ASSPI

Conseils pour réduire vos coûts d'impression

5 années plus tard

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5 ANS5 années et 371 articles plus tard, …

Vous vous souvenez peut-être qu’au départ j’ai créé ce blog sans grande conviction, pour voir. Comme quoi on a souvent intérêt à laisser leur chance à des idées à priori peu convaincantes.

Je reconnais que parfois je manque d’inspiration et les articles se font alors un peu dans la douleur. Mais la plupart du temps, nos rencontres avec des organisations et les personnes qui les animent, les projets que nous menons m’apportent de nouvelles idées, de nouveaux points de vue.

J’espère que vous y trouvez ce que vous cherchez et ce que vous ne cherchiez pas.
J’espère que vos impressions s’en portent mieux.
J’espère que me lire n’est pas trop barbant (peu de suspense, peu d’exotisme mais des actions).J’espère que vous êtes prêts à nous suivre pour une nouvelle année.

Je vous remercie pour vos visites, vos encouragements et nos échanges.

Je vous invite à nous apporter vos commentaires et à vous abonner pour recevoir nos articles par mail.

Très cordialement

Isabelle Obiols

Pourquoi COOPANAME ?

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asspi_reduc1Quelles différences entre ASSPI intégrée dans une Coopérative d’activités et d’emplois et un cabinet de consultants ?
Pour les organisations qui font appel à nous les différences sont significatives.
Tout d’abord, cette forme de structure vous garantit notre indépendance vis-à-vis des fournisseurs de matériels d’impression. En effet, nous ne pouvons avoir d’autres actionnaires que des salariés de la coopérative et nous ne pouvons toucher de rétro commissions en tant qu’apporteurs d’affaires. Soyons honnêtes, cette garantie peut vous être apportée par certains cabinets, mais ils sont rares.
Ensuite, le choix de construire une entreprise partagée au sein d’une coopérative est un fort indicateur de notre volonté de promouvoir la coopération, la mutualisation plutôt que la compétition. Or, dans vos projets d’optimisation des systèmes d’impression c’est bien la mutualisation des moyens qui est en jeu et si l’utilisateur est au cœur de vos préoccupations, nous avons une vraie valeur ajoutée à vous apporter.
Dans un cabinet de consultants, l’objectif est la rentabilité et elle passe par l’optimisation du temps des consultants. Quand il s’agit d’un cabinet qui marche, les délais de démarrage des projets sont donc longs et quand il s’agit d’un cabinet qui ne marche pas, il est utile de se demander pourquoi ils sont si disponibles. De plus, les réaménagements de plannings sont compliqués et vos contraintes et imprévus se heurtent à la rigueur de leur organisation interne. Dans notre organisation, l’objectif est la pérennité de nos activités. Chaque associé, chaque salarié a de multiples activités (ainsi je suis consultante expert en systèmes d’impression, formatrice en marchés publics et formatrice en vente pour des apprentis). Sur les 800 salariés de Coopaname, il est facile de trouver quelqu’un qui sera disponible pour participer à des inventaires sur sites. Sur les 30 associés avec qui j’ai l’habitude de collaborer et qui ont de l’expérience, il est facile de trouver des disponibilités pour un plan de communication, des séances de formation, l’animation de réunions… Cette souplesse vous garantit que les plannings prévisionnels que nous établissons sont fiables et que nous nous adapterons à vos rythmes.
Enfin, en nous confiant vos projets, vous participez à la promotion d’une nouvelle forme d’entreprise : une entreprise partagée par des experts de divers domaines (du paysagiste au designer Web) qui collaborent pour mettre à votre disposition des ressources dont vous ne disposez pas en interne.

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asspi_reduc1  Signe que l’optimisation des systèmes d’impression est vraiment un sujet important pour les organisations, de nombreuses structures se créent pour répondre à ce besoin. Elles n’ont pas toutes la même offre.

