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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Mutualisation et marchés publics

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L’époque est à la rationalisation des dépenses et à la professionnalisation de la fonction achat. Or, cette équation est parfois difficile à résoudre dans la mesure où les besoins et les offres se complexifient et les ressources (notamment humaines) se réduisent.

2 voies de mutualisation sont explorées : la mutualisation interne et la mutualisation avec d’autres collectivités.

Pour le sujet qui nous occupe, la mutualisation interne des achats a déjà fait son chemin. En effet, de plus en plus de marchés publics portent à la fois sur des multifonctions et sur des imprimantes. Les besoins qui étaient traités par les services généraux d’un côté et ceux traités par le service informatique d’un autre côté sont de plus en plus gérés en commun comme étant plus généralement des besoins en impression voire en gestion documentaire. Cela permet une mutualisation des moyens d’impression, un effet quantitatif sur les prix, une meilleure maîtrise des coûts qui sont centralisés, une amélioration des outils mis à disposition des utilisateurs. Mais cela nécessite que la consultation des entreprises soit gérée comme un projet et non plus comme une simple demande de prix. Les équipes en charge de ces projets doivent avoir des compétences variées : informatique, document et gestion du document, achat, technologies d’impression, services associés possibles,… et du temps. Ce sont probablement ces 2 contraintes qui empêchent encore certaines organisations de mutualiser leurs achats de systèmes d’impression.

En dehors du rapprochement de fonctions qui étaient séparées (copier n’était pas imprimer), la mutualisation interne des achats passe aussi par la centralisation de ces achats. Ainsi, tous les services, toutes les directions, tous les sites, toutes les filiales d’une entité devraient avoir la même politique d’impression et les achats nécessaires à sa mise en œuvre devraient être mutualisés. Tout cela reste encore très souvent au conditionnel. Par exemple, dans certaines mairies, les systèmes d’impression des services municipaux sont gérés par la direction informatique mais les systèmes d’impression des écoles sont gérés par la Direction des affaires scolaires.

Nous traiterons de la mutualisation entre collectivités dans notre prochain article dédié aux marchés publics, le 2 avril.

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En ce début d’année, nous vous proposons de faire plus ample connaissance avec ASSPI.

ASSPI est née en Décembre 2009 de la volonté de Isabelle OBIOLS de mettre ses connaissances et ses expériences en matière de gestion documentaire au service des organisations privées et publiques en toute indépendance d’un quelconque fournisseur de matériels d’impression.

Très vite, il lui est également apparu que même si l’objectif principal des projets d’optimisation des parcs d’impression était les économies budgétaires, la réussite durable de ces projets reposait sur bien d’autres facteurs et notamment sur l’accompagnement des utilisateurs. Ainsi, les interventions de ASSPI se distinguent de celles des cabinets de réducteurs de coûts par la prise en compte de la situation particulière de ses clients : il ne s’agit pas d’appliquer un modèle économique stéréotypé mais de proposer des solutions personnalisées en termes d’implantation, de fonctionnalités, mais aussi de consultation des fournisseurs, de formation des utilisateurs, de communication.

Cette écoute attentive des besoins des organisations qui lui font confiance ont amené Isabelle Obiols à diversifier ses activités. C’est ainsi que, lors de l’audit de son parc d’impression, un client lui a parlé de ses difficultés à organiser ses réponses aux appels d’offres publics. Elle a donc formé les utilisateurs pour la mise en place d’un circuit documentaire pertinent et efficace et étendu son intervention à la rédaction du mémoire technique de plus en plus exigé par l’administration. Cette formation à la rédaction du mémoire technique est devenue une prestation à part entière.

Ainsi en ce début 2013, nos activités sont:

Audit et conseil pour les parcs d’outils d’impression.

Assistance et formation à la réponse aux appels d’offre publics auprès d’entreprises.

–  Assistance à maîtrise d’ouvrage pour les consultations relatives aux systèmes d’impression.

Accompagnement au changement des utilisateurs lors de l’implantation d’un parc optimisé de systèmes d’impression.

Pilotage de parcs par la mise en œuvre de comités de pilotage

La diversité de ses activités, la taille de certains projets, son exigence d’indépendance et la volonté de toujours mettre l’accompagnement au cœur de ses interventions nécessitaient une structure collaborative. C’est pourquoi ASSPI fait partie de la coopérative d’activités et d’emplois COOPANAME. Cette coopérative regroupe des experts de domaines très variés qui ont choisi de construire une entreprise en commun pour mutualiser les fonctions support (comptabilité, facturation, RH,…) et collaborer sur des projets ambitieux, multidisciplinaires ou gourmands en ressources. Au-delà de la mutualisation et de la collaboration, COOPANAME a également vocation à accompagner des porteurs de projets dans leur création d’une activité économique basée sur leurs expertises. A ce titre, elle est reconnue et soutenue par par le Conseil Régional, la Direction Régionale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle, la Caisse des Dépôts et Consignations, et les différentes collectivités locales qui accueillent ses établissements : Ville de Paris, Conseils Généraux des Hauts-de-Seine, de Seine Saint-Denis et du Val-de-Marne, Ville de Nanterre et Communauté d’agglomération de Plaine Commune. Par ailleurs, Coopaname bénéficie de l’appui de la DIIESES (Délégation Interministérielle à l’Innovation, à l’Expérimentation Sociale et à l’Economie Sociale), du Haut Commissaire aux Solidarités actives contre la pauvreté, et de l’Union Européenne, via le Fonds Social Européen.

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Le terme de rationalisation est souvent utilisé peu défini. La définition du dictionnaire :

  • Action de rationaliser quelque chose.
  • Perfectionnement d’une organisation technique en vue de son meilleur fonctionnement.

