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Maîtrise des dépenses d’impression

mai 4th, 2015 Posted in Coûts d'impression

mai, 04 2015

Nous parlons souvent d’économies et la plupart des projets d’optimisation des systèmes d’impression ont pour objectif de réaliser des économies. De fait, très souvent, les projets bien menés atteignent cet objectif.
Mais, il y a des cas où l’objectif est avant tout fonctionnel : assurer un équipement adapté aux utilisateurs, avoir des outils performants pour répondre à de nouveaux besoins,… Dans ces cas là, en termes financiers, l’objectif sera de maîtriser les dépenses et leur évolution future.

Contrairement à de nombreuses idées reçues, le volume de papier consommé dans le monde et en France ne cesse de croître (+5 % par an). Sans qu’on y prenne garde, la couleur a envahi nos environnements professionnels et pourrait devenir un standard, or elle coûte 10 fois le prix d’une impression N&B. Malgré les nouvelles possibilités d’échange et de stockage de données, les craintes quant à la sécurité engendrent toujours autant (plus ?) d’impressions au cas où.

Tout cela peut amener une hausse régulière du budget d’impression. Pour ne pas se laisser déborder, il vaut mieux mettre en place des mesures qui assureront une évolution voulue et maîtrisée des dépenses. Il est plus facile de mettre en place en préventif une politique d’impression qui définit précisément les usages de la couleur plutôt que de devoir limiter, voire interdire des usages installés. Les utilisateurs considèrent comme un privilège de pouvoir imprimer ce qu’ils veulent quand ils veulent. Il s’agit de leur faire comprendre qu’il s’agit de leur responsabilité de le faire à bon escient et sans gaspillage.

La maîtrise des budgets ne passe pas que par les utilisateurs. Elle passe aussi par des outils de suivi et de gestion qui vont limiter les coûts indirects. Elle passe également par la négociation régulière des conditions de mise à disposition des matériels et des services. La réévaluation régulière des besoins (tous les 4 ans au minimum), la veille sur les évolutions technologiques mais également fonctionnelles, contractuelles et financières, la mise en concurrence des partenaires potentiels sont autant de leviers permettant de contenir les budgets dans les limites souhaitées.

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Reprendre en main le changement

avril 27th, 2015 Posted in Pilotage des parcs d'impression

avr, 27 2015

La conduite du changement

Lorsque je parle d’accompagnement au changement, je vois souvent dans le regard de mes interlocuteurs un flottement : combien ça va me coûter ?, les utilisateurs j’en fais mon affaire, ils n’auront pas le choix… Pourtant, quand je commence à évoquer le pouvoir de nuisance d’un utilisateur mécontent, les marques d’intérêt réapparaissent et même, souvent, cela amène le souvenir d’anecdotes vécues. Ainsi de la filiale éloignée dont le responsable avait fait mettre le système d’impression dans la benne à déchets car il considérait que le choix du siège était inadapté. Ainsi, du système d’impression tout neuf qui ne cesse de tomber en panne jusqu’à ce que le technicien montre que le pauvre matériel a subi coups et blessures dans l’indifférence générale. Ainsi des documents immondes créés et présentés par l’assistante à son patron pour lui prouver que le matériel dont elle dispose est inutilisable (sans vouloir donner des idées à certains, un peu de toner ou d’encre bien réparti dans la machine ou un papier un peu humide ou un peu froissé font merveille). Ainsi de l’utilisateur qui vous avoue sans état d’âme que désormais il va imprimer ses documents en couleur dans l’autre service puisque dans le sien la couleur n’a pas été jugée nécessaire. Et je pourrais en remplir plusieurs tomes…

On ne le dira jamais assez un utilisateur mal informé, mal formé, peu ou pas convaincu peut faire capoter le projet le mieux pensé.

Le meilleur moyen de s’assurer de la réussite d’un projet d’optimisation des systèmes d’impression est donc de prévoir dès le départ l’accompagnement des utilisateurs vers les différents changements qui les attendent. Cela commence bien sûr par la communication à priori sur le pilotage du projet.

Mais si vous avez mis en place un parc optimisé de systèmes d’impression sans avoir pu engager l’accompagnement de vos utilisateurs, tout n’est pas perdu. Il est encore temps dans les premières semaines qui suivent son implantation de limiter les dégâts et de rattraper ce qui pourrait être mal engagé. Il faudra multiplier les médias de communication : intranet, affichage, mails collectifs, réunions, évènements (séminaires, kicks-off, jeu concours,…). Il faudra libérer la parole en acceptant d’écouter les doléances des uns et des autres, en tenant compte de certaines remarques pragmatiques, en faisant preuve de souplesse mais aussi de fermeté. Il faudra organiser le pilotage à court et moyen terme de cette mutation : actions très rapprochées dans les premiers temps pour éteindre les incendies, puis plus espacées pour montrer que les choses s’apaisent mais que la vigilance demeure. Le suivi des performances du nouveau parc dans son ensemble (le partenaire devra être irréprochable) et des performances de chacun (baisse des volumes par site, par service, par personne) sont autant d’occasions de veiller à la pérennité des résultats et de préparer les évolutions à venir.

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avril 21st, 2015 Posted in Spécial PME-TPE

avr, 21 2015

Audit d’impression : réduire ses coûts d’impressions dans les PME

Dans les marchés publics ou les grandes entreprises, la consultation des fournisseurs potentiels de systèmes d’impression passe systématiquement (ou presque) par la rédaction d’un cahier des charges, voire la constitution d’un dossier complet incluant des documents de réponses standardisés.

Dans les PME, c’est beaucoup plus rare. La consultation consiste au mieux à obtenir 3 devis sur la base des matériels déjà en place et à comparer les prix obtenus. La demande se résume alors à « Nous avons un copieur Y. Il faut le remplacer. Faites nous une offre. » Alors les offres sont très diverses tant au niveau de la forme que du fond : prix à la page et/ou forfaits, services inclus ou non,… La comparaison est au final un vrai casse tête.

C’est probablement ce qui explique que dans de nombreux cas, la consultation consiste à faire venir le fournisseur en place et à lui demander un devis pour le remplacement du matériel qu’il vous a vendu ou qu’il vous loue depuis 5 ans. d’ailleurs c’est souvent lui qui « alerte » sur la nécessité de changer de matériel.

Pourtant, la période nécessite de « professionnaliser » ces achats. En effet, les économies sont toujours les bienvenues et une consultation rigoureuse amène des offres plus performantes. Les entreprises évoluent très rapidement et donc leurs besoins en matière documentaire aussi. Évaluer précisément les besoins fera gagner en productivité. Le marché des systèmes d’impression s’est complexifié : nouvelles fonctionnalités, liens avec l’informatique, nouveaux services (MPS,…), nouveaux contrats, nouveaux acteurs (grossistes, réseaux de distributeurs,…). Il est difficile de s’y retrouver. La veille nécessaire pour faire le meilleur achat est disproportionnée avec les besoins d’une PME qui utiliserait moins de 100 matériels d’impression.

Quand le budget annuel consacré aux systèmes d’impression se situe entre 50 000 € et 100 000 €, les ressources internes ne permettent pas de passer trop de temps sur le sujet, n’y d’acquérir les compétences nécessaires. Quant la fonction achat est cumulée avec des fonctions de direction et/ou de gestion et que la fonction informatique est externalisée, l’équipement en systèmes d’impression passe après bien d’autres priorités.

Pourtant, faire appel à un spécialiste externe pour mener à bien la définition des besoins et la consultation des fournisseurs potentiels est à la portée de toutes les entreprises. Ainsi, dans tous les projets menés par ASSPI auprès de PME, les économies générées dès la première année finançaient largement le forfait de la prestation et les économies générées pour les 3 ou 4 ans à venir étaient autant de bouffées d’oxygène budgétaire.

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Le mémoire technique du consultant

avril 16th, 2015 Posted in Divers, Marchés Publics

avr, 16 2015

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Je rencontre de nombreux consultants et formateurs au sein de COOPANAME dont fait partie ASSPI mais aussi lors de mes missions d’audit et d’AMO. La question de la proposition revient souvent et celle de la rédaction d’un mémoire technique pertinent pour répondre et emporter des appels d’offres publics devient une habitude. Difficile de faire le tour de ce qu’il y aurait à dire et de faire un point sur les pratiques de celui qui m’interroge entre 2 rendez-vous ou autour d’un café.

J’ai donc monté un module de formation de 2 jours pour COOPANAME, et plus particulièrement pour les consultants et formateurs de COOPANAME.

Cette formation ayant rencontré un vif succès, ASSPI ouvre ces ateliers à tous les consultants et formateurs intéressés, ainsi qu’aux forces de vente qui commercialisent du conseil ou de la formation.

La formation a lieu sur 2 jours :

La première journée est dédiée au décryptage du dossier de consultation et à l’analyse des offres des participants.
La deuxième journée est consacrée à la rédaction du mémoire technique (parfois appelé note méthodologique).

Elle peut avoir lieu dans vos locaux (Ile de France exclusivement) ou en interentreprise (8 stagiaires maximum).

Cette formation fait l’objet d’une convention de formation.

Pour obtenir le programme détaillé, un devis et/ou des informations complémentaires, contactez Isabelle OBIOLS iobiolsi@asspi.fr

Pourquoi ASSPI ?

avril 13th, 2015 Posted in ASSPI

avr, 13 2015

Signe que l’optimisation des systèmes d’impression est vraiment un sujet important pour les organisations, de nombreuses structures se créent pour répondre à ce besoin. Elles n’ont pas toutes la même offre.

Certaines sont des généralistes de la réduction de coûts qui voient dans le budget impression un nouveau filon à exploiter après la téléphonie ou les parcs automobiles. Elles appliquent des grilles et des méthodes toutes faites sans vraiment maîtriser les spécificités du monde de l’impression. Leur proposition qui générera l »économie la plus importante (et la meilleure rémunération qu’elles puissent obtenir aux résultats) est de ne doter vos utilisateurs que d’un multifonction par service ou par étage, de tirer sur les prix de maintenance au risque que le prestataire ne se rattrape sur la qualité, de gonfler l’évaluation de vos budgets de départ.

Certaines sont à la fois juges et parties. Elles se proposent d’auditer votre situation actuelle, de vous faire des préconisations pour l’améliorer et… de vous vendre les produits et services qui correspondent à leurs conseils. C’est la cas des fabricants et distributeurs de matériels d’impression (y compris les grossistes et certaines centrales d’achat) mais c’est aussi le cas des distributeurs de solutions logicielles destinées à la gestion des impressions. Leur proposition est souvent tentante car l’audit est « gratuit ». Personnellement, je ne connais pas d’entreprise qui puisse mettre à votre disposition plusieurs consultants pendant plusieurs jours sans pouvoir compenser les coûts générés par une source de revenus.

Certaines se présentent comme indépendantes, semblent ne rien n’avoir à vous vendre d’autre que leur expertise. En réalité, elles ont une double activité : prestataire de services et de conseils auprès des organisations clientes et apporteurs d’affaires auprès des fournisseurs. Elles font en quelque sorte le pont entre l’offre et la demande en appliquant un péage de chaque côté. Cette double face est parfois plus subtile et sans être directement rémunérées par les fournisseurs pour les affaires qu’elles apportent, elles sont des filiales très rentables (et très bien cachées) de ces mêmes fournisseurs qui ainsi diversifient leurs activités et sécurisent leurs débouchés.

Enfin certaines sont réellement indépendantes et expertes en la matière, c’est le cas de ASSPI et de certaines de ses consœurs. Vous l’avez compris, seules ses structures vous garantissent des conseils objectifs, dans l’intérêt de votre organisation et qui seront réellement applicables dans la durée. Assurez-vous que vous comparez bien des offres équivalentes et loyales avant de choisir celui ou celle qui vous accompagnera vers un parc de systèmes d’impression maîtrisés.

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Le serveur d’impression

avril 7th, 2015 Posted in Optimisation des outils d'impression

avr, 07 2015

Mutualiser les systèmes d’impression

Au fil de nos interventions sur les parcs de systèmes d’impression, je suis surprise du nombre de réseaux (y compris des réseaux relativement importants) qui n’ont pas de serveurs d’impression.

Parfois, il s’agit d’un choix délibéré. Le serveur d’impression est alors perçu comme un risque plus que comme un outil. Il est vrai que sans un minimum de précautions, si le serveur d’impression « tombe » plus personne n’imprime. Mais ce risque est tout de même facilement maîtrisé (solution de backup, impression directe pré programmée sur les postes…).

Pourtant, les avantages de cette forme de structure sont nombreux.

Qu’est-ce qu’un serveur d’impression ?
Il s’agit d’un élément du réseau (physique ou virtuel) qui va permettre de partager des imprimantes. Le principe est le suivant : les impressions sont envoyées sur des files d’attente (spool) sur le serveur et redistribuées petit à petit vers les systèmes d’impression. Cet élément peut être un serveur dédié, un serveur partagé (données et impressions), un boîtier spécifique, un poste de travail (uniquement pour les petits réseaux avec peu de trafic au risque de ne rien pouvoir faire d’autre sur ce poste).

Quel intérêt ?
Tout d’abord cela facilite l’installation puisque le pilote d’impression ne doit plus être installé manuellement sur chaque poste, il est distribué automatiquement à partir du serveur.
Sachant que l’impression réseau peut représenter la moitié du trafic global, cette solution permet de ne pas encombrer le réseau ou des postes utilisateurs qui serviraient de serveurs et permet de gérer les impressions simultanées. De plus, elle permet de gérer des droits d’accès (accès à la couleur, accès à certains systèmes d’impression seulement,…).
Cela permet d’offrir facilement aux utilisateurs des solutions de secours en cas de pannes : ils peuvent imprimer sur une autre file d’attente du serveur sans avoir à installer une nouvelle imprimante.
De plus, dans le cadre d’une optimisation des impressions, le serveur d’impression permet de collecter des informations sur le trafic, les incidents, les volumes, les types de travaux.
Cette structuration des impressions peut aussi limiter les achats intempestifs d’imprimantes locales sur des budgets qui ne seraient pas visibles par la DSI. En effet, elle permet de limiter les droits des utilisateurs sur leurs postes de travail et en particulier le droit à installer un pilote d’impression local.
Le serveur d’impression est incontournable pour l’impression par badges et la fonction FollowMe.

En résumé, pour optimiser vos impressions (fonctionnement et coûts), le serveur d’impression est un excellent outil.

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Mutualisation et marchés publics (suite)

avril 2nd, 2015 Posted in Marchés Publics

avr, 02 2015

Mutualisation et marchés publics

Comme annoncé dans notre article du 19 mars, nous abordons aujourd’hui la mutualisation des achats avec d’autres collectivités. La tendance est à inciter les organisations à grouper leurs achats. Ainsi, certaines communes, sous l’égide d’une intercommunalité par exemple, décident de mutualiser les achats liés au parc automobile ou à la communication.

Ces pratiques pourraient tout à fait être mises à profit dans le domaine des systèmes d’impression. Ainsi, de petites structures n’ont pas ou plus les ressources internes pour passer un marché relatif aux systèmes d’impression. De plus, leurs besoins ne leur permettent pas d’avoir un poids suffisant auprès des fournisseurs pour obtenir les meilleurs prix et les meilleurs services. En se groupant (villes voisines, organismes proches par les fonctions,…), elles pourraient mutualiser les ressources humaines et financières nécessaires et optimiser la gestion des parcs.

On peut même imaginer aller plus loin. De nombreuses structures disposent d’un atelier de reprographie et s’interrogent sur sa pérennité, sa rentabilité. Il est vrai que les besoins internes ont souvent chuté ces 10 dernières années. Les matériels sont plus performants et semblent nécessiter moins de compétences spécifiques (idée que nous aurons l’occasion de discuter dans un prochain article). La tentation est alors grande de le remplacer par des matériels en libre-service adossés au recours aux prestataires externes. Mais en se tournant vers d’autres structures géographiquement proches, trop petites pour avoir un atelier intégré, mais ayant des besoins de documents en volumes, l’optimisation des systèmes d’impression pourrait prendre une autre voie. La structure, heureuse propriétaire d’un atelier de reprographie interne, pourrait proposer des prestations payantes (mais plus souples et moins chères que dans le secteur marchand). Elle pourrait également proposer une mutualisation de l’équipement et de ses usages (atelier géré 1/2 journée ou 1 journée par semaine par la « petite » structure).

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Infogérance d’impression à la carte

mars 30th, 2015 Posted in Optimisation des outils d'impression

mar, 30 2015

Infogérance et systèmes d’impression

Le marché de l‘infogérance d’impression est estimé en France à plus de 200 millions d’Euros par an et contrairement au marché des systèmes d’impression, il est en forte croissance (entre 15 et 25 %).

Même si tout le monde est d’accord pour définir l’infogérance d’impression comme l’externalisation des services liés aux parcs de systèmes d’impression, en fait ce terme regroupe des réalités assez différentes allant du simple approvisionnement automatique en consommables jusqu’à la reprise de personnel dédié à l’impression.

Cette modularité rend l’infogérance d’impression intéressante pour tous les types de structures.

Bien sûr les premiers concernés sont les grands consommateurs d’impressions qui cumulent des contraintes de fiabilité, confidentialité et de rapidité : professions juridiques, administrations, formation,… Pour eux, tous les aspects de l’infogérance d’impression sont de potentiels vecteurs de productivité et d’économies (diminution des consommations, fiabilité des solutions avec solutions de secours systématiques, facturation unique, traçabilité, …).

Mais les plus petites structures, moyennes consommatrices d’impressions, peuvent également y trouver leur compte. Ainsi les outils de tracking permettront d’affiner les calculs de coûts de revient (prix précis des impressions liées à telle production ou à tel client) et donc de définir plus précisément la meilleure offre pour son client (un consultant devrait toujours pouvoir évaluer le coût des impressions nécessaires à la production de livrables de qualité pour ne pas les « surfacturer » ou « sousfacturer » dans son forfait de prestations).

Ainsi, l’enjeu ne semble plus de s’interroger sur l’utilité de l’infogérance mais plutôt sur le meilleur niveau à choisir pour ne pas payer des services qui seraient du luxe (voire contreproductifs) mais se doter d’outils performants, adaptés à la performance visée par la structure.

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Economies de papier

mars 23rd, 2015 Posted in Bureau vert, Divers

mar, 23 2015

Bonnes pratiques d’impression

Vous connaissez certainement de nombreuses « règles » de bonnes pratiques d’impression destinées à réduire la consommation de papier et d’encre. Dans certaines organisations, elles sont connues mais quasiment pas appliquées : « Je sais que nous devrions imprimer en recto-verso mais Monsieur le Directeur ne veut que du recto simple « , « Je sais qu’il ne faut pas imprimer les mails mais j’ai déjà perdu des documents alors maintenant j’imprime par sécurité », « Je sais qu’il ne faut imprimer en couleur que ce qui le nécessite vraiment mais j’oublie toujours de passer en N&B »,…

Je vous propose de nous pencher sur 2 pratiques très efficaces pour faire de sérieuses économies de papier. Elles sont toutes les deux destinées aux documents volumineux pour lesquels j’entends souvent dire : « au-delà de 3 pages, j’imprime parce que la lecture à l’écran est trop inconfortable ».

La première pratique est ancienne (elle a fait ses preuves) mais en dehors de certains milieux (universités, administrations,…), elle est peu pratiquée. Il s’agit du sommaire. Sans sommaire, je reconnais qu’il est très fastidieux de se repérer dans un document de plusieurs pages à l’écran, comme sur papier d’ailleurs. Avec un sommaire, je peux me déplacer facilement vers les parties qui m’intéressent (CTRL + click dans un sommaire word), si nécessaire je peux facilement n’imprimer que ces parties en repérant les pages concernées. La réalisation automatique d’un sommaire ou d’une table des matières dans un traitement de textes est réellement simple et rapide mais finalement peu connue.

La deuxième pratique est le résumé. Si vous adjoignez à votre document un résumé ou une synthèse, vous permettez à vos lecteurs de retrouver rapidement les éléments essentiels. Au pire, ils pourront imprimer ce résumé pour ce rendre à une réunion ou pour ajouter dans un dossier sans avoir à imprimer l’intégralité.

Ces deux pratiques peuvent s’appliquer à des propositions commerciales, des rapports de toutes natures, des présentations de résultats, des supports de réunions,… En dehors de leur incontestable efficacité en matière d’économie de papier, elles augmenteront la qualité de vos documents.

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Mutualisation et marchés publics

mars 19th, 2015 Posted in Marchés Publics

mar, 19 2015

Résultats de l’optimisation en mairies

L’époque est à la rationalisation des dépenses et à la professionnalisation de la fonction achat. Or, cette équation est parfois difficile à résoudre dans la mesure où les besoins et les offres se complexifient et les ressources (notamment humaines) se réduisent.

2 voies de mutualisation sont explorées : la mutualisation interne et la mutualisation avec d’autres collectivités.

Pour le sujet qui nous occupe, la mutualisation interne des achats a déjà fait son chemin. En effet, de plus en plus de marchés publics portent à la fois sur des multifonctions et sur des imprimantes. Les besoins qui étaient traités par les services généraux d’un côté et ceux traités par le service informatique d’un autre côté sont de plus en plus gérés en commun comme étant plus généralement des besoins en impression voire en gestion documentaire. Cela permet une mutualisation des moyens d’impression, un effet quantitatif sur les prix, une meilleure maîtrise des coûts qui sont centralisés, une amélioration des outils mis à disposition des utilisateurs. Mais cela nécessite que la consultation des entreprises soit gérée comme un projet et non plus comme une simple demande de prix. Les équipes en charge de ces projets doivent avoir des compétences variées : informatique, document et gestion du document, achat, technologies d’impression, services associés possibles,… et du temps. Ce sont probablement ces 2 contraintes qui empêchent encore certaines organisations de mutualiser leurs achats de systèmes d’impression.

En dehors du rapprochement de fonctions qui étaient séparées (copier n’était pas imprimer), la mutualisation interne des achats passe aussi par la centralisation de ces achats. Ainsi, tous les services, toutes les directions, tous les sites, toutes les filiales d’une entité devraient avoir la même politique d’impression et les achats nécessaires à sa mise en œuvre devraient être mutualisés. Tout cela reste encore très souvent au conditionnel. Par exemple, dans certaines mairies, les systèmes d’impression des services municipaux sont gérés par la direction informatique mais les systèmes d’impression des écoles sont gérés par la Direction des affaires scolaires.

Nous traiterons de la mutualisation entre collectivités dans notre prochain article dédié aux marchés publics, le 2 avril.

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Dématérialisation

mars 16th, 2015 Posted in Optimisation des outils d'impression

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Plateformes de dématérialisation

Au risque de commencer cet article par une évidence connue de tous, il me semble important de définir la dématérialisation par le remplacement de documents papier en fichiers et contenus informatiques. Dans les organisations, elle couvre de nombreux domaines : commandes, factures, appels d’offres publics, courriers,… et si la substitution était complète, elle aboutirait au « Zéro papier » annoncé dans les années 80 (l’autre siècle) et toujours attendue malgré des évolutions notables dans nos vies quotidiennes comme dans nos activités professionnelles.

En fait la dématérialisation regroupe 2 réalités différentes :

La dématérialisation native qui consiste à échanger des flux documentaires numériques sans passer par la matérialisation. C’est ce qui se passe quand une entreprise reçoit une facture numérique.
La dématérialisation duplicative qui consiste à transformer des documents papier en documents numériques. C’est ce que font les entreprises qui traitent numériquement leurs courriers entrants.