Certaines sont des généralistes de la réduction de coûts qui voient dans le budget impression un nouveau filon à exploiter après la téléphonie ou les parcs automobiles. Elles appliquent des grilles et des méthodes toutes faites sans vraiment maîtriser les spécificités du monde de l’impression. Leur proposition qui générera l »économie la plus importante (et la meilleure rémunération qu’elles puissent obtenir aux résultats) est de ne doter vos utilisateurs que d’un multifonction par service ou par étage, de tirer sur les prix de maintenance au risque que le prestataire ne se rattrape sur la qualité, de gonfler l’évaluation de vos budgets de départ.

Certaines sont à la fois juges et parties. Elles se proposent d’auditer votre situation actuelle, de vous faire des préconisations pour l’améliorer et… de vous vendre les produits et services qui correspondent à leurs conseils. C’est la cas des fabricants et distributeurs de matériels d’impression (y compris les grossistes et certaines centrales d’achat) mais c’est aussi le cas des distributeurs de solutions logicielles destinées à la gestion des impressions. Leur proposition est souvent tentante car l’audit est « gratuit ». Personnellement, je ne connais pas d’entreprise qui puisse mettre à votre disposition plusieurs consultants pendant plusieurs jours sans pouvoir compenser les coûts générés par une source de revenus.

Certaines se présentent comme indépendantes, semblent ne rien n’avoir à vous vendre d’autre que leur expertise. En réalité, elles ont une double activité : prestataire de services et de conseils auprès des organisations clientes et apporteurs d’affaires auprès des fournisseurs. Elles font en quelque sorte le pont entre l’offre et la demande en appliquant un péage de chaque côté. Cette double face est parfois plus subtile et sans être directement rémunérées par les fournisseurs pour les affaires qu’elles apportent, elles sont des filiales très rentables (et très bien cachées) de ces mêmes fournisseurs qui ainsi diversifient leurs activités et sécurisent leurs débouchés.

Enfin certaines sont réellement indépendantes et expertes en la matière, c’est le cas de ASSPI et de certaines de ses consœurs. Vous l’avez compris, seules ses structures vous garantissent des conseils objectifs, dans l’intérêt de votre organisation et qui seront réellement applicables dans la durée. Assurez-vous que vous comparez bien des offres équivalentes et loyales avant de choisir celui ou celle qui vous accompagnera vers un parc de systèmes d’impression maîtrisés.

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ASSPI ET COOPANAME

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Dans la série « Connaissez-vous ASSPI ? », nous avons déjà évoqué le fait que ASSPI fasse partie de COOPANAME, Coopérative d’Activités et d’Emploi. Comme pour la présence de ASSPI sur Internet dont nous avons parlé en septembre, j’en ai entendu des petites phrases au sujet de ce statut original : « Je ne connaissais pas les coopératives d’activités », « Je n’ai pas très bien compris la différence entre Coopaname et ASSPI », « Comment ça marche ? »…

Au moment de la création d ‘ASSPI, j’ai donc fait le choix d’intégrer COOPANAME. Le principe est simple. La coopérative regroupe des personnes qui souhaitent créer une activité en étant professionnellement et économiquement  autonomes tout en partageant une entreprise avec d’autres entrepreneurs. Chacun développe son ou ses activités, les fonctions back office sont mutualisées (comptabilité, facturation, RH,…) permettant ainsi de se consacrer à son cœur de métier. Une équipe de permanents assure l’accompagnement des entrepreneurs (formation, conseil développement,…). Les coopérations entre entrepreneurs permettent de mener des projets plus ambitieux que ce que pourrait faire un entrepreneur individuel, elles permettent également à chacun de bénéficier des retours d’expérience, savoirs-faire et compétences des coopérateurs. Les membres commencent par être salariés de la coopérative et lorsque leur activité est effectivement lancée, ils deviennent associés.

Ainsi Coopaname est née en 2004. Elle regroupe des entrepreneurs d’Ile de France qui œuvrent dans divers secteurs d’activités (consultants RH, formateurs, traducteurs…). Elle compte aujourd’hui environ 600 salariés et 150 associés dont je fais partie.

A l’intérieur de Coopaname, ASSPI est ma marque commerciale mais l’entité juridique et commerciale qui signe les contrats, les actes d’engagements, qui émet les factures, c’est bien Coopaname. Ceci permet d’ailleurs aux clients des entrepreneurs d’être assurés que les engagements pris seront tenus.

