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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Polices et consommation d’encre

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ecofont4   Nous avions déjà abordé ce sujet avec la police Ecofont qui vous permet d’économiser 20 % d’encre par rapport à    une police classique. Que l’on soit dans une démarche d’économies budgétaires ou de développement durable (ou les 2), économiser l’encre se révèle relativement facile et rapide : il suffit de changer de police d’impression.

Ceux qui nous suivent et auront tenté le quiz pratiques d’impression savent qu’il est préférable d’utiliser une taille de police de 11 qui ne nuit pas à la lisibilité et permet de limiter la consommation d’encre mais aussi de papier.

L’encre étant une denrée excessivement chère (plus chère que certains parfums de luxe), limiter sa consommation génère immédiatement de substantielles économies. Un jeune américain a ainsi mesuré qu’en utilisant la police Garamond à la place de Times New Roman (police par défaut de Word avant Calibri), l’État américain pourrait économiser environ 400 millions de dollars en économisant 24 % d’encre. Certes la police Garamond est plus petite que les autres mais pour la plupart des documents professionnels, elle est tout à fait lisible.

Ce changement de pratiques peut facilement être mis en place et peut servir de tremplin vers des pratiques encore plus économes en encre. En effet, quelle que soit la police utilisée, la plus grande économie d’encre que nous puissions faire reste de limiter nos impressions. Vos utilisateurs accepteront plus facilement de changer de police que de ne plus imprimer leurs mails ,…. dans un 1er temps…

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Expression des besoins

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auditDans les marchés publics ou les grandes entreprises, la consultation des fournisseurs potentiels de systèmes d’impression passe systématiquement (ou presque) par la rédaction d’un cahier des charges, voire la constitution d’un dossier complet incluant des documents de réponses standardisés.

Dans les PME, c’est beaucoup plus rare. La consultation consiste au mieux à obtenir 3 devis sur la base des matériels déjà en place et à comparer les prix obtenus. La demande se résume alors à « Nous avons un copieur Y. Il faut le remplacer. Faites nous une offre. » Alors les offres sont très diverses tant au niveau de la forme que du fond : prix à la page et/ou forfaits, services inclus ou non,… La comparaison est au final un vrai casse tête.

C’est probablement ce qui explique que dans de nombreux cas, la consultation consiste à faire venir le fournisseur en place et à lui demander un devis pour le remplacement du matériel qu’il vous a vendu ou qu’il vous loue depuis 5 ans. d’ailleurs c’est souvent lui qui « alerte » sur la nécessité de changer de matériel.

Pourtant, la période nécessite de « professionnaliser » ces achats. En effet, les économies sont toujours les bienvenues et une consultation rigoureuse amène des offres plus performantes. Les entreprises évoluent très rapidement et donc leurs besoins en matière documentaire aussi. Évaluer précisément les besoins fera gagner en productivité. Le marché des systèmes d’impression s’est complexifié : nouvelles fonctionnalités, liens avec l’informatique, nouveaux services (MPS,…), nouveaux contrats, nouveaux acteurs (grossistes, réseaux de distributeurs,…). Il est difficile de s’y retrouver. La veille nécessaire pour faire le meilleur achat est disproportionnée avec les besoins d’une PME qui utiliserait moins de 100 matériels d’impression.

Quand le budget annuel consacré aux systèmes d’impression se situe entre 50 000 € et 100 000 €, les ressources internes ne permettent pas de passer trop de temps sur le sujet, n’y d’acquérir les compétences nécessaires. Quant la fonction achat est cumulée avec des fonctions de direction et/ou de gestion et que la fonction informatique est externalisée, l’équipement en systèmes d’impression passe après bien d’autres priorités.

