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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Maîtrise des budgets publics

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auditCette semaine, à deux reprises, je suis tombée sur un sujet à propos des budgets des collectivités territoriales : à la télé et à la radio. Dans les deux cas, il y était question de maîtrise des budgets dans une conjoncture où les dotations de l’État sont en forte baisse et les besoins en forte hausse. Dans les deux cas, les intervenants (un président de département et un directeur de cabinet de région) faisaient le constant que le seul moyen de poursuivre les missions de leur collectivité était de réduire les budgets de fonctionnement. Et les deux ont évoqué la réduction et la maîtrise des coûts d’impression comme piste à explorer.

Vous imaginez bien que je ne les contredirai pas. J’ajouterai juste que la réduction des coûts d’impression ne doit pas entraîner de blocages à l’activité des agents, au contraire, ils doivent apporter une plus grande souplesse et davantage de fonctionnalités tout en permettant une évolution des usages. C’est la clé pour que les économies réalisées soient durables et n’engendrent pas des coûts exponentiels pour les budgets suivants.

Sujet d’actualité donc, à méditer pour les budgets 2016…

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inidcateursLa gestion de projet contient toujours un volet suivi des résultats. L’optimisation des moyens d’impression n’y échappe pas : il faut suivre les performances du parc de systèmes d’impression sous peine de subir très vite des déviations qui seront fatales à la productivité, aux budgets, aux relations avec les fournisseurs et qui mettront l’acheteur en position très délicate face au mécontentement de tous.

Les indicateurs les plus évidents (ceux proposés par votre prestataire de services) sont les délais moyens d’intervention, le taux d’indisponibilité et le TCO.

Ils sont intéressants et devraient d’ailleurs être plus systématiquement mis en place et utilisés. Ainsi, le TCO devrait être calculé au moins 2 fois par an et non pas tous les 3 ans, au moment de revoir le contrat de location. Cela permettrait de limiter les dérives liées au gaspillage, aux facturations hors contrat de maintenance, aux achats au coup par coup,…Malgré leur intérêt, ils ne sont pas suffisants pour s’assurer que les choix qui ont été faits suite à l’audit sont bien pertinents.

Il peut y avoir des ajustements à faire dans les premiers temps qui suivent l’implantation d’un nouveau parc ou entre 2 phases d’un plan à moyen terme. Ces ajustements sont toujours délicats car ils peuvent être perçus comme une remise en cause des décisions prises. Pourtant, ils sont naturels. En effet, les organisations évoluent tellement rapidement qu’entre l’audit et l’implantation des premières machines les besoins ont pu changer (emplacements, fonctionnalités,…). Le plus souvent les préconisations sont issues d’extrapolations qui ont fait leurs preuves mais ne nous mettent pas à l’abri d’un écart imprévisible. Le plus grave serait de ne pas s’assurer que ce type d’ajustement s’impose et de ne pas admettre leur nécessité. En effet, ces petits écarts de départ se transforment très vite en mécontentement général, en pannes à répétition, en surcoûts,…

Il est donc indispensable de mettre en place un véritable tableau de bord du parc incluant des indicateurs qualitatifs. Ce tableau de bord doit être opérationnel dès le premier changement dans le parc et son suivi doit au moins être biannuel, plus fréquent dans le cas d’un parc important et réparti sur plusieurs sites.

Et si dans ces indicateurs, vous mesuriez le volume de papier jeté au pied de vos photocopieurs ?….

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argentEn cette période de coupes budgétaires, notamment dans les collectivités territoriales, « se payer » un audit neutre et objectif devient difficile.

Certains pourront alors être tentés de succomber aux sirènes des acteurs du marchés des systèmes d’impression qui vous promettent un audit gratuit. Au risque de se répéter, nous continuons à affirmer que ces « audits » ne sont pas gages d’économies et de productivité pour l’audité mais pour l’auditeur.

D’autres choisiront ou seront contraints de mener le projet de renouvellement du parc de systèmes d’impression avec les ressources internes. Nous savons tous que cela se traduit très souvent par un renouvellement de 1 pour 1  par manque de temps dans la définition des besoins et par manque d’expertise sur ce sujet particulier.

