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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Maîtrise des budgets publics

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auditCette semaine, à deux reprises, je suis tombée sur un sujet à propos des budgets des collectivités territoriales : à la télé et à la radio. Dans les deux cas, il y était question de maîtrise des budgets dans une conjoncture où les dotations de l’État sont en forte baisse et les besoins en forte hausse. Dans les deux cas, les intervenants (un président de département et un directeur de cabinet de région) faisaient le constant que le seul moyen de poursuivre les missions de leur collectivité était de réduire les budgets de fonctionnement. Et les deux ont évoqué la réduction et la maîtrise des coûts d’impression comme piste à explorer.

Vous imaginez bien que je ne les contredirai pas. J’ajouterai juste que la réduction des coûts d’impression ne doit pas entraîner de blocages à l’activité des agents, au contraire, ils doivent apporter une plus grande souplesse et davantage de fonctionnalités tout en permettant une évolution des usages. C’est la clé pour que les économies réalisées soient durables et n’engendrent pas des coûts exponentiels pour les budgets suivants.

Sujet d’actualité donc, à méditer pour les budgets 2016…

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argentEn cette période de coupes budgétaires, notamment dans les collectivités territoriales, « se payer » un audit neutre et objectif devient difficile.

Certains pourront alors être tentés de succomber aux sirènes des acteurs du marchés des systèmes d’impression qui vous promettent un audit gratuit. Au risque de se répéter, nous continuons à affirmer que ces « audits » ne sont pas gages d’économies et de productivité pour l’audité mais pour l’auditeur.

D’autres choisiront ou seront contraints de mener le projet de renouvellement du parc de systèmes d’impression avec les ressources internes. Nous savons tous que cela se traduit très souvent par un renouvellement de 1 pour 1  par manque de temps dans la définition des besoins et par manque d’expertise sur ce sujet particulier.

Pourtant, l’optimisation des impressions est un moyen avéré de générer des économies substantielles et durables sur les budgets de fonctionnement.

Pour concilier vos contraintes budgétaires et l’optimisation de vos moyens d’impression, ASSPI vous propose une prestation d’accompagnement à l’audit. Il s’agit de vous transférer nos compétences et savoirs faire pour que vous puissiez mener à bien la définition des besoins et l’établissement de  la politique d’impression et de vous accompagner dans les étapes de la consultations des entreprises qui suivra (création des outils de réponse technique, des outils de mesure de critères de notation, conseils et relecture,…).

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Un nouveau seuil ?

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marches publicsLe site Internet du Ministère de l’Économie et des Finances vient de mettre en consultation publique un projet de modification du seuil au-delà duquel les acheteurs publics sont dispensés de publicité et de mise en concurrence. Ce seuil serait relevé de 15 000 € à 25 000 €.

Ce projet fait suite à l’annonce du 1er Ministre en Juin pour faciliter l’accès à la commande publique des TPE-PME.

Si ce projet se transformait en décret (probablement d’ici la fin de l’année), la plupart des audits et assistance à maîtrise d’ouvrage autour des impressions pourraient être contractualisés sans le formalisme du MAPA. Ils pourraient donc être mis en place plus rapidement…

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Achat VS Location

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questionsLe débat entre achat et location ne date pas d’hier, en particulier dans les administrations. C’est un peu comme MAC ou PC. Les tenants de chaque solution sont très convaincus, certains n’hésitant pas à copieusement critiquer l’autre solution. Pour ma part, j’ai depuis longtemps abandonné l’idée de convaincre les tenants de l’achat que ce n’est pas forcément la meilleure solution (et pourtant !).