Pourtant, faire appel à un spécialiste externe pour mener à bien la définition des besoins et la consultation des fournisseurs potentiels est à la portée de toutes les entreprises. Ainsi, dans tous les projets menés par ASSPI auprès de PME, les économies générées dès la première année finançaient largement le forfait de la prestation et les économies générées pour les 3 ou 4 ans à venir étaient autant de bouffées d’oxygène budgétaire.

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Le serveur d’impression

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Au fil de nos interventions sur les parcs de systèmes d’impression, je suis surprise du nombre de réseaux (y compris des réseaux relativement importants) qui n’ont pas de serveurs d’impression.

Parfois, il s’agit d’un choix délibéré. Le serveur d’impression est alors perçu comme un risque plus que comme un outil. Il est vrai que sans un minimum de précautions, si le serveur d’impression « tombe » plus personne n’imprime. Mais ce risque est tout de même facilement maîtrisé (solution de backup, impression directe pré programmée sur les postes…).

Pourtant, les avantages de cette forme de structure sont nombreux.

Qu’est-ce qu’un serveur d’impression ?
Il s’agit d’un élément du réseau (physique ou virtuel) qui va permettre de partager des imprimantes. Le principe est le suivant : les impressions sont envoyées sur des files d’attente (spool) sur le serveur et redistribuées petit à petit vers les systèmes d’impression. Cet élément peut être un serveur dédié, un serveur partagé (données et impressions), un boîtier spécifique, un poste de travail (uniquement pour les petits réseaux avec peu de trafic au risque de ne rien pouvoir faire d’autre sur ce poste).

Quel intérêt ?
Tout d’abord cela facilite l’installation puisque le pilote d’impression ne doit plus être installé manuellement sur chaque poste, il est distribué automatiquement à partir du serveur.
Sachant que l’impression réseau peut représenter la moitié du trafic global, cette solution permet de ne pas encombrer le réseau ou des postes utilisateurs qui serviraient de serveurs et permet de gérer les impressions simultanées. De plus, elle permet de gérer des droits d’accès (accès à la couleur, accès à certains systèmes d’impression seulement,…).
Cela permet d’offrir facilement aux utilisateurs des solutions de secours en cas de pannes : ils peuvent imprimer sur une autre file d’attente du serveur sans avoir à installer une nouvelle imprimante.
De plus, dans le cadre d’une optimisation des impressions, le serveur d’impression permet de collecter des informations sur le trafic, les incidents, les volumes, les types de travaux.
Cette structuration des impressions peut aussi limiter les achats intempestifs d’imprimantes locales sur des budgets qui ne seraient pas visibles par la DSI. En effet, elle permet de limiter les droits des utilisateurs sur leurs postes de travail et en particulier le droit à installer un pilote d’impression local.
Le serveur d’impression est incontournable pour l’impression par badges et la fonction FollowMe.

En résumé, pour optimiser vos impressions (fonctionnement et coûts), le serveur d’impression est un excellent outil.

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Vous connaissez certainement de nombreuses « règles » de bonnes pratiques d’impression destinées à réduire la consommation de papier et d’encre. Dans certaines organisations, elles sont connues mais quasiment pas appliquées : « Je sais que nous devrions imprimer en recto-verso mais Monsieur le Directeur ne veut que du recto simple « , « Je sais qu’il ne faut pas imprimer les mails mais j’ai déjà perdu des documents alors maintenant j’imprime par sécurité », « Je sais qu’il ne faut imprimer en couleur que ce qui le nécessite vraiment mais j’oublie toujours de passer en N&B »,…

Je vous propose de nous pencher sur 2 pratiques très efficaces pour faire de sérieuses économies de papier. Elles sont toutes les deux destinées aux documents volumineux pour lesquels j’entends souvent dire : « au-delà de 3 pages, j’imprime parce que la lecture à l’écran est trop inconfortable ».

