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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Les bonnes résolutions de la rentrée

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conso papier

Ce petit rappel de ce que représente une page imprimée en termes d’impact sur l’environnement mais aussi en termes de dépenses devrait vous encourager et vous motiver pour réduire vos impressions.

Sans être trop ambitieux au début, nous vous proposons 5 actions à mettre en place d’ici la fin de l’année.

  • Paramétrer vos drivers d’impression et vos matériels en recto-verso par défaut. Profitez-en pour paramétrer le N&B par défaut. Cela ne réduit pas le volume de pages imprimées mais limite la consommation d’encres.
  • Réduisez la taille de vos polices d’impression par défaut (11 suffit généralement)
  • Réduisez les marges par défaut de vos documents.
  • N’imprimez plus vos mails.
  • Organisez l’archivage électronique des documents plutôt que de faire de la place dans vos armoires.

Bonne rentrée …

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Prévention des déchets de bureau

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papier4La meilleure prévention des déchets de bureau liés aux impressions est de réduire le nombre de pages imprimées. Dit comme ça, c’est une évidence. Dans la pratique, cela exige de combiner plusieurs actions.

Dans son Guide pour l’éco-responsabilité, l’Ademe fait un zoom particulier sur le papier et les impressions.

Il y est notamment question de l’impact du choix des équipements. Ainsi, les imprimantes laser sont à privilégier en portant une attention particulière aux fonctionnalités telles que le recto-verso, l’impression brouillon, l’impression de plusieurs documents par page… La possibilité d’utiliser des toners de grande capacité peut également être un critère car elle permet de jeter moins de cartouches vides et représente souvent des économies budgétaires non négligeables.

Autre piste de réflexion : les pratiques d’impression. Nous en avons déjà traité à plusieurs reprises mais il ne semble pas inutile de rappeler que la réduction des marges, de la taille des polices, l’impression en recto-verso, l’aperçu avant impression sont autant de sources de diminution de la consommation de papier .

La gestion de l’approvisionnement en papier est également cité par l’Ademe comme facteur d’économies de papier.

Sources : Ademe

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Conibi et Relay

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CARTOUCHES ENCRE 2   Alors que je m’apprêtais à rédiger un article sur Conibi, j’ai consulté les archives de ce blog et j’ai constaté que j’en     avais parlé en mai 2014. Coïncidence troublante et drôle. Espérons que ce sujet ne deviendra pas le monstre du Loch Ness de notre publication.

L’article précédent était destiné à vous faire connaître cet acteur majeur de la récupération de consommables usagés. cette fois, il s’agit de mettre en avant une initiative de Conibi à destination des PME et TPE. En effet, très souvent ces structures n’ont pas suffisamment de consommables à jeter pour remplir une Ecobox par an. Le système classique de Conibi ne fonctionne donc pas. Pourtant, il faut bien s’en débarrasser et sans les jeter avec les ordures ménagères si possible !

Grâce à un partenariat avec Mondial Relay (spécialiste du retrait de colis pour les particuliers), Conibi propose à ces « petits » consommateurs de déposer leurs consommables dans les commerces de proximité membres du réseau Mondial Relay. Il suffit de les emballer (emballage d’origine ou autres), d’y apposer l’étiquette que vous aurez imprimée à partir de votre espace client sur le site Conibi et de choisir le Point Relais® le plus proche ou avec les horaires d’ouverture les plus pratiques.

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ecofont4   Nous avions déjà abordé ce sujet avec la police Ecofont qui vous permet d’économiser 20 % d’encre par rapport à    une police classique. Que l’on soit dans une démarche d’économies budgétaires ou de développement durable (ou les 2), économiser l’encre se révèle relativement facile et rapide : il suffit de changer de police d’impression.

Ceux qui nous suivent et auront tenté le quiz pratiques d’impression savent qu’il est préférable d’utiliser une taille de police de 11 qui ne nuit pas à la lisibilité et permet de limiter la consommation d’encre mais aussi de papier.

L’encre étant une denrée excessivement chère (plus chère que certains parfums de luxe), limiter sa consommation génère immédiatement de substantielles économies. Un jeune américain a ainsi mesuré qu’en utilisant la police Garamond à la place de Times New Roman (police par défaut de Word avant Calibri), l’État américain pourrait économiser environ 400 millions de dollars en économisant 24 % d’encre. Certes la police Garamond est plus petite que les autres mais pour la plupart des documents professionnels, elle est tout à fait lisible.

Ce changement de pratiques peut facilement être mis en place et peut servir de tremplin vers des pratiques encore plus économes en encre. En effet, quelle que soit la police utilisée, la plus grande économie d’encre que nous puissions faire reste de limiter nos impressions. Vos utilisateurs accepteront plus facilement de changer de police que de ne plus imprimer leurs mails ,…. dans un 1er temps…

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Maîtrise des dépenses d’impression

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argentNous parlons souvent d’économies et la plupart des projets d’optimisation des systèmes d’impression ont pour objectif de réaliser des économies. De fait, très souvent, les projets bien menés atteignent cet objectif.
Mais, il y a des cas où l’objectif est avant tout fonctionnel : assurer un équipement adapté aux utilisateurs, avoir des outils performants pour répondre à de nouveaux besoins,… Dans ces cas là, en termes financiers, l’objectif sera de maîtriser les dépenses et leur évolution future.