La mise en œuvre de ces procédés implique des contraintes :

Un moyen de certifier l’identité des différents intervenants dans le flux documentaire (Signature électronique)
Un moyen d’horodater les différentes étapes de ce flux
Un moyen de s’assurer que tous les documents liés suivent le flux (enveloppe électronique)
Un espace de stockage sécurisé

De plus, elle se heurte aux habitudes et aux craintes. Il n’est pas rare de trouver un système de dématérialisation efficace doublé d’une sauvegarde papier « au cas où ».

Pourtant, elle est réellement source de gains de productivité conséquents (rapidité de transfert, facilité de traitement…) et de développement en facilitant les échanges entre partenaires et agents économiques.

Nous n’en sommes pas au bureau sans papier mais les choses évoluent. Ainsi, le plan France numérique 2020 prévoit que « le papier devra être définitivement abandonné et l’intégralité des démarches administratives devront être dématérialisées ». A suivre donc …

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mars 9th, 2015 Posted in Bureau vert, Divers

mar, 09 2015

Au niveau mondial, la consommation de papier est de 70 à 85 Kg par an et par employé. Elle continue à croître de 4 % par an. 3/4 du tonnage des déchets de bureau sont du papier. A eux seuls ces chiffres justifient la nécessité de mettre en place une politique de gestion du papier.

Nous ne reviendrons pas dans cet article sur les pratiques d’impression qui vont réduire la consommation. Mais, nous nous attacherons à la mise à disposition de cette ressource.

Le premier volet à envisager est l’achat. La politique d’achat de papier est un levier important pour les économies et pour une consommation raisonnée. L’origine du papier, son processus de fabrication, son grammage, son format : autant de critères de choix qui doivent être intégrés aux côtés du prix et de la qualité.

Le second volet est la mise à disposition du papier. La plupart du temps, le papier est présent en libre service au pied des matériels d’impression, comme s’il s’agissait d’une ressource inépuisable. Or, le simple fait d’éloigner la ressource et de la mettre dans un endroit clos mais accessible suffit à faire baisser la consommation. Nous vous conseillons en parallèle de positionner des bacs de récupération de « papier brouillon » près des imprimantes et copieurs pour éviter que les erreurs d’impression n’aillent directement à la poubelle (nous vous rappelons qu’il n’est pas conseillé de les repasser dans le matériel d’impression laser sous peine de le salir excessivement et de générer des pannes). Ces bacs seront ensuite relevés et redistribuer dans les services pour servir de brouillons manuels (si vous disposez de matériels de reliure, ils deviendront des blocs notes pratiques et gratuits).

Ces nouveaux usages couplés à une campagne de communication sur les objectifs visés et régulièrement sur les résultats obtenus (% de baisse de consommation par mois, par trimestre, par service, par matériel,…) permettront d’avoir une meilleure maîtrise de la ressource papier.

Une politique papier ?

La politique papier

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Marchés publics et dématérialisation

mars 5th, 2015 Posted in Marchés Publics

mar, 05 2015

Dématérialisation des factures pour les personnes publiques

Depuis une quinzaine d’années, l’État encourage les administrations à dématérialiser leurs achats. Les objectifs sont clairs : réduire les consommations de papier, faciliter les les échanges avec les entreprise, accroître la visibilité des consultations et alléger la charge de travail des personnels chargés des marchés publics.

Ainsi, la publication en ligne des DCE s’est généralisée depuis 2005. La réponse dématérialisée peut être imposée et ne peut plus être refusée pour les marchés supérieurs à 90 000 €.

Cette dématérialisation a de nombreux avantages pour les 2 parties :

Sécurisation des envois de documents
Économies pour les entreprises qui n’ont plus à imprimer les documents
Gains de temps pour les 2 parties
Meilleure visibilité et donc augmentation du nombre de candidats…

Pourtant, cette dématérialisation peine à se généraliser. En effet, elle nécessite une réelle réorganisation pour celui qui consulte (mise en ligne, réception électroniques des offres,…) et pour celui qui répond (refonte des documents, flux d’informations, signature électronique…).

De plus, la diversité des plateformes (leur complexité) reste un frein conséquent pour les entreprises.

Je terminerai par cette question : la dématérialisation des marchés publics atteint-elle son objectif de réduction de la consommation papier ? Pour les entreprises qui la pratiquent incontestablement oui. Mais pour les administrations qui rematérialisent les réponses pour analyse ?

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mars 2nd, 2015 Posted in Divers, Optimisation des outils d'impression

mar, 02 2015

Mutualiser les systèmes d’impression

Vous le savez, les multifonctions ne sont pas de simples copieurs qui impriment. Ils sont devenus des maillons importants de la chaîne documentaire. Ainsi les MFP peuvent devenir de véritables plateformes de dématérialisation.

Les multifonctions intelligents permettent de capturer des documents et de commencer leur traitement. Ainsi grâce à l’écran tactile, ils permettent l’indexation des documents sur la base de mots clés ou de références. Ils intègrent la reconnaissance de texte. Ils vont permettre de façon simple de diriger les documents numérisés vers des répertoires partagés. Grâce à des passerelles (connecteurs), ils vont permettre d’intégrer directement les documents dans les applications centrales (CRM, comptabilité,…).

Ces fonctionnalités sont de plus en plus simples d’accès puisque la personnalisation des écrans des multifonctions permet de créer des boutons pour chaque profil d’usage : le click sur un bouton permet de scanner dans un format défini, vers une destination définie. Ainsi, le service clients peut numériser les courriers entrants en un click sur le bouton qui lui est dédié. Les documents seront traités et intégrés dans le logiciel de gestion de la relation client rapidement, facilement et en toute sécurité.

Ces multifonctions en mode distribué permettent d’optimiser à la fois l’espace et les coûts associés.

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Economie de fonctionnalité

février 23rd, 2015 Posted in Optimisation des outils d'impression

fév, 23 2015

Quels financements pour les équipements de reprographie ?

L’économie de fonctionnalité consiste à vendre l’accès aux fonctions d’un bien plutôt que le bien lui-même. cette économie n’est pas récente. Ainsi, nous avons depuis longtemps adopté le café moulu, causant la faillite des fabricants de moulins à café. Mais elle se développe vers de nouveaux biens, en parallèle de l’économie collaborative (louer son véhicule lorsqu’on ne l’utilise pas) et de l’économie circulaire (recyclage, rénovation,…).

L’économie de fonctionnalité existe depuis de nombreuses années dans le monde du photocopieur. Avec l’arrivée de la notion de TCO, elle s’étend à tous les systèmes d’impression. Ainsi, vous payez pour une solution d’impression, pour la production des documents qui sont nécessaires à votre organisation pas pour une machine (souvent laide, bruyante et encombrante !). Les offres prendront la forme d’un coût unique à la page incluant la mise à disposition des matériels nécessaires, les consommables, la maintenance, la formation des utilisateurs, le pilotage du parc,… Mais elles peuvent aussi prendre la forme d’une location trimestrielle (qui peut être perçue comme un abonnement pour la mise à disposition de matériels) et un prix à la page qui regroupe le reste des services.

Cette approche permet de limiter la surproduction de biens industriels. En effet, l’intérêt du prestataire est que les matériels soient le utilisés le plus possible et durables (l’obsolescence programmée serait contreproductive dans ce cadre). Dans le même esprit, le fabricant a intérêt à prévoir et favoriser dès le départ le recyclage et la modularité pour augmenter la durée de circulation des matériels et donc sa rentabilité.

Au final, l’économie de fonctionnalité apporte une contribution au développement durable qui va même au-delà de la réduction des impacts énergétiques et de l’obsolescence : la notion de services de l’économie de fonctionnalité peut entraîner la création d’emplois de proximité, non-délocalisables, en développant des activités de maintenance, de formation, de pilotage, …

Sources : ParisTech Review

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février 19th, 2015 Posted in Marchés Publics

fév, 19 2015

Critère développement durable

Après avoir traité du bordereau de prix, je vous propose de faire le point sur les éléments essentiels d’un CCP destiné à la consultation des entreprises en matière de solutions d’impression.

Il s’agit ici d’une synthèse des conseils formulés par la mission interministérielle « France Achats »et de nos expériences.

L‘objet du marché doit préciser s’il s’agit d’achat ou de location et doit inclure tous les services associés attendus.

La description des caractéristiques des matériels doit être précisée dans une annexe technique ou un CCTP. Pour ce faire, on tiendra compte des conseils suivants :

L’expression du besoin doit constituer la préoccupation essentielle
Il faut exclure toute description trop précise ( ex : 31 page/minute) et toute marque.
Une attention particulière sera apportée aux critères d’évaluation des performances techniques pour ne pas privilégier un constructeur en excluant la plupart des candidats potentiels.

Les questions de conditions de livraison doivent être évoquées ( délais, conditions de mise en réseau, conditions particulières sur les locaux, sur l’aménagement nécessaire…). Dans tous les cas, il convient de prévoir une mise en service par le prestataire ainsi que les formations des utilisateurs et des administrateurs des solutions.

Les prestations de maintenance doivent faire l’objet d’une rédaction rigoureuse et doit prévoir :

ce que recouvre la maintenance (par ex. : pièces, main d’œuvre, déplacements, …),
ce qu’elle ne recouvre pas (par ex. : consommables, papier, réparations résultant d’une faute de la personne publique),
les responsabilités respectives du titulaire et de la personne publique (assurances du titulaire, responsabilité à l’égard des tiers),
le lieu et le mode d’intervention (dans les locaux de la personne publique ou en ateliers du titulaire, les conditions d’accès des personnels, les heures d’intervention…),
les modalités de rémunération de la maintenance,
les délais d’intervention et de remise en ordre de marche,
le pourcentage maximal d’indisponibilité…

On étudiera, dans la mesure du possible, la question des consommables en tenant compte :

de leur plus ou moins haute technologie,
de l’origine des produits proposés,
de la différence de prix pour les consommables non inclus comme les agrafes (on peut accepter un prix légèrement supérieur de la part du fournisseur du matériel en contrepartie de sa responsabilité technique lors des problèmes liés à l’utilisation des consommables).

Une clause de retrait des matériels à la fin du marché de location doit être prévue.

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Résultats de l’optimisation

février 16th, 2015 Posted in Optimisation des outils d'impression

fév, 16 2015

Les 3 leviers de l’optimisation

En janvier, je vous avais présenté le bilan des optimisations ASSPI en mairies. Certains m’ont fait remarqué que ces données sont intéressantes pour toutes les typologies d’organisations. Je fais donc ici mon méaculpa et vous présente les résultats moyens toutes typologies confondues.

En matière de situation de départ, les données moyennes sont les suivantes :

Un nombre moyen de matériels d’impression de 250 réparti en 20 % de multifonctions et 72 % d’imprimantes (les 8 % restant regroupent les fax autonomes, les traceurs et les scanners).
Le volume d’impression moyen par an est de 8 303 000 pages produites pour 64 % par les multifonctions et 34 % par les imprimantes (2% pour les fax et autres matériels d’impression).
La proportion moyenne d’impression couleur est de 24 % du volume global.
Le budget annuel moyen imputé aux impressions hors papier et coûts indirects est de 282 000 €, soit un coût moyen à la page de 3,4 cents.

En matière de résultats après optimisation, les nouvelles politiques d’impression ont apporté :

Une économie annuelle moyenne de 19 400 €
Une réduction du parc en unités de 27 %.

Ces moyennes cachent bien sûr des disparités (certaines organisations avaient une proportion couleur proche de 50 %) mais les situations se ressemblent ainsi que les solutions et les résultats.

Je terminerai sur le constat que dans tous les cas de figure, l’étude est largement financée par les économies de la première année et, dans certains cas, ces économies financent même la rédaction des documents nécessaires pour consulter les prestataires potentiels.

Réduire les coûts

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Infogérance et systèmes d’impression

février 9th, 2015 Posted in Optimisation des outils d'impression

fév, 09 2015

Confier la gestion de parc à un partenaire

Nous avons eu l’occasion d’évoquer l’infogérance des systèmes d’impression dans un article précédent sans préciser tout ce que regroupe ce terme. Il s’agit en fait de tous les services associés à vos parcs de systèmes d’impression et destinés à optimiser leur utilisation. Vous entendrez également parler de MPS (Managed Print Services) si vous recevez les commerciaux des prestataires capables de vous proposer ces services.

Confier la gestion de son parc de systèmes d’impression commence très souvent par le diagnostic de la situation actuelle et la définition des besoins. Ces études et analyses portent sur les matériels mais aussi sur les usages, les modes opératoires. Cela se poursuit avec des préconisations sur ces différents points prenant la forme d’une politique d’impression.

Ensuite, les fournisseurs potentiels sont appelés à proposer leurs services d’infogérance. Ceux-ci porteront sur :

Le déploiement programmé du parc : pilote, paramétrages, formations,…
De services de maintenance préventive : alertes automatiques, programmation annuelle,…
De services de maintenance curative : alertes automatiques, interventions sur sites, hot line,…
Une gestion automatisée des consommables : stocks tampon, approvisionnement automatique,…
Un accompagnement des utilisateurs : formations, communication,…
Un pilotage du parc : outils de suivi, comités de pilotage, plans de progrès,…
Des outils de maîtrise des consommations : quotas, badges, codes,…
Une gestion des flux documentaires : archivage, routage,…

Avoir recours à l’infogérance permet non seulement de réduire les coûts, mais également d’améliorer l’efficacité des services, la productivité des employés, ainsi que la sécurité des données et la mobilité.

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Bordereau de prix

février 5th, 2015 Posted in Marchés Publics

fév, 05 2015

Quels financements pour les équipements de reprographie ?

Une des difficultés de la consultation des entreprises en matière de systèmes d’impression est le bordereau de prix. En effet, ces consultations nécessitent parfois des chiffrages complexes comprenant à la fois des loyers et/ou des prix d’acquisition, des coûts de maintenance à la page et/ou forfaitaires, des options, des variantes,…

Il faut donner aux candidats un outil exhaustif, qui leur permette de présenter leur offre complète.

Il faut que cet outil soit simple à comprendre et à remplir.

Il faut qu’il soit sécurisé pour éviter que les candidats n’y apportent des modifications qui seraient préjudiciables au jugement des offres.

Il faut qu’il permette la comparaison des offres sans nécessiter des calculs longs et compliqués.

Pour remplir toutes ces conditions, il faut souvent créer 2 documents :

un bordereau de prix unitaires qui permet aux candidats de présenter les prix unitaires pour chaque item. Exemple : loyer mensuel pour la location 60 mois d’un multifonction N&B 15 pages/minute, prix à la page N&B, forfait mensuel pour maintenance d’un lecteur de badges.
un devis quantitatif estimatif (DQE) qui reprendra les prix unitaires et les projettera sur les données estimées du futur parc de systèmes d’impression : nombre de machines, options probables, volumes N&B et couleur,…

Critère développement durable

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DSI et imprimantes

février 2nd, 2015 Posted in Pilotage des parcs d'impression

fév, 02 2015

Critères de choix pour prestataire de services d’impression

Les imprimantes sont très souvent un sujet de plaintes de la part des Directions informatiques : elles sont sources de réclamations de la part des utilisateurs (pannes, fonctionnement, drivers, consommables,…), elles sont sources de problèmes face à certaines applications métier (mise en page, émulations,…), elles sont sources de coûts plutôt croissants dans un budget toujours plus contraint.

Optimiser leur utilisation et limiter leurs coûts de fonctionnement sont donc depuis longtemps des objectifs des DSI. Or, plus il y a d’ordinateurs, de tablettes et de smartphones, plus on imprime. Ainsi, selon IDC, l’impression représente entre 15 et 30 % des budgets dédiés à l’informatique.

Après le remplacement des imprimantes jet d’encre par des imprimantes réseau laser, les nouvelles pistes d’optimisation du parc d’imprimantes passent par l’infogérance plus ou moins poussée.

En effet, la prise en charge de la maintenance par le prestataire de services libère les équipes internes de la partie réclamations des utilisateurs. Les machines sont réputées toujours disponibles et informent de plus en plus automatiquement leur mainteneur de tout dysfonctionnement. Le fournisseur assure automatiquement l’approvisionnement en consommables sans que la DSI ait à sa charge la gestion d’un stock de cartouches multi marques, multi références. Il peut même assurer la récupération et le recyclage des consommables usagés.

L’infogérance couvre bien d’autres besoins (nous aurons l’occasion d’en reparler plus en détails) et les services sont proposés à la carte à des Directions informatiques qui souhaitent se libérer partiellement ou totalement, immédiatement ou progRessivement des contraintes de l’impression.

TCO global

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Réduire les coûts

janvier 26th, 2015 Posted in Coûts d'impression

jan, 26 2015

Dans un contexte économique difficile, la maîtrise des coûts et des consommations est un moyen de stabiliser, voire améliorer, la rentabilité de l’entreprise.

Le plus souvent, les pistes explorées dans les PME consiste à remettre en question les achats de téléphonie, d’ assurances, de fournitures de bureau et les frais de déplacements. Ces achats hors production (auxquels bien sûr nous ajouterons les achats bureautiques) sont souvent confiés à de multiples interlocuteurs (services généraux, informatique, agences locales, direction technique,…), ce qui rend leur optimisation difficile. Pourtant, il suffit parfois de contrôler systématiquement les factures liés aux matériels d’impression par exemple pour limiter les dépenses. En effet, les erreurs de facturation peuvent porter sur les loyers, les volumes consommés, les prix à la page, les forfaits, les devis pour prestations supplémentaires…

Dans le domaine de l’impression, la partie optimisation des achats (mise en concurrence, négociation, vérification des factures,…) peut s’avérer une source importante d’économies mais son efficacité sera renforcée par une définition rationnelle des besoins et par la mise en place d’une politique de maîtrise des consommations.

Les PME manquent souvent de temps et d’expertise pour optimiser ces coûts. Certaines hésitent pourtant à faire appel à un expert externe. En effet, elles perçoivent ses prestations comme un coût supplémentaire. Pourtant, cette aide précieuse sera amortie dès la première année par les économies qu’elle génèrera et qui s’établiront sur la durée.

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Coûts d’impression

Résultats de l’optimisation en mairies

janvier 22nd, 2015 Posted in Marchés Publics

jan, 22 2015

Des économies pour les collectivités territoriales

Janvier est traditionnellement le mois des bilans.

Je vous propose de faire un bilan des études et optimisations que ASSPI a mené dans des mairies en 2014.

Il faut noter que les mairies auditées avaient de très nombreux points communs dans le mode de fonctionnement (de très nombreux sites, atelier de reprographie, imprimantes achetées, copieurs loués, difficultés de recensement des matériels, pas de politique d’impression…).

Il faut noter également que seule l’une des mairies auditées avait déjà engagé une démarche de rationalisation des matériels avant l’audit.

En matière de situation de départ, les données moyennes sont les suivantes :

Un nombre moyen de matériels d’impression de 380 réparti en 33 % de multifonctions et 61 % d’imprimantes (les 6 % restant regroupent les fax autonomes, les traceurs et les scanners).
Le volume d’impression moyen par an est de 7 615 000 pages produites pour 82 % par les multifonctions et 17 % par les imprimantes (1% pour les fax et autres matériels d’impression).
La proportion moyenne d’impression couleur est de 24,5 % du volume global.
Le budget annuel moyen imputé aux impressions hors papier et coûts indirects est de 242 000 €, soit un coût moyen à la page de 3,2 cents.

En matière de résultats après optimisation, les nouvelles politiques d’impression ont apporté :

Une économie annuelle moyenne de 40 350 €
Une réduction du parc en unités de 35 %.

Ces chiffres sont assez différents des moyennes que nous observons dans d’autres environnements comme, par exemple, en ce qui concerne la proportion d’impressions couleur qui est plutôt plus élevée ailleurs.

Ces moyennes cachent bien sûr des disparités (la mairie qui avait engagé la rationalisation avait déjà une part d’imprimantes beaucoup plus faible que les autres par exemple) mais les situations se ressemblent vraiment beaucoup ainsi que les solutions et les résultats.

Je terminerai sur le constat que dans tous les cas de figure, l’étude sera largement financée par les économies de la première année et, dans certains cas, ces économies financent même la rédaction du marché qui était nécessaire pour mettre en place un nouveau parc.

Gestion rationnelle des impressions dans les organisations publiques

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La conduite du changement

janvier 19th, 2015 Posted in Formation et Accompagnement

jan, 19 2015

Un accompagnement sur plusieurs mois

La conduite du changement encore appelée accompagnement du changement est un sujet très largement traité ces dernières années. Je pense que plus personne ne doute de son impact dans la réussite d’un projet. Mais chacun a sa propre vision de ce que doit être cet accompagnement et malheureusement, il s’agit trop souvent d’un vœu pieux, d’un habillage sans transposition concrète dasn les pratiques.

Pour vos projets d’optimisation des moyens d’impression, nous sommes adeptes d’une méthodologie d’accompagnement en 5 points :

Obtenir l’adhésion par la communication la plus large possible et le plus tôt possible.
Utiliser le concept viral en s’appuyant sur des « champions » à priori plutôt favorables au projet qui « contamineront » les autres petit à petit.
Une communication en 2 temps : d’abord une communication restreinte vers les managers puis une communication plus large, collective.
Coordonner les actions pour que le projet et sa communication suivent un cheminement facilement identifiable par tous.
Planifier et mettre tout en œuvre pour respecter les plannings.

Cet accompagnement est un projet à part entière et doit être mené avec la plus grande rigueur car la réussite du projet qu’il appuie en dépend.

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Profils utilisateurs

janvier 12th, 2015 Posted in Optimisation des outils d'impression

jan, 12 2015

Audit impression et utilisateurs

La définition de Wikipédia du profil utilisateur est la suivante : Un profil utilisateur est un ensemble de données qui influencent le comportement d’un dispositif informatique en fonction de l’utilisateur. Un profil peut être relatif à une personne seule, ou à un groupe de personnes ayant des points communs, tels que par exemple les membres d’un groupe de travail.

Cette définition est tout à fait adaptée à ce que devrait être un profil utilisateur d’impression. En effet, les outils actuels permettent de définir des comportements d’impression individuels ou par service.

Ainsi, les solutions d’impression par badges sont très souvent utilisées pour assurer la confidentialité des documents ou pour permettre le suivi des consommations. Pourtant, elles permettent également de définir des profils relativement détaillés : quotas d’impression mensuels, matériel dédié ou au contraire fonction FollowMe, accès à l’impression couleur, refacturation interne, accès aux documents stockés…

Les profils utilisateurs peuvent également prévoir les cas pour lesquels l’impression est automatiquement routée vers tel matériel ou vers l’atelier de reprographie. Ils peuvent également définir les accès à une boîte mail commune pour réceptionner les scans et les mails.

L’élaboration de ces profils utilisateurs d’impression peut être intégrée dans la politique d’impression. Ils seront alors définis par grandes fonctions pour permettre au service informatique de les appliquer ensuite tout au long de l’évolution du parc et du personnel. Ils permettront une meilleure appropriation des règles d’usage et donc une meilleure application de la politique d’impression et sa pérennisation.

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AMO aux côtés de la maîtrise d’ouvrage publique

janvier 8th, 2015 Posted in Marchés Publics

jan, 08 2015

L’Assistance à la Maîtrise d’Ouvrage (AMO) est une activité de plus en plus nécessaire pour la mise en œuvre de projets complexes et, en particulier, ceux qui touchent aux systèmes d’impression. L’assistance peut porter aussi bien sur la définition préliminaire des besoins, sur la pertinence du projet, ou sur la consultation des entreprises.