De façon plus spécifique, cela permet à mes clients d’être assurés de mon indépendance vis à vis des fournisseurs de systèmes d’impression et de solutions logicielles. En effet, Coopaname ne peut être rémunérée au titre d’apporteur d’affaires et ne pourrait donc pas toucher de commissions pour avoir favoriser une quelconque prise de commande (certains de mes confrères auraient du mal à en dire autant et à le prouver).

Da façon tout à fait pragmatique, je suis votre seule et unique interlocutrice pour les activités de ASSPI et je fais appel à des coopérateurs salariés de Coopaname pour des missions particulières (inventaires, communication, formations,…).

Voilà, j’espère avoir été claire mais si vous souhaitez des précisions, des explications, n’hésitez pas à me contacter.

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Parfois certaines petites phrases vous surprennent et puis, activité oblige, vous passez à autre chose. Mais l’été est souvent une période propice pour que ces petites phrases fassent leur chemin et nourrissent de nouvelles réflexions. C’est ce qui m’est arrivé avec une conversation que j’ai eue en juillet avec un client. Alors que nous faisions le bilan de son audit et de sa consultation, il m’a glissé « comme quoi sur Internet, on peut avoir de bonnes surprises ». J’étais flattée (toujours agréable de recevoir des compliments sur son travail) et puis j’ai rapproché cela d’une autre réflexion que m’avait faite un client alors qu’il me contactait pour faire connaissance « vous êtes toujours en activité parce que parfois sur Internet… ». Et j’en suis restée là car il fallait boucler les dossiers avant de prendre un repos bien mérité.

Mais durant le mois d’août, ces phrases ont fait leur chemin et en ce début septembre, je me rends compte que dans ce blog j’ai beaucoup parlé de ce qui me passionne (et vous préoccupe) mais très peu de ASSPI. Finalement, quelqu’un qui découvrirait ce blog pourrait se demander effectivement si nous sommes toujours en activité, si nous sommes sérieux, si nous sommes compétents, bref si nous sommes réellement des interlocuteurs potentiels pour parler de systèmes d’impression (je me fais un peu peur en pensant que c’est peut-être également le cas de lecteurs qui nous suivent pourtant régulièrement).

Alors 1ère bonne résolution de rentrée, nous allons régulièrement vous donner des nouvelles et des informations sur ASSPI et cela commence aujourd’hui.

Donc oui, en ce début septembre 2014, nous sommes toujours en activité et plus que jamais.

Les projets d’optimisation des systèmes d’impression sont très souvent urgents et nos clients souhaitent toujours qu’ils soient conduits le plus vite possible mais les différentes phases nécessitent du temps. Ainsi, nous avons des projets qui en sont au démarrage, réunions de cadrage et interventions sur site, d’autres qui en sont à la remise des conclusions, d’autres pour lesquels la consultation des fournisseurs potentiels est en cours, d’autres enfin qui sont en train de se finaliser par le choix d’un partenaire.

Au-delà de l’optimisation, nous sommes associés à de nombreux suivis et pilotages de parcs et la rentrée constitue toujours un moment crucial car il faut organiser les comités de pilotage qui se tiendront dans le dernier trimestre de l’année.

ASSPI fait partie de la coopérative d’activités COOPANAME (je vous en parlerai dans un prochain article) et en tant qu’associée de cette coopérative, j’y suis très impliquée dans l’accompagnement des coopérateurs pour l’accès à la commande publique (formations, mise en place de procédures, animation d’un groupe d’échange de bonnes pratiques..).

Avec toutes ces activités et ces projets, je reconnais que l’activité formation pour la rédaction des mémoires techniques est en sommeil depuis 6 mois. Mais je n’y renonce pas car je reste persuadée qu’il s’agit d’une voie de développement importante et accessible à tous les créateurs d’entreprises.

A titre plus personnel, je suis également engagée dans la formation professionnelle et j’interviens auprès de Bacs +2 et Bacs +3 en alternance dans le cadre de cursus proposés par la Chambre de Commerce de Seine et Marne.

