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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Plateformes de dématérialisation

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Vous le savez, les multifonctions ne sont pas de simples copieurs qui impriment. Ils sont devenus des maillons importants de la chaîne documentaire. Ainsi les MFP peuvent devenir de véritables plateformes de dématérialisation.

Les multifonctions intelligents permettent de capturer des documents et de commencer leur traitement. Ainsi grâce à l’écran tactile, ils permettent l’indexation des documents sur la base de mots clés ou de références. Ils intègrent la reconnaissance de texte. Ils vont permettre de façon simple de diriger les documents numérisés vers des répertoires partagés. Grâce à des passerelles (connecteurs), ils vont permettre d’intégrer directement les documents dans les applications centrales (CRM, comptabilité,…).

Ces fonctionnalités sont de plus en plus simples d’accès puisque la personnalisation des écrans des multifonctions permet de créer des boutons pour chaque profil d’usage : le click sur un bouton permet de scanner dans un format défini, vers une destination définie. Ainsi, le service clients peut numériser les courriers entrants en un click sur le bouton qui lui est dédié. Les documents seront traités et intégrés dans le logiciel de gestion de la relation client rapidement, facilement  et en toute sécurité.

Ces multifonctions en mode distribué permettent d’optimiser à la fois l’espace et les coûts associés.

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Economie de fonctionnalité

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L’économie de fonctionnalité consiste à vendre l’accès aux fonctions d’un bien plutôt que le bien lui-même. cette économie n’est pas récente. Ainsi, nous avons depuis longtemps adopté le café moulu, causant la faillite des fabricants de moulins à café. Mais elle se développe vers de nouveaux biens, en parallèle de l’économie collaborative (louer son véhicule lorsqu’on ne l’utilise pas) et de l’économie circulaire (recyclage, rénovation,…).

L’économie de fonctionnalité existe depuis de nombreuses années dans le monde du photocopieur. Avec l’arrivée de la notion de TCO, elle s’étend à tous les systèmes d’impression. Ainsi, vous payez pour une solution d’impression, pour la production des documents qui sont nécessaires à votre organisation pas pour une machine (souvent laide, bruyante et encombrante !). Les offres prendront la forme d’un coût unique à la page incluant la mise à disposition des matériels nécessaires, les consommables, la maintenance, la formation des utilisateurs, le pilotage du parc,… Mais elles peuvent aussi prendre la forme d’une location trimestrielle (qui peut être perçue comme un abonnement pour la mise à disposition de matériels) et un prix à la page qui regroupe le reste des services.

Cette approche permet de limiter la surproduction de biens industriels. En effet, l’intérêt du prestataire est que les matériels soient le  utilisés le plus possible et durables (l’obsolescence programmée serait contreproductive dans ce cadre). Dans le même esprit, le fabricant a intérêt à prévoir et favoriser dès le départ le recyclage et la modularité pour augmenter la durée de circulation des matériels et donc sa rentabilité.

Au final, l’économie de fonctionnalité apporte une contribution au développement durable qui va même au-delà de la réduction des impacts énergétiques et de l’obsolescence : la notion de services de l’économie de fonctionnalité peut entraîner la création d’emplois de proximité, non-délocalisables, en développant des activités de maintenance, de formation, de pilotage, …

Sources : ParisTech Review

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Infogérance et systèmes d’impression

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Nous avons eu l’occasion d’évoquer l’infogérance des systèmes d’impression dans un article précédent sans préciser tout ce que regroupe ce terme. Il s’agit en fait de tous les services associés à vos parcs de systèmes d’impression et destinés à optimiser leur utilisation. Vous entendrez également parler de MPS (Managed Print Services) si vous recevez les commerciaux des prestataires capables de vous proposer ces services.

Confier la gestion de son parc de systèmes d’impression commence très souvent par le diagnostic de la situation actuelle et la définition des besoins. Ces études et analyses portent sur les matériels mais aussi sur les usages, les modes opératoires. Cela se poursuit avec des préconisations sur ces différents points prenant la forme d’une politique d’impression.

Ensuite, les fournisseurs potentiels sont appelés à proposer leurs services d’infogérance. Ceux-ci porteront sur :

  • Le déploiement programmé du parc : pilote, paramétrages, formations,…
  • De services de maintenance préventive : alertes automatiques, programmation annuelle,…
  • De services de maintenance curative : alertes automatiques, interventions sur sites, hot line,…
  • Une gestion automatisée des consommables : stocks tampon, approvisionnement automatique,…
  • Un accompagnement des utilisateurs : formations, communication,…
  • Un pilotage du parc : outils de suivi, comités de pilotage, plans de progrès,…
  • Des outils de maîtrise des consommations : quotas, badges, codes,…
  • Une gestion des flux documentaires : archivage, routage,…

Avoir recours à l’infogérance permet non seulement de réduire les coûts, mais également d’améliorer l’efficacité des services, la productivité des employés, ainsi que la sécurité des données et la mobilité.

