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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Dématérialisation des factures pour les personnes publiques

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En juin, le Ministre des Finances et des Comptes Publics a présenté une ordonnance préparant la dématérialisation progressive des flux de facturation entre les acteurs de la commande publique et leurs fournisseurs.

Au-delà de l’aspect environnemental (elle supprimera l’édition et l’envoi de 95 millions de factures papier) , cette mesure génèrera des économies substantielles pour les administrations et pour les entreprises. En effet, une facture papier coûte environ 13 € à celui qui la reçoit et 8 € à celui qui l’envoie alors que la facture dématérialisée ne coûte que 7,5 € à celui qui la traite et 5 € à celui qui l’émet.

Le traitement des factures dématérialisées pourra bénéficier d’une solution technique mutualisée proposée par l’État et qui pourra être utilisée par les administrations et par les entreprises.

Ce changement devrait intervenir à compter de janvier 2017 pour les grandes entreprises et les entités publiques et s’étaler jusqu’en janvier 2010 pour les plus petites entreprises.

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Quels financements pour les équipements de reprographie ?

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C’est une question récurrente pour les acteurs de la commande publique. Les arbitrages se font souvent selon les habitudes et les convictions du responsable de ces équipements et on peut noter un certain clivage selon qu’il s’agisse de la Direction informatique plus habituée à acheter ses matériels ou de la Direction des services généraux habituée à la location par les usages des fournisseurs.

Autre critère habituel pour arbitrer ce débat : les budgets. Si les budgets de fonctionnement sont contraints, l’acquisition peut être tentante et, au contraire, si d’importants investissements doivent être menés par ailleurs ou si l’endettement est une problématique sensible, la location devient une alternative intéressante.

Malgré tout, la location avec contrat de maintenance est la pratique largement la plus répandue (90 % des placements en France). Les grands acteurs de ce marché proposent tous également la location sous forme de prix unique à la page incluant la location et la maintenance mais cette offre présente des contraintes qui limitent son utilisation (volumes imposés le plus souvent pour garantir le revenu du prestataire, prix plus élevés car le prestataire provisionne le risque d’une baisse des volumes).

Cette suprématie de la location avec contrat de maintenance s’explique par les nombreux avantages qu’elle apporte par rapport à l’achat :

Elle permet de faire évoluer le parc de matériels au plus près des évolutions de besoins. L’achat sera amorti sur 5 ans et interdira donc toute évolution sur cette période sauf à ajouter des matériels. Or, les organisations connaissent en général des évolutions significatives, impactantes pour les besoins en impression, sur des périodes de 2 à 3 ans (restructuration, contrainte budgétaire, déménagement,…). La location permet donc de revoir les outils d’impression tous les 3 ou 4 ans.

Elle ne diminue pas la capacité d’endettement de l’organisation.

Enfin, face aux évolutions technologiques et aux baisses de prix sur ce marché, la location permet de relancer une mise en concurrence tous les 3 ou 4 ans et donc d’obtenir des matériels performants, dotés d’outils modernes au meilleur prix.

Ces constats sont d’ailleurs également faits par la Direction des Affaires Juridiques de Bercy dans son Guide de l’acheteur public en matière d’impression et de reproduction de documents. Le groupe d’Étude de Marché chargé des achats de matériels de reprographie conseille également la location assortie d’un contrat de maintenance pour financer ces équipements.

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Sourçage et marchés publics

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Nous vous avons souvent conseillé de rencontrer les acteurs de la commande publique avant de répondre aux appels d’offres. Si vous doutiez du bien fondé de ce conseil, nous profitons de ce premier article marchés publics de la rentrée pour le réitérer et vous montrer qu’il s’inscrit tout à fait dans l’évolution des pratiques en matière d’achats publics.