Cependant, pour ceux qui hésitent, comparons les 2 solutions :

  • L’achat engendre un amortissement comptable  sur 5 années qu’il convient de savoir gérer. La location est une charge comme une autre.
  • Pendant cet amortissement les matériels ne peuvent pas évoluer en fonction de l’évolution des besoins. Les prévisions  au-delà de 2 années sont de plus en plus difficiles, il est donc quasiment impossible d’établir un cahier des charges pour des matériels achetés qui resteraient en parc plus de 5 ans. La location permet de gérer le parc sur une durée plus courte (entre 3 et 5 ans)
  • Le marché des systèmes d’impression connaît une évolution technologique et une compétition de constructeurs telles que le renouvellement des gammes se fait sur une, deux ou trois années. Cela s’accompagne d’une évolution des prix dont l’acheteur se prive à court terme alors que le locataire peut faire une mise en concurrence tous les 3 ans.
  • Les contrats de maintenance sont en général de 3 ans et les prix à la page montent très vite passée cette 1ère durée. Ainsi un parc acheté et qui resterait en place entre 5 et 7 ans (durées généralement constatées) finira par coûter très cher en maintenance, voir par ne plus être maintenu par le prestataire. En location, le matériel appartenant au prestataire, il l’entretient tout le temps de la location et l’évolution des prix de maintenance est encadrée.
Pour ceux qui douteraient encore, le SAE ne donne pas d’autre conseil que celui de louer dans la majorité des cas.
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Marchés pour systèmes d’impression et recours

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600px-Panneau_attention.svgForce est de constater  ces dernières années, que les candidats aux marchés publics en matière de systèmes d’impression sont devenus plus procéduriers. De nombreux recours sont engagés et amènent des déclarations sans suite ou des annulations.

Le potentiel commercial du secteur public est un enjeu important pour la plupart des acteurs du marché qui, par ailleurs,  est de plus en plus concurrentiel. Pourtant, travailler avec le secteur public est coûteux : longueur des procédures, formalisme des consultations,… et dégage peu de marge. Tout ceci explique que certains tentent de faire annuler des marchés quand ils n’ont pas été retenus.

Ces procédures sont coûteuses pour les administrations et surtout, elles mettent en péril l’organisation même des structures qui se trouvent souvent en fin de contrat de location de leur matériels sans solution de remplacement avant plusieurs mois, le temps de relancer une consultation.

Même s’il n’existe aucun moyen de se protéger à 100 % de ces recours, quelques règles permettent de limiter très fortement le risque :

  • Les critères d’attribution doivent être le plus détaillés possibles, annoncés dans le règlement de consultation dans leur détail. Cela permet d’obtenir des notes justifiées pour chaque candidat. Une notation basée sur 30 points pour la valeur technique mais sans éléments concrets de mesure de cette valeur ne peut que être sujette à discussion.
  • La définition des besoins doit avoir été faite en toute objectivité, sans « l’aide soutenue » d’un  futur candidat. Bien sûr, celui qui devra établir le cahier des charges doit avoir des informations et des connaissances sur les produits, les services, l’état de l’art et pour cela il a besoin de rencontrer des professionnels du sujet. Mais, il doit en rencontrer plusieurs et faire seul une synthèse de ce qui est souhaité par son organisation et ce qui est possible à mettre en œuvre.

Ces 2 points nécessitent du temps et des ressources, une certaine expertise. Mais, l’investissement qu’ils représentent est largement compensé par la sérénité et le gain de temps qu’ils procureront tout au long de la consultation.