Pourtant, l’optimisation des impressions est un moyen avéré de générer des économies substantielles et durables sur les budgets de fonctionnement.

Pour concilier vos contraintes budgétaires et l’optimisation de vos moyens d’impression, ASSPI vous propose une prestation d’accompagnement à l’audit. Il s’agit de vous transférer nos compétences et savoirs faire pour que vous puissiez mener à bien la définition des besoins et l’établissement de  la politique d’impression et de vous accompagner dans les étapes de la consultations des entreprises qui suivra (création des outils de réponse technique, des outils de mesure de critères de notation, conseils et relecture,…).

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Relire vos contrats actuels…

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enquêteVous louez vos copieurs et le terme de cette location approche ? Et si vous relisiez vos contrats de location et de maintenance ?

D’abord, il est toujours utile de s’assurer de la date précise de la fin du contrat de location. En effet, il vous faudra affirmer votre souhait de ne pas le reconduire tacitement. Faites-le même si vous êtes content de votre prestataire. Cela vous permettra de rediscuter des conditions de ses prestations. Cela vous permettra de diminuer fortement le montant du loyer si vous décidez de garder le matériel au-delà de la fin du contrat initial. Cela vous permettra de réfléchir à nouveau à vos besoins.

Ensuite, il faut vous assurer que la reprise physique des matériels est prévue et gratuite. Vous saurez ainsi quelles procédures mettre en œuvre pour faire retirer un matériel que vous ne souhaiteriez pas garder.

Enfin, assurez-vous que le contrat de maintenance se termine en même temps que la location. Eh oui ! Ce n’est pas toujours le cas. Cela vous permettra d’obliger votre prestataire à entretenir le matériel jusqu’à la fin du contrat de location quand il pourrait être tenté de limiter ses coûts d’intervention sur une machine destinée à sortir de son parc. Cela vous évitera également de continuer à payer des forfaits de maintenance alors que vous n’avez plus le matériel.

Cette relecture vous donnera sûrement des sujets de négociation pour votre prochain équipement…

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papier4Au cours des audits, lors des entretiens utilisateurs, nous cherchons à connaître les usages qui sont faits des pages imprimées. Sont-elles stockées, diffusées, annotées,…? Dans de très nombreux cas (surtout dans les PME), on nous répond que les documents sont imprimés pour être archivés au cas où. Un même document peut d’ailleurs être archivé plusieurs fois tout au long de sa chaîne de diffusion. Ainsi une facture fournisseur peut être imprimée (copiée) par le service utilisateur (parfois par l’assistante et par le responsable), par la comptabilité et par l’expert comptable.  Or, ces pratiques qui semblent sécuriser tout le monde sont loin d’être si fiables qu’il y paraît. D’abord, les systèmes de classement papier sont divers et variés et sans transmission d’une méthodologie commune à tous, il est probable que le document ne sera pas retrouvé. Ensuite, le document papier est relativement fragile : il brûle, il absorbe les liquides (eau, humidité, café,…), l’encre s’efface avec le temps. Enfin, un archivage papier peut facilement être volé (copies, vols physiques,…).

Le meilleur moyen de sécuriser la conservation et l’accès aux documents c’est la sauvegarde régulière (quotidienne ou hebdomadaire) des documents numériques.

Pour sauvegarder vos données, vous pouvez utiliser des supports externes tels qu’un disque dur externe réservé exclusivement à cet usage, ou, à défaut, un CD ou un DVD enregistrable que vous rangerez ensuite dans un lieu éloigné de votre ordinateur, de préférence à l’extérieur de l’entreprise pour éviter que la destruction des données d’origine ne s’accompagne de la destruction de la copie de sauvegarde en cas d’incendie ou d’inondation ou que la copie de sauvegarde ne soit volée en même temps que l’ordinateur contenant les données d’origine.

Les nouvelles solutions de stockage sur Internet (cloud) doivent être abordées avec précaution car elles peuvent faire l’objet d’attaques informatiques et peuvent induire des risques sur la confidentialité, la disponibilité et l’intégrité des données.