En effet, en juin, lors de la conférence annuelle des acheteurs publics, Jean Maïa, directeur des affaires juridiques de Bercy,a souligné l’importance du « sourçage« . Il s »agit pour ces acheteurs de favoriser les contacts avec les acteurs économiques afin de rechercher et d’évaluer les fournisseurs potentiels pour un domaine déterminé. Pour Jean-Marie Héron, président de l’AAP (Association des Acheteurs Publics), « un bon acheteur doit consacrer au « sourçage » 10 à 15 % de son temps ».

Cette démarche volontaire doit permettre à l’acheteur de se tenir informé de l’état de l’art, des innovations et des pratiques liés aux domaines qui le concernent. Elle lui permet également de mieux connaître les entreprises susceptibles de répondre à ses prochaines consultations.

Le sourçage peut se faire par différents moyens : internet est de plus en plus une source importante d’informations (d’où l’importance pour les entreprises d’y assurer une présence efficace), la prise de contact classique suivie d’une entrevue est un excellent moyen de faire réciproquement connaissance et les divers évènements publics (voeux du Maire, forums pour l’emploi, salons divers et variés,…) sont également d’excellentes occasions de se rencontrer de façon informelle.

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PME et collectivités territoriales

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L’Observatoire des PME, met en lumière la forte présence des PME dans les marchés publics, et particulièrement dans ceux des collectivités territoriales.

Dans les activités des PME, les marchés publics représentent une part non négligeable. En effet, près des deux tiers des marchés publics locaux (61%) sont attribués aux PME et aux ETI (établissements de taille intermédiaire), et presque la moitié des marchés publics étatiques (43%) sont remportés par ces entreprises.

De plus, l’attribution d’un grand nombre de marchés publics par les collectivités territoriales à des PME permet de renforcer le développement territorial régional, puisque ces marchés profitent à 41% à des entreprises locales.

Si vous n’en étiez pas encore persuadés, voilà 2 statistiques qui devraient vous convaincre de vous intéresser à ces futurs clients…

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Simplification administrative

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Selon l’OCDE, la complexité administrative coûterait 60 milliard d’euros par an aux entreprises françaises. Nous vous avions déjà parlé du plan pluriannuel de simplification voulu par François Hollande. Un conseil de la simplification a donc été créé et après 3 mois de travail, il a proposé 50 mesures pour alléger les démarches administratives.

En matière de marchés publics, le conseil reprend l’idée émise par le  SGMAP (Secrétariat Général pour la Modernisation de l’Action Publique) du Marché Public Simplifié (MPS). Il s’agit de permettre aux entreprises de candidater avec juste leur numéro de Siret. Les documents justificatifs exigés aujourd’hui dans le dossier de candidature ne seront plus nécessaires que pour l’entreprise retenue. Sachant que la constitution du dossier de candidature prend en moyenne 2 heures, cette annonce est une très bonne nouvelle pour les entreprises qui pourront se consacrer davantage à la qualité de leur offre.

Cette mesure s’appliquera auprès de 300 000 entreprises au 1er septembre 2014 et sera étendue à toutes les entreprises, au 1er janvier 2015.

D’autres mesures destinées à faciliter l’accès des entreprises aux marchés publics devraient être présentées lors de la deuxième vague de mesure proposées par le conseil de la simplification, à la rentrée prochaine.

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Des économies pour les collectivités territoriales

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Mais, selon Le Parisien, les dotations aux communes, départements et régions pourraient baisser de 10 milliards d’euros d’ici à 2017, soit 10 % des ressources que leur attribue l’État.

«Les dépenses des collectivités territoriales augmentent de 3 milliards par an», a observé Marylise Lebranchu,  «on a sans doute, ensemble, beaucoup d’économies à faire», ajoutant que «la dotation globale de fonctionnement va baisser».

Dans un contexte de ressources contraintes (autant en ce qui concerne les recettes fiscales que les concours financiers de l’État), plusieurs leviers de maîtrise des dépenses locales existent, à qualité de service public équivalente.
La rémunération du personnel est pointée du doigt par la Cour des Comptes comme étant uns source importante d’économies.

