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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Des MPS pour les PME

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auditLes impressions représentent encore une charge importante pour les services IT des PME, tant en termes de temps et de ressources humaines qu’en termes de budget. De plus, elles sont souvent hors contrôle : budgets et engagements suivis par des services différents, généralisation de l’accès à la couleur, …

Les MPS (managed print services) permettent d’améliorer et de maîtriser la gestion des processus d’impression tout en favorisant des démarches de développement durable. Ces services sont en plein essor (Plus de 10 % de croissance par an selon Research and Markets). Cependant, il faut reconnaître qu’ils concernent surtout les grandes entreprises.

Pourtant les PME pourraient aussi bénéficier des avantages de ces services dans la mesure où de nombreux prestataires proposent des service modulables. Une PME pourrait démarrer par un « bouquet » de services de base qu’elle pourrait faire évoluer à sa convenance. Ainsi, l’approvisionnement automatique en consommables et le suivi des consommations constituent une première étape qui permettent de soulager les équipes internes (vos équipes IT ont autre chose à faire que de commander du toner et de s’assurer qu’il y en a toujours d’avance) tout en maîtrisant les dépenses.

La clé de la réussite réside dans l’évaluation de la situation initiale, celle des besoins et celle des attentes vis à vis du futur partenariat avec une prestataire de MPS. Si la demande est bien dimensionnée, les MPS sont un excellent moyen de maîtriser les coûts d’impression tout en libérant les ressources IT pour tous les projets indispensables à la croissance de l’entreprise.

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Les indicateurs de suivi de parc

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inidcateursLa gestion de projet contient toujours un volet suivi des résultats. L’optimisation des moyens d’impression n’y échappe pas : il faut suivre les performances du parc de systèmes d’impression sous peine de subir très vite des déviations qui seront fatales à la productivité, aux budgets, aux relations avec les fournisseurs et qui mettront l’acheteur en position très délicate face au mécontentement de tous.

Les indicateurs les plus évidents (ceux proposés par votre prestataire de services) sont les délais moyens d’intervention, le taux d’indisponibilité et le TCO.

Ils sont intéressants et devraient d’ailleurs être plus systématiquement mis en place et utilisés. Ainsi, le TCO devrait être calculé au moins 2 fois par an et non pas tous les 3 ans, au moment de revoir le contrat de location. Cela permettrait de limiter les dérives liées au gaspillage, aux facturations hors contrat de maintenance, aux achats au coup par coup,…Malgré leur intérêt, ils ne sont pas suffisants pour s’assurer que les choix qui ont été faits suite à l’audit sont bien pertinents.

Il peut y avoir des ajustements à faire dans les premiers temps qui suivent l’implantation d’un nouveau parc ou entre 2 phases d’un plan à moyen terme. Ces ajustements sont toujours délicats car ils peuvent être perçus comme une remise en cause des décisions prises. Pourtant, ils sont naturels. En effet, les organisations évoluent tellement rapidement qu’entre l’audit et l’implantation des premières machines les besoins ont pu changer (emplacements, fonctionnalités,…). Le plus souvent les préconisations sont issues d’extrapolations qui ont fait leurs preuves mais ne nous mettent pas à l’abri d’un écart imprévisible. Le plus grave serait de ne pas s’assurer que ce type d’ajustement s’impose et de ne pas admettre leur nécessité. En effet, ces petits écarts de départ se transforment très vite en mécontentement général, en pannes à répétition, en surcoûts,…

Il est donc indispensable de mettre en place un véritable tableau de bord du parc incluant des indicateurs qualitatifs. Ce tableau de bord doit être opérationnel dès le premier changement dans le parc et son suivi doit au moins être biannuel, plus fréquent dans le cas d’un parc important et réparti sur plusieurs sites.

Et si dans ces indicateurs, vous mesuriez le volume de papier jeté au pied de vos photocopieurs ?….

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enquêteVous louez vos copieurs et le terme de cette location approche ? Et si vous relisiez vos contrats de location et de maintenance ?