Enfin, la rédaction de ce blog constitue bien une activité à part entière.

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A propos

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Besoin d’un copieur ou d’une imprimante ?

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Très souvent, le renouvellement d’un copieur ou d’une imprimante se fait dans l’urgence de la panne définitive de l’existant. La pression des utilisateurs amène donc à contacter le fournisseur actuel, lui demander de faire un devis, au mieux discuter un peu les prix et beaucoup les délais de livraison et passer commande du même type de matériel.

Il est vrai que mener une vraie consultation peut s’avérer long et déroutant.
Technologiquement d’abord, chacun a pu expérimenté que les caractéristiques des matériels sont nombreuses (plus de 60 par exemple pour les copieurs), que certaines sont obscures (exemple : scan Twain réseau). Ainsi, choisir les critères importants quant à vos besoins, les comparer entre plusieurs marques et modèles devient vite un parcours du combattant.
Contractuellement ensuite, il existe pratiquement autant de contrats différents que de fournisseurs : vente, location, crédit-bail, location-maintenance, maintenance forfaitaire, maintenance à la page, achats de consommables, tickets d’intervention, garantie et extension de garantie,…Comment choisir la formule qui sera la plus adaptée à vos besoins et comment comparer des offres qui ne portent pas sur les mêmes éléments ?

Et encore… Avant d’en arriver au labyrinthe de la comparaison des offres, il faut avoir défini les besoins ! Il faut également connaître un peu les acteurs du secteur pour savoir à qui demander une offre et quel crédit accordé à chacun.

Bref, à moins de ne pratiquer que le remplacement du 1 pour 1 auprès de votre fournisseur habituel, s’équiper d’un copieur ou d’une imprimante va vous prendre beaucoup de temps et le temps passé ne sera pas forcément gage d’un chois en toute connaissance de cause.

Donc, à moins d’avoir en interne un spécialiste de la question, faire appel à un expert indépendant peut s’avérer très rentable. Il saura formaliser vos besoins réels et envisager vos systèmes d’impression dans leur ensemble. Il pourra donc rédiger un cahier des charges précis qui permettra aux fournisseurs de produire des réponses précises. Il saura créer une grille de comparaison des offres pertinente par rapport à votre situation spécifique. Il saura décrypter les clauses et autres subtilités contractuelles qui pourraient vous créer de mauvaises surprises, surtout en fin de contrat… et il fera tout cela plus vite que vous, donc à moindres frais.

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4 ans d’existence, 308 articles publiés, …

Je ne sais pas combien d’heures passées devant la page blanche à l’écran

et encore moins combien passées à lire et à compiler des informations.

0 pages imprimées par contre, promis.

Nous voilà donc repartis pour une année de plus.

Je vous remercie pour vos visites, vos encouragements et nos échanges.

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Très cordialement

Isabelle Obiols

Un consultant ou un courtier ?

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Régulièrement nous revenons sur un sujet qui nous tient à cœur : l’indépendance du consultant.

Pour atteindre ses objectifs d’économie sur les budgets d’impression, une organisation peut soit s’appuyer sur sa propre connaissance du marché en réalisant un appel d’offres , soit déléguer cette prestation à un consultant qui se rémunèrera soit sur les économies générées soit sur la base d’un forfait soit un  mélange des deux.

Dans tous les cas, les missions du consultant sont de fournir une photographie précise de la situation existante, de préconiser des évolutions, de rédiger un cahier des charges issu des besoins du client et de ses choix stratégiques et d’accompagner le client dans la négociation. Au final, c’est le client qui décide avec quel partenaire et selon quelles conditions il souhaite travailler. C’est ma vision de mon métier.

Mais, il existe d’autres « visions ». Il s’agit en fait de courtiers qui représentent deux à trois fournisseurs et qui prétendent apporter aussi ce rôle de conseil. Mais, dans ce cas là, il est rémunéré par le prestataire choisi. Et, il est d’autant plus rémunéré, qu’il vend plus de produits et plus cher et qu’ il atteint un volume de chiffre d’affaires avec ce prestataire.  Il ne s’agit donc plus de conseil mais de vente. Or, ces courtiers se font passer pour des consultants en vous facturant leurs prestations. Ils sont ainsi rémunérés des 2 côtés et peuvent afficher des prix d’audit défiant toute concurrence.