L’optimisation de l’organisation peut aussi fournir des pistes d’économies. Dans ce cadre, les charges liées au document sont  importantes dans le budget et peuvent faire l’objet d’économies substantielles (jusqu’à 50 % du budget initial).

Il ne s’agit pas de révolutionner les pratiques mais de réfléchir aux flux des documents (les validations sont-elles toutes nécessaires ? Ne peuvent-elles pas être dématérialisées ?…), de repenser le parc des matériels nécessaires (imprimantes ou multifonctions, couleur, fonction fax,…), de renégocier les conditions financières (location ou achat, maintenance à la page ou achat de consommables,…) et d’accompagner les utilisateurs vers une autre culture du document.

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isse. En effet, cette réduction au prorata ne tient pas compte du fait que les communes disposent de marges de manoeuvre financières nettement supérieures à celles des régions, et surtout des départements, estime-t-elle, en invitant l’Etat à revoir sa copie sur ce point pour 2015.
En savoir plus sur http://lexpansion.lexpress.fr/actualite-economique/collectivites-locales-la-cour-des-comptes-veut-des-depenses-moins-dynamiques_1418648.html#TBFbo8wye3UVUbuQ.99
isse. En effet, cette réduction au prorata ne tient pas compte du fait que les communes disposent de marges de manoeuvre financières nettement supérieures à celles des régions, et surtout des départements, estime-t-elle, en invitant l’Etat à revoir sa copie sur ce point pour 2015.
En savoir plus sur http://lexpansion.lexpress.fr/actualite-economique/collectivites-locales-la-cour-des-comptes-veut-des-depenses-moins-dynamiques_1418648.html#TBFbo8wye3UVUbuQ.99

Le mémoire technique est votre vendeur

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Comme vous le savez le sujet du mémoire technique nous intéresse tout particulièrement. Nous avons déjà eu l’occasion de faire de nombreuses publications à ce sujet mais pas ces derniers temps. Nous y revenons donc en ce début de printemps.

Il est toujours plus efficace de répondre à une consultation lancée par une organisation qui vous connaît déjà. Dans de nombreux cas, vous n’avez pas les ressources nécessaires pour visiter les administrations qui pourraient être vos futurs clients. Il ne vous reste plus qu’un moyen de vous faire remarquer parmi les offres qui sont parfois nombreuses : rédiger un mémoire technique « vendeur ».

Il devra remplir 2 objectifs principaux :

  • Faire connaître votre entreprise et montrer vos valeurs ajoutées
  • Prouver à l’administration que vous avez parfaitement compris sa problématique et que votre entreprise est celle qui peut le mieux y répondre.

Plus facile à dire qu’à faire… J’en conviens. Pourtant quelques pistes à explorer vous aideront :

  • La présentation de votre entreprise doit être pragmatique et opérationnelle (oubliez les superlatifs et les promesses sans fondements).
  • Mettez en avant les points forts de votre organisation : ressources humaines, savoir-faire, expériences, références…
  • Répondez point par point aux demandes : si le CCTP fait état d’une mission en 5 étapes ne répondez pas par des prestations en 3 étapes.
  • Fournissez le plus d’éléments possibles montrant que vous vous projetez déjà dans la réalisation du marché : planning, noms des personnes constituant l’équipe dédiée, modèles de documents personnalisés, …

Ces pistes sont les 1ers axes de réflexion et de construction de vos futures réponses gagnantes. Elles seront le squelette de votre futur commercial marchés publics.

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Impressions par badges et administrations publiques

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Les administrations sont souvent des lieux ouverts au public avec un grand nombre de bâtiments et de sites d’implantation. Ces lieux accueillant de nombreux visiteurs, les organisations doivent veiller à ce que les personnes non habilitées n’aient pas accès aux documents contenant des informations confidentielles. Elles doivent également sensibiliser leurs agents à des pratiques responsables en termes de sécurité.

