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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Les bonnes résolutions de la rentrée

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conso papier

Ce petit rappel de ce que représente une page imprimée en termes d’impact sur l’environnement mais aussi en termes de dépenses devrait vous encourager et vous motiver pour réduire vos impressions.

Sans être trop ambitieux au début, nous vous proposons 5 actions à mettre en place d’ici la fin de l’année.

  • Paramétrer vos drivers d’impression et vos matériels en recto-verso par défaut. Profitez-en pour paramétrer le N&B par défaut. Cela ne réduit pas le volume de pages imprimées mais limite la consommation d’encres.
  • Réduisez la taille de vos polices d’impression par défaut (11 suffit généralement)
  • Réduisez les marges par défaut de vos documents.
  • N’imprimez plus vos mails.
  • Organisez l’archivage électronique des documents plutôt que de faire de la place dans vos armoires.

Bonne rentrée …

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Kit de communication

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4307911-personne-avec-megaphoneTout le soin que vous apporterez au diagnostic de votre parc d’impression et à l’élaboration de votre politique d’impression ne vous assurera pas la réussite si vous négligez l’accompagnement des utilisateurs et la communication qui va avec.

Or, chaque organisation a ses propres typologies d’utilisateurs, ses propres codes de communication, ses propres processus de fonctionnement.  Il faut donc que la communication autour du projet de parc d’impression optimisé soit adaptée à chaque structure (dans certaines organisations, des adaptations devront être faites pour chaque site). Ces adaptations porteront sur le fond et la forme (extranet ou réunions plénières, développement durable et/ou économies,…).

Par contre, nous pouvons définir les différents éléments du kit de communication qui amènera vos utilisateurs à adopter votre nouvelle politique d’impression :

  • A : communication en amont du projet sur les objectifs et les modalités
  • B : communications pendant l’étude (entretiens utilisateurs, réunions de présentation, …)
  • C : communication sur la future politique d’impression
  • D : communications pendant le déploiement du parc et des outils associés (formations, plannings, reportages,…)
  • E : communication après le déploiement (enquête de satisfaction, résultats atteints,…)

Vous pouvez toujours monter une étagère en kit en omettant un des renforts prévus, cela ne l’empêchera pas de tenir debout. Mais si le poids qu’elle doit porter est important, elle n’y résistera pas et sur la durée, elle finira par fléchir….

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Une politique d’impression effective

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optimisation-typo3De nombreux projets d’optimisation des systèmes d’impression se terminent à la mise en place du nouveau parc, au mieux après les formations utilisateurs. Force est de constater que les déviances quant à la politique d’impression interviennent alors très vite et que trois ans plus tard, tout est à refaire ou presque. Les principales causes de ces écarts sont le retour aux usages d’impression antérieurs (recto simple, impressions de mails,…), l’obtention d' »exceptions » pour la mise en place de systèmes d’impression individuels, l’évolution des besoins et les dérives de la prestation de services du partenaire choisi.

 3 points sont essentiels pour faire en sorte que votre politique d’impression soit effective sur la durée :

  • L‘accompagnement des utilisateurs en continu : formations, retraining, animations, communications…
  • La mesure régulière des résultats : enquêtes de satisfaction, mise en place et suivi d’indicateurs de qualité de services, de consommation,…
  • L’évaluation régulière de l’évolution des besoins : plan d’action à court et moyen terme face aux dérives, gestion des demandes,…

Non seulement la mise en place de ces actions vous assurera les résultats attendus de votre politique d’impression sur la durée mais elle vous permettra également de préparer très en amont et facilement ses évolutions et le futur parc nécessaire.

D’ailleurs ceux qui ont en charge la mise en place de politiques de développement durable connaissent bien ces outils car ils sont indispensables pour que chacun s’approprie les nouveaux usages et pour s’assurer que ces nouveaux usages répondent bien aux objectifs fixés.