Contrairement à de nombreuses idées reçues, le volume de papier consommé dans le monde et en France ne cesse de croître (+5 % par an). Sans qu’on y prenne garde, la couleur a envahi nos environnements professionnels et pourrait devenir un standard, or elle coûte 10 fois le prix d’une impression N&B. Malgré les nouvelles possibilités d’échange et de stockage de données, les craintes quant à la sécurité engendrent toujours autant (plus ?) d’impressions au cas où.

Tout cela peut amener une hausse régulière du budget d’impression. Pour ne pas se laisser déborder, il vaut mieux mettre en place des mesures qui assureront une évolution voulue et maîtrisée des dépenses. Il est plus facile de mettre en place en préventif une politique d’impression qui définit précisément les usages de la couleur plutôt que de devoir limiter, voire interdire des usages installés. Les utilisateurs considèrent comme un privilège de pouvoir imprimer ce qu’ils veulent quand ils veulent. Il s’agit de leur faire comprendre qu’il s’agit de leur responsabilité de le faire à bon escient et sans gaspillage.

La maîtrise des budgets ne passe pas que par les utilisateurs. Elle passe aussi par des outils de suivi et de gestion qui vont limiter les coûts indirects. Elle passe également par la négociation régulière des conditions de mise à disposition des matériels et des services. La réévaluation régulière des besoins (tous les 4 ans au minimum), la veille sur les évolutions technologiques mais également fonctionnelles, contractuelles et financières, la mise en concurrence des partenaires potentiels sont autant de leviers permettant de contenir les budgets dans les limites souhaitées.

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Dématérialisation

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Au risque de commencer cet article par une évidence connue de tous, il me semble important de définir la dématérialisation par le remplacement de documents papier en fichiers et contenus informatiques. Dans les organisations, elle couvre de nombreux domaines : commandes, factures, appels d’offres publics, courriers,… et si la substitution était complète, elle aboutirait au « Zéro papier » annoncé dans les années 80 (l’autre siècle) et toujours attendue malgré des évolutions notables dans nos vies quotidiennes comme dans nos activités professionnelles.

En fait la dématérialisation regroupe 2 réalités différentes :

  • La dématérialisation native qui consiste à échanger des flux documentaires numériques sans passer par la matérialisation. C’est ce qui se passe quand une entreprise reçoit une facture numérique.
  • La dématérialisation duplicative qui consiste à transformer des documents papier en documents numériques. C’est ce que font les entreprises qui traitent numériquement leurs courriers entrants.

La mise en œuvre de ces procédés implique des contraintes :

  • Un moyen de certifier l’identité des différents intervenants dans le flux documentaire (Signature électronique)
  • Un moyen d’horodater les différentes étapes de ce flux
  • Un moyen de s’assurer que tous les documents liés suivent le flux (enveloppe électronique)
  • Un espace de stockage sécurisé

De plus, elle se heurte aux habitudes et aux craintes. Il n’est pas rare de trouver un système de dématérialisation efficace doublé d’une sauvegarde papier « au cas où ».

Pourtant, elle est réellement source de gains de productivité conséquents (rapidité de transfert, facilité de traitement…) et de développement en facilitant les échanges entre partenaires et agents économiques.

Nous n’en sommes pas au bureau sans papier mais les choses évoluent. Ainsi, le plan France numérique 2020 prévoit que « le papier devra être définitivement abandonné et l’intégralité des démarches administratives devront être dématérialisées ». A suivre donc …

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Au niveau mondial, la consommation de papier est de 70 à 85 Kg par an et par employé. Elle continue à croître de 4 % par an. 3/4 du tonnage des déchets de bureau sont du papier. A eux seuls ces chiffres justifient la nécessité de mettre en place une politique de gestion du papier.

Nous ne reviendrons pas dans cet article sur les pratiques d’impression qui vont réduire la consommation. Mais, nous nous attacherons à la mise à disposition de cette ressource.

Le premier volet à envisager est l’achat. La politique d’achat  de papier est un levier important pour les économies et pour une consommation raisonnée. L’origine du papier, son processus de fabrication, son grammage, son format : autant de critères de choix qui doivent être intégrés aux côtés du prix et de la qualité.

Le second volet est la mise à disposition du papier. La plupart du temps, le papier est présent en libre service au pied des matériels d’impression, comme s’il s’agissait d’une ressource inépuisable. Or, le simple fait d’éloigner la ressource et de la mettre dans un endroit clos mais accessible suffit à faire baisser la consommation. Nous vous conseillons en parallèle de positionner des bacs de récupération de « papier brouillon » près des imprimantes et copieurs pour éviter que les erreurs d’impression n’aillent directement à la poubelle (nous vous rappelons qu’il n’est pas conseillé de les repasser dans le matériel d’impression laser sous peine de le salir excessivement et de générer des pannes). Ces bacs seront ensuite relevés et redistribuer dans les services pour servir de brouillons manuels (si vous disposez de matériels de reliure, ils deviendront des blocs notes pratiques et gratuits).