La première pratique est ancienne (elle a fait ses preuves) mais en dehors de certains milieux (universités, administrations,…), elle est peu pratiquée. Il s’agit du sommaire. Sans sommaire, je reconnais qu’il est très fastidieux de se repérer dans un document de plusieurs pages à l’écran, comme sur papier d’ailleurs. Avec un sommaire, je peux me déplacer facilement vers les parties qui m’intéressent (CTRL + click dans un sommaire word), si nécessaire je peux facilement n’imprimer que ces parties en repérant les pages concernées. La réalisation automatique d’un sommaire ou d’une table des matières dans un traitement de textes est réellement simple et rapide mais finalement peu connue.

La deuxième pratique est le résumé. Si vous adjoignez à votre document un résumé ou une synthèse, vous permettez à vos lecteurs de retrouver rapidement les éléments essentiels. Au pire, ils pourront imprimer ce résumé pour ce rendre à une réunion ou pour ajouter dans un dossier sans avoir à imprimer l’intégralité.

Ces deux pratiques peuvent s’appliquer à des propositions commerciales, des rapports de toutes natures, des présentations de résultats, des supports de réunions,… En dehors de leur incontestable efficacité en matière d’économie de papier, elles augmenteront la qualité de vos documents.

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Dématérialisation

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Au risque de commencer cet article par une évidence connue de tous, il me semble important de définir la dématérialisation par le remplacement de documents papier en fichiers et contenus informatiques. Dans les organisations, elle couvre de nombreux domaines : commandes, factures, appels d’offres publics, courriers,… et si la substitution était complète, elle aboutirait au « Zéro papier » annoncé dans les années 80 (l’autre siècle) et toujours attendue malgré des évolutions notables dans nos vies quotidiennes comme dans nos activités professionnelles.

En fait la dématérialisation regroupe 2 réalités différentes :

  • La dématérialisation native qui consiste à échanger des flux documentaires numériques sans passer par la matérialisation. C’est ce qui se passe quand une entreprise reçoit une facture numérique.
  • La dématérialisation duplicative qui consiste à transformer des documents papier en documents numériques. C’est ce que font les entreprises qui traitent numériquement leurs courriers entrants.

La mise en œuvre de ces procédés implique des contraintes :

  • Un moyen de certifier l’identité des différents intervenants dans le flux documentaire (Signature électronique)
  • Un moyen d’horodater les différentes étapes de ce flux
  • Un moyen de s’assurer que tous les documents liés suivent le flux (enveloppe électronique)
  • Un espace de stockage sécurisé

De plus, elle se heurte aux habitudes et aux craintes. Il n’est pas rare de trouver un système de dématérialisation efficace doublé d’une sauvegarde papier « au cas où ».

Pourtant, elle est réellement source de gains de productivité conséquents (rapidité de transfert, facilité de traitement…) et de développement en facilitant les échanges entre partenaires et agents économiques.

Nous n’en sommes pas au bureau sans papier mais les choses évoluent. Ainsi, le plan France numérique 2020 prévoit que « le papier devra être définitivement abandonné et l’intégralité des démarches administratives devront être dématérialisées ». A suivre donc …

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Résultats de l’optimisation

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En janvier, je vous avais présenté le bilan des optimisations ASSPI en mairies. Certains m’ont fait remarqué que ces données sont intéressantes pour toutes les typologies d’organisations. Je fais donc ici mon méaculpa et vous présente les résultats moyens toutes typologies confondues.

En matière de situation de départ, les données moyennes sont les suivantes :

  • Un nombre moyen de matériels d’impression de 250 réparti en 20 % de multifonctions et 72 % d’imprimantes (les 8 % restant regroupent les fax autonomes, les traceurs et les scanners).
  • Le volume d’impression moyen par an est de 8 303 000 pages produites pour 64 % par les multifonctions et 34 % par les imprimantes (2% pour les fax et autres matériels d’impression).
  • La proportion moyenne d’impression couleur est de 24 % du volume global.
  • Le budget annuel moyen imputé aux impressions hors papier et coûts indirects est de 282 000 €, soit un coût moyen à la page de 3,4 cents.