Ainsi, la maîtrise d’ouvrage s’entoure de conseils pour finaliser précisément le projet et pour établir clairement les critères de l’efficacité de la dépense publique. Une démarche qui permet de poser de nouvelles règles du jeu avec les entreprises, et d’éviter ainsi de se retrouver en infraction (besoins mal définis, procédure incomplète,…) ou en surcoûts.

De plus, face à des entreprises organisées pour répondre à des marchés globaux (matériels, logiciels, services, …), le maître d’ouvrage va se retrouver en face d’une équipe composée de juristes, d’informaticiens, de techniciens, de gestionnaires… et non plus du simple commercial ! Une assistance professionnelle en amont permet de dialoguer à armes égales.

Dans la perspective d’un plus grand recours à la négociation et aux marchés négociés, l’assistance d’experts auprès des acteurs publics sera de plus en plus utile. Elle permettra également de faire face au manque de ressources internes pour gérer des projets parfois longs et sensibles.

Ugap or not UGAP ?

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Nos meilleurs voeux pour 2015

janvier 5th, 2015 Posted in Divers

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JOYEUSES FETES !!!

décembre 22nd, 2014 Posted in Divers

déc, 22 2014

Nous vous souhaitons de très joyeuses fêtes.

Retrouvez-nous l’année prochaine dès le 5 janvier

Les 3 leviers de l’optimisation

décembre 15th, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression

déc, 15 2014

Bonnes pratiques d’impression ?

La révolution annoncée de la dématérialisation se fait attendre. Malgré le consensus apparent autour de ses avantages, la culture papier domine. L’impression semble donc avoir encore de beaux jours devant elle. Malgré tout, la responsabilité des acteurs de l’impression est bien de préparer les organisations et leurs utilisateurs aux changements à venir. Les projets d’optimisation des moyens d’impression doivent intégrer cet objectif au-delà de l’objectif d’économies budgétaires.

Ainsi la sécurité de l’information circulante fait partie intégrante des projets d’optimisation. Pourtant, seulement 40 % des entreprises ont adopté des solutions pour sécuriser l’impression ou la circulation des documents scannés. Les outils existent, les politiques d’impression les prévoient souvent mais la pratique est plus chaotique.

Autre préoccupation omniprésente dans les projets d’optimisation, le développement durable. Il s’agit d’imprimer mieux et moins dans le cadre d’une démarche écocitoyenne. Il est pourtant encore difficile de s’appuyer sur la prise de conscience individuelle qu’il faut s’interroger sur l’absolue nécessité de chaque impression. Le levier financier est souvent plus efficace pour faire changer les usages et limiter les impressions inutiles et pourtant là encore les outils existent.

La renégociation des contrats peut faire jouer fortement le levier financier mais seule une étude complète et une refonte des usages d’impression peut faire jouer les leviers de la sécurité et du développement durable qui amplifieront le levier financier.

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décembre 11th, 2014 Posted in Marchés Publics

déc, 11 2014

Les multifonctions génèrent des impacts environnementaux tout au long de leur cycle de vie. Pour prendre en compte cette problématique dans le processus d’achat public de photocopieurs, vous pouvez utiliser les critères suivants :

Respect de la réglementation existante : utilisation de substances dangereuses dans la conception (Directive 2002/95/CE du 27 janvier 2003) et fin de vie des photocopieurs (Directive 2002/96/CE du 27 janvier 2003) ;
Consommation d’énergie de l’appareil ;
Nuisances sonores générées par le copieur ;
Émission de gaz et de poussières dans l’air ambiant ;
Utilisation de matériaux recyclés dans la conception;
Recyclabilité du photocopieur.

L’acheteur peut ainsi exiger ou apprécier la présence de référentiels de qualité environnementale dans les réponses des candidats :

label de qualité environnementale : écolabel Ange bleu ou Cygne nordique ;
label de consommation d’énergie de l’appareil : label Energie Star ;
proposition de produits remanufacturés (remise à neuf d’un copieur à partir de plusieurs copieurs) ou reconditionnés (copieur mis à neuf en nettoyant, démontant et en changeant les pièces nécessaires).

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décembre 8th, 2014 Posted in Coûts d'impression

déc, 08 2014

Le TCO ou coût total de possession a été inventé par le cabinet Gartner. Cet outil de gestion a d’abord été créé pour calculer le coût global d’un poste informatique. Il est aujourd’hui étendu à d’autres domaines comme l’automobile ou l’impression (proche du poste de travail informatique). Il permet de piloter des flottes (ou parcs) en optimisant les coûts qu’ils soient directs ou indirects.

Dans le domaine qui nous intéresse, l’emploi du terme coût total est un peu abusif car son calcul est plus ou moins complet selon les enjeux du projet d’optimisation. S’il s’agit de réaliser des économies à court et moyen termes, il n’intègrera que les coûts directement liés aux matériels et aux logiciels. S’il s’agit d’évaluer l’intérêt d’externaliser la gestion des systèmes d’impression, il intègrera les coûts en ressources humaines (équipes informatiques, utilisateurs,…).

Le TCO réel est constitué de 4 éléments :

les frais de gestion
les coûts du matériel et des solutions logicielles associées
les frais de fonctionnement
les coûts des arrêts et pannes.

Dans chacun de ses éléments, nous trouvons des coûts « évidents » et d’autres cachés.

Ainsi le coût du traitement des factures fournisseurs (17 € en moyenne par facture) entre dans les frais de gestion. Par conséquent, on aura intérêt à limiter le nombre de prestataires et à négocier la maîtrise du nombre de factures annuelles ( 2 factures par trimestre pour l’ensemble des moyens d’impression représentent un coût de gestion annuel de 136 € et dans votre entreprise ?).

Autre exemple, les coûts générés par un matériel en panne pendant 48 heures alors qu’aucune solution de secours n’a été prévue et organisée peuvent être très importants : temps perdu pour l’utilisateur, embouteillages sur les autres matériels qui, à leur tour, risquent de tomber en panne pour cause de sur-utilisation, documents non produits en temps et en heure, documents de qualité insatisfaisante (s’il s’agit d’un devis client, il sera peut-être cause de la perte d’une affaire)… Cet aspect devra donc faire l’objet d’une attention particulière pour limiter les pannes et leur incidence ( dimensionnement, formation utilisateur, engagements de services, maintenance préventive…) et organiser les solutions de secours.

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Bonnes pratiques d’impression

décembre 1st, 2014 Posted in Bureau vert

déc, 01 2014

Bonnes pratiques d’impression : comment ?

Nous connaissons tous, au moins en théorie, les bases des pratiques d’impression éco-responsables :

impression en recto-verso
impression en N&B sauf quand la couleur est indispensable à la compréhension du document
impressions réfléchies : ais-je réellement besoin de ce document sur papier ?

Mais bien d’autres pistes gagneraient à être explorées.

Le choix de la police d’impression est loin d’être neutre quand il s’agit de la consommation d’encre .

La mise en page (marges, taille de la police, interlignes,…) influe fortement la consommation de papier.

La création systématique d’un sommaire et d’une pagination pour les documents volumineux permettent d’aller directement aux contenus qui intéressent le lecteur et lui évitent une longue lecture à l’écran qui est fatigante et peu aisée. De plus, en cas de nécessité, ils permettent de n’imprimer que les parties utiles.

La mise en place d’un archivage organisé des documents électroniques permet d’éviter l’impression pour classement physique « au cas où ».

Vos collaborateurs maîtrisent l’utilisation des logiciels de bureautique. Mais maîtrisent-ils les usages du menu imprimer ?

En les formant concrètement à ces pratiques, vous ancrerez durablement des pratiques éco-responsables et vous génèrerez des économies pour votre organisation (encre, papier, prix à la page,…).

ASSPI peut vous aider à accompagner vos collaborateurs vers un meilleur usage de l’impression.

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Simplification administrative

Marchés publics simplifiés

novembre 27th, 2014 Posted in Marchés Publics

nov, 27 2014

1 Commentaire »

Lancé en avril 2014 à titre expérimental, le « Marché public simplifié » (MPS) est généralisé depuis le 1er octobre 2014. Il permet aux entreprises de répondre à un appel d’offres public en ne fournissant que leur numéro Siret et une attestation sur l’honneur à la place des pièces justificatives, donc plus de DC1 et DC2. L’entreprise n’a donc plus à courir après des documents émis par divers organismes. Ceci constitue une réelle simplification et apportera incontestablement un grand gain de temps.

Les attestations fiscales et sociales ne sont plus non plus obligatoires après notification car l’acheteur public peut vérifier la situation du candidat par lui-même.

Depuis sa généralisation, le MPS est applicable à tous les marchés publics, quel qu’en soit le montant, à condition qu’ils soient publiés sur des plateformes de dématérialisation ayant une fonction « Répondez avec votre Siret ». Un logo est alors visible à côté des avis de publicité en ligne pour signaler que le marché bénéficie d’une procédure de candidature allégée.

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Reconditionnés ou neufs ?

novembre 24th, 2014 Posted in Divers

nov, 24 2014

De tous temps, il a existé un marché des copieurs d’occasion. Mais, ce marché a fortement évolué.

D’abord, la généralisation de la location pour 3 ou 4 ans a mis sur le marché de nombreux matériels plutôt en bon état mais dépassés technologiquement. Depuis longtemps, ces matériels ont intégré des filières de reconditionnement. Le reconditionnement ne peut s’appliquer qu’à des matériels qui n’ont pas imprimé plus de 30 à 50 % de leur potentiel constructeur. Le moteur d’impression est donc encore en mesure de produire des volumes conséquents. Le copieur est remis en état de façon à retrouver l’aspect du neuf (carters extérieurs, pièces d’usure changées…) et à pouvoir bénéficier des mêmes garanties (prix à la page plus élevé en général mais même service de maintenance). Ces matériels étaient surtout destinés à l’export car ils ne présentaient pas les fonctionnalités des matériels neufs. Les choses évoluent ces dernières années puisque les progrès technologiques sont plus limités que dans les années 90. On peut donc trouver des matériels reconditionnés qui possèdent la productivité des multifonctions plus récents.

Dans le cadre d’un budget très contraint, ils peuvent constituer une alternative intéressante (jusqu’à 50 % d’économies sur l’acquisition).

Dans le cadre d’une démarche de développement durable, le reconditionnement permet de prolonger la durée de vie des équipements. Pourquoi ne pas envisager de faire reconditionner ses copieurs de plus de 5 ans peu utilisés et de les louer à nouveau mais à moindre coût pour 3 ans ?

Le recours à des matériels reconditionnés est également un bon moyen de répondre à un besoin ponctuel à court terme (matériel destiné à une agence qui n’ouvre que pour 18 mois le temps de travaux par exemple) ou une solution pour ramener toutes les échéances de location au même point (j’ai 5 matériels qui sont en fin de location alors que le reste du parc n’est à échéance que dans 2 ans, je loue des reconditionnés pour 2 ans sans surcoût sur les loyers).

Bien sûr, dans la perspective du changement d’un parc supérieur à 10 machines, cette solution pose le problème d’un parc hétérogène (difficile de trouver 10 matériels semblables avec les mêmes options sauf s’il s’agit de votre propre parc) et de sa disponibilité.

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novembre 17th, 2014 Posted in Bureau vert

nov, 17 2014

1 Commentaire »

Les labels et autres certificats ornent nos ramettes de papier mais comment s’y retrouver et choisir en toute connaissance de cause ? Ainsi, le terme papier recyclé regroupe des réalités bien différentes : il faut distinguer les 100 % recyclés de ceux qui mixent fibres recyclées et fibres neuves. De plus les fibres recyclées peuvent provenir de papier recyclé après utilisation ou pré-utilisation (chutes).

WWF propose une classification environnementale des papiers de 1 à 5 étoiles (5 étoiles étant le meilleur niveau). les critères de notation sont basés sur l’origine des fibres et les procédés de fabrication.

Par exemple, les papiers recyclés portant les labels :

obtiennent 4 étoiles.

Des papiers portant des labels classés 3 étoiles ou plus présentent des solides garanties quant à la provenance des fi bres utilisées. Ils sont considérés par le WWF comme des papiers responsables, d’autant plus s’ils sont associés à des efforts sur les impacts au niveau du processus de fabrication.

Ces efforts peuvent être vérifiés sur le site checkyourpaper. Sur ce site, au-delà de 70/100 , le papier est dit responsable et garantit un impact environnemental réduit et maitrisé depuis la forêt jusqu’à la fin du processus de fabrication.

Même si le processus de fabrication est la partie du cycle de vie du papier qui a le plus de répercussions environnementales, il faut également viser la réduction des impacts au niveau de ses usages (impression ou consommation).

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Les étapes du projet

novembre 13th, 2014 Posted in Marchés Publics

nov, 13 2014

Des économies pour les collectivités territoriales

Les étapes d’un projet d’optimisation des systèmes d’impression dans les marchés publics devrait toujours suivre le déroulé suivant :

1 Définition des besoins grâce à un audit préalable suivi de préconisations d’équipement

2 Rédaction du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE)

3 Lancement de la procédure avec réponse aux questions des candidats

4 Analyse des offres et rédaction du dossier d’analyse

5 Présentation à la Commission d’Appels d’Offres pour notification

6 Déploiement et admission des solutions déployées

7 Suivi du parc et des prestations pour la durée du marché

ASSPI vous propose un accompagnement au long cours de l’étape 1 à l’étape 7 ou un accompagnement sur les étapes que vous souhaitez.

AMOA, appels d'offre, audit, Cahier des charges, DCE, déploiement, marchés publics, méthodologie

Un audit ?

novembre 10th, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression

nov, 10 2014

L’audit a souvent mauvaise presse. Il est souvent perçu comme un outil de contrôle (de flicage ?) et ses résultats ne sont pas toujours opérationnels.

Pourtant, dans notre domaine, s’il est bien mené et que la communication des objectifs et des résultats est assurée, il s’avère être un outil très efficace. Vous me direz que cela fait beaucoup de conditions.

Il est vrai que la communication est primordiale. La mauvaise perception qu’ont les utilisateurs de l’audit provient le plus souvent d’une absence totale de communication en amont et d’une incompréhension entre les auditeurs et les audités. Ainsi, sans aucune communication préalable aux opérations d’inventaire physique, les auditeurs s’entendent systématiquement dire : « Vous venez pour me retirer mon imprimante » et le dialogue s’arrête très vite, surtout si l’auditeur répond qu’il est là pour rationaliser les systèmes d’impression. Alors que si les personnes sont informées des objectifs de l’audit et du déroulement des opérations, elles sont plus ouvertes à la discussion, essaient d’expliquer pourquoi leur imprimante est importante et grâce à ce dialogue, l’auditeur apprendra des informations précieuses sur les usages et les besoins. De plus, s’il prend la peine d’expliquer la teneur du projet (objectifs, nouvelles fonctionnalités possibles, gains pour l’utilisateur,…), il désamorce déjà une partie des oppositions. Cette communication préalable est souvent négligée car l’urgence qui règne quasiment toujours sur ces projets amène les décideurs à penser qu’elle n’est pas indispensable et qu’elle constitue une perte de temps, un retard au démarrage. Pourtant, même s’il est vrai qu’elle fera « perdre » quelques jours avant de pouvoir démarrer les opérations sur le terrain, elle sera source de gains considérables en termes de recueil d’informations et d’adhésion à la future politique d’impression.

Dans le même esprit, ne pas communiquer sur les résultats de l’audit, engendra inévitablement des incompréhensions et des oppositions lors de la mise en place de la politique d’impression. Par exemple, certains utilisateurs n’auront pas compris qu’il s’agit d’une politique globale, appliquée à l’ensemble de l’organisation et chercheront à obtenir des « dérogations ». cela engendrera des pertes de temps, des conflits et amènera parfois à devoir accepter ces dérives qui ne pourront que se multiplier et faire échouer le projet (en termes financiers bien sûr mais également en terme de fonctionnement)

Quant à bien mener l’audit, 2 points nous paraissent incontournables : les aspects quantitatifs du parc sont essentiels mais non suffisants, l’évaluation des coûts indirects doit être modérée et prudente.

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Coûts d’impression

novembre 3rd, 2014 Posted in Coûts d'impression

nov, 03 2014

Article dans Chef d’entreprise magazine

Toutes les organisations ont besoin de maîtriser leurs postes de dépenses, voire de les faire baisser. Si pendant longtemps les impressions et leurs coûts ne sont pas entrés dans le périmètre des économies à réaliser, aujourd’hui cet axe d’amélioration est identifié dans la plupart des entreprises.

Mais pour maîtriser ou réduire ses coûts d’impression il faut d’abord les évaluer. Les coûts directs sont le plus souvent connus : location, amortissement, consommables, maintenance, papier. Les coûts indirects sont plus rarement mesurés : traitement des factures, gestion des consommables (stocks, commandes…), assistance informatique, personnel dédié (atelier de reprographie), gestion du parc (suivi, commandes, déploiements, déménagements,…), consommation électrique…

Bien sûr, il ne faut pas négliger ces coûts indirects qui ont un impact fort sur les coûts à la page. Par exemple, la Direction informatique a certainement des tâches plus importantes et à plus forte valeur ajoutée à confier à ces équipes que celles de dépanner une imprimante qui a connu un bourrage papier ou paramétrer un driver pour l’impression en recto-verso par défaut. Autre exemple, l’obsolescence des consommables amène de nombreuses organisation à jeter purement et simplement des cartouches d’encre qu’elles ont payées une fortune car les imprimantes qui les utilisaient ont disparu du parc. De nombreuses pistes de recherche d’économies peuvent dont émerger de l’étude des coûts indirects.

Mais, comme pour toute analyse, il faut rester mesuré. Il est tentant de surévaluer les coûts initiaux pour présenter des économies potentielles alléchantes (surtout lorsque certains consultants sont rémunérés aux économies), mais ce serait fausser le raisonnement. Ainsi, les économies sur la consommation électrique seront certainement réelles du fait que les matériels récents sont moins gourmands. Mais quant à affirmer qu’en divisant le parc par 2, je divise également la consommation par 2, il y a de nombreux facteurs à prendre en compte : une imprimante jet d’encre consomme moins qu’un matériel laser car elle n’a pas à alimenter une montée en température ; les imprimantes personnelles sont généralement éteintes tous les soirs et pendant les congés tandis qu’un matériel mutualisé dans le couloir reste allumé 24H/24H et 7J/7J…

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octobre 30th, 2014 Posted in Marchés Publics

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AMOA DCE marchés systèmes d’impression

Nous l’avons déjà évoqué : les systèmes d’impression sont souvent les parents pauvres de la Direction Informatique qui a d’autres priorités, des Moyens Généraux qui ne maîtrisent plus les enjeux technologiques, du Service Marchés qui craint le manque de candidats et les recours d’invalidation.

Effectivement, les procédures liées aux systèmes d’impression se sont complexifiées : la définition des besoins ne peut plus se contenter de reprendre les caractéristiques du matériel précédent, les candidats sont plus frileux pour se positionner sur des appels d’offres avec des exigences trop importantes, les candidats malheureux peuvent se révéler très mauvais perdants.

Mais au-delà de la procédure, les enjeux de ces marchés sont importants pour l’organisation : une erreur de définition des besoins et le travail de toute l’administration peut être perturbé, une erreur sur les conditions du marché et les budgets de 3 à 5 années sont impactés, une erreur dans la procédure et les utilisateurs pourraient se retrouver privés d’outils de travail le temps de relancer…

Or, les petites et moyennes organisations (fondations, instituts, petites et moyennes communes, …) ne disposent que rarement des moyens nécessaires (temps, connaissances, ….) à la mise en œuvre de réelles consultations, ne serait-ce que de MAPA.

Elles ont alors un recours : l’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO). Elles peuvent faire appel à un prestataire externe qui les conseillera et rédigera les documents de la consultation avec les équipes internes. Il pourra même les assister dans l’analyse des offres. Pour quelques milliers d’Euros, elles assurent la procédure de mise en concurrence et peuvent faire des économies non négligeables par rapport à des contrats de gré à gré.

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Des contrats fragmentés

octobre 27th, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression

oct, 27 2014

De nombreuses organisations (grandes ou petites) ont des contrats de location de matériels d’impression (copieurs surtout) avec des échéances différentes. Cette situation résulte de causes diverses :

l’évolution des besoins qui a nécessité de nouveaux équipements,
la diversification des fournisseurs,
les opportunités (budgets exceptionnels, propositions intéressantes,…),
les changements dans l’organisation (regroupement d’entités qui avaient contractualisé chacune dans leur coin),
les changements dans la politique d’équipement : achat à un moment, location 36 mois après et location 60 mois plus tard.

Or, ce décalage dans les natures des contrats et dans leurs échéances ont des conséquences importantes :

il est difficile de suivre de nombreuses échéances, le renouvellement d’un contrat peut donc vous échapper
vous ne pouvez changer vos matériels qu’au fil de l’eau sans bénéficier des prix intéressants que vous auriez sur la quantité totale
vous recevez et devez traiter autant de factures que de contrats alors qu’avec une seule échéance vous pourriez demander une facture globale
si vous avez diversifié vos fournisseurs, vous ne représentez qu’un petit enjeu pour chacun d’eux et risquez de ne pas obtenir leurs meilleures conditions et leurs meilleures prestations
vous ne pouvez gérer vos moyens d’impression comme un parc puisque pour chaque renouvellement vous vous contentez d’étudier les besoins liés à ce matériel sans vision globale

Dans un projet d’optimisation des moyens d’impression, ramener l’ensemble du parc à une même échéance est donc une priorité. Ce n’est pas toujours chose facile mais c’est indispensable.

Les déclencheurs de l’optimisation des systèmes d’impression

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Des constats surprenants

octobre 20th, 2014 Posted in Spécial PME-TPE

oct, 20 2014

Audit d’impression : réduire ses coûts d’impressions dans les PME

Avant de créer ASSPI, j’avais longtemps œuvré dans les grands comptes. Avec ASSPI, je côtoie toujours ces grands comptes et ces comptes publics, mais je redécouvre aussi des structures plus petites et notamment les PME. J’y découvre des choses très surprenantes.

Habituée des contrats et des engagements de services formalisés, j’imaginais naïvement que les petites structures bénéficiaient de services équivalents.

Or, au fil de nos interventions, je découvre des cas (pas si rares que ça) où un copieur est en panne depuis plusieurs semaines (voir plusieurs mois) sous le prétexte qu’il est ancien ou sans que le fournisseur ne daigne fournir d’explications. Pourtant, le prestataire continue à facturer des copies (d’où sort-il les compteurs ?) ou des forfaits de maintenance. Et le client continue à payer.

Je comprends tout à fait que ces petites structures (certaines ont tout de même un parc proche de 100 matériels avec les imprimantes) ne bénéficient pas de délais d’intervention de 4 heures ouvrées mais un dépannage le lendemain me semble réellement un minimum. De plus, en cas d’impossibilité de dépanner dans les 24 heures (pièce en rupture, panne aléatoire,…), la moindre des choses est de proposer une solution de remplacement temporaire et d’informer le client du délai prévisible.

En termes de contrats et de facturation, en plus de tarifs prohibitifs, on peut trouver des contrats de 7 ans, des contrats de maintenance qui n’ont pas la même durée que les contrats de location, des matériels sans contrat mais facturés, des factures qui ne portent qu’un montant global sans détail,…

Soyons clairs, ces pratiques ne sont caractéristiques que de quelques prestataires peu scrupuleux. Mais ils entachent une profession qui a globalement su assainir la relation client. Même les PME peuvent confier leur parc à un professionnel. Qu’ils soient constructeurs ou distributeurs, ce ne sont pas les fournisseurs potentiels qui manquent alors faites jouer la concurrence.