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Sécurité de l’information et document papier

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papier42/3 des entreprises européennes considèrent que le papier représente une grande menace pour la sécurité de l’information. Dans de nombreuses organisations , un document papier peut être photocopié en de multiples exemplaires. Il peut facilement être partagé ou détruit. Il peut être abandonné sur le système d’impression qui l’a produit ou classé de façon aléatoire ou bien jeté dans n’importe quelle poubelle.

1/3 seulement des entreprises européennes vérifient l’efficacité des politiques mises en place pour aider les employés à produire, faire circuler, stocker et détruire  les documents papier. Encore faut-il que ces politiques soient au moins mises en place et nous en sommes loin.

Or, la mise en place d’une politique d’impression détaillée, définissant les règles de traitement du document papier peut limiter ces risques.

Ainsi, les accès aux archives sont souvent libres et les salles d’archivage sont même souvent dotées d’un système de reprographie et d’un système de destruction facilitant la reproduction  et l’élimination des documents. Sans contrôle d’accès, ces zones peuvent devenir sources d’importantes « fuites » de l’information (par destruction ou par diffusion).

Les utilisateurs ont souvent tendance à penser que le seul moyen d’assurer la confidentialité de leurs documents papier est de les imprimer sur une imprimante locale, dans leur bureau. Or, ils n’hésitent pas ensuite à aller  copier ce document confidentiel sur le copieur du couloir, au vu de tous, voire même laisser les documents sur la machine le temps d’aller boire un café. Nous ne répèterons jamais assez que des solutions simples existent pour gérer efficacement la confidentialité de la production de documents papier.

Source : Etude Iron Mountain

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Audit avant renouvellement

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auditQu’il s’agisse d’une entreprise ou d’une administration, le renouvellement des systèmes d’impression nécessite la connaissance du marché (acteurs, technologies…), des modes opératoires (financement, types de contrats, services…) et du langage spécifique (les vendeurs ont du mal à se séparer de leur jargon professionnel).

Au delà de cette veille nécessaire, une autre condition de la réussite de ce type de projet est de bien connaître son parc actuel et les besoins de son organisation. Demander les mêmes caractéristiques que le matériel actuel (juste un peu plus rapide si ça ne coûte pas trop cher…) ou faire confiance au commercial pour définir les matériels adéquats, c’est risquer de repartir pour 3 ou 4 ans avec des outils inappropriés.

L’audit des systèmes d’impression doit être un préalable à toute consultation. Il permet de :

  • Connaître parfaitement le parc actuel y compris dans les sites éloignés.
  • Recenser les besoins des utilisateurs et de l’organisation.
  • Mettre à plat les pratiques autour du parc (pratiques d’impression, gestion des consommables…).
  • Se fixer des objectifs (budget, développement durable…) pour le futur parc.
  • Fournir aux prestataires consultés un cahier des charges précis.
  • Obtenir des offres comparables grâce à des matrices de réponses standardisées.

Vous pouvez choisir de mettre en œuvre un audit plus ou moins poussé (exhaustivité ou échantillonnage…) suivant le temps, les moyens et les enjeux du projet. Malheureusement c’est souvent la contrainte de temps qui limite la prise en compte des autres enjeux. Sachant que les phases de livraison (entre 4 et 6 semaines), d’analyse des offres (3 à 4 semaines), de réponse à la consultation (2 à 5 semaines) sont incompressibles, quand le temps fait défaut l’audit est souvent partiel, voire très succinct.  Pourtant prendre le temps de faire un état des lieux précis, d’envisager plusieurs pistes d’amélioration et de choisir une politique d’impression sur le moyen terme fait au final gagner du temps (moins de risque de consultations infructueuses ou mal dimensionnées) et de l’argent (le nouveau parc est optimisé dans tous ses aspects).

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Quiz pratiques d’impression

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cocher liste 2En ce printemps et de semaines écourtées, nous vous proposons un petit quiz sur vos pratiques d’impression.

Amusez-vous.

BONNES PRATIQUES D'IMPRESSION

Départ
Félicitation - vous avez complété BONNES PRATIQUES D'IMPRESSION. Vous avez obtenu %%SCORE%% sur %%TOTAL%%. Votre performance a été évaluée à %%RATING%%
Vos réponses sont surlignés ci-dessous.