En matière de résultats après optimisation, les nouvelles politiques d’impression ont apporté :

  • Une économie annuelle moyenne de 19 400 €
  • Une réduction du parc en unités de 27 %.

Ces moyennes cachent bien sûr des disparités (certaines organisations avaient une proportion couleur proche de 50 %) mais les situations se ressemblent ainsi que les solutions et les résultats.

Je terminerai sur le constat que dans tous les cas de figure, l’étude est largement financée par les économies de la première année et, dans certains cas, ces économies financent même la rédaction des documents nécessaires pour consulter les prestataires potentiels.

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Les imprimantes sont très souvent un sujet de plaintes de la part des Directions informatiques : elles sont sources de réclamations de la part des utilisateurs (pannes, fonctionnement, drivers, consommables,…), elles sont sources de problèmes face à certaines applications métier (mise en page, émulations,…), elles sont sources de coûts plutôt croissants dans un budget toujours plus contraint.

Optimiser leur utilisation et limiter leurs coûts de fonctionnement sont donc depuis longtemps des objectifs des DSI. Or, plus il y a d’ordinateurs, de tablettes et de smartphones, plus on imprime. Ainsi, selon IDC, l’impression représente entre 15 et 30 % des budgets dédiés à l’informatique.

Après le remplacement des imprimantes jet d’encre par des imprimantes réseau laser, les nouvelles pistes d’optimisation du parc d’imprimantes passent par l’infogérance plus ou moins poussée.

En effet, la prise en charge de la maintenance par le prestataire de services libère les équipes internes de la partie réclamations des utilisateurs. Les machines sont réputées toujours disponibles et informent de plus en plus automatiquement leur mainteneur de tout dysfonctionnement. Le fournisseur assure automatiquement l’approvisionnement en consommables sans que la DSI ait à sa charge la gestion d’un stock de cartouches multi marques, multi références. Il peut même assurer la récupération et le recyclage des consommables usagés.

L’infogérance couvre bien d’autres besoins (nous aurons l’occasion d’en reparler plus en détails) et les services sont proposés à la carte à des Directions informatiques qui souhaitent se libérer partiellement ou totalement, immédiatement ou progRessivement des contraintes de l’impression.

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Profils utilisateurs

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La définition de Wikipédia du profil utilisateur est la suivante : Un profil utilisateur est un ensemble de données qui influencent le comportement d’un dispositif informatique en fonction de l’utilisateur. Un profil peut être relatif à une personne seule, ou à un groupe de personnes ayant des points communs, tels que par exemple les membres d’un groupe de travail.

Cette définition est tout à fait adaptée à ce que devrait être un profil utilisateur d’impression. En effet, les outils actuels permettent de définir des comportements d’impression individuels ou par service.

Ainsi, les solutions d’impression par badges sont très souvent utilisées pour assurer la confidentialité des documents ou pour permettre le suivi des consommations. Pourtant, elles permettent également de définir des profils relativement détaillés : quotas d’impression mensuels, matériel dédié ou au contraire fonction FollowMe, accès à l’impression couleur, refacturation interne, accès aux documents stockés…

Les profils utilisateurs peuvent également prévoir les cas pour lesquels l’impression est automatiquement routée vers tel matériel ou vers l’atelier de reprographie. Ils peuvent également définir les accès à une boîte mail commune pour réceptionner les scans et les mails.

L’élaboration de ces profils utilisateurs d’impression peut être intégrée dans la politique d’impression. Ils seront alors définis par grandes fonctions pour permettre au service informatique de les appliquer ensuite tout au long de l’évolution du parc et du personnel. Ils permettront une meilleure appropriation des règles d’usage et donc une meilleure application de la politique d’impression et sa pérennisation.