Si vous n’avez pas les ressources internes pour le faire, confier cette mission à un consultant indépendant. Sa rémunération sera amortie dès la première année ensuite ce ne sera que des économies et de la productivité en plus (dans certains cas, un trimestre d’économies suffit à amortir sa facture).

Consulter les fournisseurs de copieurs

audit, Coûts d'impression, économies, impression, Optimisation des outils d'impression, Réduction de coûts

La simplification

octobre 16th, 2014 Posted in Marchés Publics

oct, 16 2014

Simplification administrative

Nous vous en parlions en avril, de nouvelles directives européennes concernant la simplification de la passation des marchés publics devaient être transposées en France. C’est chose faite. Le décret du 26 septembre prévoit des mesures qui sont entrées en vigueur au 1er octobre.

« Dites-le nous une fois » : cette mesure vise à ne plus réclamer aux candidats les documents qui sont accessibles en ligne gratuitement ou ceux que le candidat aurait déjà fournis dans une autre procédure (à condition qu’ils soient valides). Ainsi, par exemple, les entreprises n’auraient plus à fournir leur certificat d’assurance professionnelle plusieurs fois dans l’année. En plus, de la simplification administrative non négligeable qu’elle apporte, cette mesure va dans le sens de moins de copies et d’impressions et donc de moins de papier pour les candidats comme pour les organisations publiques.

D’autres mesures viendront en 2015. Il est notamment question du Document Unique de Marché Européen qui prévoit une réelle simplification des candidatures dans les directives européennes.

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octobre 13th, 2014 Posted in Bureau vert

oct, 13 2014

Collecte des consommables usagés

Selon le cabinet GfK, 77 millions en cartouche d’encre et 11 millions en cartouche de toner ont été vendues en France en 2010. Selon les études, entre 15 % et 50 % de ces déchets toxiques seulement sont collectés pour être rechargés, recyclés ou valorisés (incinérés pour produire de l’énergie).

En matière de recyclage, il y a un fossé entre le monde de l’impression laser (principalement en entreprise) et celui de l’impression jet d’encre (à domicile). En effet, les 2/3 des 11 millions de toners laser vendus chaque année en France sont collectés, contre à peine 1/3 des 70 millions de cartouches jet d’encre le sont. Les autres finissent donc à la poubelle au milieu des autres déchets ménagers.

Selon une étude réalisée pour le compte du collectif Cart’Touch (collectif de fabricants qui représentent plus de 80 % du volume de cartouches vendues sur le marché français), 88 % des français estiment que l’organisation de la collecte et du recyclage des cartouches d’encre usagées incombent aux fabricants d’imprimantes et de cartouches d’encre. D’ailleurs les grandes marques d’imprimantes organisent bel et bien la collecte et le recyclage, mais, ces activités restent méconnues du grand public. D’autres circuits de valorisation des consommables sont cités : réseaux associatifs pour la collecte et le recyclage au profit de projets caritatifs (74 %), mairies et déchetteries (73 %).

Pour 83 % des français, la première action à mettre en œuvre pour favoriser le recyclage des cartouches d’encre est très concrète : il s’agit de l’installation de points de collecte de proximité, loin devant les mesures destinées à informer.

Sources : green IT

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ASSPI ET COOPANAME

octobre 6th, 2014 Posted in ASSPI

oct, 06 2014

Un consultant ou un courtier ?

Dans la série « Connaissez-vous ASSPI ? », nous avons déjà évoqué le fait que ASSPI fasse partie de COOPANAME, Coopérative d’Activités et d’Emploi. Comme pour la présence de ASSPI sur Internet dont nous avons parlé en septembre, j’en ai entendu des petites phrases au sujet de ce statut original : « Je ne connaissais pas les coopératives d’activités », « Je n’ai pas très bien compris la différence entre Coopaname et ASSPI », « Comment ça marche ? »…

Au moment de la création d ‘ASSPI, j’ai donc fait le choix d’intégrer COOPANAME. Le principe est simple. La coopérative regroupe des personnes qui souhaitent créer une activité en étant professionnellement et économiquement autonomes tout en partageant une entreprise avec d’autres entrepreneurs. Chacun développe son ou ses activités, les fonctions back office sont mutualisées (comptabilité, facturation, RH,…) permettant ainsi de se consacrer à son cœur de métier. Une équipe de permanents assure l’accompagnement des entrepreneurs (formation, conseil développement,…). Les coopérations entre entrepreneurs permettent de mener des projets plus ambitieux que ce que pourrait faire un entrepreneur individuel, elles permettent également à chacun de bénéficier des retours d’expérience, savoirs-faire et compétences des coopérateurs. Les membres commencent par être salariés de la coopérative et lorsque leur activité est effectivement lancée, ils deviennent associés.

Ainsi Coopaname est née en 2004. Elle regroupe des entrepreneurs d’Ile de France qui œuvrent dans divers secteurs d’activités (consultants RH, formateurs, traducteurs…). Elle compte aujourd’hui environ 600 salariés et 150 associés dont je fais partie.

A l’intérieur de Coopaname, ASSPI est ma marque commerciale mais l’entité juridique et commerciale qui signe les contrats, les actes d’engagements, qui émet les factures, c’est bien Coopaname. Ceci permet d’ailleurs aux clients des entrepreneurs d’être assurés que les engagements pris seront tenus.

De façon plus spécifique, cela permet à mes clients d’être assurés de mon indépendance vis à vis des fournisseurs de systèmes d’impression et de solutions logicielles. En effet, Coopaname ne peut être rémunérée au titre d’apporteur d’affaires et ne pourrait donc pas toucher de commissions pour avoir favoriser une quelconque prise de commande (certains de mes confrères auraient du mal à en dire autant et à le prouver).

Da façon tout à fait pragmatique, je suis votre seule et unique interlocutrice pour les activités de ASSPI et je fais appel à des coopérateurs salariés de Coopaname pour des missions particulières (inventaires, communication, formations,…).

Voilà, j’espère avoir été claire mais si vous souhaitez des précisions, des explications, n’hésitez pas à me contacter.

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octobre 2nd, 2014 Posted in Marchés Publics

oct, 02 2014

Gestion rationnelle des impressions dans les organisations publiques

En juin, le Ministre des Finances et des Comptes Publics a présenté une ordonnance préparant la dématérialisation progressive des flux de facturation entre les acteurs de la commande publique et leurs fournisseurs.

Au-delà de l’aspect environnemental (elle supprimera l’édition et l’envoi de 95 millions de factures papier) , cette mesure génèrera des économies substantielles pour les administrations et pour les entreprises. En effet, une facture papier coûte environ 13 € à celui qui la reçoit et 8 € à celui qui l’envoie alors que la facture dématérialisée ne coûte que 7,5 € à celui qui la traite et 5 € à celui qui l’émet.

Le traitement des factures dématérialisées pourra bénéficier d’une solution technique mutualisée proposée par l’État et qui pourra être utilisée par les administrations et par les entreprises.

Ce changement devrait intervenir à compter de janvier 2017 pour les grandes entreprises et les entités publiques et s’étaler jusqu’en janvier 2010 pour les plus petites entreprises.

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Satisfaction des utilisateurs

septembre 29th, 2014 Posted in Formation et Accompagnement, Pilotage des parcs d'impression

sept, 29 2014

Gestion de parc ou administration de parc ?

L’accompagnement des utilisateurs face à l’optimisation des systèmes d’impression se limite très souvent à une communication en amont, une annonce au moment du déploiement et une formation plus ou moins utile.

Pourtant, au sens littéral, accompagner une personne consiste bien à l’amener jusqu’à l’endroit où elle doit se rendre et s’assurer qu’elle est bien au bon endroit.

Il est donc très utile de s’assurer que les utilisateurs sont bien arrivés, c’est-à-dire qu’ils maîtrisent les nouvelles règles (quand faire appel à l’atelier de reprographie ?), les nouvelles procédures (où dois-je déposer mes consommables usagés ?), les nouvelles fonctionnalités (Comment scanner vers mon adresse mail ?), … La formation et la communication à priori ne constituent pas une garantie que chacun s’est approprié les nouveaux outils. Elles sont nécessaires mais pas suffisantes.

Le meilleur moyen de s’assurer que tout va bien pour les utilisateurs, c’est encore de le leur demander. Ainsi, les projets d’optimisation des systèmes d’impression (et surtout les projets ambitieux) devraient comprendre la mise en place d’une enquête de satisfaction quelques semaines après sa mise en œuvre complète (déploiement physique + formations + mise en place des modes opératoires).

Certains penseront que cette enquête risque de remonter des avis négatifs et des rancœurs, notamment face au retrait de moyens d’impression personnels. Elle le fera sûrement mais il vaut toujours mieux permettre au mécontentement de s’exprimer dans un cadre maîtrisé plutôt que de le laisser compromettre la réussite du projet au travers de comportements qui peuvent aller jusqu’à des pannes provoquées.

Cette collecte de la parole des utilisateurs permettra également d’ajuster le projet (procédures à adapter à des contraintes, formations à compléter, évolutions à prévoir,…). Ces ajustements peuvent permettre à des personnes sceptiques (voir hostiles) d’accepter, d’adopter les nouveaux outils et d’admettre que l’optimisation leur a apporté des plus.

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septembre 22nd, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression, Pilotage des parcs d'impression

sept, 22 2014

Consultation pour parcs d’impression

Les organisations publiques sont familières du recours à l’assistance pour leurs consultations des entreprises. On parle d’AMO (Assistance à la maîtrise d’ouvrage).

Les organisations privées y ont moins recours , et pourtant, …

Nous en parlions la semaine dernière, la consultation régulière des prestataires en matière de systèmes d’impression est indispensable. Mais, elle exige 2 éléments dont vos équipes internes sont très souvent dépourvues : du temps et de l’expertise.

En effet, la consultation des fournisseurs de systèmes d’impression entre de plus en plus souvent dans les attributions des directions informatiques. Or, ces équipes sont chroniquement en manque de temps (un projet urgentissime se superpose à un projet urgent) et les systèmes d’impression sont un sujet qui les intéresse peu et pour lequel leur expertise informatique leur est finalement assez peu utile.

Or, en vous faisant accompagner par un expert externe (indépendant des fournisseurs si possible car vous connaissez notre conviction que l’indépendance est gage de qualité et de fiabilité), vous limitez la charge de vos équipes. En effet, votre pilote interne sera mobilisé en tout et pour tout 1/2 journée au démarrage pour se mettre d’accord sur l’objet de la consultation puis lors de 2 réunions de 2 heures maxi pour la validation du cahier des charges et la présentation de l’analyse des offres et enfin 1/2 journée pour la phase de négociation soit 1 jour et demi. Combien de temps lui faudra-t-il pour tout faire lui-même ?

En étant accompagné par un expert externe, vous vous assurez de choisir en toutes connaissances de cause votre futur fournisseur de systèmes d’impression, qui le sera pour 3, 4 ou 5 ans. En effet, il sait ce qu’il est important de comparer, ce dont il faut absolument s’assurer, ce qu’il ne faut surtout pas accepter, ce qui est négociable. Il sait lire entre les lignes des propositions pour vous en présenter une synthèse éclairée.

L’assistance à consultation vous permet donc de faire des économies sur 2 plans : le salaire de vos collaborateurs qui seraient mobilisés sur la consultation pour de longues journées et l’assurance d’obtenir la meilleure offre financière par rapport à vos besoins réels.

N’hésitez pas à nous demander un devis et vous pourrez constater que le retour sur investissement de l’assistance à consultation est immédiat.

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septembre 18th, 2014 Posted in Marchés Publics

sept, 18 2014

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C’est une question récurrente pour les acteurs de la commande publique. Les arbitrages se font souvent selon les habitudes et les convictions du responsable de ces équipements et on peut noter un certain clivage selon qu’il s’agisse de la Direction informatique plus habituée à acheter ses matériels ou de la Direction des services généraux habituée à la location par les usages des fournisseurs.

Autre critère habituel pour arbitrer ce débat : les budgets. Si les budgets de fonctionnement sont contraints, l’acquisition peut être tentante et, au contraire, si d’importants investissements doivent être menés par ailleurs ou si l’endettement est une problématique sensible, la location devient une alternative intéressante.

Malgré tout, la location avec contrat de maintenance est la pratique largement la plus répandue (90 % des placements en France). Les grands acteurs de ce marché proposent tous également la location sous forme de prix unique à la page incluant la location et la maintenance mais cette offre présente des contraintes qui limitent son utilisation (volumes imposés le plus souvent pour garantir le revenu du prestataire, prix plus élevés car le prestataire provisionne le risque d’une baisse des volumes).

Cette suprématie de la location avec contrat de maintenance s’explique par les nombreux avantages qu’elle apporte par rapport à l’achat :

Elle permet de faire évoluer le parc de matériels au plus près des évolutions de besoins. L’achat sera amorti sur 5 ans et interdira donc toute évolution sur cette période sauf à ajouter des matériels. Or, les organisations connaissent en général des évolutions significatives, impactantes pour les besoins en impression, sur des périodes de 2 à 3 ans (restructuration, contrainte budgétaire, déménagement,…). La location permet donc de revoir les outils d’impression tous les 3 ou 4 ans.

Elle ne diminue pas la capacité d’endettement de l’organisation.

Enfin, face aux évolutions technologiques et aux baisses de prix sur ce marché, la location permet de relancer une mise en concurrence tous les 3 ou 4 ans et donc d’obtenir des matériels performants, dotés d’outils modernes au meilleur prix.

Ces constats sont d’ailleurs également faits par la Direction des Affaires Juridiques de Bercy dans son Guide de l’acheteur public en matière d’impression et de reproduction de documents. Le groupe d’Étude de Marché chargé des achats de matériels de reprographie conseille également la location assortie d’un contrat de maintenance pour financer ces équipements.

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septembre 15th, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression, Pilotage des parcs d'impression

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Définir le besoin pour un marché de systèmes d’impression

Lancer une consultation pour son parc de systèmes d’impression n’est pas une mince affaire, quelque soit la taille du parc.

Nous découpons cela en 3 phases : la rédaction du cahier des charges, l’analyse des offres et la négociation.

La rédaction du cahier des charges

Elle exige une certaine connaissance à priori des produits et solutions disponibles. L’acquérir prend du temps (Recherches sur Internet, lecture de revues spécialisées, visites de show-rooms, entretiens avec des prestataires potentiels,…). Mais en plus, elle fait appel à un savant dosage : trop d’exigences effraieront les candidats, pas assez vous mettra à la merci d’un service minimum. Enfin, il faut anticiper l’analyse des offres. Si vous ne prévoyez pas de cadres précis pour les réponses, vous allez passer des heures à chercher les informations qui vous intéressent dans les 3 Kg de documents que vous aura fournis chaque candidat (j’exagère à peine pour le poids !).

L’analyse des offres

Suivant que vous aurez choisi d’adresser votre consultation à quelques prestataires pré sélectionnés ou que vous en aurez fait une large publicité, vous aurez plus ou moins de dossiers de réponse à analyser. Le critère prix est certes important et tout naturellement vous allez souvent commencer par comparer les budgets. Mais, il est insuffisant. Certains commerciaux sauront mettre en avant un prix au détriment des performances des produits ou d’options payantes plus difficiles à comprendre et à prendre en compte. Ainsi, bien d’autres critères peuvent et doivent être pris en compte : la capacité de l’entreprise à honorer ses engagements (il est assez peu probable qu’une entreprise avec 2 techniciens puisse dépanner vos 50 matériels dispatchés dans toute l’Ile de France en 8 heures ouvrées), les caractéristiques utiles des matériels proposés (la couleur des carters a assez peu d’intérêt), les caractéristiques des solutions annexes (Gestion centralisée, impression sécurisée, routage,…), les engagements de services (délai d’intervention, formation utilisateurs, déploiement,…), les mesures en faveur du développement durable…

La négociation

Très souvent, l’analyse des offres va vous permettre de détacher 2 ou 3 offres intéressantes. Chacune d’elle aura ses points forts et des points qui vous plairont moins. Il sera alors utile de lancer un round de négociation pour tenter d’obtenir au moins une offre qui présentera tous les points forts. Il faudra donc déterminer que demander, fixer les objectifs que vous voulez atteindre avec cette négociation (délais, prix, options,…) et les formuler pour les candidats.

Ces opérations sont longues, parfois complexes. Elles découragent donc certains qui se contentent de reconduire leur fournisseur en place. Pourtant, la consultation est indispensable régulièrement (au moins tous les 5 ans) pour obliger votre fournisseur à se remettre en question et faire mieux, pour savoir si d’autres prestataires ne seraient pas devenus plus performants et plus intéressants, pour alimenter votre connaissance des différents produits et solutions disponibles. La consultation n’amènera pas forcément un changement de fournisseur, elle vous assurera de la pertinence de votre choix.

Consulter les fournisseurs de systèmes d’impression

appels d'offre, Cahier des charges, Consultation, méthodologie, systèmes d'impression

Connaissez-vous ASSPI ?

septembre 8th, 2014 Posted in ASSPI

sept, 08 2014

Parfois certaines petites phrases vous surprennent et puis, activité oblige, vous passez à autre chose. Mais l’été est souvent une période propice pour que ces petites phrases fassent leur chemin et nourrissent de nouvelles réflexions. C’est ce qui m’est arrivé avec une conversation que j’ai eue en juillet avec un client. Alors que nous faisions le bilan de son audit et de sa consultation, il m’a glissé « comme quoi sur Internet, on peut avoir de bonnes surprises ». J’étais flattée (toujours agréable de recevoir des compliments sur son travail) et puis j’ai rapproché cela d’une autre réflexion que m’avait faite un client alors qu’il me contactait pour faire connaissance « vous êtes toujours en activité parce que parfois sur Internet… ». Et j’en suis restée là car il fallait boucler les dossiers avant de prendre un repos bien mérité.

Mais durant le mois d’août, ces phrases ont fait leur chemin et en ce début septembre, je me rends compte que dans ce blog j’ai beaucoup parlé de ce qui me passionne (et vous préoccupe) mais très peu de ASSPI. Finalement, quelqu’un qui découvrirait ce blog pourrait se demander effectivement si nous sommes toujours en activité, si nous sommes sérieux, si nous sommes compétents, bref si nous sommes réellement des interlocuteurs potentiels pour parler de systèmes d’impression (je me fais un peu peur en pensant que c’est peut-être également le cas de lecteurs qui nous suivent pourtant régulièrement).

Alors 1ère bonne résolution de rentrée, nous allons régulièrement vous donner des nouvelles et des informations sur ASSPI et cela commence aujourd’hui.

Donc oui, en ce début septembre 2014, nous sommes toujours en activité et plus que jamais.

Les projets d’optimisation des systèmes d’impression sont très souvent urgents et nos clients souhaitent toujours qu’ils soient conduits le plus vite possible mais les différentes phases nécessitent du temps. Ainsi, nous avons des projets qui en sont au démarrage, réunions de cadrage et interventions sur site, d’autres qui en sont à la remise des conclusions, d’autres pour lesquels la consultation des fournisseurs potentiels est en cours, d’autres enfin qui sont en train de se finaliser par le choix d’un partenaire.

Au-delà de l’optimisation, nous sommes associés à de nombreux suivis et pilotages de parcs et la rentrée constitue toujours un moment crucial car il faut organiser les comités de pilotage qui se tiendront dans le dernier trimestre de l’année.

ASSPI fait partie de la coopérative d’activités COOPANAME (je vous en parlerai dans un prochain article) et en tant qu’associée de cette coopérative, j’y suis très impliquée dans l’accompagnement des coopérateurs pour l’accès à la commande publique (formations, mise en place de procédures, animation d’un groupe d’échange de bonnes pratiques..).

Avec toutes ces activités et ces projets, je reconnais que l’activité formation pour la rédaction des mémoires techniques est en sommeil depuis 6 mois. Mais je n’y renonce pas car je reste persuadée qu’il s’agit d’une voie de développement importante et accessible à tous les créateurs d’entreprises.

A titre plus personnel, je suis également engagée dans la formation professionnelle et j’interviens auprès de Bacs +2 et Bacs +3 en alternance dans le cadre de cursus proposés par la Chambre de Commerce de Seine et Marne.

Enfin, la rédaction de ce blog constitue bien une activité à part entière.

A lire aussi

Et de 4…

A propos

audit, conduite du changement, consommables, consultant, développement durable, formation, marchés publics, Optimisation des outils d'impression, pilotage, systèmes d'impression

Sourçage et marchés publics

septembre 4th, 2014 Posted in Marchés Publics

sept, 04 2014

Répondre aux appels d’offres publics : les commandements

Nous vous avons souvent conseillé de rencontrer les acteurs de la commande publique avant de répondre aux appels d’offres. Si vous doutiez du bien fondé de ce conseil, nous profitons de ce premier article marchés publics de la rentrée pour le réitérer et vous montrer qu’il s’inscrit tout à fait dans l’évolution des pratiques en matière d’achats publics.

En effet, en juin, lors de la conférence annuelle des acheteurs publics, Jean Maïa, directeur des affaires juridiques de Bercy,a souligné l’importance du « sourçage« . Il s »agit pour ces acheteurs de favoriser les contacts avec les acteurs économiques afin de rechercher et d’évaluer les fournisseurs potentiels pour un domaine déterminé. Pour Jean-Marie Héron, président de l’AAP (Association des Acheteurs Publics), « un bon acheteur doit consacrer au « sourçage » 10 à 15 % de son temps ».

Cette démarche volontaire doit permettre à l’acheteur de se tenir informé de l’état de l’art, des innovations et des pratiques liés aux domaines qui le concernent. Elle lui permet également de mieux connaître les entreprises susceptibles de répondre à ses prochaines consultations.

Le sourçage peut se faire par différents moyens : internet est de plus en plus une source importante d’informations (d’où l’importance pour les entreprises d’y assurer une présence efficace), la prise de contact classique suivie d’une entrevue est un excellent moyen de faire réciproquement connaissance et les divers évènements publics (voeux du Maire, forums pour l’emploi, salons divers et variés,…) sont également d’excellentes occasions de se rencontrer de façon informelle.

Rencontrer les acheteurs publics

appels d'offre, marchés publics, réponse aux appels d'offre

Bonne rentrée

septembre 1st, 2014 Posted in Divers

sept, 01 2014

Toute l’équipe de ASSPI vous souhaite une excellente rentrée.

A ceux qui ont pour objectif de mettre en place une organisation optimisée dès janvier 2015, nous souhaitons beaucoup de réussite et … de courage car, croyez-moi, 4 mois ne sont pas de trop pour réussir ce type de projets.

Dès cette semaine, nous reprenons notre rythme de publications : tous les lundis pour les problématiques d’impression et 1 jeudi sur 2 pour les problématiques de marchés publics.

Nous vous invitons à vous abonner par mail pour ne pas risquer de passer à côté d’un contenu qui vous intéresserait. Il vous suffit de saisir votre adresse mail dans le cadre de droite. Celle-ci ne sera pas utilisée à des fins commerciales.

Très cordialement,

Isabelle Obiols

Bonnes vacances

juillet 15th, 2014 Posted in Divers

juil, 15 2014

ASSPI fait sa pause estivale.

Passez un très bel été

Nous vous retrouverons avec plaisir le 1er septembre.

Evolutions pour les DEEE

juillet 7th, 2014 Posted in Bureau vert

juil, 07 2014

Des imprimantes programmées pour la panne

Le projet de loi sur l’économie sociale et solidaire (ESS) va avoir un impact significatif sur la gestion des déchets d’équipements électriques et électroniques (DEEE) en France, notamment pour les entreprises.