En plus, d’être plus fiables et plus économes (coûts d’impression réduits), ces sauvegardes régulières vous permettront de gagner de la place et de vous débarrasser de ces affreuses armoires qui peuplent les fonds de bureau.

Sources : CGPME Guide des bonnes pratiques en informatique

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Ce petit rappel de ce que représente une page imprimée en termes d’impact sur l’environnement mais aussi en termes de dépenses devrait vous encourager et vous motiver pour réduire vos impressions.

Sans être trop ambitieux au début, nous vous proposons 5 actions à mettre en place d’ici la fin de l’année.

  • Paramétrer vos drivers d’impression et vos matériels en recto-verso par défaut. Profitez-en pour paramétrer le N&B par défaut. Cela ne réduit pas le volume de pages imprimées mais limite la consommation d’encres.
  • Réduisez la taille de vos polices d’impression par défaut (11 suffit généralement)
  • Réduisez les marges par défaut de vos documents.
  • N’imprimez plus vos mails.
  • Organisez l’archivage électronique des documents plutôt que de faire de la place dans vos armoires.

Bonne rentrée …

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Achat VS Location

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questionsLe débat entre achat et location ne date pas d’hier, en particulier dans les administrations. C’est un peu comme MAC ou PC. Les tenants de chaque solution sont très convaincus, certains n’hésitant pas à copieusement critiquer l’autre solution. Pour ma part, j’ai depuis longtemps abandonné l’idée de convaincre les tenants de l’achat que ce n’est pas forcément la meilleure solution (et pourtant !).

Cependant, pour ceux qui hésitent, comparons les 2 solutions :

  • L’achat engendre un amortissement comptable  sur 5 années qu’il convient de savoir gérer. La location est une charge comme une autre.
  • Pendant cet amortissement les matériels ne peuvent pas évoluer en fonction de l’évolution des besoins. Les prévisions  au-delà de 2 années sont de plus en plus difficiles, il est donc quasiment impossible d’établir un cahier des charges pour des matériels achetés qui resteraient en parc plus de 5 ans. La location permet de gérer le parc sur une durée plus courte (entre 3 et 5 ans)
  • Le marché des systèmes d’impression connaît une évolution technologique et une compétition de constructeurs telles que le renouvellement des gammes se fait sur une, deux ou trois années. Cela s’accompagne d’une évolution des prix dont l’acheteur se prive à court terme alors que le locataire peut faire une mise en concurrence tous les 3 ans.
  • Les contrats de maintenance sont en général de 3 ans et les prix à la page montent très vite passée cette 1ère durée. Ainsi un parc acheté et qui resterait en place entre 5 et 7 ans (durées généralement constatées) finira par coûter très cher en maintenance, voir par ne plus être maintenu par le prestataire. En location, le matériel appartenant au prestataire, il l’entretient tout le temps de la location et l’évolution des prix de maintenance est encadrée.
Pour ceux qui douteraient encore, le SAE ne donne pas d’autre conseil que celui de louer dans la majorité des cas.
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Réfléchir à vos coûts d’impression

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argentLa période estivale est souvent l’occasion de prendre un peu de recul et de s’interroger sur les actions qu’il faudra mener en septembre. C’est le moment de se pencher sur les coûts d’impression si vous voulez que vos budgets soient optimisés pour commencer l’exercice 2016 (et oui, il faut du temps..).

Je vous propose donc de commencer par revoir (voir ?) ce que sont ces fameux coûts d’impression.

3 éléments sont évidents pour tous :

  • Les coûts d‘acquisition : amortissements, loyers…
  • Les consommables : encres, toners, tambours, papiers…
  • La maintenance : extensions de garantie, maintenance forfaitaire ou à la page…

Mais ils ne constituent que la partie visible de vos réels budgets d’impression. Il faut leur ajouter les éléments suivants :

  • Les pages imprimées non utilisées : pages jetées car ratées, oubliées, lues une seule fois…
  • Le temps passé par les collaborateurs à régler les problèmes techniques : drivers, bourrages, appel SAV…
  • Les pertes de productivité : immobilisation matériels inadaptés,méconnaissance des fonctionnalités, mauvaise circulation de l’information…
  • La gestion des factures des prestataires : enregistrement comptable, réclamations, avoirs…
  • L’impression de pages couleur non maîtrisée : mails, brouillons…

Si les 3 premiers éléments sont les plus évidents, ils ne sont pas pour autant toujours identifiés car certaines factures sont « obscures » et certains contrats « opaques ».

