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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Le coût d’un appel d’offres

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argentIl y a déjà quelques temps, le Géfil (Syndicat National de l’ingénierie loisirs, culture et tourisme) a mené une étude pour répondre à cette question cruciale.
Il en a déduit que pour les donneurs d’ordres, sans audition des candidats, le coûts moyen est de 7 500 € HT et de 10 500 €  HT avec la phase de négociation. Ces évaluations tiennent compte du temps nécessaire pour toutes les étapes de la définition des besoins à l’attribution et son suivi (10 jours). Elles portent sur des consultations nécessitant un cahier des charges étoffé. Cependant, l’étude apporte une précision concernant la définition des besoins qui devrait être prépondérante dans la préparation de l’appel d’offres et pourrait donc à elle seule nécessiter 10 jours ce qui fait passer le coût moyen sans audition à 12 500 € HT. C’est le cas des procédures portant sur les systèmes d’impression pour lesquels la définition des besoins nécessite très souvent un travail d’inventaire et d’analyse conséquent.
Or, il n’est pas rare de voir des appels d’offres portant que les systèmes d’impression déclarés infructueux parce que les besoins avaient été mal évalués (budgets sous-évalués, contraintes omises,…) ou par manque de candidats (pénalités trop importantes, exigences disproportionnées,…).  Pire, quelques procédures sont annulées suite à des réclamations de candidats évincés (problèmes de critères, de notation,…). C’est donc à chaque fois un budget d’environ 10 000 € HT qu’il faut dépenser à nouveau pour recommencer. Sans compter les impacts sur les autres appels d’offres qui seront retardés par manque de ressources en interne pour les lancer tous en même temps.
Si la connaissance des systèmes d’impression en interne n’est que partielle et que les ressources sont très sollicitées (il n’est pas rare que les directions informatiques doivent gérer 3 à 4 projets en même temps), le meilleur moyen de sécuriser sa procédure et son budget est de faire appel à une assistance à maîtrise d’ouvrage.
Nous reparlerons du coût d’un appel d’offres dans notre prochain article mais du point de vue de l’entreprise candidate cette fois.
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PME et marchés publics

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marches publicsDepuis 2006, le code des marchés publics intègre des mesures favorables aux PME, comme la passation des marchés en lots séparés, ou la suppression de l’obligation de fournir des références similaires au marché proposé. Or, le neuvième rapport annuel rendu par l’Observatoire des PME montre que 61 % des marchés publics locaux (collectivités territoriales) sont attribués à des PME ou des ETI (entreprises de taille intermédiaire). C’est également le cas de 43 % des marches étatiques. Ces résultats montrent que les politiques menées en faveur du développement des PME via la commande publique fonctionnent. Elles se poursuivent d’ailleurs puisque le décret sur la simplification de l’accès à la commande publique est entré en vigueur en octobre 2014.

Avec un volume global de 200 milliards d’Euros, la commande publique constitue un potentiel commercial considérable pour les PME. C’est un levier de développement économique important, y compris localement. Ainsi 41 % des marchés des collectivités territoriales sont attribués à des entreprises locales.

Ces chiffres encourageants ne doivent pas cacher que la part des PME dans les attributions diminue en même temps que le montant des marchés augmente. Ils ne doivent pas non plus cacher que la complexité de réponse pour certaines procédures est un sérieux frein : exigences de certifications, de références, de documents, …

Le groupement entre PME est une excellent solution pour lever ces freins. Il permet de sécuriser l’acheteur sur la pérennité du prestataire, de partager les frais de réponse, de proposer des prestations complètes (groupement de plusieurs savoir-faire).

La réponse en groupement comporte quelques subtilités administratives et commerciales mais avec un accompagnement et/ou une formation, elle est accessible à tous.

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Marchés publics simplifiés

PME et collectivités territoriales

Simplification administrative

 

Le mémoire technique du consultant

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avancerJe rencontre de nombreux consultants et formateurs au sein de COOPANAME dont fait partie ASSPI mais aussi lors de mes missions d’audit et d’AMO. La question de la proposition revient souvent et celle de la rédaction d’un mémoire technique pertinent pour répondre et emporter des appels d’offres publics devient une habitude. Difficile de faire le tour de ce qu’il y aurait à dire et de faire un point sur les pratiques de celui qui m’interroge entre 2 rendez-vous ou autour d’un café.

J’ai donc monté un module de formation de 2 jours pour COOPANAME, et plus particulièrement pour les consultants et formateurs de COOPANAME.

Cette formation ayant rencontré un vif succès, ASSPI ouvre ces ateliers à tous les consultants et formateurs  intéressés, ainsi qu’aux forces de vente qui commercialisent du conseil ou de la formation.

La formation a lieu sur 2 jours :

  • La première journée est dédiée au décryptage du dossier de consultation et à l’analyse des offres des participants.
  • La deuxième journée est consacrée à la rédaction du mémoire technique (parfois appelé note méthodologique).

Elle peut avoir lieu dans vos locaux (Ile de France exclusivement) ou en interentreprise (8 stagiaires maximum).

Cette formation fait l’objet d’une convention de formation.