Il est vraiment primordial d’exiger de votre consultant la garantie de son indépendance et qu’il s’engage à ne pas être rémunéré par un des prestataires pouvant répondre à la consultation.

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3 bougies pour ASSPI

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Ce blog fête  son 3ème anniversaire.

Je n’aurais jamais cru au départ qu’il prendrait une telle place dans mon activité et surtout qu’il serait aussi pérenne.

Il me permet de communiquer sur mes activités, mes convictions, mes expériences. Il me permet surtout d’entrer en contact avec diverses personnes (confrères, gestionnaires de parcs, spécialistes du développement durable, responsables informatiques…).

Il me permet aussi de réinterroger certaines pratiques  et m’oblige à formuler les choses de façon simple et pratique. Il est aussi le résultat concret de toutes mes lectures et toutes mes recherches.

Le bilan est donc très positif et je ne peux qu’encourager ceux qui s’interrogeraient sur la création d’un blog professionnel à se lancer.

Je vous remercie pour vos visites, vos encouragements et nos échanges.

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Très cordialement

Isabelle Obiols

Indépendance du consultant ?

1 Commentaire »

Comme vous le savez nous sommes totalement indépendants des distributeurs et constructeurs de photocopieurs et nous sommes très attachés à cette indépendance.Elle fait partie de notre éthique.

L’intégrité du consultant fait partie de nos engagements, garantis à nos clients, au même titre que les délais, les livrables et le prix.

De nombreuses structures se sont spécialisées dans l’optimisation des systèmes d’impression mais, pour certaines, les raisons de cette spécialisation sont peu avouables. Certaines ont en effet trouver un modèle économique très rentable qui consiste à proposer leurs services contre une rémunération au % d’économies. Cette proposition alléchante pour le client cache en fait plusieurs travers. D’abord pour être sûrs d’être le mieux rémunérés possible, ces consultants n’hésitent pas à vous préconiser des matériels à minima (les plus petits possibles, le moins possibles…) et des services à minima (pas d’engagements de service permet d’obtenir un prix copie bas, un forfait fixe de maintenance permet de minimiser le coût théorique car on ne tient pas compte des pages supplémentaires…). Mais, en plus, ils sont rémunérés en parallèle comme apporteurs d’affaires par le fournisseur qu’il ne manqueront pas de mettre en avant auprès de vous (quand ils ne sont pas directement financés par ce même fournisseur).

D’autres structures ont des liens très étroits avec un ou deux fournisseurs qui leur apportent des audits à mener et auxquels elles apportent des parcs à déployer. Leur offre paraît saine. Elles vous vantent leur indépendance financière (les liens d’actionnariat direct sont parfois transparents, parfois très bien cachés). Mais quand vient le moment de vous assister dans la rédaction de votre cahier des charges, le consultant vous explique qu’il ne serait pas très judicieux d’être trop exigeant sur les délais d’intervention, qu’il vaudrait mieux exiger telle solution logicielle plutôt que de laisser trop de liberté de proposition aux candidats. Bref, il fait en sorte que son « poulain » ait le plus de chances possibles d’être retenu, voire d’être le seul à pouvoir répondre.

Même s’il est parfois difficile de détecter ces « liens », certains indices peuvent vous alerter : la rémunération au pourcentage, les activités annexes de l’entreprise (distribution de matériels, de logiciels…), l’actionnariat de l’entreprise, ses références (appelez les et demandez quel fournisseur a été retenu au final…).

Une des raisons qui a poussé Isabelle Obiols à créer ASSPI, c’est sa conviction que seul un regard objectif peut vous aider à mener à bien vos projets. Elle a un réel intérêt à découvrir et comprendre votre organisation, une vraie motivation à vous conseiller et à vous aider dans vos choix, une vraie satisfaction à voir ses préconisations fonctionner. Son intégration dans une coopérative d’activités vous garantit cette éthique.

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