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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Des MPS pour les PME

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auditLes impressions représentent encore une charge importante pour les services IT des PME, tant en termes de temps et de ressources humaines qu’en termes de budget. De plus, elles sont souvent hors contrôle : budgets et engagements suivis par des services différents, généralisation de l’accès à la couleur, …

Les MPS (managed print services) permettent d’améliorer et de maîtriser la gestion des processus d’impression tout en favorisant des démarches de développement durable. Ces services sont en plein essor (Plus de 10 % de croissance par an selon Research and Markets). Cependant, il faut reconnaître qu’ils concernent surtout les grandes entreprises.

Pourtant les PME pourraient aussi bénéficier des avantages de ces services dans la mesure où de nombreux prestataires proposent des service modulables. Une PME pourrait démarrer par un « bouquet » de services de base qu’elle pourrait faire évoluer à sa convenance. Ainsi, l’approvisionnement automatique en consommables et le suivi des consommations constituent une première étape qui permettent de soulager les équipes internes (vos équipes IT ont autre chose à faire que de commander du toner et de s’assurer qu’il y en a toujours d’avance) tout en maîtrisant les dépenses.

La clé de la réussite réside dans l’évaluation de la situation initiale, celle des besoins et celle des attentes vis à vis du futur partenariat avec une prestataire de MPS. Si la demande est bien dimensionnée, les MPS sont un excellent moyen de maîtriser les coûts d’impression tout en libérant les ressources IT pour tous les projets indispensables à la croissance de l’entreprise.

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Les bonnes résolutions de la rentrée

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conso papier

Ce petit rappel de ce que représente une page imprimée en termes d’impact sur l’environnement mais aussi en termes de dépenses devrait vous encourager et vous motiver pour réduire vos impressions.

Sans être trop ambitieux au début, nous vous proposons 5 actions à mettre en place d’ici la fin de l’année.

  • Paramétrer vos drivers d’impression et vos matériels en recto-verso par défaut. Profitez-en pour paramétrer le N&B par défaut. Cela ne réduit pas le volume de pages imprimées mais limite la consommation d’encres.
  • Réduisez la taille de vos polices d’impression par défaut (11 suffit généralement)
  • Réduisez les marges par défaut de vos documents.
  • N’imprimez plus vos mails.
  • Organisez l’archivage électronique des documents plutôt que de faire de la place dans vos armoires.

Bonne rentrée …

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Conibi et Relay

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CARTOUCHES ENCRE 2   Alors que je m’apprêtais à rédiger un article sur Conibi, j’ai consulté les archives de ce blog et j’ai constaté que j’en     avais parlé en mai 2014. Coïncidence troublante et drôle. Espérons que ce sujet ne deviendra pas le monstre du Loch Ness de notre publication.

L’article précédent était destiné à vous faire connaître cet acteur majeur de la récupération de consommables usagés. cette fois, il s’agit de mettre en avant une initiative de Conibi à destination des PME et TPE. En effet, très souvent ces structures n’ont pas suffisamment de consommables à jeter pour remplir une Ecobox par an. Le système classique de Conibi ne fonctionne donc pas. Pourtant, il faut bien s’en débarrasser et sans les jeter avec les ordures ménagères si possible !

Grâce à un partenariat avec Mondial Relay (spécialiste du retrait de colis pour les particuliers), Conibi propose à ces « petits » consommateurs de déposer leurs consommables dans les commerces de proximité membres du réseau Mondial Relay. Il suffit de les emballer (emballage d’origine ou autres), d’y apposer l’étiquette que vous aurez imprimée à partir de votre espace client sur le site Conibi et de choisir le Point Relais® le plus proche ou avec les horaires d’ouverture les plus pratiques.

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Conibi

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Collecte de cartouches à la Poste

Quiz pratiques d’impression

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cocher liste 2En ce printemps et de semaines écourtées, nous vous proposons un petit quiz sur vos pratiques d’impression.

Amusez-vous.

BONNES PRATIQUES D'IMPRESSION

Départ
Félicitation - vous avez complété BONNES PRATIQUES D'IMPRESSION. Vous avez obtenu %%SCORE%% sur %%TOTAL%%. Votre performance a été évaluée à %%RATING%%
Vos réponses sont surlignés ci-dessous.

Maîtrise des dépenses d’impression

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argentNous parlons souvent d’économies et la plupart des projets d’optimisation des systèmes d’impression ont pour objectif de réaliser des économies. De fait, très souvent, les projets bien menés atteignent cet objectif.
Mais, il y a des cas où l’objectif est avant tout fonctionnel : assurer un équipement adapté aux utilisateurs, avoir des outils performants pour répondre à de nouveaux besoins,… Dans ces cas là, en termes financiers, l’objectif sera de maîtriser les dépenses et leur évolution future.

Contrairement à de nombreuses idées reçues, le volume de papier consommé dans le monde et en France ne cesse de croître (+5 % par an). Sans qu’on y prenne garde, la couleur a envahi nos environnements professionnels et pourrait devenir un standard, or elle coûte 10 fois le prix d’une impression N&B. Malgré les nouvelles possibilités d’échange et de stockage de données, les craintes quant à la sécurité engendrent toujours autant (plus ?) d’impressions au cas où.