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DSI et imprimantes

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Les imprimantes sont très souvent un sujet de plaintes de la part des Directions informatiques : elles sont sources de réclamations de la part des utilisateurs (pannes, fonctionnement, drivers, consommables,…), elles sont sources de problèmes face à certaines applications métier (mise en page, émulations,…), elles sont sources de coûts plutôt croissants dans un budget toujours plus contraint.

Optimiser leur utilisation et limiter leurs coûts de fonctionnement sont donc depuis longtemps des objectifs des DSI. Or, plus il y a d’ordinateurs, de tablettes et de smartphones, plus on imprime. Ainsi, selon IDC, l’impression représente entre 15 et 30 % des budgets dédiés à l’informatique.

Après le remplacement des imprimantes jet d’encre par des imprimantes réseau laser, les nouvelles pistes d’optimisation du parc d’imprimantes passent par l’infogérance plus ou moins poussée.

En effet, la prise en charge de la maintenance par le prestataire de services libère les équipes internes de la partie réclamations des utilisateurs. Les machines sont réputées toujours disponibles et informent de plus en plus automatiquement leur mainteneur de tout dysfonctionnement. Le fournisseur assure automatiquement l’approvisionnement en consommables sans que la DSI ait à sa charge la gestion d’un stock de cartouches multi marques, multi références. Il peut même assurer la récupération et le recyclage des consommables usagés.

L’infogérance couvre bien d’autres besoins (nous aurons l’occasion d’en reparler plus en détails) et les services sont proposés à la carte à des Directions informatiques qui souhaitent se libérer partiellement ou totalement, immédiatement ou progRessivement des contraintes de l’impression.

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Critère développement durable

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Les multifonctions génèrent des impacts environnementaux tout au long de leur cycle de vie. Pour prendre en compte cette problématique dans le processus d’achat public de photocopieurs, vous pouvez utiliser les critères suivants :

  • Respect de la réglementation existante : utilisation de substances dangereuses dans la conception (Directive 2002/95/CE du 27 janvier 2003) et fin de vie des photocopieurs (Directive 2002/96/CE du 27 janvier 2003) ;
  • Consommation d’énergie de l’appareil ;
  • Nuisances sonores générées par le copieur ;
  • Émission de gaz et de poussières dans l’air ambiant ;
  • Utilisation de matériaux recyclés dans la conception;
  • Recyclabilité du photocopieur.

L’acheteur peut ainsi exiger ou apprécier la présence de référentiels de qualité environnementale dans les réponses des candidats :

  • label de qualité environnementale : écolabel Ange bleu ou Cygne nordique ;
  • label de consommation d’énergie de l’appareil : label Energie Star ;
  • proposition de produits remanufacturés (remise à neuf d’un copieur à partir de plusieurs copieurs) ou reconditionnés (copieur mis à neuf en nettoyant, démontant et en changeant les pièces nécessaires).

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    Reconditionnés ou neufs ?

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    De tous temps, il a existé un marché des copieurs d’occasion. Mais, ce marché a fortement évolué.

    D’abord, la généralisation de la location pour 3 ou 4 ans a mis sur le marché de nombreux matériels plutôt en bon état mais dépassés technologiquement. Depuis longtemps, ces matériels ont  intégré des filières de reconditionnement. Le reconditionnement ne peut s’appliquer qu’à des matériels qui n’ont pas imprimé plus de 30 à 50 % de leur potentiel constructeur. Le moteur d’impression est donc encore en mesure de produire des volumes conséquents. Le copieur est remis en état de façon à retrouver l’aspect du neuf (carters extérieurs, pièces d’usure changées…) et à pouvoir bénéficier des mêmes garanties (prix à la page plus élevé en général mais même service de maintenance). Ces matériels étaient surtout destinés à l’export car ils ne présentaient pas les fonctionnalités des matériels neufs. Les choses évoluent ces dernières années puisque les progrès technologiques sont plus limités que dans les années 90. On peut donc trouver des matériels reconditionnés qui possèdent la productivité des multifonctions plus récents.

    Dans le cadre d’un budget très contraint, ils peuvent constituer une alternative intéressante (jusqu’à 50 % d’économies sur l’acquisition).

    Dans le cadre d’une démarche de développement durable, le reconditionnement permet de prolonger la durée de vie des équipements. Pourquoi ne pas envisager de faire reconditionner ses copieurs de plus de 5 ans peu utilisés et de les louer à nouveau mais à moindre coût pour 3 ans ?