D’abord, il est toujours utile de s’assurer de la date précise de la fin du contrat de location. En effet, il vous faudra affirmer votre souhait de ne pas le reconduire tacitement. Faites-le même si vous êtes content de votre prestataire. Cela vous permettra de rediscuter des conditions de ses prestations. Cela vous permettra de diminuer fortement le montant du loyer si vous décidez de garder le matériel au-delà de la fin du contrat initial. Cela vous permettra de réfléchir à nouveau à vos besoins.

Ensuite, il faut vous assurer que la reprise physique des matériels est prévue et gratuite. Vous saurez ainsi quelles procédures mettre en œuvre pour faire retirer un matériel que vous ne souhaiteriez pas garder.

Enfin, assurez-vous que le contrat de maintenance se termine en même temps que la location. Eh oui ! Ce n’est pas toujours le cas. Cela vous permettra d’obliger votre prestataire à entretenir le matériel jusqu’à la fin du contrat de location quand il pourrait être tenté de limiter ses coûts d’intervention sur une machine destinée à sortir de son parc. Cela vous évitera également de continuer à payer des forfaits de maintenance alors que vous n’avez plus le matériel.

Cette relecture vous donnera sûrement des sujets de négociation pour votre prochain équipement…

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Kit de communication

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4307911-personne-avec-megaphoneTout le soin que vous apporterez au diagnostic de votre parc d’impression et à l’élaboration de votre politique d’impression ne vous assurera pas la réussite si vous négligez l’accompagnement des utilisateurs et la communication qui va avec.

Or, chaque organisation a ses propres typologies d’utilisateurs, ses propres codes de communication, ses propres processus de fonctionnement.  Il faut donc que la communication autour du projet de parc d’impression optimisé soit adaptée à chaque structure (dans certaines organisations, des adaptations devront être faites pour chaque site). Ces adaptations porteront sur le fond et la forme (extranet ou réunions plénières, développement durable et/ou économies,…).

Par contre, nous pouvons définir les différents éléments du kit de communication qui amènera vos utilisateurs à adopter votre nouvelle politique d’impression :

  • A : communication en amont du projet sur les objectifs et les modalités
  • B : communications pendant l’étude (entretiens utilisateurs, réunions de présentation, …)
  • C : communication sur la future politique d’impression
  • D : communications pendant le déploiement du parc et des outils associés (formations, plannings, reportages,…)
  • E : communication après le déploiement (enquête de satisfaction, résultats atteints,…)

Vous pouvez toujours monter une étagère en kit en omettant un des renforts prévus, cela ne l’empêchera pas de tenir debout. Mais si le poids qu’elle doit porter est important, elle n’y résistera pas et sur la durée, elle finira par fléchir….

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Achat VS Location

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questionsLe débat entre achat et location ne date pas d’hier, en particulier dans les administrations. C’est un peu comme MAC ou PC. Les tenants de chaque solution sont très convaincus, certains n’hésitant pas à copieusement critiquer l’autre solution. Pour ma part, j’ai depuis longtemps abandonné l’idée de convaincre les tenants de l’achat que ce n’est pas forcément la meilleure solution (et pourtant !).

Cependant, pour ceux qui hésitent, comparons les 2 solutions :

  • L’achat engendre un amortissement comptable  sur 5 années qu’il convient de savoir gérer. La location est une charge comme une autre.
  • Pendant cet amortissement les matériels ne peuvent pas évoluer en fonction de l’évolution des besoins. Les prévisions  au-delà de 2 années sont de plus en plus difficiles, il est donc quasiment impossible d’établir un cahier des charges pour des matériels achetés qui resteraient en parc plus de 5 ans. La location permet de gérer le parc sur une durée plus courte (entre 3 et 5 ans)
  • Le marché des systèmes d’impression connaît une évolution technologique et une compétition de constructeurs telles que le renouvellement des gammes se fait sur une, deux ou trois années. Cela s’accompagne d’une évolution des prix dont l’acheteur se prive à court terme alors que le locataire peut faire une mise en concurrence tous les 3 ans.
  • Les contrats de maintenance sont en général de 3 ans et les prix à la page montent très vite passée cette 1ère durée. Ainsi un parc acheté et qui resterait en place entre 5 et 7 ans (durées généralement constatées) finira par coûter très cher en maintenance, voir par ne plus être maintenu par le prestataire. En location, le matériel appartenant au prestataire, il l’entretient tout le temps de la location et l’évolution des prix de maintenance est encadrée.
Pour ceux qui douteraient encore, le SAE ne donne pas d’autre conseil que celui de louer dans la majorité des cas.
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Réfléchir à vos coûts d’impression

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argentLa période estivale est souvent l’occasion de prendre un peu de recul et de s’interroger sur les actions qu’il faudra mener en septembre. C’est le moment de se pencher sur les coûts d’impression si vous voulez que vos budgets soient optimisés pour commencer l’exercice 2016 (et oui, il faut du temps..).