Tout cela peut amener une hausse régulière du budget d’impression. Pour ne pas se laisser déborder, il vaut mieux mettre en place des mesures qui assureront une évolution voulue et maîtrisée des dépenses. Il est plus facile de mettre en place en préventif une politique d’impression qui définit précisément les usages de la couleur plutôt que de devoir limiter, voire interdire des usages installés. Les utilisateurs considèrent comme un privilège de pouvoir imprimer ce qu’ils veulent quand ils veulent. Il s’agit de leur faire comprendre qu’il s’agit de leur responsabilité de le faire à bon escient et sans gaspillage.

La maîtrise des budgets ne passe pas que par les utilisateurs. Elle passe aussi par des outils de suivi et de gestion qui vont limiter les coûts indirects. Elle passe également par la négociation régulière des conditions de mise à disposition des matériels et des services. La réévaluation régulière des besoins (tous les 4 ans au minimum), la veille sur les évolutions technologiques mais également fonctionnelles, contractuelles et financières, la mise en concurrence des partenaires potentiels sont autant de leviers permettant de contenir les budgets dans les limites souhaitées.

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Vous connaissez certainement de nombreuses « règles » de bonnes pratiques d’impression destinées à réduire la consommation de papier et d’encre. Dans certaines organisations, elles sont connues mais quasiment pas appliquées : « Je sais que nous devrions imprimer en recto-verso mais Monsieur le Directeur ne veut que du recto simple « , « Je sais qu’il ne faut pas imprimer les mails mais j’ai déjà perdu des documents alors maintenant j’imprime par sécurité », « Je sais qu’il ne faut imprimer en couleur que ce qui le nécessite vraiment mais j’oublie toujours de passer en N&B »,…

Je vous propose de nous pencher sur 2 pratiques très efficaces pour faire de sérieuses économies de papier. Elles sont toutes les deux destinées aux documents volumineux pour lesquels j’entends souvent dire : « au-delà de 3 pages, j’imprime parce que la lecture à l’écran est trop inconfortable ».

La première pratique est ancienne (elle a fait ses preuves) mais en dehors de certains milieux (universités, administrations,…), elle est peu pratiquée. Il s’agit du sommaire. Sans sommaire, je reconnais qu’il est très fastidieux de se repérer dans un document de plusieurs pages à l’écran, comme sur papier d’ailleurs. Avec un sommaire, je peux me déplacer facilement vers les parties qui m’intéressent (CTRL + click dans un sommaire word), si nécessaire je peux facilement n’imprimer que ces parties en repérant les pages concernées. La réalisation automatique d’un sommaire ou d’une table des matières dans un traitement de textes est réellement simple et rapide mais finalement peu connue.

La deuxième pratique est le résumé. Si vous adjoignez à votre document un résumé ou une synthèse, vous permettez à vos lecteurs de retrouver rapidement les éléments essentiels. Au pire, ils pourront imprimer ce résumé pour ce rendre à une réunion ou pour ajouter dans un dossier sans avoir à imprimer l’intégralité.

Ces deux pratiques peuvent s’appliquer à des propositions commerciales, des rapports de toutes natures, des présentations de résultats, des supports de réunions,… En dehors de leur incontestable efficacité en matière d’économie de papier, elles augmenteront la qualité de vos documents.

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Dématérialisation

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Au risque de commencer cet article par une évidence connue de tous, il me semble important de définir la dématérialisation par le remplacement de documents papier en fichiers et contenus informatiques. Dans les organisations, elle couvre de nombreux domaines : commandes, factures, appels d’offres publics, courriers,… et si la substitution était complète, elle aboutirait au « Zéro papier » annoncé dans les années 80 (l’autre siècle) et toujours attendue malgré des évolutions notables dans nos vies quotidiennes comme dans nos activités professionnelles.

En fait la dématérialisation regroupe 2 réalités différentes :

  • La dématérialisation native qui consiste à échanger des flux documentaires numériques sans passer par la matérialisation. C’est ce qui se passe quand une entreprise reçoit une facture numérique.
  • La dématérialisation duplicative qui consiste à transformer des documents papier en documents numériques. C’est ce que font les entreprises qui traitent numériquement leurs courriers entrants.

La mise en œuvre de ces procédés implique des contraintes :

  • Un moyen de certifier l’identité des différents intervenants dans le flux documentaire (Signature électronique)
  • Un moyen d’horodater les différentes étapes de ce flux
  • Un moyen de s’assurer que tous les documents liés suivent le flux (enveloppe électronique)
  • Un espace de stockage sécurisé

De plus, elle se heurte aux habitudes et aux craintes. Il n’est pas rare de trouver un système de dématérialisation efficace doublé d’une sauvegarde papier « au cas où ».

Pourtant, elle est réellement source de gains de productivité conséquents (rapidité de transfert, facilité de traitement…) et de développement en facilitant les échanges entre partenaires et agents économiques.