Ainsi, la collecte des déchets professionnels est explicitement à la charge des producteurs alors que la règlementation précédente ne faisait référence qu’aux déchets ménagers.

La qualification des déchets évolue aussi : ainsi, les déchets seront définis comme ménagers ou professionnels non plus en fonction du circuit de distribution mais en fonction de leur utilisation. Tous les matériels susceptibles d’être utilisés par des particuliers (ordinateurs, imprimantes,…) sont réputés devenir des déchets ménagers même s’ils sont utilisés dans l’environnement professionnel.

Le reconditionnement devra être favorisé plutôt que le recyclage.

Surtout axée sur la collecte et du traitement des déchets, la filière REP (Responsabilité Elargie du Producteur) va devoir contribuer plus efficacement à la prévention. Les éco-organismes devront désormais prévoir des actions visant à réduire les déchets à la source. Dans notre domaine, les deux actions clés consistent à augmenter la durée de vie des équipements électriques et électroniques (copieurs et imprimantes) et à favoriser leur réutilisation (reconditionnement, dons, marché de l’occasion).

Source : GreenIT.fr

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Collecte des consommables usagés

juin 30th, 2014 Posted in Bureau vert

juin, 30 2014

Collecte de cartouches à la Poste

Les solutions ne manquent pas pour assurer la collecte des consommables usagés dans les organisations.

On nous annonce simplicité et gratuité à tous les étages et pourtant…c’est justement dans les étages et les sites distants que les choses se gâtent.

En effet, la plupart des solutions consistent à mettre à disposition des boîtes de récupération (appelées communément BOX) qui seront collectées à la demande dès qu’elles seront pleines. Mais les prestataires ne mettront pas une boîte dans chaque bureau.

Donc, 1ère interrogation : où les placer ?
Si votre organisation n’est implantée que sur un site, la difficulté est limitée. Il ne faudra cependant pas négliger la communication aux utilisateurs : où sont les box (accueil, courrier, 1 par étage,…), que collectent-elles (encres, toners, tambours,…), que ne collectent-elles pas (certaines marques, certains kits,…), faut-il emballer les cartouches , Que faire quand la boîte est pleine,… De plus, même si la prise de conscience de la nécessité de gérer les déchets se généralise, elle n’est pas encore universelle. Il faudra donc convaincre les récalcitrants : communiquer sur ce que deviennent les cartouches collectées, sur la pollution générée par celles qui sont jetées dans les ordures ménagères, diffuser une description précise de ce qui est attendu des utilisateurs,…
Mais si votre organisation est multi sites, la mise en place de cette collecte pourrait bien se compliquer. Par exemple, dans le cas des mairies, les prestataires n’accepteront pas de positionner une box par site. Le service est gratuit parce qu’il fonctionne sur un modèle économique rigoureux. Positionner une box dans une crèche au motif que l’équipe dispose d’un petit multifonction revient à l’immobiliser pour au moins 10 ans et ne permettra pas le recyclage réel de ces consommables. Il faudra donc étudier les lieux de collectes les plus pertinents (géographiquement, du point de vue organisationnel) et la communication devra prévoir et proposer aux utilisateurs des circuits simples. Exemple : toutes les structures de la petite enfance se réunissant 1 fois par mois à l’Hôtel de Ville, vous profiterez de ce déplacement pour amener vos cartouches vides dans la box qui se trouve à l’atelier de reprographie.

2ème interrogation : qui gère les relations avec le prestataire ?
Qui choisit la solution : l’informatique qui s’occupe des imprimantes ou les services généraux qui s’occupent des copieurs ? Qui appellera pour faire retirer les box pleines : les services où elles sont placées, l’atelier de reprographie, le service chargé du développement durable,…?

Ces aspects sont souvent négligés parce que l’urgence est de mettre en place un parc de systèmes d’impression et que la collecte des consommables paraît secondaire. De plus, comme les solutions sont réputées simples, on ne voit pas la nécessité de s’en soucier. Pourtant, de nombreuses organisations disposent de box… vides et ne savent pas que leurs cartouches d’imprimantes et de copieurs partent dans les corbeilles de bureau, puis dans la collecte d’ordures ménagères.

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PME et collectivités territoriales

juin 26th, 2014 Posted in Marchés Publics, Spécial PME-TPE

juin, 26 2014

Les PME dans les marchés publics

L’Observatoire des PME, met en lumière la forte présence des PME dans les marchés publics, et particulièrement dans ceux des collectivités territoriales.

Dans les activités des PME, les marchés publics représentent une part non négligeable. En effet, près des deux tiers des marchés publics locaux (61%) sont attribués aux PME et aux ETI (établissements de taille intermédiaire), et presque la moitié des marchés publics étatiques (43%) sont remportés par ces entreprises.

De plus, l’attribution d’un grand nombre de marchés publics par les collectivités territoriales à des PME permet de renforcer le développement territorial régional, puisque ces marchés profitent à 41% à des entreprises locales.

Si vous n’en étiez pas encore persuadés, voilà 2 statistiques qui devraient vous convaincre de vous intéresser à ces futurs clients…

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Besoin d’un copieur ou d’une imprimante ?

juin 23rd, 2014 Posted in ASSPI, Divers

juin, 23 2014

Très souvent, le renouvellement d’un copieur ou d’une imprimante se fait dans l’urgence de la panne définitive de l’existant. La pression des utilisateurs amène donc à contacter le fournisseur actuel, lui demander de faire un devis, au mieux discuter un peu les prix et beaucoup les délais de livraison et passer commande du même type de matériel.

Il est vrai que mener une vraie consultation peut s’avérer long et déroutant.
Technologiquement d’abord, chacun a pu expérimenté que les caractéristiques des matériels sont nombreuses (plus de 60 par exemple pour les copieurs), que certaines sont obscures (exemple : scan Twain réseau). Ainsi, choisir les critères importants quant à vos besoins, les comparer entre plusieurs marques et modèles devient vite un parcours du combattant.
Contractuellement ensuite, il existe pratiquement autant de contrats différents que de fournisseurs : vente, location, crédit-bail, location-maintenance, maintenance forfaitaire, maintenance à la page, achats de consommables, tickets d’intervention, garantie et extension de garantie,…Comment choisir la formule qui sera la plus adaptée à vos besoins et comment comparer des offres qui ne portent pas sur les mêmes éléments ?

Et encore… Avant d’en arriver au labyrinthe de la comparaison des offres, il faut avoir défini les besoins ! Il faut également connaître un peu les acteurs du secteur pour savoir à qui demander une offre et quel crédit accordé à chacun.

Bref, à moins de ne pratiquer que le remplacement du 1 pour 1 auprès de votre fournisseur habituel, s’équiper d’un copieur ou d’une imprimante va vous prendre beaucoup de temps et le temps passé ne sera pas forcément gage d’un chois en toute connaissance de cause.

Donc, à moins d’avoir en interne un spécialiste de la question, faire appel à un expert indépendant peut s’avérer très rentable. Il saura formaliser vos besoins réels et envisager vos systèmes d’impression dans leur ensemble. Il pourra donc rédiger un cahier des charges précis qui permettra aux fournisseurs de produire des réponses précises. Il saura créer une grille de comparaison des offres pertinente par rapport à votre situation spécifique. Il saura décrypter les clauses et autres subtilités contractuelles qui pourraient vous créer de mauvaises surprises, surtout en fin de contrat… et il fera tout cela plus vite que vous, donc à moindres frais.

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juin 16th, 2014 Posted in Divers

juin, 16 2014

Marché de l’impression 2013

Même si les technologies d’impression se diversifient (cires, encres solides, résines, 3D,…), le marché se répartit encore entre imprimantes laser et imprimantes jet d’encre et dans chacune de ces catégories, entre impression noire et impression couleur.

Il faut noter que les imprimantes laser monochromes demeurent majoritaires dans le monde de l’entreprise en France. Cette prépondérance est encore plus importante quand il s’agit des volumes imprimés. Les imprimantes laser couleur sont en forte progression.

En termes d’évolutions, la tendance notable à venir est celle du développement de l’impression mobile. dans ce domaine les imprimantes laser WiFi sont en forte progression également. IDC (International Data Corporation) prévoit que d’ici 2015, la moitié des utilisateurs de smartphones et de tablettes utiliseront l’impression mobile au bureau.

Les 5 premiers constructeurs d’imprimantes sont dans l’ordre : HP, Canon, Epson, Brother et Samsung. Il est à noter que Samsung est le constructeur qui progresse le plus.

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juin 2nd, 2014 Posted in Pilotage des parcs d'impression

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Audit d’impression : notre approche

Les directeurs informatiques, et plus généralement tous ceux qui gèrent des projets, l’apprécient particulièrement. La note de cadrage est un document de synthèse qui est élaboré au début du projet.

L’objectif est de rendre le projet compréhensible par tous. La pertinence d’une note de cadrage peut être vérifiée en la faisant lire à quelqu’un externe au projet et en s’assurant qu’il ou elle a bien compris les principales idées du projet.

Elle n’a pas de forme type et doit être adaptée à chaque cas.

Elle doit répondre aux questions suivantes :

Qui sont les parties impliquées dans le projet : équipes internes, chef de projet, prestataires externes,… ?
Quels sont les objectifs ?
Quel est le délai et le planning prévisionnel?
Quel est le budget ?
A quoi sert le projet ?
Quelle rentabilité est attendue ?

La note de cadrage est souvent utilisée lors de la réunion de lancement ou réunion de cadrage qui réunit les personnes impliquées et le chef de projet afin de leur permettre de :

Synchroniser leurs visions du projet
Définir les règles de fonctionnement
Etablir un intérêt mutuel au projet
Définir une organisation commune

La rédaction de la note de cadrage permet de prendre en main un projet, de communiquer avec les acteurs d’un projet et permet d’avoir une vue synthétique du projet.

Pour les projets importants d’optimisation des systèmes d’impression qui s’étendent dans le temps, nous utilisons cet outil pour formaliser les préalables au démarrage du projet et pour constituer le premier élément de la communication qui doit accompagner la réussite du projet.

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Conibi

mai 26th, 2014 Posted in Bureau vert

mai, 26 2014

C’est en 2000 que Conibi (Consortium Informatique et Bureautique) est né de la volonté de quelques constructeurs alors qu’ils n’avaient aucune obligation règlementaire. Leur objectif est de proposer à leurs clients un service simple et gratuit de collecte de consommables usagés. Conibi met à disposition dans les locaux des clients des boîtes de collecte et les ramasse quand elles sont pleines. Il fournit ensuite au client un bordereau de suivi des déchets. Au-delà de sa mission première de récupération des consommables informatiques et bureautiques, Conibi collecte aussi les piles, les sources lumineuses, les documents imprimés et les DEEE.

Depuis sa naissance, Conibi a évolué et d’autres constructeurs ont rejoint le consortium (voir liste des membres ici).

Au-delà de l’aspect environnemental, Conibi souhaite renforcer sa contribution à l’économie sociale et solidaire, en s’appuyant sur de nouveaux partenaires : Maine Ateliers et Envie.

Ainsi, depuis 2 ans, Conibi confie l’ensemble du tri des consommables collectés sur l’Ouest de la France à l’Entreprise Adaptée Maine-Ateliers (Gorron). Cette prestation est réalisée par des travailleurs handicapés, encadrés par des professionnels et bénéficiant d’une insertion professionnelle durable dans une Entreprise de l’Economie Sociale et Solidaire.

Désireux d’affirmer son engagement social, Conibi a démarré en 2013 un nouveau partenariat solidaire avec Envie en confiant à l’Entreprise d’Insertion, la réception et le tri de son flux national de DEEE. C’est le site d’Envie 2E Ile de France qui a été retenu pour réaliser cette prestation. Après une courte période de test c’est donc désormais plus de 70% des flux totaux de DEEE Conibi qui sont confiés à Envie.

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Et de 4…

mai 19th, 2014 Posted in ASSPI

mai, 19 2014

2 Commentaires »

4 ans d’existence, 308 articles publiés, …

Je ne sais pas combien d’heures passées devant la page blanche à l’écran

et encore moins combien passées à lire et à compiler des informations.

0 pages imprimées par contre, promis.

Nous voilà donc repartis pour une année de plus.

Je vous remercie pour vos visites, vos encouragements et nos échanges.

Je vous invite à nous apporter vos commentaires et à vous abonner pour recevoir nos articles par mail.

Très cordialement

Isabelle Obiols

blog, échanges, publication

Simplification administrative

mai 15th, 2014 Posted in Marchés Publics

mai, 15 2014

La rentrée des marchés publics

Selon l’OCDE, la complexité administrative coûterait 60 milliard d’euros par an aux entreprises françaises. Nous vous avions déjà parlé du plan pluriannuel de simplification voulu par François Hollande. Un conseil de la simplification a donc été créé et après 3 mois de travail, il a proposé 50 mesures pour alléger les démarches administratives.

En matière de marchés publics, le conseil reprend l’idée émise par le SGMAP (Secrétariat Général pour la Modernisation de l’Action Publique) du Marché Public Simplifié (MPS). Il s’agit de permettre aux entreprises de candidater avec juste leur numéro de Siret. Les documents justificatifs exigés aujourd’hui dans le dossier de candidature ne seront plus nécessaires que pour l’entreprise retenue. Sachant que la constitution du dossier de candidature prend en moyenne 2 heures, cette annonce est une très bonne nouvelle pour les entreprises qui pourront se consacrer davantage à la qualité de leur offre.

Cette mesure s’appliquera auprès de 300 000 entreprises au 1^er septembre 2014 et sera étendue à toutes les entreprises, au 1^er janvier 2015.

D’autres mesures destinées à faciliter l’accès des entreprises aux marchés publics devraient être présentées lors de la deuxième vague de mesure proposées par le conseil de la simplification, à la rentrée prochaine.

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Les 5 piliers de l’optimisation des systèmes d’impression

mai 12th, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression

mai, 12 2014

Les déclencheurs de l’optimisation des systèmes d’impression

Les projets d’optimisation des systèmes d’impression peuvent avoir des objectifs divers et variés (développement durable, productivité, service, économies,…). Ils peuvent être menés en suivant diverses stratégies (mutualisation, facilities management, renégociation, accompagnement utilisateurs,…). Mais, malgré la diversité de leur nature, 5 pistes sont toujours utiles à exploiter.

La centralisation des achats permet d’obtenir d’excellents résultats en termes financiers. Quand il s’agit de centraliser les achats qui auparavant été délégués à chaque site (voire à chaque direction), le bénéfice est évident : les conditions de négociation sont bien plus favorables sur des quantités importantes. Quand il s’agit de centraliser les achats auprès d’une seule et unique direction alors que les achat d’imprimantes étaient confiés à la DSI, les achats de copieurs aux services généraux ainsi que les achats de consommables, le bénéfice porte sur la vision globale des coûts (la DSI achetait des imprimantes peu chères sans s’intéresser du coût des consommables, elles prendra sa décision sur un coût global si elle est responsable du budget global).

La mobilité est une réelle amélioration du service rendu aux utilisateurs. Elle permet de les accompagner dans leur appropriation de nouveaux usages sans imprimante personnelle. Elle consiste à leur donner la possibilité d’imprimer n’importe où par choix ou comme solution de repli en cas de pannes. L’homogénéisation des parcs facilite cette utilisation.

La location et le prix à la page sont des offres bien connues des responsables de parcs de copieurs, beaucoup moins des responsables de parcs imprimantes. Et pourtant … Le prix à la page est réellement une source d’économie substantielle par rapport au modèle d’achats de consommables. En effet, il oblige les constructeurs à faire preuve d’innovation pour réduire le coût des consommables s’ils veulent que leurs contrats soient rentables et vendables. De plus il apporte un vrai plus aux utilisateurs d’imprimantes qui bénéficient de service de maintenance, de hot line, de formation…

Le besoin de confidentialité est souvent cité comme un frein à la mutualisation des systèmes d’impression. Pourtant, les multifonctions offrent des possibilités intéressantes et fiables en la matière : codes utilisateurs, badges. Ces usages sont d’ailleurs de bien meilleurs gages de confidentialité qu’une imprimante posée sur un bureau.

L’empreinte environnementale est un enjeu de plus en plus important de ces projets d’optimisation. Qu’il s’agisse de bannir du parc les matériels obsolètes qui ne répondent pas aux normes de consommation d’énergie, de réduire la consommation de papier, de limiter le nombre de matériels ou de mettre en place des circuits de recyclage de cartouches et de machines, ces actions sont sources d’économies et entrent pleinement dans les plans de RSE.

Les objectifs de l’optimisation des impressions

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Imprimantes 3D

mai 5th, 2014 Posted in Divers

mai, 05 2014

Comment marche l’impression laser ?

Même si ces imprimantes sont un peu éloignées de ce qui nous occupe dans ce blog, profitons du mois de mai et de son rythme un peu plus lent pour découvrir cette révolution technologique.

Il s’agit en fait d’utiliser un fichier informatique appelé CAO (Conception Assistée par Ordinateur) pour saucissonner l’opération globale en différentes actions. Ces actions sont en fait les différentes couches qui vont se superposer pour former un objet réel.

Le choix du terme « imprimante » 3D est lié au fait que le mécanisme repose sur des buses comme pour le jet d’encre. La différence porte sur le produit projeté qui dans le cas de la 3D peut être du plastique, de la poudre de polyamide ou de la cire.

Cette révolution technologique va bouleverser nos façons de produire : plus besoin de plusieurs machines pour produire un objet, plus besoin d’assemblage, chaîne de production inutile, flux tendu possible, produits sur mesure et uniques.

Ces machines deviennent de plus en plus abordables en termes de prix. Sommes-nous en marche vers une généralisation domestique de ces matériels au même titre que les PC ?

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Comment marche l’impression laser ?

avril 28th, 2014 Posted in Divers

avr, 28 2014

Les discrètes évolution des systèmes d’impression

Dans notre série « Comment ça marche », nous allons vous expliquer le fonctionnement d’une impression laser : copieur ou imprimante puisqu’à la base l’imprimante laser a été inventée par Xerox par modification d’un copieur. D’ailleurs on parle de processus xerographique. Ce procédé d’impression est apprécié pour sa qualité et sa précision.

L’opération se décompose en 6 étapes :

1 Le tambour est chargé en électricité statique. Il s’agit d’un tube qui a une assez longue durée de vie mais qui est tout de même du consommable et qui coûte relativement cher.

2 Le tambour reçoit l’image à imprimer grâce au RIP (Raster Image Processor) qui a traduit l’information reçue depuis l’ordinateur en langage compréhensible par l’imprimante. L’image est envoyée très précisément sur le tambour via le laser (ou plutôt des diodes laser) qui inverse la charge électrique du tambour aux endroits imprimés.

3 Le tambour passe devant une fine couche de toner qui a été déposée sur le développeur. Le toner est attiré par les zones où la charge électrique a été inversée et repoussé par les autres. Il ne se dépose donc que sur les zones qui ont été « imprimées » par le laser.

4 Le tambour transfère ce toner sur la feuille de papier.

5 L’encre est fixée sur le papier grâce à une cuisson à environ 200°C combinée à une pression.

6 Le tambour est nettoyé des surplus d’encre et sa charge est annulée pour qu’il soit prêt pour la prochaine impression.

Toutes ces opérations se déroulent à l’intérieur de la machine dans un circuit circulaire.

Peut-être comprenez-vous mieux pourquoi les feuilles sont un peu tièdes quand elles sortent de la machine, pourquoi une imprimante laser consomme plus d’électricité qu’une imprimante jet d’encre (la cuisson nécessite de l’énergie), pourquoi les feuilles sont légèrement enroulées…

Des imprimantes programmées pour la panne

consommables, impression, Imprimantes, imprimer, Laser, multifonction, systèmes d'impression

Des économies pour les collectivités territoriales

avril 17th, 2014 Posted in Marchés Publics

avr, 17 2014

Définir le besoin pour un marché de systèmes d’impression

Mais, selon Le Parisien, les dotations aux communes, départements et régions pourraient baisser de 10 milliards d’euros d’ici à 2017, soit 10 % des ressources que leur attribue l’État.

«Les dépenses des collectivités territoriales augmentent de 3 milliards par an», a observé Marylise Lebranchu, «on a sans doute, ensemble, beaucoup d’économies à faire», ajoutant que «la dotation globale de fonctionnement va baisser».

Dans un contexte de ressources contraintes (autant en ce qui concerne les recettes fiscales que les concours financiers de l’État), plusieurs leviers de maîtrise des dépenses locales existent, à qualité de service public équivalente.
La rémunération du personnel est pointée du doigt par la Cour des Comptes comme étant uns source importante d’économies.

L’optimisation de l’organisation peut aussi fournir des pistes d’économies. Dans ce cadre, les charges liées au document sont importantes dans le budget et peuvent faire l’objet d’économies substantielles (jusqu’à 50 % du budget initial).

Il ne s’agit pas de révolutionner les pratiques mais de réfléchir aux flux des documents (les validations sont-elles toutes nécessaires ? Ne peuvent-elles pas être dématérialisées ?…), de repenser le parc des matériels nécessaires (imprimantes ou multifonctions, couleur, fonction fax,…), de renégocier les conditions financières (location ou achat, maintenance à la page ou achat de consommables,…) et d’accompagner les utilisateurs vers une autre culture du document.

Les moyens d’impression dans les organisations publiques

isse. En effet, cette réduction au prorata ne tient pas compte du fait que les communes disposent de marges de manoeuvre financières nettement supérieures à celles des régions, et surtout des départements, estime-t-elle, en invitant l’Etat à revoir sa copie sur ce point pour 2015.
En savoir plus sur http://lexpansion.lexpress.fr/actualite-economique/collectivites-locales-la-cour-des-comptes-veut-des-depenses-moins-dynamiques_1418648.html#TBFbo8wye3UVUbuQ.99

audit, Collectivités, Coûts d'impression, économies, Optimisation des outils d'impression, systèmes d'impression

Qu’est-ce qu’une imprimante jet d’encre?

avril 14th, 2014 Posted in Divers

avr, 14 2014

Marché de l’impression 2013

Certains d’entre vous vont peut-être penser qu’il n’est pas trop tôt pour ce blog de se poser la question et ils auront raison. En fait, l’imprimante fait tellement partie de notre quotidien que nous n’y prêtons guère attention et que chacun part du principe qu’il sait ce que c’est. Nous allons tout de même vous apporter les éléments nécessaires pour vraiment comprendre le fonctionnement d’une imprimante jet d’encre.

Tout d’abord, une imprimante c’est un bac dans lequel vous allez pouvoir mettre du papier. Ce papier va être « absorbé » par la machine à l’aide de rouleaux qui l’entraînent. Il va ensuite être arrosé d’encre par la tête d’impression. Cette tête est constituée de « buses » qui vont vaporiser des gouttes d’encre sur le papier avec une assez grande précision pour que le document fini ressemble à ce que vous souhaitiez.

L’encre quant à elle est composée d’eau, de colorant et de produits chimiques destinés à la conserver le plus longtemps possible de façon stable. Les cartouches ont donc une date de péremption au-delà de laquelle leur utilisation ne peut être garantie.