Les documents imprimés sur les imprimantes ou les multifonctions situés dans les couloirs peuvent être égarés, récupérés par des utilisateurs non autorisés ou lus par des visiteurs (26% des salariés français ont trouvé des documents confidentiels sur une imprimante ou un photocopieur). Le secteur public et les administrations cherchent constamment  à empêcher les fuites de documents internes contenant des informations sensibles et à contrôler les opérations d’impression sur les appareils multifonctions.

De plus, ces organisations sont financées par des fonds publics et sont soumises à une importante pression budgétaire. Leurs autres préoccupations sont donc également de pouvoir gérer les coûts de façon détaillée, d’empêcher les impressions inutiles et de s’inscrire dans une démarche de protection de l’environnement. Or, sans une gestion d’impression centralisée, il est impossible de contrôler entièrement les opérations d’impression et d’imputer les coûts aux différentes directions et aux différents services.

Les administrations publiques peuvent compter entre plusieurs dizaines et plusieurs milliers d’employés. Si certains disposent encore de leur propre imprimante dans leur bureau, ils sont de plus en plus nombreux à utiliser des imprimantes multifonctions situées dans les couloirs accessibles à presque tout le monde, y compris les usagers. Il est donc essentiel de pouvoir contrôler l’accès aux documents par le biais d’une authentification. De plus, comme les employés peuvent travailler à différents étages voire dans plusieurs bâtiments, il est utile pour eux de pouvoir imprimer leurs documents où qu’ils soient, et à tout moment.

Les agents sont de plus en plus familiers de l‘utilisation de badges (pour l’accès aux bâtiments, pour l’enregistrement de présence, pour la restauration collective,…). Ces utilisations peuvent tout à fait être étendues à l’authentification pour impression sécurisée. Cette méthode s’avère beaucoup plus efficace et fiable que les codes utilisateurs. En effet, les codes ne restent pas confidentiels très longtemps alors que le badge est personnel et engage la responsabilité de son détenteur. De plus la lecture du badge est plus rapide et plus simple que la saisie d’un code assez long (si l’on veut vraiment sécuriser l’impression 4 chiffres ne sont pas suffisants) sur un clavier.

Comme toutes les opérations d’optimisation de l’usage des moyens d’impression, la mise en place de cette authentification par badges nécessite un accompagnement des utilisateurs. Il sera d’autant plus important que très souvent les utilisateurs ne sont pas du tout sensibilisés aux enjeux de la sécurité documentaire.

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Ugap or not UGAP ?

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L’UGAP est un établissement public industriel et commercial créé en 1985 et placé sous la double tutelle du ministre chargé du budget, d’une part, et du ministre chargé de l’éducation nationale, d’autre part.

Elle est aujourd’hui la seule centrale d’achat public « généraliste » française. Elle est un acteur spécifique de l’achat public.

Le recours à la centrale d’achat, elle-même soumise au Code des marchés publics pour toutes ses procédures, dispense ses clients de toute mise en concurrence et publicité préalables. Ceci étant, toute personne publique peut choisir de conduire sa propre procédure. L’UGAP opère donc dans un contexte d’autonomie de choix de ses clients, qui l’oblige à rechercher la satisfaction maximale de ceux-ci avec les titulaires de ses marchés.

Dans ce cadre, le recours à l’UGAP a été fortement promu ces dernières années comme étant un outil de rationalisation des coûts et de simplification des procédures pour des organisations qui n’auraient pas ou plus les compétences internes pour gérer au mieux leurs consultations. Mais, il semblerait que la donne est en train de changer.

En effet, Arnaud Montebourg, ministre du redressement reproductif, critique fortement la centrale d’achat. Le ministre affirme que dans son carnet de commandes l’UGAP favorise les fournisseurs étrangers qui sont moins chers par rapport aux entreprises françaises.

Alain Rousset, le président de l’association des régions de France pense lui aussi que l’État qui passe par la centrale d’achat pour fournir les établissements publics n’aide pas les entreprises françaises à vendre leurs produits au niveau national.