Nous n’en sommes pas au bureau sans papier mais les choses évoluent. Ainsi, le plan France numérique 2020 prévoit que « le papier devra être définitivement abandonné et l’intégralité des démarches administratives devront être dématérialisées ». A suivre donc …

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Au niveau mondial, la consommation de papier est de 70 à 85 Kg par an et par employé. Elle continue à croître de 4 % par an. 3/4 du tonnage des déchets de bureau sont du papier. A eux seuls ces chiffres justifient la nécessité de mettre en place une politique de gestion du papier.

Nous ne reviendrons pas dans cet article sur les pratiques d’impression qui vont réduire la consommation. Mais, nous nous attacherons à la mise à disposition de cette ressource.

Le premier volet à envisager est l’achat. La politique d’achat  de papier est un levier important pour les économies et pour une consommation raisonnée. L’origine du papier, son processus de fabrication, son grammage, son format : autant de critères de choix qui doivent être intégrés aux côtés du prix et de la qualité.

Le second volet est la mise à disposition du papier. La plupart du temps, le papier est présent en libre service au pied des matériels d’impression, comme s’il s’agissait d’une ressource inépuisable. Or, le simple fait d’éloigner la ressource et de la mettre dans un endroit clos mais accessible suffit à faire baisser la consommation. Nous vous conseillons en parallèle de positionner des bacs de récupération de « papier brouillon » près des imprimantes et copieurs pour éviter que les erreurs d’impression n’aillent directement à la poubelle (nous vous rappelons qu’il n’est pas conseillé de les repasser dans le matériel d’impression laser sous peine de le salir excessivement et de générer des pannes). Ces bacs seront ensuite relevés et redistribuer dans les services pour servir de brouillons manuels (si vous disposez de matériels de reliure, ils deviendront des blocs notes pratiques et gratuits).

Ces nouveaux usages couplés à une campagne de communication sur les objectifs visés et régulièrement sur les résultats obtenus (% de baisse de consommation par mois, par trimestre, par service, par matériel,…) permettront d’avoir une meilleure maîtrise de la ressource papier.

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Marchés publics et dématérialisation

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Depuis une quinzaine d’années, l’État encourage les administrations à dématérialiser leurs achats. Les objectifs sont clairs : réduire les consommations de papier, faciliter les les échanges avec les entreprise, accroître la visibilité des consultations et alléger la charge de travail des personnels chargés des marchés publics.

Ainsi, la publication en ligne des DCE s’est généralisée depuis 2005. La réponse dématérialisée peut être imposée et ne peut plus être refusée pour les marchés supérieurs à 90 000 €.

Cette dématérialisation a de nombreux avantages pour les 2 parties :

  • Sécurisation des envois de documents
  • Économies pour les entreprises qui n’ont plus à imprimer les documents
  • Gains de temps pour les 2 parties
  • Meilleure visibilité et donc augmentation du nombre de candidats…

Pourtant, cette dématérialisation peine à se généraliser. En effet, elle nécessite une réelle réorganisation pour celui qui consulte (mise en ligne, réception électroniques des offres,…) et pour celui qui répond (refonte des documents, flux d’informations, signature électronique…).

De plus, la diversité des plateformes (leur complexité) reste un frein conséquent pour les entreprises.

Je terminerai par cette question : la dématérialisation des marchés publics atteint-elle son objectif de réduction de la consommation papier ? Pour les entreprises qui la pratiquent incontestablement oui. Mais pour les administrations qui rematérialisent les réponses pour analyse ?

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Résultats de l’optimisation

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En janvier, je vous avais présenté le bilan des optimisations ASSPI en mairies. Certains m’ont fait remarqué que ces données sont intéressantes pour toutes les typologies d’organisations. Je fais donc ici mon méaculpa et vous présente les résultats moyens toutes typologies confondues.

En matière de situation de départ, les données moyennes sont les suivantes :

  • Un nombre moyen de matériels d’impression de 250 réparti en 20 % de multifonctions et 72 % d’imprimantes (les 8 % restant regroupent les fax autonomes, les traceurs et les scanners).
  • Le volume d’impression moyen par an est de 8 303 000 pages produites pour 64 % par les multifonctions et 34 % par les imprimantes (2% pour les fax et autres matériels d’impression).
  • La proportion moyenne d’impression couleur est de 24 % du volume global.
  • Le budget annuel moyen imputé aux impressions hors papier et coûts indirects est de 282 000 €, soit un coût moyen à la page de 3,4 cents.

En matière de résultats après optimisation, les nouvelles politiques d’impression ont apporté :

  • Une économie annuelle moyenne de 19 400 €
  • Une réduction du parc en unités de 27 %.

Ces moyennes cachent bien sûr des disparités (certaines organisations avaient une proportion couleur proche de 50 %) mais les situations se ressemblent ainsi que les solutions et les résultats.

Je terminerai sur le constat que dans tous les cas de figure, l’étude est largement financée par les économies de la première année et, dans certains cas, ces économies financent même la rédaction des documents nécessaires pour consulter les prestataires potentiels.

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