La différence entre 2 imprimantes jet d’encre s’analyse en terme de :

qualité des impressions : celle-ci est liée à la qualité de l’encre, au nombre de buses de la tête d’impression, au langages d’impression disponibles et au nombre de cartouches en prise pour la couleur (3 en général mais beaucoup plus pour les matériels destinés à de la production couleur de haute qualité)
productivité : celle-ci est liée à la qualité et la durabilité de l’entraînement papier, la vitesse de déplacement de la tête d’impression, la capacité des cartouches, la mémoire vive et la mémoire de stockage, sa compatibilité avec différents langages, la capacité du ou des bacs papier et la capacité du bac de réception des documents imprimés.

Très souvent vous n’en attendez que la capacité à imprimer rapidement (tout est relatif !) et de façon proche vos documents de tous les jours. Mais, le choix de ce type matériel n’est pas si simple qu’il y paraît et … il est discutable dans un cadre professionnel.

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Un consultant ou un courtier ?

avril 7th, 2014 Posted in ASSPI

avr, 07 2014

Régulièrement nous revenons sur un sujet qui nous tient à cœur : l’indépendance du consultant.

Pour atteindre ses objectifs d’économie sur les budgets d’impression, une organisation peut soit s’appuyer sur sa propre connaissance du marché en réalisant un appel d’offres , soit déléguer cette prestation à un consultant qui se rémunèrera soit sur les économies générées soit sur la base d’un forfait soit un mélange des deux.

Dans tous les cas, les missions du consultant sont de fournir une photographie précise de la situation existante, de préconiser des évolutions, de rédiger un cahier des charges issu des besoins du client et de ses choix stratégiques et d’accompagner le client dans la négociation. Au final, c’est le client qui décide avec quel partenaire et selon quelles conditions il souhaite travailler. C’est ma vision de mon métier.

Mais, il existe d’autres « visions ». Il s’agit en fait de courtiers qui représentent deux à trois fournisseurs et qui prétendent apporter aussi ce rôle de conseil. Mais, dans ce cas là, il est rémunéré par le prestataire choisi. Et, il est d’autant plus rémunéré, qu’il vend plus de produits et plus cher et qu’ il atteint un volume de chiffre d’affaires avec ce prestataire. Il ne s’agit donc plus de conseil mais de vente. Or, ces courtiers se font passer pour des consultants en vous facturant leurs prestations. Ils sont ainsi rémunérés des 2 côtés et peuvent afficher des prix d’audit défiant toute concurrence.

Il est vraiment primordial d’exiger de votre consultant la garantie de son indépendance et qu’il s’engage à ne pas être rémunéré par un des prestataires pouvant répondre à la consultation.

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Le mémoire technique est votre vendeur

avril 3rd, 2014 Posted in Marchés Publics

avr, 03 2014

Rédiger un vrai mémoire technique

Comme vous le savez le sujet du mémoire technique nous intéresse tout particulièrement. Nous avons déjà eu l’occasion de faire de nombreuses publications à ce sujet mais pas ces derniers temps. Nous y revenons donc en ce début de printemps.

Il est toujours plus efficace de répondre à une consultation lancée par une organisation qui vous connaît déjà. Dans de nombreux cas, vous n’avez pas les ressources nécessaires pour visiter les administrations qui pourraient être vos futurs clients. Il ne vous reste plus qu’un moyen de vous faire remarquer parmi les offres qui sont parfois nombreuses : rédiger un mémoire technique « vendeur ».

Il devra remplir 2 objectifs principaux :

Faire connaître votre entreprise et montrer vos valeurs ajoutées
Prouver à l’administration que vous avez parfaitement compris sa problématique et que votre entreprise est celle qui peut le mieux y répondre.

Plus facile à dire qu’à faire… J’en conviens. Pourtant quelques pistes à explorer vous aideront :

La présentation de votre entreprise doit être pragmatique et opérationnelle (oubliez les superlatifs et les promesses sans fondements).
Mettez en avant les points forts de votre organisation : ressources humaines, savoir-faire, expériences, références…
Répondez point par point aux demandes : si le CCTP fait état d’une mission en 5 étapes ne répondez pas par des prestations en 3 étapes.
Fournissez le plus d’éléments possibles montrant que vous vous projetez déjà dans la réalisation du marché : planning, noms des personnes constituant l’équipe dédiée, modèles de documents personnalisés, …

Ces pistes sont les 1ers axes de réflexion et de construction de vos futures réponses gagnantes. Elles seront le squelette de votre futur commercial marchés publics.

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Optimisez vos impressions en 1 click

mars 31st, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression

mar, 31 2014

Votre imprimante est-elle verte ?

Les impressions bureautiques coûtent cher aux entreprises et ont un impact environnemental avéré. Si l’application de pratiques d’impression simples (recto-verso, de documents couleurs en noir et blanc, mode économique / brouillon, …) réduit significativement le coût et l’empreinte écologique, la conception des documents est souvent une source de gâchis.

Abode propose le logiciel LeanPrint. Son objectif est double : optimiser la forme des documents à imprimer en un click, et réduire la consommation de toner. L’éditeur promet 40 % d’économies en moyenne par rapport à des documents non optimisés.

Une fois installé sur le poste de travail, ce logiciel fonctionne avec les principaux logiciels bureautiques : suite Microsoft Office, Adobe Reader, etc. Un bouton permet d’optimiser n’importe quel type de document avant de l’envoyer à l’impression. L’utilisateur a le choix entre deux modes : Super Saver et Toner Saver.

Le mode Super Saver remet en page le document afin de limiter le nombre de pages à imprimer et la quantité de toner nécessaire. Le mode Toner Saver ne touche pas à la mise en page mais optimise le document pour réduire l’utilisation de toner. Avant chaque impression, l’utilisateur peut vérifier la forme finale et obtient des informations sur les économies générées.

Les équipes d’administration informatique disposent d’une console centralisée qui consolide les gains des optimisations individuelles dans un tableau de bord global. Selon le site GreenBiz, LeanPrint coûte 99 dollars (75 euros) en licence perpétuelle ou 36 dollars (27 euros) pour un abonnement annuel. En France, le coût annuel moyen d’une impression bureautique est de l’ordre de 0,05 euros par page. La licence perpétuelle est donc rentable dès 1 500 pages économisées (soit 7 pages par jour).

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Len enjeux de la dématérialisation pour la gestion clients

mars 24th, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression

mar, 24 2014

Impression inutile et non-sécurisée

La dématérialisation des documents de l’entreprise fait partie des projets à courts termes de très nombreuses organisations privées et publiques. Elle est très souvent associée au traitement des factures clients ou fournisseurs. La commande client paraît peu prise en compte dans ces projets alors que sa dématérialisation pourrait être très profitable en termes d’optimisation de la gestion du poste client et de la relation client.

Si les entreprises sont très soucieuses du traitement des commandes, depuis leur saisie dans l’ERP jusqu’à leur facturation, la phase entre la réception de la commande et sa saisie dans le progiciel de gestion reste bien souvent un processus manuel peu optimisé. Pourtant, ce traitement manuel constitue une tâche fastidieuse, chronophage et source d’erreurs qui impacte directement la satisfaction clients tout en mobilisant des ressources précieuses qui pourraient être utilisées à des fins à plus forte valeur ajoutée tel que le service client.

Dans le même temps, les modes de réception des commandes clients se sont largement diversifiés (fax, mails, courriers,…), rendant du coup leur traitement plus complexe alors qu’il est stratégique.

La dématérialisation de ces commandes apporte des solutions concrètes à cette problématique. En effet, en supprimant la saisie manuelle, elle facilite le traitement automatique quel que soit le mode de réception. Cette automatisation apportera une amélioration de la qualité (minimisation des erreurs, traitement plus rapide,…), des gains de productivité, une plus grande traçabilité du flux. A terme, ces gains de traitement de la commande entraînera des encaissements plus rapide et donc une amélioration des flux de trésorerie. En dehors de ces avantages liés à la gestion clients, la dématérialisation entraîne des réductions de coûts de production et de stockage des documents papier.

En conclusion, après les factures clients et fournisseurs, la commande client devrait devenir le 3ème document à dématérialiser.

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Impressions par badges et administrations publiques

mars 20th, 2014 Posted in Marchés Publics

mar, 20 2014

Impression sécurisée : les enjeux

Les administrations sont souvent des lieux ouverts au public avec un grand nombre de bâtiments et de sites d’implantation. Ces lieux accueillant de nombreux visiteurs, les organisations doivent veiller à ce que les personnes non habilitées n’aient pas accès aux documents contenant des informations confidentielles. Elles doivent également sensibiliser leurs agents à des pratiques responsables en termes de sécurité.

Les documents imprimés sur les imprimantes ou les multifonctions situés dans les couloirs peuvent être égarés, récupérés par des utilisateurs non autorisés ou lus par des visiteurs (26% des salariés français ont trouvé des documents confidentiels sur une imprimante ou un photocopieur). Le secteur public et les administrations cherchent constamment à empêcher les fuites de documents internes contenant des informations sensibles et à contrôler les opérations d’impression sur les appareils multifonctions.

De plus, ces organisations sont financées par des fonds publics et sont soumises à une importante pression budgétaire. Leurs autres préoccupations sont donc également de pouvoir gérer les coûts de façon détaillée, d’empêcher les impressions inutiles et de s’inscrire dans une démarche de protection de l’environnement. Or, sans une gestion d’impression centralisée, il est impossible de contrôler entièrement les opérations d’impression et d’imputer les coûts aux différentes directions et aux différents services.

Les administrations publiques peuvent compter entre plusieurs dizaines et plusieurs milliers d’employés. Si certains disposent encore de leur propre imprimante dans leur bureau, ils sont de plus en plus nombreux à utiliser des imprimantes multifonctions situées dans les couloirs accessibles à presque tout le monde, y compris les usagers. Il est donc essentiel de pouvoir contrôler l’accès aux documents par le biais d’une authentification. De plus, comme les employés peuvent travailler à différents étages voire dans plusieurs bâtiments, il est utile pour eux de pouvoir imprimer leurs documents où qu’ils soient, et à tout moment.

Les agents sont de plus en plus familiers de l‘utilisation de badges (pour l’accès aux bâtiments, pour l’enregistrement de présence, pour la restauration collective,…). Ces utilisations peuvent tout à fait être étendues à l’authentification pour impression sécurisée. Cette méthode s’avère beaucoup plus efficace et fiable que les codes utilisateurs. En effet, les codes ne restent pas confidentiels très longtemps alors que le badge est personnel et engage la responsabilité de son détenteur. De plus la lecture du badge est plus rapide et plus simple que la saisie d’un code assez long (si l’on veut vraiment sécuriser l’impression 4 chiffres ne sont pas suffisants) sur un clavier.

Comme toutes les opérations d’optimisation de l’usage des moyens d’impression, la mise en place de cette authentification par badges nécessite un accompagnement des utilisateurs. Il sera d’autant plus important que très souvent les utilisateurs ne sont pas du tout sensibilisés aux enjeux de la sécurité documentaire.

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Une politique papier ?

mars 17th, 2014 Posted in Bureau vert

mar, 17 2014

Consignes de tri du papier

Dans leurs activités tertiaires (back office), les entreprises surconsomment souvent le papier sans en avoir vraiment conscience. Pourtant, une politique papier ambitieuse présente de nombreux avantages sociétaux.

Au niveau mondial, nous consommons plus de 400 millions de tonnes de papier/carton par an. Or, contrairement à ce que nous promettait l’informatique, cette consommation ne cesse de progresser. Les prévisionnistes nous annoncent une hausse de 20 % d’ici à 2020. En France, un employé de bureau consomma en moyenne 55 Kg de papier ramette soit une moyenne de 50 feuilles par jour. Ainsi, pour une organisation de 100 personnes, le budget papier peut aller jusqu’à 25 000 € par an.

Or, cette consommation a des forts impacts environnementaux :

Pour fabriquer une ramette de papier, il faut plus de 7 Kg de bois. Ainsi, l’industrie papetière consomme 40 à 50 % des volumes de coupes dans le monde.
Cette industrie est la 5ème plus grosse industrie consommatrice d’énergie au monde.
Fabriquer une ramette de papier nécessite 130 litres d’eau.
La fabrication d’une ramette rejette l’équivalent de 2,6 Kg de CO2 dans l’atmosphère.

Résultat de notre consommation de papier, 80 % de nos poubelles de bureau sont remplies de papier. En effet, en France, seuls 15 % des papiers de bureau sont recyclés.

Ainsi, mettre en place une politique papier en entreprise s’impose. Elle apporte de nombreux avantages :

Elle permet de se mettre en conformité avec la règlementation qui prévoit que le papier doit être valorisé.
Elle permet de diminuer les coûts d’achat de papier.
Elle permet également de diminuer les dépenses liées aux systèmes d’impression (consommables, acquisition, maintenance,…)
De plus, pour la société dans son ensemble, le bénéfice environnemental du recyclage se situe entre 211 et 408 € par tonne de papier/carton recyclé en comparaison à la tonne de papier/carton éliminée par enfouissement/ incinération.
Elle permet de diminuer l’impact environnemental de votre organisation (économie d’eau, baisse des émissions de CO2, moins de déchets…).
Elle engendrera une sensibilisation des collaborateurs à une attitude « durable » qui s’inscrira pleinement dans une démarche RSE et/ou un agenda 21.
Elle permettra de valoriser l’image de votre organisation auprès des tiers (clients, partenaires,…) en vous fournissant un support de communication sur un aspect concret de votre démarche globale de développement durable.

Bien sûr comme tout changement, la mise en œuvre d’une politique papier ne se fera pas par simple claquement de doigts mais la maîtrise de la ressource papier ne pourra se faire que si une vraie politique papier est engagée.

Sources : Riposte verte

La politique papier

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La marché de l’impression en 2013

mars 12th, 2014 Posted in Divers

mar, 12 2014

Enquête Riposte Verte sur la politique papier (suite)

Selon les chiffres d’IDC, au dernier trimestre 2013, le marché d’Europe de l’Ouest de l’impression a progressé de 5,5% par rapport à l’année précédente et ces hausses concernent aussi bien le créneau de l’impression laser que sur celui de l’impression jet d’encre.

Les ventes d’imprimantes ont ainsi atteint les 6,94 millions d’unités, soit une hausse de 360 000 unités par rapport à 2012. Cette hausse en unités s’accompagne d’une baisse des revenus de 7,9% en valeur. En effet, le marché demeurant hautement concurrentiel, les prix ont chuté.
Les ventes d’imprimantes jet d’encre ont notamment augmenté de 2,6% avec une belle hausse des ventes grand public (+8,6%). Le marché des matériels laser a été plutôt stable pour le 4ème trimestre 2013 mais cela peut s’expliquer par sa forte progression au 3ème trimestre.

Le marché français a quant à lui affiché une progression de 8,6% en unités lors de ce dernier trimestre 2013. Cette progression a également été soutenue par les matériels jet d’encre et par les matériels laser. En ce qui concerne le jet d’encre, la croissance est particulièrement due aux matériels à jet d’encre à destination des professionnels et des entreprises (+13,8%). Il faut également noter la progression remarquable des multifonctions couleur avec une hausse de 21% par rapport au 4ème trimestre 2012. Sur l’année entière et sur l’ensemble des segments, le marché français a progressé de 0,5%.

Sources : IDC Worldwide Quarterly Hardcopy Peripherals Tracker, February 2014

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Ugap or not UGAP ?

mars 6th, 2014 Posted in Marchés Publics

mar, 06 2014

La professionnalisation des achats des établissements publics de l’Etat

L’UGAP est un établissement public industriel et commercial créé en 1985 et placé sous la double tutelle du ministre chargé du budget, d’une part, et du ministre chargé de l’éducation nationale, d’autre part.

Elle est aujourd’hui la seule centrale d’achat public « généraliste » française. Elle est un acteur spécifique de l’achat public.

Le recours à la centrale d’achat, elle-même soumise au Code des marchés publics pour toutes ses procédures, dispense ses clients de toute mise en concurrence et publicité préalables. Ceci étant, toute personne publique peut choisir de conduire sa propre procédure. L’UGAP opère donc dans un contexte d’autonomie de choix de ses clients, qui l’oblige à rechercher la satisfaction maximale de ceux-ci avec les titulaires de ses marchés.

Dans ce cadre, le recours à l’UGAP a été fortement promu ces dernières années comme étant un outil de rationalisation des coûts et de simplification des procédures pour des organisations qui n’auraient pas ou plus les compétences internes pour gérer au mieux leurs consultations. Mais, il semblerait que la donne est en train de changer.

En effet, Arnaud Montebourg, ministre du redressement reproductif, critique fortement la centrale d’achat. Le ministre affirme que dans son carnet de commandes l’UGAP favorise les fournisseurs étrangers qui sont moins chers par rapport aux entreprises françaises.

Alain Rousset, le président de l’association des régions de France pense lui aussi que l’État qui passe par la centrale d’achat pour fournir les établissements publics n’aide pas les entreprises françaises à vendre leurs produits au niveau national.

Depuis le début de son mandat au ministère du redressement reproductif Arnaud Montebourg met un point d’honneur à ce que les entreprises privées et publics travaillent ensemble pour remonter la pente au niveau national des achats made in France. Il estime que la production française est assez vaste pour que l’État l’utilise à son avantage.

Depuis un an et demi, selon M. Montebourg, la centrale d’achat se permet d’acheter à l’étranger alors que la France est sur le déclin et a tous les atouts pour livrer les commandes nationales. Il estime que toutes les entreprises Françaises devraient avoir accès aux marchés publics pour avoir le choix de la meilleure offre. Le président de l’UGAP qui a déjà été convoqué sera reçu à nouveau pour s’entretenir avec Arnaud Montebourg à propos de ce qu’il compte faire prochainement pour changer cette situation.

S’il n’y a pas d’accord entre les deux parties, le ministre du redressement reproductif se dit prêt à faire appel au président de la République pour demander la dissolution de la centrale d’achat. Selon le ministre Arnaud Montebourg les collectivités locales se débrouilleront mieux en faisant leurs achats eux-même en France plutôt que de faire appel à la centrale d’achat qui elle ne fait pas son travail correctement.

A suivre…

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Rationalisation des matériels …et des impressions

février 17th, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression

fév, 17 2014

Audit d’impression : pourquoi faut-il changer l’approche de la gestion des impressions ?

La rationalisation du parc de systèmes d’impression, maintenant tout le monde voit à peu près en quoi cela consiste : limiter les imprimantes personnelles, dimensionner les matériels centralisés en fonction des besoins réels, maîtriser l’implantation de matériels couleur, prévoir les accessoires qui amèneront productivité et confort (bacs papier supplémentaires, modules de finition,…), …

Mais rationaliser les impressions voilà qui est souvent plus flou. La principale difficulté et elle est de taille c’est le temps. Très souvent (toujours ?) les projets de rationalisation doivent être menés dans l’urgence : la location des multifonctions en parc arrive à terme, le déménagement du site est prévu pour dans 6 semaines, l’accord-cadre ou le marché d’achat des imprimantes doit faire l’objet d’une nouvelle consultation avant la fin du trimestre… Dans ces conditions, la seule rationalisation des impressions possibles est celle qui consiste à instaurer le recto-verso comme norme et à imposer le N&B par défaut. Au mieux, le routage de certains volumes vers l’atelier de reprographie (quand il existe) pourra être mis en place. Ce sont déjà des pistes intéressantes et importantes, mais il est impossible de s’interroger sur la pertinence de telle impression récurrente et de son mode de production.

C’est pourtant bien l’analyse de ces flux (au moins les principaux) qui permettra de vraiment rationaliser les impressions et d’accompagner les utilisateurs vers de nouvelles pratiques.

Alors même si la période des vœux est passée, ASSPI souhaite que tous ceux qui sont en charge de ces projets de rationalisation aient plus de temps devant eux.

Pourquoi une politique d’impression ?

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L’analyse des offres

février 13th, 2014 Posted in Marchés Publics

fév, 13 2014

Le dépouillement : quelques conseils

Dans le cadre des marchés publics, l’analyse des offres se doit d’être rigoureuse (dans le secteur privé aussi d’ailleurs). La pertinence de l’attribution en dépend. Il est de plus en plus crucial de pouvoir justifier précisément et rationnellement le choix qui est fait, les candidats étant de plus en plus sourcilleux en cas d’éviction.

Tout commence dès la préparation du DQE puisque le règlement de la consultation doit présenter les critères qui seront analysés et le mode de calcul de la note qui sera attribuée.
1er casse tête : quels critères sont pertinents pour choisir un fournisseur de systèmes d’impression ? Comment comparer réellement les prix de chacun sachant qu’ils sont souvent composés de plusieurs éléments plus ou moins clairement expliqués ? Est-ce que le temps de sortie de la 1ère page pour un copieur destiné à la reprographie est un critère pertinent ?…

Puis l’analyse en elle-même peut rapidement tourner à la migraine. En effet, c’est à croire que les candidats pensent être notés au poids. Les offres prennent des airs d’encyclopédies où il vous faudra trouver par vous-même les quelques éléments qui vous sont réellement utiles. Inutile de préciser qu’il ne s’agit pas du genre de littérature qui vous tient en haleine…

Puis, il faudra transformer les éléments significatifs en note. Enfin, il faudra rédiger un rapport d’analyse destiné à la commission d’appels d’offres. Ce rapport n’étant pas spécialement destiné à des professionnels du sujet, il faudra y faire preuve de pédagogie.

Toutes ces étapes sont très gourmandes en temps, surtout si elles nécessitent une bonne connaissance du sujet (c’est le cas pour les systèmes d’impression). Il faudra faire des recherches, consulter au préalable les professionnels, se faire une idée de ce qui relève du marketing et de ce qui est concret et réel (ils sont tous capables de vous dépanner en 4 heures ouvrées sur le papier glacé de leurs documentations, dans la réalité seuls quelques élus bénéficient vraiment de ce service). De plus, elles doivent être menées relativement rapidement après la réception des réponses car en général le besoin est urgent, les délais de livraison sont longs et les consultations se succèdent à un bon rythme.

Faire appel à un expert neutre pour mener cette analyse peut s’avérer très économique :

Il y passera beaucoup moins de temps que les équipes internes (c’est sa spécialité). Il coûtera donc moins cher.
Il fournira une notation rigoureuse et objective qui mettra fin très rapidement à toute velléité de réclamation indue. Il vous épargnera donc les coups de fil pénibles des candidats mauvais perdants. Il vous épargnera même des procédures coûteuses.
Il saura choisir l’offre économiquement la plus avantageuse car il saura quels points de comparaison sont réellement éclairants.

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Audit impression et utilisateurs

février 10th, 2014 Posted in Optimisation des outils d'impression

fév, 10 2014

Vous l’avez sûrement compris si vous suivez les publications de ASSPI (sinon, nous vous invitons à faire un tour dans nos archives), nous sommes très attachés à la prise en compte des utilisateurs dans l’audit d’impression. Nous sommes convaincus qu’un projet d’optimisation ne peut réussir sans eux.

Bien sûr, l’utilisateur souhaite toujours avoir un système d’impression au plus près de lui. Bien sûr, l’utilisateur a toujours un besoin « impérieux » d’imprimer en couleur. Bien sûr, ses impressions sont ultra confidentielles. Nous avons tous rencontré cet utilisateur lors de nos missions et, pour ma part, je n’ai jamais mené de projets sans que cet utilisateur ne s’exprime haut et fort.

Mais il y a aussi les utilisateurs qui connaissent parfaitement les circuits d’information de l’entreprise, ceux qui ont déjà identifié les points sensibles et les pistes d’amélioration, ceux qui ont déjà pris conscience de l’enjeu du « papier ». Ces utilisateurs là sont des mines d’informations et de bon sens. Ne pas les écouter, ne pas les consulter serait non seulement se priver de leur avis avisé mais aussi les amener à freiner le projet, voire à le faire échouer.