La rationalisation consiste à appliquer les meilleures pratiques Achat en vue de réduire les coûts et les meilleurs usages en matière d’impression en vue d’avoir un équipement adapté. La rationalisation consiste à mettre en œuvre une meilleure évaluation et définition des besoins, et la mutualisation des achats. Ainsi, la rationalisation des impressions permet de minimiser la consommation de papier et d’énergies liées à l’impression, en se focalisant sur les impressions nécessaires et en proposant des alternatives pour les autres.

La rationalisation des impressions est un projet d’entreprise touchant à tous les aspects de la problématique. Cela commence par un diagnostic de l’existant (audit) afin de déterminer l’impact environnemental, les coûts associés et d’identifier des éléments de mesures. Des scénarios d’amélioration (préconisations) sont élaborés et priorisés en fonction des gains financiers et environnementaux. Ces actions doivent prendre en compte les dimensions fonctionnelles, organisationnelles et techniques pour pouvoir être mis en œuvre durablement. Les scenarii sont ensuite mis en œuvre et des plans de mesures des gains attendus ainsi qu’un plan récurrent d’amélioration sont définis.

Ce n’est un secret pour personne, l’impression est le parent pauvre de l’informatique. Reléguée au rang des périphériques, elle représente pourtant le poste de dépense où le gâchis est le plus évident. Et en ce sens, celui qui se prête le mieux à la rationalisation. Surtout dans un contexte de réduction des coûts. Et pour s’attaquer à cette rationalisation, nombre d’entreprises n’hésitent plus à s’en remettre à un tiers. Soit le constructeur lui-même, soit une société de conseil. La prestation consiste à auditer le parc existant, à le reconfigurer et en proposer une location, généralement sous la forme d’un coup à la page.

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Très souvent, les systèmes d’impression des entreprises sont choisis et mis en place de façon tout à fait empirique. Ils ne font que s’adapter à une succession de besoins utilisateurs. Par voie de conséquence, la physionomie globale du système d’impression ne respecte que très partiellement les standards et les procédures qui facilitent sa gestion ainsi que le contrôle et le respect des coûts induits.

La situation la plus courante…

La plupart des organisations s’inscrivent dans le schéma  suivant :

  • La direction des Systèmes d’information met à disposition des moyens d’impression de plus en plus sophistiqués.
  • Les services achats ou généraux paient les consommables.
  • La production de documents couleur va croissante.
  • Les utilisateurs impriment ce qu’ils veulent
  • La maîtrise budgétaire est très imparfaite mais devient cruciale.

Les clés d’une bonne maîtrise…

Maîtriser son système d’impression, c’est déjà pouvoir répondre aux interrogations suivantes :

  • Qui imprime, qui copie ?
  • Quel volume ?
  • À partir de quelle application ?
  • Quand ?
  • Sur quel périphérique ?

Questions auxquelles peu d’entreprises sont en mesure de répondre de façon formelle ou immédiate.

L’approche de ASSPI…

Afin d’aider les entreprises à optimiser et rationaliser leur système d’impression et à en maîtriser les coûts, ASSPI leur apporte son expertise en matière d’études et de conseil, de solutions organisationnelles et d’accompagnement.

À cet égard, ASSPI vous propose une démarche d’intervention, largement éprouvée par de nombreuses entreprises :

  • Audit des moyens existants et flux d’impression effectivement produits au sein de l’entreprise, évaluation des coûts directs par inventaire sur site et analyse des données de l’organisation. Analyse détaillée des pratiques des différents utilisateurs en interne par entretiens et réunions.
  • Préconisations d’implantation intégrant notamment les impacts éventuels sur l’organisation et la formation des utilisateurs, Définition d’une « politique d’impression » prenant  en compte les objectifs fonctionnels, méthodologiques et financiers de l’entreprise.
  • Engagement et suivi des appels d’offres auprès des constructeurs.

Cette démarche de base peut être complétée par un accompagnement plus long…

  • Déploiement du nouveau parc, suivi des différentes vagues de mise en place.
  • Mise en place du pilotage du parc (suivi des consommations, comités de pilotage,…).

Notre approche est basée sur la collaboration. La collaboration entre les équipes internes et le consultant externe permet de partager : vous avez la culture de votre organisation et une expérience interne, nous sommes en contact avec le monde extérieur. Nous apportons des compétences techniques et  des points de référence (données marché, résultats généralement obtenus, pistes à étudier…). Grâce à notre expertise, nous sommes force de proposition et nous nous adaptons à la situation particulière de votre organisation. Ainsi chaque étape fait l’objet de communications et d’échanges pour garantir que les livrables sont en phase avec vos attentes et vos priorités particulières.

Nos préconisations seront constituées de :

–        Un port folio présentant les caractéristiques techniques des futurs matériels.

–        Un scénario d’évolution permettant d’aboutir à un parc de systèmes d’impression optimisé et renouvelable totalement tous les 3 ans.

–        Un guide des modes opératoires souhaitables autour des moyens d’impression (consommables, utilisation de la reprographie centrale, pilotage du parc…).

–        Une proposition de politique d’impression reprenant les règles d’implantation et d’usage.

Un retour sur investissement appréciable…

De façon générale, le budget impression représente entre 1 et 3% du chiffre d’affaires de l’organisation et la part de documents bureautique, 20% de ce montant. Grâce à la rationalisation des systèmes d’impression, l’entreprise peut réaliser des économies sensibles comprises entre 15 et 25 %, assurant ainsi un ROI sur 1 an et très souvent plus rapide.

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