménagements,…), consommation électrique…
Bien sûr, il ne faut pas négliger ces coûts indirects qui ont un impact fort sur les coûts à la page. Par exemple, la Direction informatique a certainement des tâches plus importantes et à plus forte valeur ajoutée à confier à ces équipes que celles de dépanner une imprimante qui a connu un bourrage papier ou paramétrer un driver pour l’impression en recto-verso par défaut. Autre exemple, l’obsolescence des consommables amène de nombreuses organisation à jeter purement et simplement des cartouches d’encre qu’elles ont payées une fortune car les imprimantes qui les utilisaient ont disparu du parc. De nombreuses pistes de recherche d’économies peuvent dont émerger de l’étude des coûts indirects.
Mais, comme pour toute analyse, il faut rester mesuré. Il est tentant de surévaluer les coûts initiaux pour présenter des économies potentielles alléchantes (surtout lorsque certains consultants sont rémunérés aux économies), mais ce serait fausser le raisonnement. Ainsi, les économies sur la consommation électrique seront certainement réelles du fait que les matériels récents sont moins gourmands. Mais quant à affirmer qu’en divisant le parc par 2, je divise également la consommation par 2, il y a de nombreux facteurs à prendre en compte : une imprimante jet d’encre consomme moins qu’un matériel laser car elle n’a pas à alimenter une montée en température ; les imprimantes personnelles sont généralement éteintes tous les soirs et pendant les congés tandis qu’un matériel mutualisé dans le couloir reste allumé 24H/24H et 7J/7J…
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