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Le coût d’un appel d’offres

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argentIl y a déjà quelques temps, le Géfil (Syndicat National de l’ingénierie loisirs, culture et tourisme) a mené une étude pour répondre à cette question cruciale.
Il en a déduit que pour les donneurs d’ordres, sans audition des candidats, le coûts moyen est de 7 500 € HT et de 10 500 €  HT avec la phase de négociation. Ces évaluations tiennent compte du temps nécessaire pour toutes les étapes de la définition des besoins à l’attribution et son suivi (10 jours). Elles portent sur des consultations nécessitant un cahier des charges étoffé. Cependant, l’étude apporte une précision concernant la définition des besoins qui devrait être prépondérante dans la préparation de l’appel d’offres et pourrait donc à elle seule nécessiter 10 jours ce qui fait passer le coût moyen sans audition à 12 500 € HT. C’est le cas des procédures portant sur les systèmes d’impression pour lesquels la définition des besoins nécessite très souvent un travail d’inventaire et d’analyse conséquent.
Or, il n’est pas rare de voir des appels d’offres portant que les systèmes d’impression déclarés infructueux parce que les besoins avaient été mal évalués (budgets sous-évalués, contraintes omises,…) ou par manque de candidats (pénalités trop importantes, exigences disproportionnées,…).  Pire, quelques procédures sont annulées suite à des réclamations de candidats évincés (problèmes de critères, de notation,…). C’est donc à chaque fois un budget d’environ 10 000 € HT qu’il faut dépenser à nouveau pour recommencer. Sans compter les impacts sur les autres appels d’offres qui seront retardés par manque de ressources en interne pour les lancer tous en même temps.
Si la connaissance des systèmes d’impression en interne n’est que partielle et que les ressources sont très sollicitées (il n’est pas rare que les directions informatiques doivent gérer 3 à 4 projets en même temps), le meilleur moyen de sécuriser sa procédure et son budget est de faire appel à une assistance à maîtrise d’ouvrage.
Nous reparlerons du coût d’un appel d’offres dans notre prochain article mais du point de vue de l’entreprise candidate cette fois.
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PME et marchés publics

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marches publicsDepuis 2006, le code des marchés publics intègre des mesures favorables aux PME, comme la passation des marchés en lots séparés, ou la suppression de l’obligation de fournir des références similaires au marché proposé. Or, le neuvième rapport annuel rendu par l’Observatoire des PME montre que 61 % des marchés publics locaux (collectivités territoriales) sont attribués à des PME ou des ETI (entreprises de taille intermédiaire). C’est également le cas de 43 % des marches étatiques. Ces résultats montrent que les politiques menées en faveur du développement des PME via la commande publique fonctionnent. Elles se poursuivent d’ailleurs puisque le décret sur la simplification de l’accès à la commande publique est entré en vigueur en octobre 2014.

Avec un volume global de 200 milliards d’Euros, la commande publique constitue un potentiel commercial considérable pour les PME. C’est un levier de développement économique important, y compris localement. Ainsi 41 % des marchés des collectivités territoriales sont attribués à des entreprises locales.

Ces chiffres encourageants ne doivent pas cacher que la part des PME dans les attributions diminue en même temps que le montant des marchés augmente. Ils ne doivent pas non plus cacher que la complexité de réponse pour certaines procédures est un sérieux frein : exigences de certifications, de références, de documents, …

Le groupement entre PME est une excellent solution pour lever ces freins. Il permet de sécuriser l’acheteur sur la pérennité du prestataire, de partager les frais de réponse, de proposer des prestations complètes (groupement de plusieurs savoir-faire).

La réponse en groupement comporte quelques subtilités administratives et commerciales mais avec un accompagnement et/ou une formation, elle est accessible à tous.

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Le mémoire technique du consultant

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avancerJe rencontre de nombreux consultants et formateurs au sein de COOPANAME dont fait partie ASSPI mais aussi lors de mes missions d’audit et d’AMO. La question de la proposition revient souvent et celle de la rédaction d’un mémoire technique pertinent pour répondre et emporter des appels d’offres publics devient une habitude. Difficile de faire le tour de ce qu’il y aurait à dire et de faire un point sur les pratiques de celui qui m’interroge entre 2 rendez-vous ou autour d’un café.

J’ai donc monté un module de formation de 2 jours pour COOPANAME, et plus particulièrement pour les consultants et formateurs de COOPANAME.

Cette formation ayant rencontré un vif succès, ASSPI ouvre ces ateliers à tous les consultants et formateurs  intéressés, ainsi qu’aux forces de vente qui commercialisent du conseil ou de la formation.

La formation a lieu sur 2 jours :

  • La première journée est dédiée au décryptage du dossier de consultation et à l’analyse des offres des participants.
  • La deuxième journée est consacrée à la rédaction du mémoire technique (parfois appelé note méthodologique).

Elle peut avoir lieu dans vos locaux (Ile de France exclusivement) ou en interentreprise (8 stagiaires maximum).

Cette formation fait l’objet d’une convention de formation.