Il y a aussi les utilisateurs qui, une fois informés et impliqués dans le projet d’optimisation, se l’approprient et en deviennent les ambassadeurs. Ils n’hésitent pas à s’autosaisir de leur bâton de pèlerin pour porter la bonne parole jusque dans les contrées les plus reculées que sont les bureaux individuels. Ils deviennent les relais de la communication, de la connaissance et des bons usages. Qui peut se passer de ces aides précieuses dans les grandes organisations ?

La décision tranchée d’une rationalisation mathématique semble facile à prendre dans un bureau isolé des services. Elle est certes plus simple et génère plus d’économies théoriques qu’une véritable concertation,… sur le papier. Parce que dans la réalité, elle ne génèrera certainement pas les économies calculées car le terrain a une fâcheuse tendance à ne pas respecter les calculs mathématiques si les utilisateurs ont le sentiment que les économies se font sur leur dos. Parce que dans la réalité, ce qui semble idéal sur le papier peut rapidement se transformer en cauchemar pour tous si les besoins réels ont été mal évalués.

Audit d’impression et implication des utilisateurs devraient être indissociables. Un logiciel de tracking ne dira pas que l’utilisation du papier à entête pose problème à cette assistante qui n’a qu’un bac papier sur sa petite imprimante…

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Les enjeux de la maîtrise des coûts pour les TPE-PME

janvier 27th, 2014 Posted in Coûts d'impression

jan, 27 2014

Le premier baromètre American Express Cartes Business, dédié aux TPE-PME, mentionne comme préoccupation de leurs dirigeants par ordre de priorité : le maintien de leur chiffre d’affaires (50%), la maîtrise des coûts (48%) et la conquête de nouveaux clients (47%)

La crise génère des difficultés pour de nombreuses entreprises. Si leur première récation est de chercher à développer leur chiffre d’affaires ou à fidéliser leurs clients, elles oublient que maîtriser leurs coûts et les adapter à leurs prix de vente est un facteur de différenciation très important. Ainsi, entre deux entreprises sensiblement similaires, en nombre de salariés, marché et structure, celle qui maîtrisera ses coûts pour être en adéquation avec son prix de vente ou prix de marché aura un avantage concurrentiel qui lui assurera une meilleure rentabilité.

Les entreprises doivent apprendre à connaître leur environnement et le maîtriser pour espérer conquérir de nouveaux contrats et faire des profits. Au lieu de subir les difficultés causées par cet environnement, il convient de mener une analyse précise de l’entreprise à tous les niveaux de l’organisation, de la production, de la gestion, des relations fournisseurs et clients. Au final, maîtriser ses dépenses, ajuster le volume de production et calculer ses coûts peut rapidement faire gagner de la rentabilité à l’entreprise.

Dans ce cadre, l’analyse et l’optimisation des coûts d’impression sont des actions qui peuvent être menées rapidement et donner à court terme des résultats significatifs. Elles peuvent être le prélude à un remaniement plus profond de l’organisation du travail, une ouverture vers la refonte de la relation client-fournisseur, un levier pour inscrire l’entreprise dans une démarche de développement durable.

TCO KESAKO

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Gisements d’économies dans les organisations publiques

janvier 23rd, 2014 Posted in Marchés Publics

jan, 23 2014

Définir le besoin pour un marché de systèmes d’impression

Les vœux du Président de la République et de très nombreuses autres déclarations ont fait état de la nécessité de faire des économies tant au niveau de l’État que des collectivités territoriales.

Certaines dépenses sont incompressibles, d’autres subiront nécessairement une hausse mais il existe effectivement des gisements d’économies à exploiter.

Il ne s’agit pas de se lancer dans la « fracturation hydraulique » au risque de détruire ou détériorer les éléments environnants pour extraire quelques milliers d’Euros d’un côté au risque de devoir en dépenser le double ailleurs pour compenser les dégâts.

Les budgets liés aux impressions sont de bons exemples de gisements facilement accessibles et exploitables pour peu qu’ils fassent l’objet de projets à part entière.

Dans les organisations publiques et notamment dans les collectivités territoriales, les ressources (temps, compétences,…) manquent pour mettre en œuvre de tels projets. Ils sont pourtant indispensables.

La tentation peut alors être grande de confier l’étude nécessaire au prestataire en place ou à un prestataire très motivé pour devenir le futur partenaire, tous deux uniquement soucieux de remporter le prochain marché au mieux des intérêts de leur entreprise. D’autres seront tentés de mener le projet en interne, en raccourcissant les phases de diagnostic au prétexte que le parc est connu, en allant directement à la mise en place de règles mathématiques du genre 1 matériel d’impression pour 6 personnes.

Ces 2 « solutions » s’apparentent à la fracturation hydraulique : les utilisateurs n’ayant pas été entendus et informés ne vont pas comprendre les objectifs du changement, vont le vivre comme une contrainte et vont donc chercher (et souvent réussir) à la contourner (achat de matériels sur des budgets de fonctionnement du service, impressions confiées à des prestataires extérieurs, mauvaise utilisation des matériels et gaspillage,…) ; les choix de matériels inadaptés aux besoins des utilisateurs engendrent des pertes de temps, des pertes d’informations, voire des dysfonctionnements dans les services, leur impact peut aller jusqu’à une augmentation des risques psycho-sociaux pour les agents ce qui génèrera des coûts liés à l’absentéisme, au traitement de ces risques (coaching, communication,…) ; la relation avec le prestataire qui aura réalisé l’étude sera faussée car les négociations seront déséquilibrées à son profit, il imposera relativement facilement ses propres choix excluant ou rendant difficile la mise en concurrence.

Pourtant le rendement de ces gisements d’économies est à la fois rapide et relativement lent. En effet, l’étude nécessaire à une exploitation rationnelle et efficace demande plusieurs semaines, la communication nécessaire au succès du projet nécessite également du temps et la consultation des différents partenaires possibles est soumise à des délais incontournables. Mais, même si ces étapes demandent le plus souvent au minimum 3 mois, les économies sont immédiates dès la mise en place effective de la nouvelle politique d’impression et elles progressent rapidement à condition d’en assurer un suivi régulier et rigoureux.

De plus, loin de générer des détériorations d’autres secteurs avoisinants, l’exploitation de ces gisements d’économies peut engendrer des effets positifs au-delà de la sphère des impressions (prise de conscience de la nécessité de s’interroger sur ses propres pratiques, sensibilisation au développement durable, implication des personnes, …).

Pour conclure, nos vœux pour 2014 : nous ne pouvons que vous engager à mener des projets de gestion rationnelle des impressions dans une optique d’économies durables.

Les moyens d’impression dans les organisations publiques

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Audit des systèmes d’impression et utilisateurs (fin)

janvier 20th, 2014 Posted in Formation et Accompagnement

jan, 20 2014

Audit des systèmes d’impression et utilisateurs (suite)

La mise en place de votre nouvelle politique d’impression s’est bien passée. Vous avez su éviter tous les écueils liés aux utilisateurs. Pourtant, si vous faites un diagnostic des usages 3 mois après la mise en œuvre concrète de l’optimisation, vous serez surpris (et pas agréablement) de constater que nombre d’utilisateurs ont repris leurs bonnes (tout est relatif) vieilles habitudes

ils impriment à nouveau tout en recto-simple parce que c’est trop compliqué de se demander ce qui doit être en recto et ce qui peut être en recto-verso.
ils impriment à nouveau leurs mails parce qu’on ne sait jamais
ils recommencent à imprimer les documents reçus pour les archiver au format papier parce qu’on ne sait jamais…

Le fameux « on ne sait jamais » combiné au non moins fameux « on a toujours imprimé ce document » coûtent des fortunes aux entreprises et administrations.

Conclusion, la communication à priori est primordiale, la communication pendant la mise en œuvre est capitale et la communication de rappel régulière est indispensable.

Il faudra réactiver sans cesse les nouveaux usages, peut-être les remettre en cause s’ils ne trouvent pas leur légitimité auprès des utilisateurs. Il faudra faire en sorte qu’ils deviennent les futurs « on n’a jamais imprimé ce document ».

Un accompagnement sur plusieurs mois

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Audit des systèmes d’impression et utilisateurs (suite)

janvier 13th, 2014 Posted in Formation et Accompagnement

jan, 13 2014

Rendre opérationnelle votre politique d’impression

En 2013, nous avons vu que les utilisateurs pouvaient faciliter ou fausser l’étude préalable à l’optimisation du parc de systèmes d’impression.

En ce début 2014, penchons-nous sur leur influence quant à la mise en œuvre de cette optimisation.

Cette mise en œuvre passe très souvent par le déploiement partiel ou complet d’un nouveau parc de matériels. L’état d’esprit et l’implication des utilisateurs sont primordiaux dans cette phase. En effet, ils se libèreront pour les formations (ou pas), ils y seront actifs et demandeurs (ou pas), les premiers temps ils s’entraideront (ou pas), ils feront en sorte que les nouveaux matériels soient alimentés en consommables (ou pas)… Le pouvoir de « nuisance » d’un utilisateur mécontent, incompris est énorme. Le pouvoir d’entraînement et de contagion d’un utilisateur conquis est important mais plus faible.

Ces difficultés doivent être anticipées. La communication à priori est primordiale. La communication juste avant le déploiement et pendant est capitale.

Il convient également de repérer les situations qui pourraient poser problème et y porter un soin particulier de pédagogie et de persuasion.

Nous verrons la semaine prochaine que pour que l’optimisation et ses fruits soient pérennes, il faut encore compter avec les utilisateurs.

Communiquer autour d’un projet d’optimisation

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Nouveaux seuils de marchés publics

janvier 9th, 2014 Posted in Marchés Publics

jan, 09 2014

Comprendre le Dossier de Consultation des Entreprises DCE

A compter du 1er janvier 2014, les seuils de procédure formalisée des marchés publics seront relevés à :

134 000 € HT pour les marchés de fournitures et de services de l’État ;
207 000 € HT pour les marchés de fournitures et de services des collectivités territoriales ;
414 000 € HT pour les marchés de fournitures et de services des entités adjudicatrices et pour les marchés de fournitures et de services passés dans le domaine de la défense ou de la sécurité
5 186 000 € HT pour les marchés de travaux.

Nous vous rappelons qu’en-dessous de 15 000 €, les marchés publics sont dispensés de publicité et de mise en concurrence préalable.

Donc, entre ces 15 000 € et les nouveaux seuils, les marchés concernés pourront faire l’objet de MAPA (marchés à procédure adaptée).

Nous vous souhaitons à tous beaucoup de réussite dans vos marchés publics que vous soyez adjudicateur ou candidat.

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Tous nos voeux pour 2014

janvier 6th, 2014 Posted in Divers

jan, 06 2014

Bonnes fêtes de fin d’année

décembre 19th, 2013 Posted in Divers

déc, 19 2013

Toute l’équipe de ASSPI

vous souhaite de très bonnes fêtes de fin d’année

et vous donne rendez-vous le 6 janvier

Audit des systèmes d’impression et utilisateurs

décembre 16th, 2013 Posted in Formation et Accompagnement

déc, 16 2013

La conduite du changement

Même si les clés de la réussite d’un audit des systèmes d’impression sont multiples, LA clé de la réussite et de la pérennité de l’optimisation est détenue par les utilisateurs.

Ils sont indispensables à l’établissement d’une image précise du parc et des usages. Chacun d’eux connaît parfaitement son environnement d’impression proche. Ces visions agglomérées et compilées donnent le diagnostic initial. Si leur parole est contrainte, mal comprise, pas entendue, déformée… l’image sera floue, déformée, fausse.

Lors de nos interventions sur les sites pour réaliser les inventaires ou animer les groupes d’entretiens avec les utilisateurs, très souvent, nous sommes confrontés à la méfiance, à l’inquiétude, à l’incompréhension des utilisateurs. Ces réactions sont d’autant plus légitimes qu’ils découvrent la démarche de l’audit par notre présence et ce que nous leur en disons. Bien sûr, une fois que nous avons expliqué les objectifs du projet, la démarche qui consiste à venir voir sur place, à écouter les avis, la parole se libère et les réactions sont plus détendues. Mais, il restera toujours quelque chose d’un peu négatif attaché à cet audit à cause de cette première impression : avez-vous entendu parler des 20 premières secondes qui constituent notre seule et unique chance de produire une bonne première impression ?

Bien sûr, l’audit sera tout de même réussi et le projet pourra tout de même atteindre ses objectifs mais l’énergie dépensée nécessaire pour « rattraper » ce premier faux pas aurait probablement pu être employée à des perspectives plus étendues.

La communication avant même toute opération liée à l’audit est donc indispensable. Elle est simple et peu coûteuse à mettre en place. Elle est porteuse du futur engagement des utilisateurs dans les changements qui les attendent.

Nous verrons dans notre prochain article comment les utilisateurs détiennent également la clé de la réussite de la mise en œuvre de l’optimisation.

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Confier la gestion de parc à un partenaire

décembre 10th, 2013 Posted in Optimisation des outils d'impression

déc, 10 2013

Pilotage du parc de systèmes d’impression

Gérer un parc de systèmes d’impression n’est pas de tout repos. Ceux qui remplissent cette mission dans les organisations, quelle que soit leur taille, le savent.

La première difficulté résulte souvent de l’organisation même. En effet, il est difficile d’avoir une vision globale et exhaustive lorsque les imprimantes sont gérées par l’informatique, les copieurs et les consommables par les moyens généraux et le parc de chaque site géré indépendamment par chaque site.

La deuxième difficulté résulte des pratiques très différentes des fournisseurs : les imprimantes sont très souvent achetées, sous garantie, nécessitant l’achat des consommables, les copieurs sont très souvent loués, sous maintenance avec des engagements de services et la fourniture de consommables incluse dans le prix de cette maintenance. Ces différences génèrent des difficultés à gérer les fins de vie de parc (que faire des imprimantes en fin de vie ?), à gérer la continuité de service aux utilisateurs, à calculer un coût à la page selon les technologies,…

De nombreux autres obstacles se dressent devant celui qui voudrait ou devrait piloter le parc de systèmes d’impression : manque de ressources, opacité de la facturation,…

Quand le nombre de machines devient relativement important, quand elles sont dispersées sur divers sites, quand les relations avec les fournisseurs ne sont pas satisfaisantes, quand des décisions s’imposent à court ou moyen terme,… il peut être particulièrement pertinent et efficace de faire appel à un partenaire externe, neutre et expert.

Il lèvera les obstacles, il libèrera les équipes internes qui pourront se consacrer à d’autres tâches, …

Audit d’impression : notre approche

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Les PME dans les marchés publics

décembre 5th, 2013 Posted in Marchés Publics

déc, 05 2013

Guide « Osez la commande publique »

L’Observatoire Économique de l’Achat Public (OEAP) vient de publier les chiffres du recensement des marchés publics pour l’année 2012.

La part des PME progresse entre 2011 et 2012 que ce soit en nombre de marchés qu’en terme de montant. Cette progression s’observe auprès de tous les acteurs (Etat, Opérateurs de réseaux et Collectivités Territoriales) même si elle est plus forte auprès des collectivités territoriales pour lesquelles les PME représentent 64,4 % des contrats.

Cette part est la plus importante dans les marchés de travaux et, comme nous pouvions nous y attendre, dans les marchés inférieurs à 90 000 €. Il faut cependant noter la présence des PME sur les contrats à plus de 5 000 000 € à hauteur d’environ 10 %.

Enfin, le rapport montre que la proximité géographique (même commune ou même département) est un atout pour les PME.

Alors n’hésitez plus ! En 2014 préparez-vous à prospecter les administrations et les opérateurs locaux autour de votre entreprise…

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décembre 3rd, 2013 Posted in Formation et Accompagnement

déc, 03 2013

Accompagner vos utilisateurs vers les bonnes pratiques d’impression

Nous ne le dirons jamais assez : sans accompagnement des utilisateurs votre politique d’impression risque fort de rester un vœu pieux, un affichage qui cachera des réalités parfois pires que la situation antérieure.

Pour que votre politique d’impression porte ses fruits et soit effective, il faut que les utilisateurs se l’approprient, qu’ils se sentent concernés par les enjeux et la mise en œuvre.

Ces processus sont souvent longs et parfois décourageants mais la ténacité et persistance de l’accompagnement sont toujours payantes.

Quelques étapes nous semblent incontournables :

Communiquer et informer le plus en amont possible.
Consulter et écouter avant toute prise de décision
Montrer l’engagement concret de la Direction
Commencer par des actions simples, peu ou pas coûteuses, avec des objectifs facilement atteignables

Il y aura forcément des difficultés, des freins mais justement accompagner c’est aider à passer ces obstacles (pas les faire disparaître en les ignorant !).

Communiquer autour d’un projet d’optimisation

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Le mémoire RSE pour le BTP

novembre 21st, 2013 Posted in Marchés Publics

nov, 21 2013

Rédiger un vrai mémoire technique

De plus en plus de consultations concernant le BTP prévoient l’obligation pour les candidats de fournir un mémoire RSE. Qu’est-ce que c’est ?

En fait, les institutions attendent un document qui recense toutes les actions, les procédures, les normes que l’entreprise a mis en place sur le plan environnemental, social (sociétal) et économique. Ce sont les trois domaines concernés par le mémoire RSE.

Décrire, même précisément le circuit de vos déchets de chantiers ne suffira pas. Il ne s’agit pas non plus forcément de révolutionner l’entreprise et de mettre en place des actions onéreuses. Vous menez probablement des actions en faveur de l’environnement sans vous en apercevoir : vous utilisez du papier issu de forêts gérées durablement, vous recyclez vos cartouches d’encre, vous avez équipé vos bureaux d’ampoules à faible consommation….

Votre mémoire RSE doit présenter toutes vos actions sur les 3 domaines (environnement, social, économique) même celles qui vous semblent les plus anodines mais qui peuvent vous différencier de vos concurrents qui n’y ont pas pensé…

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Avant de répondre à un appel d’offres public

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Pourquoi auditer son parc d’outils d’impression ?

novembre 18th, 2013 Posted in Coûts d'impression, Optimisation des outils d'impression

nov, 18 2013

Audit d’impression : pourquoi faut-il changer l’approche de la gestion des impressions ?

Dans de très nombreuses structures les contraintes budgétaires ont amené à prendre des mesures pour réduire les coûts d’impression. Mais, faute d’une vision globale du sujet, les objectifs ne sont pas atteints voire les budgets d’impression ont augmenté.

En effet, quand les directions optent pour une diminution des achats de papier et de consommables sans autres mesures, les services adoptent des stratégies de contournement ou d’adaptation. Ces contraintes conduisent certaines directions à recourir à l’externalisation, tandis que l’absence de suivi ou de code d’identification par service rendent les copieurs en libre service attractifs y compris pour les gros tirages qui, s’ils devaient être dirigés vers l’atelier de reprographie, seraient comptabilisés.

Au final, la liberté dans le choix des moyens d’impression laissée aux directions conjuguée à un accès non maîtrisé à l’impression couleur conduit à une augmentation des coûts de fonctionnement globaux alors même que le volume global des impressions baissent.

L’audit permet d’éviter cet écueil car il englobe la totalité des moyens d’impression et définit une stratégie globale d’accès aux outils : maîtrise de la couleur, optimisation de l’utilisation de l’atelier de reprographie, externalisation maîtrisée…

Audit d’impression : notre approche

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Cliquez vertueux

novembre 11th, 2013 Posted in Bureau vert

nov, 11 2013

Documents numériques et consommation de papier

Surfez sur le net consomme de l’énergie ! L’Ademe (Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie) nous donne quelques conseils pour cliquer vertueux :

Limiter le nombre de destinataires pour chaque courriel : inutile d’inonder tous les services si l’information ne concerne que 2 personnes de la comptabilité.
Trier et vider régulièrement sa messagerie : est-il réellement utile de conserver les mails qui vous conviaient à des réunions qui ont eu lieu… l’année dernière ?
Compresser les gros documents avant envoi : de plus en plus de messageries sont paramétrées pour limiter la taille des fichiers transmis et reçus alors autant prendre l’habitude de compresser les images et de créer des fichiers ZIP.
Adresser un lien hypertexte plutôt qu’une pièce jointe : cet usage devrait se développer avec l’usage du cloud.
Faire durer ses équipements c’est limiter le volume de déchets DEEE.

L’astuce : 1 clic pour envoyer un courriel de 1 MO (4 pages) correspond à l’émission de 20 grammes
de CO2… Souvent le destinataire de votre courriel est dans la pièce d’à coté, n’hésitez pas à aller le voir,
vous bougerez et créerez du lien dans l’entreprise !

La guerre écolo des supports

Bilan carbone, conduite du changement, conseils, développement durable, éco-responsable, green IT

Guide « Osez la commande publique »

novembre 7th, 2013 Posted in Marchés Publics

nov, 07 2013

Et si vous développiez votre activité par les marchés publics…

Sur le constat que les PME sont encore très souvent réticentes à répondre aux appels d’offres, les pouvoirs publics viennent de publier un guide à leur intention. Cette initiative s’inscrit dans la stratégie de simplification dont nous parlions dans notre article fin septembre sur la rentrée des marchés publics.

Il balaie tous les aspects de la commande publique depuis l’identification des acheteurs publics jusqu’au règlement des prestations ou fournitures.

Ce guide tord notamment le cou à un certain nombre d’idées reçues comme :

Les marchés publics sont compliqués
Ils sont réservés aux grands groupes
Sans références, on n’a aucune chance
Il n’y a pas d’expert marchés publics dans l’entreprise
Mon domaine est trop spécifique
En période de crise ce n’est pas une priorité.

Si vous vous reconnaissez dans un ou plusieurs de ces à priori, lisez le guide. Vous pouvez le télécharger ici.

La fin de l’année peut être une bonne période pour mettre en place une stratégie de conquête des marchés publics. Vous avez 2 mois devant vous pour être prêt en 2014.

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Electribox

novembre 4th, 2013 Posted in Bureau vert, Divers

nov, 04 2013

D’après l’ADEME (Agence de l’Environnement et de la Maîtrise de l’Énergie), en 2011, près de 216 000 tonnes d’équipements destinés aux entreprises ont été mises sur le marché et en proportion, seuls 10% de ces tonnages ont été collectés dans le cadre de la filière DEEE.

L’éco-organisme Ecologic a créé et lancé en partenariat avec Lyreco une box de collecte des DEEE (Déchets d’Équipements Électriques et Électroniques) dédiée aux entreprises : l’ELECTRIBOX.

Elle a été conçue pour récupérer spécifiquement les petits équipements bureautiques et informatiques en fin de vie : écrans, ordinateurs portables, téléphones, calculatrices, imprimantes…
Ces efforts de tri apportent une réduction des coûts économiques et environnementaux liés à l’acheminement et au traitement des DEEE en centre classés ICPE (Installation Classée Pour la Protection de l’Environnement).

« Nous avons voulu proposer à nos clients un service mutualisé de reprise de leurs anciens équipements électriques en réponse à un besoin latent. L’ELECTRIBOX de l’éco-organisme Ecologic réunit tous nos critères en matière d’ergonomie, de maniabilité, de design, et bien sûr de garantie réglementaire. », confie à ce sujet, Daniel Leoni, le directeur Développement Durable de Lyreco.

Elle est liée à des services logistiques sur mesure qui peuvent convenir à la PME comme au grand compte.

Si le recyclage des déchets n’est pas forcément une priorité pour les entreprises, elles s’accordent toutes à dire que la gestion de la fin de vie de leurs équipements est une préoccupation forte, tant en matière de logistique que de RSE.