    Le recours à des matériels reconditionnés est également un bon moyen de répondre à un besoin ponctuel à court terme (matériel destiné à une agence qui n’ouvre que pour 18 mois le temps de travaux par exemple) ou une solution pour ramener toutes les échéances de location au même point (j’ai 5 matériels qui sont en fin de location alors que le reste du parc n’est à échéance que dans 2 ans, je loue des reconditionnés pour 2 ans sans surcoût sur les loyers).

    Bien sûr, dans la perspective du changement d’un parc supérieur à 10 machines, cette solution pose le problème d’un parc hétérogène (difficile de trouver 10 matériels semblables avec les mêmes options sauf s’il s’agit de votre propre parc) et de sa disponibilité.

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    C’est une question récurrente pour les acteurs de la commande publique. Les arbitrages se font souvent selon les habitudes et les convictions du responsable de ces équipements et on peut noter un certain clivage selon qu’il s’agisse de la Direction informatique plus habituée à acheter ses matériels ou de la Direction des services généraux habituée à la location par les usages des fournisseurs.

    Autre critère habituel pour arbitrer ce débat : les budgets. Si les budgets de fonctionnement sont contraints, l’acquisition peut être tentante et, au contraire, si d’importants investissements doivent être menés par ailleurs ou si l’endettement est une problématique sensible, la location devient une alternative intéressante.

    Malgré tout, la location avec contrat de maintenance est la pratique largement la plus répandue (90 % des placements en France). Les grands acteurs de ce marché proposent tous également la location sous forme de prix unique à la page incluant la location et la maintenance mais cette offre présente des contraintes qui limitent son utilisation (volumes imposés le plus souvent pour garantir le revenu du prestataire, prix plus élevés car le prestataire provisionne le risque d’une baisse des volumes).

    Cette suprématie de la location avec contrat de maintenance s’explique par les nombreux avantages qu’elle apporte par rapport à l’achat :

    Elle permet de faire évoluer le parc de matériels au plus près des évolutions de besoins. L’achat sera amorti sur 5 ans et interdira donc toute évolution sur cette période sauf à ajouter des matériels. Or, les organisations connaissent en général des évolutions significatives, impactantes pour les besoins en impression, sur des périodes de 2 à 3 ans (restructuration, contrainte budgétaire, déménagement,…). La location permet donc de revoir les outils d’impression tous les 3 ou 4 ans.

    Elle ne diminue pas la capacité d’endettement de l’organisation.

    Enfin, face aux évolutions technologiques et aux baisses de prix sur ce marché, la location permet de relancer une mise en concurrence tous les 3 ou 4 ans et donc d’obtenir des matériels performants, dotés d’outils modernes au meilleur prix.

    Ces constats sont d’ailleurs également faits par la Direction des Affaires Juridiques de Bercy dans son Guide de l’acheteur public en matière d’impression et de reproduction de documents. Le groupe d’Étude de Marché chargé des achats de matériels de reprographie conseille également la location assortie d’un contrat de maintenance pour financer ces équipements.

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    Comment marche l’impression laser ?

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    Dans notre série « Comment ça marche », nous allons vous expliquer le fonctionnement d’une impression laser : copieur ou imprimante puisqu’à la base l’imprimante laser a été inventée par Xerox par modification d’un copieur. D’ailleurs on parle de processus xerographique. Ce procédé d’impression est apprécié pour sa qualité et sa précision.

    L’opération se décompose en 6 étapes :

    1 Le tambour est chargé en électricité statique. Il s’agit d’un tube qui a une assez longue durée de vie mais qui est tout de même du consommable et qui coûte relativement cher.

    2 Le tambour reçoit l’image à imprimer grâce au RIP (Raster Image Processor) qui a traduit l’information reçue depuis l’ordinateur en langage compréhensible par l’imprimante. L’image est envoyée très précisément sur le tambour via le laser (ou plutôt des diodes laser) qui inverse la charge électrique du tambour aux endroits imprimés.

    3 Le tambour passe devant une fine couche de toner qui a été déposée sur le développeur. Le toner est attiré par les zones où la charge électrique a été inversée et repoussé par les autres. Il ne se dépose donc que sur les zones qui ont été « imprimées » par le laser.

    4 Le tambour transfère ce toner sur la feuille de papier.

    5 L’encre est fixée sur le papier grâce à une cuisson à environ 200°C combinée à une pression.

    6 Le tambour est nettoyé des surplus d’encre et sa charge est annulée pour qu’il soit prêt pour la prochaine impression.

    Toutes ces opérations se déroulent à l’intérieur de la machine dans un circuit circulaire.