Quant aux autres éléments, ils sont presque toujours oubliés dans les calculs alors qu’ils constituent une source très importante d’économies.

En tant qu’expert de ces sujets, nous vous fournissons une photographie éclairée de vos coûts réels et vous accompagnons dans la mise en place de solutions sur mesure, adaptées à vos besoins et économes.

Contactez-nous : iobiols@asspi.fr ou 06 81 02 89 74

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Prévention des déchets de bureau

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papier4La meilleure prévention des déchets de bureau liés aux impressions est de réduire le nombre de pages imprimées. Dit comme ça, c’est une évidence. Dans la pratique, cela exige de combiner plusieurs actions.

Dans son Guide pour l’éco-responsabilité, l’Ademe fait un zoom particulier sur le papier et les impressions.

Il y est notamment question de l’impact du choix des équipements. Ainsi, les imprimantes laser sont à privilégier en portant une attention particulière aux fonctionnalités telles que le recto-verso, l’impression brouillon, l’impression de plusieurs documents par page… La possibilité d’utiliser des toners de grande capacité peut également être un critère car elle permet de jeter moins de cartouches vides et représente souvent des économies budgétaires non négligeables.

Autre piste de réflexion : les pratiques d’impression. Nous en avons déjà traité à plusieurs reprises mais il ne semble pas inutile de rappeler que la réduction des marges, de la taille des polices, l’impression en recto-verso, l’aperçu avant impression sont autant de sources de diminution de la consommation de papier .

La gestion de l’approvisionnement en papier est également cité par l’Ademe comme facteur d’économies de papier.

Sources : Ademe

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Le coût d’un appel d’offres

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argentIl y a déjà quelques temps, le Géfil (Syndicat National de l’ingénierie loisirs, culture et tourisme) a mené une étude pour répondre à cette question cruciale.
Il en a déduit que pour les donneurs d’ordres, sans audition des candidats, le coûts moyen est de 7 500 € HT et de 10 500 €  HT avec la phase de négociation. Ces évaluations tiennent compte du temps nécessaire pour toutes les étapes de la définition des besoins à l’attribution et son suivi (10 jours). Elles portent sur des consultations nécessitant un cahier des charges étoffé. Cependant, l’étude apporte une précision concernant la définition des besoins qui devrait être prépondérante dans la préparation de l’appel d’offres et pourrait donc à elle seule nécessiter 10 jours ce qui fait passer le coût moyen sans audition à 12 500 € HT. C’est le cas des procédures portant sur les systèmes d’impression pour lesquels la définition des besoins nécessite très souvent un travail d’inventaire et d’analyse conséquent.
Or, il n’est pas rare de voir des appels d’offres portant que les systèmes d’impression déclarés infructueux parce que les besoins avaient été mal évalués (budgets sous-évalués, contraintes omises,…) ou par manque de candidats (pénalités trop importantes, exigences disproportionnées,…).  Pire, quelques procédures sont annulées suite à des réclamations de candidats évincés (problèmes de critères, de notation,…). C’est donc à chaque fois un budget d’environ 10 000 € HT qu’il faut dépenser à nouveau pour recommencer. Sans compter les impacts sur les autres appels d’offres qui seront retardés par manque de ressources en interne pour les lancer tous en même temps.
Si la connaissance des systèmes d’impression en interne n’est que partielle et que les ressources sont très sollicitées (il n’est pas rare que les directions informatiques doivent gérer 3 à 4 projets en même temps), le meilleur moyen de sécuriser sa procédure et son budget est de faire appel à une assistance à maîtrise d’ouvrage.
Nous reparlerons du coût d’un appel d’offres dans notre prochain article mais du point de vue de l’entreprise candidate cette fois.
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