Pour obtenir le programme détaillé, un devis et/ou des informations complémentaires, contactez Isabelle OBIOLS iobiolsi@asspi.fr

 

Mutualisation et marchés publics (suite)

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Comme annoncé dans notre article du 19 mars, nous abordons aujourd’hui la mutualisation des achats avec d’autres collectivités. La tendance est à inciter les organisations à grouper leurs achats. Ainsi, certaines communes, sous l’égide d’une intercommunalité par exemple, décident de mutualiser les achats liés au parc automobile ou à la communication.

Ces pratiques pourraient tout à fait être mises à profit dans le domaine des systèmes d’impression. Ainsi, de petites structures n’ont pas ou plus les ressources internes pour passer un marché relatif aux systèmes d’impression. De plus, leurs besoins ne leur permettent pas d’avoir un poids suffisant auprès des fournisseurs pour obtenir les meilleurs prix et les meilleurs services. En se groupant (villes voisines, organismes proches par les fonctions,…), elles pourraient mutualiser les ressources humaines et financières nécessaires et optimiser la gestion des parcs.

On peut même imaginer aller plus loin. De nombreuses structures disposent d’un atelier de reprographie et s’interrogent sur sa pérennité, sa rentabilité. Il est vrai que les besoins internes ont souvent chuté ces 10 dernières années. Les matériels sont plus performants et semblent nécessiter moins de compétences spécifiques (idée que nous aurons l’occasion de discuter dans un prochain article). La tentation est alors grande de le remplacer par des matériels en libre-service adossés au recours aux prestataires externes. Mais en se tournant vers d’autres structures géographiquement proches, trop petites pour avoir un atelier intégré, mais ayant des besoins de documents en volumes, l’optimisation des systèmes d’impression pourrait prendre une autre voie. La structure, heureuse propriétaire d’un atelier de reprographie interne, pourrait proposer des prestations payantes (mais plus souples et moins chères que dans le secteur marchand). Elle pourrait également proposer une mutualisation de l’équipement et de ses usages (atelier géré 1/2 journée  ou 1 journée par semaine par la « petite » structure).

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L’époque est à la rationalisation des dépenses et à la professionnalisation de la fonction achat. Or, cette équation est parfois difficile à résoudre dans la mesure où les besoins et les offres se complexifient et les ressources (notamment humaines) se réduisent.

2 voies de mutualisation sont explorées : la mutualisation interne et la mutualisation avec d’autres collectivités.

Pour le sujet qui nous occupe, la mutualisation interne des achats a déjà fait son chemin. En effet, de plus en plus de marchés publics portent à la fois sur des multifonctions et sur des imprimantes. Les besoins qui étaient traités par les services généraux d’un côté et ceux traités par le service informatique d’un autre côté sont de plus en plus gérés en commun comme étant plus généralement des besoins en impression voire en gestion documentaire. Cela permet une mutualisation des moyens d’impression, un effet quantitatif sur les prix, une meilleure maîtrise des coûts qui sont centralisés, une amélioration des outils mis à disposition des utilisateurs. Mais cela nécessite que la consultation des entreprises soit gérée comme un projet et non plus comme une simple demande de prix. Les équipes en charge de ces projets doivent avoir des compétences variées : informatique, document et gestion du document, achat, technologies d’impression, services associés possibles,… et du temps. Ce sont probablement ces 2 contraintes qui empêchent encore certaines organisations de mutualiser leurs achats de systèmes d’impression.

En dehors du rapprochement de fonctions qui étaient séparées (copier n’était pas imprimer), la mutualisation interne des achats passe aussi par la centralisation de ces achats. Ainsi, tous les services, toutes les directions, tous les sites, toutes les filiales d’une entité devraient avoir la même politique d’impression et les achats nécessaires à sa mise en œuvre devraient être mutualisés. Tout cela reste encore très souvent au conditionnel. Par exemple, dans certaines mairies, les systèmes d’impression des services municipaux sont gérés par la direction informatique mais les systèmes d’impression des écoles sont gérés par la Direction des affaires scolaires.

Nous traiterons de la mutualisation entre collectivités dans notre prochain article dédié aux marchés publics, le 2 avril.

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