Je vous propose donc de commencer par revoir (voir ?) ce que sont ces fameux coûts d’impression.

3 éléments sont évidents pour tous :

  • Les coûts d‘acquisition : amortissements, loyers…
  • Les consommables : encres, toners, tambours, papiers…
  • La maintenance : extensions de garantie, maintenance forfaitaire ou à la page…

Mais ils ne constituent que la partie visible de vos réels budgets d’impression. Il faut leur ajouter les éléments suivants :

  • Les pages imprimées non utilisées : pages jetées car ratées, oubliées, lues une seule fois…
  • Le temps passé par les collaborateurs à régler les problèmes techniques : drivers, bourrages, appel SAV…
  • Les pertes de productivité : immobilisation matériels inadaptés,méconnaissance des fonctionnalités, mauvaise circulation de l’information…
  • La gestion des factures des prestataires : enregistrement comptable, réclamations, avoirs…
  • L’impression de pages couleur non maîtrisée : mails, brouillons…

Si les 3 premiers éléments sont les plus évidents, ils ne sont pas pour autant toujours identifiés car certaines factures sont « obscures » et certains contrats « opaques ».

Quant aux autres éléments, ils sont presque toujours oubliés dans les calculs alors qu’ils constituent une source très importante d’économies.

En tant qu’expert de ces sujets, nous vous fournissons une photographie éclairée de vos coûts réels et vous accompagnons dans la mise en place de solutions sur mesure, adaptées à vos besoins et économes.

Contactez-nous : iobiols@asspi.fr ou 06 81 02 89 74

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Prévention des déchets de bureau

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papier4La meilleure prévention des déchets de bureau liés aux impressions est de réduire le nombre de pages imprimées. Dit comme ça, c’est une évidence. Dans la pratique, cela exige de combiner plusieurs actions.

Dans son Guide pour l’éco-responsabilité, l’Ademe fait un zoom particulier sur le papier et les impressions.

Il y est notamment question de l’impact du choix des équipements. Ainsi, les imprimantes laser sont à privilégier en portant une attention particulière aux fonctionnalités telles que le recto-verso, l’impression brouillon, l’impression de plusieurs documents par page… La possibilité d’utiliser des toners de grande capacité peut également être un critère car elle permet de jeter moins de cartouches vides et représente souvent des économies budgétaires non négligeables.

Autre piste de réflexion : les pratiques d’impression. Nous en avons déjà traité à plusieurs reprises mais il ne semble pas inutile de rappeler que la réduction des marges, de la taille des polices, l’impression en recto-verso, l’aperçu avant impression sont autant de sources de diminution de la consommation de papier .

La gestion de l’approvisionnement en papier est également cité par l’Ademe comme facteur d’économies de papier.

Sources : Ademe

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Marchés pour systèmes d’impression et recours

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600px-Panneau_attention.svgForce est de constater  ces dernières années, que les candidats aux marchés publics en matière de systèmes d’impression sont devenus plus procéduriers. De nombreux recours sont engagés et amènent des déclarations sans suite ou des annulations.

Le potentiel commercial du secteur public est un enjeu important pour la plupart des acteurs du marché qui, par ailleurs,  est de plus en plus concurrentiel. Pourtant, travailler avec le secteur public est coûteux : longueur des procédures, formalisme des consultations,… et dégage peu de marge. Tout ceci explique que certains tentent de faire annuler des marchés quand ils n’ont pas été retenus.

Ces procédures sont coûteuses pour les administrations et surtout, elles mettent en péril l’organisation même des structures qui se trouvent souvent en fin de contrat de location de leur matériels sans solution de remplacement avant plusieurs mois, le temps de relancer une consultation.