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La révolution annoncée de la dématérialisation se fait attendre. Malgré le consensus apparent autour de ses avantages, la culture papier domine. L’impression semble donc avoir encore de beaux jours devant elle. Malgré tout, la responsabilité des acteurs de l’impression est bien de préparer les organisations et leurs utilisateurs aux changements à venir. Les projets d’optimisation des moyens d’impression doivent intégrer cet objectif au-delà de l’objectif d’économies budgétaires.

Ainsi la sécurité de l’information circulante fait partie intégrante des projets d’optimisation. Pourtant, seulement 40 % des entreprises ont adopté des solutions pour sécuriser l’impression ou la circulation des documents scannés. Les outils existent, les politiques d’impression les prévoient souvent mais la pratique est plus chaotique.

Autre préoccupation omniprésente dans les projets d’optimisation, le développement durable. Il s’agit d’imprimer mieux et moins dans le cadre d’une démarche écocitoyenne. Il est pourtant encore difficile de s’appuyer sur la prise de conscience individuelle qu’il faut s’interroger sur l’absolue nécessité de chaque impression. Le levier financier est souvent plus efficace pour faire changer les usages et limiter les impressions inutiles et pourtant là encore les outils existent.

La renégociation des contrats peut faire jouer fortement le levier financier mais seule une étude complète et une refonte des usages d’impression peut faire jouer les leviers de la sécurité et du développement durable qui amplifieront le levier financier.

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L’audit a souvent mauvaise presse. Il est souvent perçu comme un outil de contrôle (de flicage ?) et ses résultats ne sont pas toujours opérationnels.

Pourtant, dans notre domaine, s’il est bien mené et que la communication des objectifs et des résultats est assurée, il s’avère être un outil très efficace. Vous me direz que cela fait beaucoup de conditions.

Il est vrai que la communication est primordiale. La mauvaise perception qu’ont les utilisateurs de l’audit provient le plus souvent d’une absence totale de communication en amont et d’une incompréhension entre les auditeurs et les audités. Ainsi, sans aucune communication préalable aux opérations d’inventaire physique, les auditeurs s’entendent systématiquement dire : « Vous venez pour me retirer mon imprimante » et le dialogue s’arrête très vite, surtout si l’auditeur répond qu’il est là pour rationaliser les systèmes d’impression. Alors que si les personnes sont informées des objectifs de l’audit et du déroulement des opérations, elles sont plus ouvertes à la discussion, essaient d’expliquer pourquoi leur imprimante est importante et grâce à ce dialogue, l’auditeur apprendra des informations précieuses sur les usages et les besoins. De plus, s’il prend la peine d’expliquer la teneur du projet (objectifs, nouvelles fonctionnalités possibles, gains pour l’utilisateur,…), il désamorce déjà une partie des oppositions. Cette communication préalable  est souvent négligée car l’urgence qui règne quasiment toujours sur ces projets amène les décideurs à penser qu’elle n’est pas indispensable et qu’elle constitue une perte de temps, un retard au démarrage. Pourtant, même s’il est vrai qu’elle fera « perdre » quelques jours avant de pouvoir démarrer les opérations sur le terrain, elle sera source de gains considérables en termes de recueil d’informations et d’adhésion à la future politique d’impression.

Dans le même esprit, ne pas communiquer sur les résultats de l’audit, engendra inévitablement des incompréhensions et des oppositions lors de la mise en place de la politique d’impression. Par exemple, certains utilisateurs n’auront pas compris qu’il s’agit d’une politique globale, appliquée à l’ensemble de l’organisation et chercheront à obtenir des « dérogations ». cela engendrera des pertes de temps, des conflits et amènera parfois à devoir accepter ces dérives qui ne pourront que se multiplier et faire échouer le projet (en termes financiers bien sûr mais également en terme de fonctionnement)

Quant à bien mener l’audit, 2 points nous paraissent incontournables : les aspects quantitatifs du parc sont essentiels mais non suffisants, l’évaluation des coûts indirects doit être modérée et prudente.

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