Depuis le début de son mandat au ministère du redressement reproductif Arnaud Montebourg met un point d’honneur à ce que les entreprises privées et publics travaillent ensemble pour remonter la pente au niveau national des achats made in France. Il estime que la production française est assez vaste pour que l’État l’utilise à son avantage.

Depuis un an et demi, selon M. Montebourg, la centrale d’achat se permet d’acheter à l’étranger alors que la France est sur le déclin et a tous les atouts pour livrer les commandes nationales. Il estime que toutes les entreprises Françaises devraient avoir accès aux marchés publics pour avoir le choix de la meilleure offre. Le président de l’UGAP qui a déjà été convoqué sera reçu à nouveau pour s’entretenir avec Arnaud Montebourg à propos de ce qu’il compte faire prochainement pour changer cette situation.

S’il n’y a pas d’accord entre les deux parties, le ministre du redressement reproductif se dit prêt à faire appel au président de la République pour demander la dissolution de la centrale d’achat. Selon le ministre Arnaud Montebourg les collectivités locales se débrouilleront mieux en faisant leurs achats eux-même en France plutôt que de faire appel à la centrale d’achat qui elle ne fait pas son travail correctement.

A suivre…

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L’analyse des offres

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Dans le cadre des marchés publics, l’analyse des offres se doit d’être rigoureuse (dans le secteur privé aussi d’ailleurs). La pertinence de l’attribution en dépend. Il est de plus en plus crucial de pouvoir justifier précisément et rationnellement le choix qui est fait, les candidats étant de plus en plus sourcilleux en cas d’éviction.

Tout commence dès la préparation du DQE puisque le règlement de la consultation doit présenter les critères qui seront analysés et le mode de calcul de la note qui sera attribuée.
1er casse tête
: quels critères sont pertinents pour choisir un fournisseur de systèmes d’impression ? Comment comparer réellement les prix de chacun sachant qu’ils sont souvent composés de plusieurs éléments plus ou moins clairement expliqués ? Est-ce que le temps de sortie de la 1ère page pour un copieur destiné à la reprographie est un critère pertinent ?…

Puis l’analyse en elle-même peut rapidement tourner à la migraine. En effet, c’est à croire que les candidats pensent être notés au poids. Les offres prennent des airs d’encyclopédies où il vous faudra trouver par vous-même les quelques éléments qui vous sont réellement utiles. Inutile de préciser qu’il ne s’agit pas du genre de littérature qui vous tient en haleine…

Puis, il faudra transformer les éléments significatifs en note. Enfin, il faudra rédiger un rapport d’analyse destiné à la commission d’appels d’offres. Ce rapport n’étant pas spécialement destiné à des professionnels du sujet, il faudra y faire preuve de pédagogie.

Toutes ces étapes sont très gourmandes en temps, surtout si elles nécessitent une bonne connaissance du sujet (c’est le cas pour les systèmes d’impression). Il faudra faire des recherches, consulter au préalable les professionnels, se faire une idée de ce qui relève du marketing et de ce qui est concret et réel (ils sont tous capables de vous dépanner en 4 heures ouvrées sur le papier glacé de leurs documentations, dans la réalité seuls quelques élus bénéficient vraiment de ce service). De plus, elles doivent être menées relativement rapidement après la réception des réponses car en général le besoin est urgent, les délais de livraison sont longs et les consultations se succèdent à un bon rythme.

Faire appel à un expert neutre pour mener cette analyse peut s’avérer très économique :

  • Il y passera beaucoup moins de temps que les équipes internes (c’est sa spécialité). Il coûtera donc moins cher.
  • Il fournira une notation rigoureuse et objective qui mettra fin très rapidement à toute velléité de réclamation indue. Il vous épargnera donc les coups de fil pénibles des candidats mauvais perdants. Il vous épargnera même des procédures coûteuses.
  • Il saura choisir l’offre économiquement la plus avantageuse car il saura quels points de comparaison sont réellement éclairants.

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