Maîtrise des dépenses d’impression

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argentNous parlons souvent d’économies et la plupart des projets d’optimisation des systèmes d’impression ont pour objectif de réaliser des économies. De fait, très souvent, les projets bien menés atteignent cet objectif.
Mais, il y a des cas où l’objectif est avant tout fonctionnel : assurer un équipement adapté aux utilisateurs, avoir des outils performants pour répondre à de nouveaux besoins,… Dans ces cas là, en termes financiers, l’objectif sera de maîtriser les dépenses et leur évolution future.

Contrairement à de nombreuses idées reçues, le volume de papier consommé dans le monde et en France ne cesse de croître (+5 % par an). Sans qu’on y prenne garde, la couleur a envahi nos environnements professionnels et pourrait devenir un standard, or elle coûte 10 fois le prix d’une impression N&B. Malgré les nouvelles possibilités d’échange et de stockage de données, les craintes quant à la sécurité engendrent toujours autant (plus ?) d’impressions au cas où.

Tout cela peut amener une hausse régulière du budget d’impression. Pour ne pas se laisser déborder, il vaut mieux mettre en place des mesures qui assureront une évolution voulue et maîtrisée des dépenses. Il est plus facile de mettre en place en préventif une politique d’impression qui définit précisément les usages de la couleur plutôt que de devoir limiter, voire interdire des usages installés. Les utilisateurs considèrent comme un privilège de pouvoir imprimer ce qu’ils veulent quand ils veulent. Il s’agit de leur faire comprendre qu’il s’agit de leur responsabilité de le faire à bon escient et sans gaspillage.

La maîtrise des budgets ne passe pas que par les utilisateurs. Elle passe aussi par des outils de suivi et de gestion qui vont limiter les coûts indirects. Elle passe également par la négociation régulière des conditions de mise à disposition des matériels et des services. La réévaluation régulière des besoins (tous les 4 ans au minimum), la veille sur les évolutions technologiques mais également fonctionnelles, contractuelles et financières, la mise en concurrence des partenaires potentiels sont autant de leviers permettant de contenir les budgets dans les limites souhaitées.

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Infogérance d’impression à la carte

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Le marché de l‘infogérance d’impression est estimé en France à plus de 200 millions d’Euros par an et contrairement au marché des systèmes d’impression, il est en forte croissance (entre 15 et 25 %).

Même si tout le monde est d’accord pour définir l’infogérance d’impression comme l’externalisation des services liés aux parcs de systèmes d’impression, en fait ce terme regroupe des réalités assez différentes allant du simple approvisionnement automatique en consommables jusqu’à la reprise de personnel dédié à l’impression.

Cette modularité rend l’infogérance d’impression intéressante pour tous les types de structures.

Bien sûr les premiers concernés sont les grands consommateurs d’impressions qui cumulent des contraintes de fiabilité, confidentialité et de rapidité : professions juridiques, administrations, formation,… Pour eux, tous les aspects de l’infogérance d’impression sont de potentiels vecteurs de productivité et d’économies (diminution des consommations, fiabilité des solutions avec solutions de secours systématiques, facturation unique, traçabilité, …).

Mais les plus petites structures, moyennes consommatrices d’impressions, peuvent également y trouver leur compte. Ainsi les outils de tracking permettront d’affiner les calculs de coûts de revient (prix précis des impressions liées à telle production ou à tel client) et donc de définir plus précisément la meilleure offre pour son client (un consultant devrait toujours pouvoir évaluer le coût des impressions nécessaires à la production de livrables de qualité pour ne pas les « surfacturer » ou « sousfacturer » dans son forfait de prestations).

Ainsi, l’enjeu ne semble plus de s’interroger sur l’utilité de l’infogérance mais plutôt sur le meilleur niveau à choisir pour ne pas payer des services qui seraient du luxe (voire contreproductifs) mais se doter d’outils performants, adaptés à la performance visée par la structure.