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Après l’audit…

octobre 28th, 2013 Posted in Pilotage des parcs d'impression

oct, 28 2013

Accompagner le déploiement

Après l’audit, le plus souvent, les équipes internes (et notamment la DSI) se retrouvent seules face à un projet qui leur a un peu échappé dans les phases de démarrage.

La situation existante a été évaluée par un prestataire externe (éditeur de logiciels, fournisseur de systèmes d’impression ou consultant indépendant). Les préconisations leur ont été remises sous forme de scénarii entre lesquels il faut choisir ou qu’il faudra expliquer aux décisionnaires. Vient alors le moment où il faudra consulter les divers prestataires susceptibles de mettre en œuvre le scénario retenu. Cette phase est « facilitée » si l’étude a été menée par un juge et partie qui se contentera de remplir le bon de commande ou les contrats qui correspondent au scénario qu’il aura « vendu ». Mais dans le cadre d’une vraie mise en concurrence, l’accompagnement des équipes internes dans la transcription du scénario en cahier des charges opérationnel est indispensable.

Puis, quand le(s) futur(s) gestionnaire(s) du parc de systèmes d’impression a(ont) été retenu(s), le pilotage du déploiement nécessitera temps, disponibilité et parfaite vision des résultats attendus. Là encore l‘accompagnement des équipes internes peut constitué un véritable plus : il permet de transmettre les attentes et les exigences du projet au prestataire dans un langage commun, d’assurer un suivi très régulier (quotidien si nécessaire), de coordonner les différents intervenants et ils sont nombreux (livreurs, techniciens, responsables commerciaux, utilisateurs, service informatique, comptabilité fournisseurs, juristes,…) !

Enfin, nous avons souvent eu l’occasion de l’évoquer dans ce blog, piloter le nouveau parc est indispensable pour anticiper les évolutions, régler les éventuelles difficultés avant qu’elles ne deviennent des problèmes, s’assurer que les engagements de services sont tenus, améliorer la qualité du service rendu aux utilisateurs. Ce pilotage vient malheureusement souvent s’ajouter à la longue liste des missions de la DSI et est relégué après tous les projet urgents à mener, autant dire qu’il est au mieux laissé aux soins du prestataire mais le plus souvent oublié.

Permettre à ses équipes d’être accompagnées quelques fois (de 1 à 4 fois) dans l’année pour assurer ce pilotage, c’est s’assurer la sérénité et la productivité d’un parc toujours opérationnel, évolutif et d’une relation fournisseur constructive.

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Dites le nous une fois

octobre 24th, 2013 Posted in Marchés Publics

oct, 24 2013

La présentation de votre entreprise dans la réponse aux appels d’offres

Un programme de simplification (« choc de simplification ») a été adopté lors du 3ème comité interministériel de modernisation de l’action publique (Cimap) le 17 juillet.

Le principe « Dites-le nous une fois » appliqué aux marchés publics

En matière de marchés publics, l’axe principal est de faciliter l’accès à la commande publique en réduisant la paperasse. Ainsi, « la constitution des dossiers de candidature pour les TPE et PME sera facilitée à partir du premier semestre 2014 .

De plus, les mesures de simplification prévues par les directives européennes marchés publics seront adaptées de façon accélérée dès début 2014. Ainsi les exigences des acheteurs publics relatives à la capacité financière des candidats seront limitées . De même un certain nombre de justificatifs seront remplacés par des déclarations sur l’honneur. Enfin, mesure qui va largement faciliter la tâches de nombreux candidats, le titulaire pressenti sera dispensé de produire à nouveau un document fourni lors d’une précédente consultation et toujours valable, ainsi que les pièces accessibles gratuitement en ligne (URSSAF et impôts par exemple).

Des régions pilotes testeront la réutilisation des informations d’identité pour les aides publiques et les marchés publics d’ici fin 2014 dans le cadre du programme « Dites-le nous une fois ».

Small business Act pour l’Europe

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Optimiser ses mails

octobre 21st, 2013 Posted in Bureau vert

oct, 21 2013

Les impacts du courrier électronique

L’étude porte sur un échantillon de 7 e-mails, tous au format HTML.
Cinq d’entre eux sont des courriers classiques dont l’un possède une pièce jointe (document Word d’environ 25 Ko).Les deux autres sont des lettres d’information (newsletters). L’une est relativement sobre. En revanche, la seconde utilise 331 Ko d’images dans la messagerie.

Au total, la taille moyenne d’un e-mail au format HTML (en comptant les pièces attachées) est de 81 Ko.

L’ensemble des courriels a ensuite été enregistré au format texte pour pouvoir comparer leur poids. Ils pèsent en moyenne 4 Ko sans pièce attachée et 7 Ko avec.

L’étude comparative de cet échantillon révèle que les courriels au format texte pèsent en moyenne 3 fois moins lourd que les courriels au format HTML si on ne tient pas compte des images associées. Dès que l’on considère l’ensemble des éléments, un e-mail au format texte pèse, en moyenne 12 fois moins lourd qu’un e-mail au format HTML, avec un écart allant de 2 à 37 selon le message.

Quelques bonnes pratiques basiques peuvent donc avoir un impact très important :
– envoi des courriels au format texte,
– pas de pièce attachée mais un lien pour la télécharger,
– si l’e-mail est au format HTML, ne pas joindre les images et feuilles de style, mais laisser l’option à l’utilisateur de les télécharger.

100 000 euros d’économies par an pour une grande entreprise …

A l’échelle de l’individu, les gains sont faibles, de l’ordre de 10 euros par utilisateur et par an. Mais à l’échelle d’une grande entreprise (10 000 salariés traitant 100 mails par jour), ils se chiffrent au bas mot à 17 To de données par an, soit une baie de stockage moyenne. L’économie financière potentielle se chiffre à environ 100 000 euros par an rien que pour le coût du stockage des courriels, et à 12 000 tonnes d’équivalent CO2 non émises, soit près d’une tonne par salarié.

Au delà des dimensions environnementales et économiques, le recours au format texte brut présente plusieurs autres avantages.
– Cela permet de décharger les réseaux mobiles qui saturent et les baies de stockage des opérateurs et des entreprises.
– L’utilisateur relève et envoie ses messages bien plus vite depuis son smartphone, même avec une connexion itinérante de mauvaise qualité.
– Cela élimine les risques de sécurité liés au format HTML.

Source : GreenIT.fr

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Une enquête Riposte Verte sur l’énergie

octobre 14th, 2013 Posted in Bureau vert

oct, 14 2013

Enquête Riposte Verte sur la gestion du papier : les résultats

Comme vous le savez, nous relayons fréquemment des informations en provenance de Riposte Verte. En effet, cette association agit pour informer et accompagner les acteurs professionnels sur tous les volets d’une politique sociétale responsable (sociale, environnementale, économique, papier, carbone…). Leurs enquêtes et publications touchent donc souvent aux sujets qui nous occupent.

Cette fois, il s’agit du lancement d’une enquête sur les pratiques au bureau en matière d’énergie. Même si ce sujet ne concerne pas que l’impression, il doit être pris en compte dans les calculs de coûts liés aux parc de systèmes d’impression et dans les choix à faire en matière d’optimisation des outils et de leur usage.

Vous pouvez participer à l’enquête ici.

Les résultats ne manqueront pas de nous fournir de nouvelles pistes de réflexion.

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La dématérialisation des marchés publics vue par les entreprises

octobre 10th, 2013 Posted in Marchés Publics

oct, 10 2013

Certificat de signature électronique

La dématérialisation des marchés publics touche plusieurs aspects de ces procédures.

Ainsi, de très nombreuses entreprises consultent les annonces via Internet. De même, elles sont très nombreuses à consulter et obtenir les dossiers de consultation au format numérique. Ces pratiques en amont de la réponse largement adoptées par les entreprises quelle que soit leur taille prouvent leur intérêt pour la dématérialisation.

Par contre, quand il s’agit de déposer son offre et sa candidature, la dématérialisation est beaucoup moins répandue. Certes de nombreuses entreprises ont répondu au moins une fois via des plateformes de dématérialisation mais elles continuent à répondre au format au papier.

Deux des principaux freins évoqués sont l’hétérogénéité des plateformes et leur ergonomie. Ces 2 facteurs ajoutent en effet de la complexité à une procédure qui était déjà perçue comme complexe quand il s’agissait de constituer 2 enveloppes papier avec les bons documents.

Enfin, l’obtention d’un certificat électronique indispensable pour signer son offre est également perçue comme un frein. En effet, elle apparaît comme une procédure complexe pour laquelle les prestataires informent peu et qui demande du temps car les délais d’obtention sont longs.

Il reste donc fort à faire pour que les entreprises puissent réellement bénéficier des avantages de la dématérialisation des appels d’offres.

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oct, 08 2013

La standardisation et la consolidation des périphériques d’impression de l’entreprise constituent une solution courante et efficace pour réduire les coûts de maintenance et de consommation. Au fil des années, les entreprises accumulent des imprimantes laser, télécopieurs, et copieurs de divers modèles. Les remplacer par un nombre équilibré de modèles multifonctions efficaces est généralement une solution avec des économies de gestion conséquentes.

De nombreux projets d’optimisation de l’impression passent également par l’optimisation des services liés à la maintenance et aux consommables. Un moyen efficace de le faire consiste à externaliser une partie ou tous les services d’impression à des professionnels spécialisés, fournisseurs de services d’impression ou fournisseurs d’imprimantes et de multifonctions. Les services sont proposés selon différents modèles de contrat tels que la location financière assortie d’une maintenance à la page ou un« coût par page » global qui peuvent couvrir l’approvisionnement en consommables, la maintenance des matériels, le support d’aide en ligne – tous efficacement soutenus par des outils d’administration des imprimantes.

L’enjeu est bien de dimensionner les services aux besoins de la structure tout comme nous cherchons à dimensionner le parc de systèmes d’impression. En effet, certains de ces services (reportings, paramétrages standards,…) n’engendrent pas forcément de coûts supplémentaires et sont implémentés dans l’offre de base des prestataires. Mais d’autres services sont tarifés (paramétrages particuliers, gestion automatique des consommables, délais d’intervention hors normes,…) et il convient alors de comparer ce surcoût aux coûts internes (souvent cachés) qui y sont liés et à l’amélioration de la productivité du parc et du service rendu aux utilisateurs.

Mutualiser les systèmes d’impression

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Bonnes pratiques d’impression ?

septembre 30th, 2013 Posted in Divers, Formation et Accompagnement, Optimisation des outils d'impression

sept, 30 2013

1 Commentaire »

Ces bonnes pratiques d’impression, corollaires des projets d’optimisation et des démarches de développement durable, sont souvent de l’ordre du vœu pieux ou de l’incantation.

En effet, quand des actions de sensibilisation sont menées elles sont très souvent inappropriées. L’affichage (54 %) et l’envoi de courriels (43 %) sont des solutions faciles et peu coûteuses mais largement insuffisantes. De plus, elles sont contradictoires avec le message délivré puisqu’elles incitent à imprimer un document destiné à inciter les utilisateurs à moins imprimer.

Et si au lieu de se positionner comme donneurs de leçons et de culpabiliser les utilisateurs, nous nous placions vraiment à leur côté pour les accompagner dans l’apprentissage du mieux imprimer ?

Les utilisateurs sont de plus en plus sensibles aux questions d’environnement à titre personnel. Ils ont d’ailleurs parfois du mal à appliquer les consignes de tri de leurs déchets car elles sont complexes et ne sont pas uniformes selon les territoires.

Ils aimeraient bien imprimer mieux et ne plus gaspiller de papier. Ils se rendent compte qu’ils pourraient mieux faire mais, comme pour les déchets, ils sont démunis face aux outils et aux consignes. Par exemple, certains utilisateurs ont depuis longtemps mis en place la récupération des documents imprimés au recto pour faire du brouillon. Mais cette pratique a 2 inconvénients : si le document est repassé dans le copieur pour être imprimé, il va générer des bourrages papier et l’encrassement de la machine ; si cette pratique n’est pas combinée avec d’autres, le stock de « papier brouillon » devient rapidement encombrant. L’utilisateur risque donc de se décourager et de retrouver ses anciens usages.

Nous devrions tout simplement l’accompagner dans l’utilisation du recto-verso. Cela ne veut pas juste dire paramétrer le recto-verso par défaut. Il convient de s’assurer que chacun maîtrise le fonctionnement de cette fonctionnalité (et comment je fais pour imprimer des formats calendriers, ou des livrets ?), que chacun a identifié les documents qui peuvent et doivent être imprimés en recto-verso et ceux qui doivent rester en recto simple, que l’ensemble de l’organisation et de ses correspondants est sensibilisé à l’impact positif de l’impression recto-verso (le client ne verra peut-être aucun inconvénient à recevoir nos courriers en recto-verso, il suffit peut-être de lui en parler).

Et si les « Bonnes pratiques d’impression » devenaient les « trucs et astuces du mieux imprimer » ?…

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La rentrée des marchés publics

septembre 26th, 2013 Posted in Marchés Publics

sept, 26 2013

Clauses DD dans les marchés publics

De nombreuses mesures et orientations devraient intervenir dans le monde des marchés publics d’ici la fin de l’année.

Tout d’abord, en termes de publication, un guide sur l’achat public innovant devrait paraître prochainement et la publication des nouvelles directives européennes « Marchés publics » est envisagée pour la fin de l’année. En France, cela se traduira par un nouveau Code des marchés publics à l’horizon 2016.

Au niveau européen, les discussions sur un projet de norme européenne de facturation électronique devraient se poursuivre, dans le sens d’une généralisation de la dématérialisation dans les prochaines années, projet qui intéressera tout particulièrement ASSPI.

En France, 2 projets de loi sont attendus à court terme qui impacteront directement les pratiques en matière de marchés publics :
– le projet de loi sur l’égalité entre les hommes et les femmes qui devrait permettre aux acheteurs publics de « tenir compte, pour l’attribution d’un marché, des conditions dans lesquelles les candidats favorisent la mixité dans les métiers et l’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes » sans que ce critère soit considéré comme discriminatoire.
– le projet de loi relatif à l’économie sociale et solidaire, qui comprend notamment l’adoption d’un « schéma de promotion des achats publics socialement responsables ».

Enfin, dans la lignée au choc de simplification voulue par François Hollande, des mesures vont être prises :
– la limitation des exigences des acheteurs quant à la capacité financière des candidats
– la création de la procédure dite de ‘partenariat d’innovation‘ afin de favoriser l’innovation
– la modification des documents contractuels relatifs aux marchés publics de travaux
– la réduction des délais de paiement des marchés publics de travaux
– la simplification des dossiers de candidature pour les TPE et PME…

A suivre…

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Enquête Riposte Verte sur la politique papier (suite)

septembre 23rd, 2013 Posted in Bureau vert

sept, 23 2013

Enquête Riposte Verte 2010

En 2010 avec l’étude PAP50 Entreprises, Riposte Verte et le WWF-France évaluaient la politique papier des 50 plus grands groupes de France. Trois ans plus tard, l’édition 2013 permet de mesurer les progrès réalisés et de vérifier la tenue des engagements pris.

Les 50 entreprises notées sont :

les entreprises du CAC 40, les grands distributeurs, certains partenaires du WWF.

Si les résultats montrent une plus grande implication de ces entreprises et une amélioration de la note globale, Riposte Verte déplore tout de même un manque d’engagements publics, une consommation de papier responsable trop faible et une surconsommation de papier de communication externe (210 kg/salarié en moyenne).

Pour en savoir plus, vous pouvez télécharger l’étude : étude Riposte Verte 2013

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Si les résultats montrent une plus grande implication de ces entreprises et une amélioration de la note globale, nous déplorons tout de même un manque d’engagements publics, une consommation de papier responsable trop faible et une surconsommation de papier de communication externe (210 kg/salarié en moyenne). – See more at: http://www.riposteverte.com/etudes-pap50-entreprises#sthash.lEgF2MnA.dpuf

Les 50 entreprises notées sont :

les entreprises du CAC 40 ;
les grands distributeurs ;
certains partenaires du WWF.

– See more at: http://www.riposteverte.com/etudes-pap50-entreprises#sthash.lEgF2MnA.dpuf

Les 50 entreprises notées sont :

les entreprises du CAC 40 ;
les grands distributeurs ;
certains partenaires du WWF.

Étude 2013

– See more at: http://www.riposteverte.com/etudes-pap50-entreprises#sthash.lEgF2MnA.dpuf

Bilan carbone, charte d'impression, consommables, développement durable, éco-responsable, papier, politique d'impression, Recyclage

Accompagner l’optimisation

septembre 16th, 2013 Posted in Divers, Formation et Accompagnement, Optimisation des outils d'impression

sept, 16 2013

ACCOMPAGNEMENT, communication, conduite du changement, conseils, formation, Optimisation des outils d'impression, pilotage

Comme vous le savez, ASSPI est très attentive aux questions d’accompagnement des utilisateurs dans les projets d’optimisation. Nous vous proposons dans cet article quelques méthodes qui ont fait leurs preuves.

Pour conserver une certaine paix sociale, le pilote d’un projet d’optimisation des impressions peut laisser leurs imprimantes aux utilisateurs les plus récalcitrants. Mais il peut alors les informer qu’ils ne disposeront plus que d’une maintenance minimale. Cela est parfois contreproductif de forcer les utilisateurs. Certains ont besoin de temps pour accepter le changement.

Afin de motiver les services à moins imprimer, la Direction en charge des impressions (la DSI de plus en plus souvent) communique sur le coût des différents types d’impression. Pour orienter les choix des utilisateurs, elle peut aller jusqu’à refacturer les pages imprimées à chaque direction. En parallèle, elle se sera dotée d’outils de gestion dans le but de communiquer à chaque service l’état de sa consommation et les éventuelles dérives (ou succès) par rapport aux objectifs fixés.

Réduire les coûts d’impression, c’est modifier les habitudes. Il est donc nécessaire de dire ce que l’on va faire, pourquoi on va le faire et la manière dont on va le faire. De nombreux utilisateurs découvrent leurs nouveaux outils d’impression (ou leur absence) lors de la livraison. On comprendra leur surprise et leur inquiétude…

Bien sûr, pour une bonne adhésion au projet, il faut aussi tenir compte des besoins des utilisateurs et de certaines contraintes. Les utilisateurs doivent être consultés ou, du moins, on doit leur donner la possibilité de s’exprimer avant que les modalités de l’optimisation ne soient arrêtées. Il faut veiller à n’oublier aucun service (même s’il est impossible d’entendre tout le monde) et à réellement prendre en compte l’expression des besoins, des craintes, des griefs et des enthousiasmes.

Clauses DD dans les marchés publics

septembre 12th, 2013 Posted in Marchés Publics

sept, 12 2013

appels d'offre, développement durable, marchés publics, rédaction de mémoire technique, réponse aux appels d'offre

Nous ne cessons de le répéter : les achats publics représentent une vraie opportunité de développement pour les TPE et PME françaises. Pourtant ce sont précisément ces entreprises qui se laissent découragées par la complexité et le côté administratif de la rédaction des réponses aux appels d’offres publics. Elles devraient au contraire profiter de leur implantation locale pour faire valoir leur savoir-faire, leur expertise, leur souplesse et se différencier des grands groupes. Cette mise en avant est encore plus efficace en cette période de crise, où l’état cherche à favoriser le développement de l’économie locale.

Depuis plusieurs années, l’évolution de la législation tend à donner de plus en plus de place au développement durable dans les critères d’attribution des marchés publics. Ainsi, depuis 2004, dans son article 5, le Code des marchés publics oblige tout acheteur public à se préoccuper du développement durable dans la définition de ses besoins. Par ailleurs, la loi Grenelle 1 du 3 août 2009 précise, dans son article 48, que “l’Etat favorisera le respect de l’environnement dans l’achat public par un recours croissant […] aux critères environnementaux et aux variantes environnementales”. Plus récemment, certaines dispositions sont venues renforcer cette tendance : ainsi, l’Etat s’était fixé, pour 2010, l’objectif d’une “utilisation exclusive de papier éco-responsable”.

Face à ces impératifs de prise en compte du développement durable, les TPE et PME sont particulièrement bien placées pour mettre en avant leurs atouts. En France, la plupart des innovations réalisées en matière de produits écolabellisés sont le fait des PME. Par ailleurs, de nombreuses PME mettent en place des démarches de management environnemental, suivent des codes professionnels de bonne conduite (Imprim’vert, Garage propre…) ou appliquent des référentiels de qualité (ISO 14001…). Riche de leur implantation locale (circuits courts, engagement social, insertion professionnelle…), elles ont tous les atouts pour faire valoir leur implication en matière d’enjeux environnementaux, sociaux et sociétaux.

Les administrations rédactrices d’appels d’offres publics devront quant à elles réfléchir à la teneur de ses clauses de développement durable (encore faut-il qu’elles soient en rapport avec l’objet du marché) et à la mesure de des critères choisis.

Avec un volume de 120 à 150 milliards d’euros par an, représentant 10% du PIB, les achats publics représentent une vraie opportunité de développement pour les TPE et PME françaises. Souvent découragées par la complexité et le côté fastidieux de la rédaction des réponses aux appels d’offres publics, celles-ci devraient au contraire profiter de leur ancrage local pour faire valoir leur savoir-faire et leur expertise français et se différencier des grands groupes. Cette préoccupation est encore plus présente en cette période de crise, où l’Etat cherche à favoriser le développement de l’économie locale. – See more at: http://www.eco-jonction.com/pme-comment-gagner-des-marches-publics/#more-5300

Si, en France, 60% des marchés publics sont attribués à des PME et TPE (voir les chiffres), les petites et moyennes entreprises ne captent que 26% de la richesse créée par la demande publique, en valeur. Pour mettre en avant leur offre, le développement durable constitue un atout de poids pour les PME.

Les critères “verts” de plus en plus pris en compte
Depuis plusieurs années, l’évolution de la législation vise à donner plus d’importance au développement durable dans les critères d’attribution des marchés publics. Ainsi, depuis 2004, dans son article 5, le Code des marchés publics oblige tout acheteur public à se préoccuper du développement durable dans la définition de ses besoins. Par ailleurs, la loi Grenelle 1 du 3 août 2009 précise, dans son article 48, que “l’Etat favorisera le respect de l’environnement dans l’achat public par un recours croissant […] aux critères environnementaux et aux variantes environnementales”. Plus récemment, certaines dispositions sont venues renforcer cette tendance : ainsi, le Code des marchés publics impose, depuis 2011, des “performances en matière de développement des approvisionnements directs de produits de l’agriculture”. Et l’Etat s’était fixé, pour 2010, l’objectif d’une “utilisation exclusive de papier éco-responsable”.

Fabrication française, ISO 14001 : les PME, moteurs du développement durable
Face à ces impératifs de prise en compte du développement durable, les TPE et PME sont particulièrement bien placées pour mettre en avant ces atouts. En France, la plupart des innovations réalisées en matière de produits écolabellisés sont le fait des PME. Par ailleurs, de nombreuses PME mettent en place des démarches de management environnemental sur leur site de production en suivant des lignes directrices, suivent des codes professionnels de bonne conduite (Imprim’vert, Garage propre…) ou appliquent des référentiels de qualité (ISO 14001…). Riche de leur implantation locale (fabrication française, développement de l’économie locale), elles ont donc tous les atouts pour faire valoir leur préoccupation des enjeux environnementaux, sociaux et sociétaux.

– See more at: http://www.eco-jonction.com/pme-comment-gagner-des-marches-publics/#more-5300