    Peut-être comprenez-vous mieux pourquoi les feuilles sont un peu tièdes quand elles sortent de la machine, pourquoi une imprimante laser consomme plus d’électricité qu’une imprimante jet d’encre (la cuisson nécessite de l’énergie), pourquoi les feuilles sont légèrement enroulées…

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    Len enjeux de la dématérialisation pour la gestion clients

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    La dématérialisation des documents de l’entreprise fait partie des projets à courts termes de très nombreuses organisations privées et publiques. Elle est très souvent associée au traitement des factures clients ou fournisseurs. La commande client paraît peu prise en compte dans ces projets alors que sa dématérialisation pourrait être très profitable en termes d’optimisation de la gestion du poste client et de la relation client.

    Si les entreprises sont très soucieuses du traitement des commandes, depuis leur saisie dans l’ERP jusqu’à leur facturation, la phase entre la réception de la commande et sa saisie dans le progiciel de gestion reste bien souvent un processus manuel peu optimisé. Pourtant, ce traitement manuel constitue une tâche fastidieuse, chronophage et source d’erreurs qui impacte directement la satisfaction clients tout en mobilisant des ressources précieuses qui pourraient être utilisées à des fins à plus forte valeur ajoutée tel que le service client.

    Dans le même temps, les modes de réception des commandes clients se sont largement diversifiés (fax, mails, courriers,…), rendant du coup leur traitement plus complexe alors qu’il est stratégique.

    La dématérialisation de ces commandes apporte des solutions concrètes à cette problématique. En effet, en supprimant la saisie manuelle, elle facilite le traitement automatique quel que soit le mode de réception. Cette automatisation apportera une amélioration de la qualité (minimisation des erreurs, traitement plus rapide,…), des gains de productivité, une plus grande traçabilité du flux. A terme, ces gains de traitement de la commande entraînera des encaissements plus rapide et donc une amélioration des flux de trésorerie. En dehors de ces avantages liés à la gestion clients, la dématérialisation entraîne des réductions de coûts de production et de stockage des documents papier.

    En conclusion, après les factures clients et fournisseurs, la commande client devrait devenir le 3ème document à dématérialiser.

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    Impressions par badges et administrations publiques

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    Les administrations sont souvent des lieux ouverts au public avec un grand nombre de bâtiments et de sites d’implantation. Ces lieux accueillant de nombreux visiteurs, les organisations doivent veiller à ce que les personnes non habilitées n’aient pas accès aux documents contenant des informations confidentielles. Elles doivent également sensibiliser leurs agents à des pratiques responsables en termes de sécurité.

    Les documents imprimés sur les imprimantes ou les multifonctions situés dans les couloirs peuvent être égarés, récupérés par des utilisateurs non autorisés ou lus par des visiteurs (26% des salariés français ont trouvé des documents confidentiels sur une imprimante ou un photocopieur). Le secteur public et les administrations cherchent constamment  à empêcher les fuites de documents internes contenant des informations sensibles et à contrôler les opérations d’impression sur les appareils multifonctions.

    De plus, ces organisations sont financées par des fonds publics et sont soumises à une importante pression budgétaire. Leurs autres préoccupations sont donc également de pouvoir gérer les coûts de façon détaillée, d’empêcher les impressions inutiles et de s’inscrire dans une démarche de protection de l’environnement. Or, sans une gestion d’impression centralisée, il est impossible de contrôler entièrement les opérations d’impression et d’imputer les coûts aux différentes directions et aux différents services.

    Les administrations publiques peuvent compter entre plusieurs dizaines et plusieurs milliers d’employés. Si certains disposent encore de leur propre imprimante dans leur bureau, ils sont de plus en plus nombreux à utiliser des imprimantes multifonctions situées dans les couloirs accessibles à presque tout le monde, y compris les usagers. Il est donc essentiel de pouvoir contrôler l’accès aux documents par le biais d’une authentification. De plus, comme les employés peuvent travailler à différents étages voire dans plusieurs bâtiments, il est utile pour eux de pouvoir imprimer leurs documents où qu’ils soient, et à tout moment.

    Les agents sont de plus en plus familiers de l‘utilisation de badges (pour l’accès aux bâtiments, pour l’enregistrement de présence, pour la restauration collective,…). Ces utilisations peuvent tout à fait être étendues à l’authentification pour impression sécurisée. Cette méthode s’avère beaucoup plus efficace et fiable que les codes utilisateurs. En effet, les codes ne restent pas confidentiels très longtemps alors que le badge est personnel et engage la responsabilité de son détenteur. De plus la lecture du badge est plus rapide et plus simple que la saisie d’un code assez long (si l’on veut vraiment sécuriser l’impression 4 chiffres ne sont pas suffisants) sur un clavier.

    Comme toutes les opérations d’optimisation de l’usage des moyens d’impression, la mise en place de cette authentification par badges nécessite un accompagnement des utilisateurs. Il sera d’autant plus important que très souvent les utilisateurs ne sont pas du tout sensibilisés aux enjeux de la sécurité documentaire.

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