Même s’il n’existe aucun moyen de se protéger à 100 % de ces recours, quelques règles permettent de limiter très fortement le risque :

  • Les critères d’attribution doivent être le plus détaillés possibles, annoncés dans le règlement de consultation dans leur détail. Cela permet d’obtenir des notes justifiées pour chaque candidat. Une notation basée sur 30 points pour la valeur technique mais sans éléments concrets de mesure de cette valeur ne peut que être sujette à discussion.
  • La définition des besoins doit avoir été faite en toute objectivité, sans « l’aide soutenue » d’un  futur candidat. Bien sûr, celui qui devra établir le cahier des charges doit avoir des informations et des connaissances sur les produits, les services, l’état de l’art et pour cela il a besoin de rencontrer des professionnels du sujet. Mais, il doit en rencontrer plusieurs et faire seul une synthèse de ce qui est souhaité par son organisation et ce qui est possible à mettre en œuvre.

Ces 2 points nécessitent du temps et des ressources, une certaine expertise. Mais, l’investissement qu’ils représentent est largement compensé par la sérénité et le gain de temps qu’ils procureront tout au long de la consultation.

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Sécurité de l’information et document papier

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papier42/3 des entreprises européennes considèrent que le papier représente une grande menace pour la sécurité de l’information. Dans de nombreuses organisations , un document papier peut être photocopié en de multiples exemplaires. Il peut facilement être partagé ou détruit. Il peut être abandonné sur le système d’impression qui l’a produit ou classé de façon aléatoire ou bien jeté dans n’importe quelle poubelle.

1/3 seulement des entreprises européennes vérifient l’efficacité des politiques mises en place pour aider les employés à produire, faire circuler, stocker et détruire  les documents papier. Encore faut-il que ces politiques soient au moins mises en place et nous en sommes loin.

Or, la mise en place d’une politique d’impression détaillée, définissant les règles de traitement du document papier peut limiter ces risques.

Ainsi, les accès aux archives sont souvent libres et les salles d’archivage sont même souvent dotées d’un système de reprographie et d’un système de destruction facilitant la reproduction  et l’élimination des documents. Sans contrôle d’accès, ces zones peuvent devenir sources d’importantes « fuites » de l’information (par destruction ou par diffusion).

Les utilisateurs ont souvent tendance à penser que le seul moyen d’assurer la confidentialité de leurs documents papier est de les imprimer sur une imprimante locale, dans leur bureau. Or, ils n’hésitent pas ensuite à aller  copier ce document confidentiel sur le copieur du couloir, au vu de tous, voire même laisser les documents sur la machine le temps d’aller boire un café. Nous ne répèterons jamais assez que des solutions simples existent pour gérer efficacement la confidentialité de la production de documents papier.

Source : Etude Iron Mountain

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Polices et consommation d’encre

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ecofont4   Nous avions déjà abordé ce sujet avec la police Ecofont qui vous permet d’économiser 20 % d’encre par rapport à    une police classique. Que l’on soit dans une démarche d’économies budgétaires ou de développement durable (ou les 2), économiser l’encre se révèle relativement facile et rapide : il suffit de changer de police d’impression.

Ceux qui nous suivent et auront tenté le quiz pratiques d’impression savent qu’il est préférable d’utiliser une taille de police de 11 qui ne nuit pas à la lisibilité et permet de limiter la consommation d’encre mais aussi de papier.

L’encre étant une denrée excessivement chère (plus chère que certains parfums de luxe), limiter sa consommation génère immédiatement de substantielles économies. Un jeune américain a ainsi mesuré qu’en utilisant la police Garamond à la place de Times New Roman (police par défaut de Word avant Calibri), l’État américain pourrait économiser environ 400 millions de dollars en économisant 24 % d’encre. Certes la police Garamond est plus petite que les autres mais pour la plupart des documents professionnels, elle est tout à fait lisible.

Ce changement de pratiques peut facilement être mis en place et peut servir de tremplin vers des pratiques encore plus économes en encre. En effet, quelle que soit la police utilisée, la plus grande économie d’encre que nous puissions faire reste de limiter nos impressions. Vos utilisateurs accepteront plus facilement de changer de police que de ne plus imprimer leurs mails ,…. dans un 1er temps…

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