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Economies de papier

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Vous connaissez certainement de nombreuses « règles » de bonnes pratiques d’impression destinées à réduire la consommation de papier et d’encre. Dans certaines organisations, elles sont connues mais quasiment pas appliquées : « Je sais que nous devrions imprimer en recto-verso mais Monsieur le Directeur ne veut que du recto simple « , « Je sais qu’il ne faut pas imprimer les mails mais j’ai déjà perdu des documents alors maintenant j’imprime par sécurité », « Je sais qu’il ne faut imprimer en couleur que ce qui le nécessite vraiment mais j’oublie toujours de passer en N&B »,…

Je vous propose de nous pencher sur 2 pratiques très efficaces pour faire de sérieuses économies de papier. Elles sont toutes les deux destinées aux documents volumineux pour lesquels j’entends souvent dire : « au-delà de 3 pages, j’imprime parce que la lecture à l’écran est trop inconfortable ».

La première pratique est ancienne (elle a fait ses preuves) mais en dehors de certains milieux (universités, administrations,…), elle est peu pratiquée. Il s’agit du sommaire. Sans sommaire, je reconnais qu’il est très fastidieux de se repérer dans un document de plusieurs pages à l’écran, comme sur papier d’ailleurs. Avec un sommaire, je peux me déplacer facilement vers les parties qui m’intéressent (CTRL + click dans un sommaire word), si nécessaire je peux facilement n’imprimer que ces parties en repérant les pages concernées. La réalisation automatique d’un sommaire ou d’une table des matières dans un traitement de textes est réellement simple et rapide mais finalement peu connue.

La deuxième pratique est le résumé. Si vous adjoignez à votre document un résumé ou une synthèse, vous permettez à vos lecteurs de retrouver rapidement les éléments essentiels. Au pire, ils pourront imprimer ce résumé pour ce rendre à une réunion ou pour ajouter dans un dossier sans avoir à imprimer l’intégralité.

Ces deux pratiques peuvent s’appliquer à des propositions commerciales, des rapports de toutes natures, des présentations de résultats, des supports de réunions,… En dehors de leur incontestable efficacité en matière d’économie de papier, elles augmenteront la qualité de vos documents.

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Dématérialisation

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Au risque de commencer cet article par une évidence connue de tous, il me semble important de définir la dématérialisation par le remplacement de documents papier en fichiers et contenus informatiques. Dans les organisations, elle couvre de nombreux domaines : commandes, factures, appels d’offres publics, courriers,… et si la substitution était complète, elle aboutirait au « Zéro papier » annoncé dans les années 80 (l’autre siècle) et toujours attendue malgré des évolutions notables dans nos vies quotidiennes comme dans nos activités professionnelles.

En fait la dématérialisation regroupe 2 réalités différentes :

  • La dématérialisation native qui consiste à échanger des flux documentaires numériques sans passer par la matérialisation. C’est ce qui se passe quand une entreprise reçoit une facture numérique.
  • La dématérialisation duplicative qui consiste à transformer des documents papier en documents numériques. C’est ce que font les entreprises qui traitent numériquement leurs courriers entrants.

La mise en œuvre de ces procédés implique des contraintes :

  • Un moyen de certifier l’identité des différents intervenants dans le flux documentaire (Signature électronique)
  • Un moyen d’horodater les différentes étapes de ce flux
  • Un moyen de s’assurer que tous les documents liés suivent le flux (enveloppe électronique)
  • Un espace de stockage sécurisé

De plus, elle se heurte aux habitudes et aux craintes. Il n’est pas rare de trouver un système de dématérialisation efficace doublé d’une sauvegarde papier « au cas où ».

Pourtant, elle est réellement source de gains de productivité conséquents (rapidité de transfert, facilité de traitement…) et de développement en facilitant les échanges entre partenaires et agents économiques.

Nous n’en sommes pas au bureau sans papier mais les choses évoluent. Ainsi, le plan France numérique 2020 prévoit que « le papier devra être définitivement abandonné et l’intégralité des démarches administratives devront être dématérialisées ». A suivre donc …

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