Ces nouveaux usages couplés à une campagne de communication sur les objectifs visés et régulièrement sur les résultats obtenus (% de baisse de consommation par mois, par trimestre, par service, par matériel,…) permettront d’avoir une meilleure maîtrise de la ressource papier.

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Marchés publics et dématérialisation

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Depuis une quinzaine d’années, l’État encourage les administrations à dématérialiser leurs achats. Les objectifs sont clairs : réduire les consommations de papier, faciliter les les échanges avec les entreprise, accroître la visibilité des consultations et alléger la charge de travail des personnels chargés des marchés publics.

Ainsi, la publication en ligne des DCE s’est généralisée depuis 2005. La réponse dématérialisée peut être imposée et ne peut plus être refusée pour les marchés supérieurs à 90 000 €.

Cette dématérialisation a de nombreux avantages pour les 2 parties :

  • Sécurisation des envois de documents
  • Économies pour les entreprises qui n’ont plus à imprimer les documents
  • Gains de temps pour les 2 parties
  • Meilleure visibilité et donc augmentation du nombre de candidats…

Pourtant, cette dématérialisation peine à se généraliser. En effet, elle nécessite une réelle réorganisation pour celui qui consulte (mise en ligne, réception électroniques des offres,…) et pour celui qui répond (refonte des documents, flux d’informations, signature électronique…).

De plus, la diversité des plateformes (leur complexité) reste un frein conséquent pour les entreprises.

Je terminerai par cette question : la dématérialisation des marchés publics atteint-elle son objectif de réduction de la consommation papier ? Pour les entreprises qui la pratiquent incontestablement oui. Mais pour les administrations qui rematérialisent les réponses pour analyse ?

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DSI et imprimantes

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Les imprimantes sont très souvent un sujet de plaintes de la part des Directions informatiques : elles sont sources de réclamations de la part des utilisateurs (pannes, fonctionnement, drivers, consommables,…), elles sont sources de problèmes face à certaines applications métier (mise en page, émulations,…), elles sont sources de coûts plutôt croissants dans un budget toujours plus contraint.

Optimiser leur utilisation et limiter leurs coûts de fonctionnement sont donc depuis longtemps des objectifs des DSI. Or, plus il y a d’ordinateurs, de tablettes et de smartphones, plus on imprime. Ainsi, selon IDC, l’impression représente entre 15 et 30 % des budgets dédiés à l’informatique.

Après le remplacement des imprimantes jet d’encre par des imprimantes réseau laser, les nouvelles pistes d’optimisation du parc d’imprimantes passent par l’infogérance plus ou moins poussée.

En effet, la prise en charge de la maintenance par le prestataire de services libère les équipes internes de la partie réclamations des utilisateurs. Les machines sont réputées toujours disponibles et informent de plus en plus automatiquement leur mainteneur de tout dysfonctionnement. Le fournisseur assure automatiquement l’approvisionnement en consommables sans que la DSI ait à sa charge la gestion d’un stock de cartouches multi marques, multi références. Il peut même assurer la récupération et le recyclage des consommables usagés.

L’infogérance couvre bien d’autres besoins (nous aurons l’occasion d’en reparler plus en détails) et les services sont proposés à la carte à des Directions informatiques qui souhaitent se libérer partiellement ou totalement, immédiatement ou progRessivement des contraintes de l’impression.

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Les 3 leviers de l’optimisation

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La révolution annoncée de la dématérialisation se fait attendre. Malgré le consensus apparent autour de ses avantages, la culture papier domine. L’impression semble donc avoir encore de beaux jours devant elle. Malgré tout, la responsabilité des acteurs de l’impression est bien de préparer les organisations et leurs utilisateurs aux changements à venir. Les projets d’optimisation des moyens d’impression doivent intégrer cet objectif au-delà de l’objectif d’économies budgétaires.

Ainsi la sécurité de l’information circulante fait partie intégrante des projets d’optimisation. Pourtant, seulement 40 % des entreprises ont adopté des solutions pour sécuriser l’impression ou la circulation des documents scannés. Les outils existent, les politiques d’impression les prévoient souvent mais la pratique est plus chaotique.

Autre préoccupation omniprésente dans les projets d’optimisation, le développement durable. Il s’agit d’imprimer mieux et moins dans le cadre d’une démarche écocitoyenne. Il est pourtant encore difficile de s’appuyer sur la prise de conscience individuelle qu’il faut s’interroger sur l’absolue nécessité de chaque impression. Le levier financier est souvent plus efficace pour faire changer les usages et limiter les impressions inutiles et pourtant là encore les outils existent.

La renégociation des contrats peut faire jouer fortement le levier financier mais seule une étude complète et une refonte des usages d’impression peut faire jouer les leviers de la sécurité et du développement durable qui amplifieront le levier financier.

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