Pour obtenir le programme détaillé, un devis et/ou des informations complémentaires, contactez Isabelle OBIOLS iobiolsi@asspi.fr

 

Marchés publics simplifiés

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Lancé en avril 2014 à titre expérimental, le « Marché public simplifié » (MPS) est généralisé depuis le 1er octobre 2014. Il permet aux entreprises de répondre à un appel d’offres public en ne fournissant que leur numéro Siret et une attestation sur l’honneur à la place des pièces justificatives, donc plus de DC1 et DC2. L’entreprise n’a donc plus à courir après des documents émis par divers organismes. Ceci constitue une réelle simplification et apportera incontestablement un grand gain de temps.

Les attestations fiscales et sociales ne sont plus non plus obligatoires après notification car l’acheteur public peut vérifier la situation du candidat par lui-même.

Depuis sa généralisation, le MPS est applicable à tous les marchés publics, quel qu’en soit le montant, à condition qu’ils soient publiés sur des plateformes de dématérialisation ayant une fonction « Répondez avec votre Siret ». Un logo est alors visible à côté des avis de publicité en ligne pour signaler que le marché bénéficie d’une procédure de candidature allégée.

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Simplification administrative

L’analyse des offres

AMO pour marchés de systèmes d’impression

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Nous l’avons déjà évoqué : les systèmes d’impression sont souvent les parents pauvres de la Direction Informatique qui a d’autres priorités, des Moyens Généraux qui ne maîtrisent plus les enjeux technologiques, du Service Marchés qui craint le manque de candidats et les recours d’invalidation.

Effectivement, les procédures liées aux systèmes d’impression se sont complexifiées : la définition des besoins ne peut plus se contenter de reprendre les caractéristiques du matériel précédent, les candidats sont plus frileux pour se positionner sur des appels d’offres avec des exigences trop importantes, les candidats malheureux peuvent se révéler très mauvais perdants.

Mais au-delà de la procédure, les enjeux de ces marchés sont importants pour l’organisation : une erreur de définition des besoins et le travail de toute l’administration peut être perturbé, une erreur sur les conditions du marché et les budgets de 3 à 5 années sont impactés, une erreur dans la procédure et les utilisateurs pourraient se retrouver privés d’outils de travail le temps de relancer…

Or, les petites et moyennes organisations (fondations, instituts, petites et moyennes communes, …) ne disposent que rarement des moyens nécessaires (temps, connaissances, ….) à la mise en œuvre de réelles consultations, ne serait-ce que de MAPA.

Elles ont alors un recours : l’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO). Elles peuvent faire appel à un prestataire externe qui les conseillera et rédigera les documents de la consultation avec les équipes internes. Il pourra même les assister dans l’analyse des offres. Pour quelques milliers d’Euros, elles assurent la procédure de mise en concurrence et peuvent faire des économies non négligeables par rapport à des contrats de gré à gré.

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La simplification

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Nous vous en parlions en avril, de nouvelles directives européennes concernant la simplification de la passation des marchés publics devaient être transposées en France. C’est chose faite. Le décret du 26 septembre prévoit des mesures qui sont entrées en vigueur au 1er octobre.

«  Dites-le nous une fois » : cette mesure vise à ne plus réclamer aux candidats les documents qui sont accessibles en ligne gratuitement ou ceux que le candidat aurait déjà fournis dans une autre procédure (à condition qu’ils soient valides). Ainsi, par exemple, les entreprises n’auraient plus à fournir leur certificat d’assurance professionnelle plusieurs fois dans l’année. En plus, de la simplification administrative non négligeable qu’elle apporte, cette mesure va dans le sens de moins de copies et d’impressions et donc de moins de papier pour les candidats comme pour les organisations publiques.

D’autres mesures viendront en 2015. Il est notamment question du Document Unique de Marché Européen qui prévoit une réelle simplification des candidatures dans les directives européennes.

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Assistance pour consultation

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Les organisations publiques sont familières du recours à l’assistance pour leurs consultations des entreprises. On parle d’AMO (Assistance à la maîtrise d’ouvrage).

Les organisations privées y ont moins recours , et pourtant, …

Nous en parlions la semaine dernière, la consultation régulière des prestataires en matière de systèmes d’impression est indispensable. Mais, elle exige 2 éléments dont vos équipes internes sont très souvent dépourvues : du temps et de l’expertise.

En effet, la consultation des fournisseurs de systèmes d’impression entre de plus en plus souvent dans les attributions des directions informatiques. Or, ces équipes sont chroniquement en manque de temps (un projet urgentissime se superpose à un projet urgent) et les systèmes d’impression sont un sujet qui les intéresse peu et pour lequel leur expertise informatique leur est finalement assez peu utile.

Or, en vous faisant accompagner par un expert externe (indépendant des fournisseurs si possible car vous connaissez notre conviction que l’indépendance est gage de qualité et de fiabilité), vous limitez la charge de vos équipes. En effet, votre pilote interne sera mobilisé en tout et pour tout 1/2 journée au démarrage pour se mettre d’accord sur l’objet de la consultation puis lors de 2 réunions de 2 heures maxi pour la validation du cahier des charges et la présentation de l’analyse des offres et enfin 1/2 journée pour la phase de négociation soit 1 jour et demi. Combien de temps lui faudra-t-il pour tout faire lui-même ?

En étant accompagné par un expert externe, vous vous assurez de choisir en toutes connaissances de cause votre futur fournisseur de systèmes d’impression, qui le sera pour 3, 4 ou 5 ans. En effet, il sait ce qu’il est important de comparer, ce dont il faut absolument s’assurer, ce qu’il ne faut surtout pas accepter, ce qui est négociable. Il sait lire entre les lignes des propositions pour vous en présenter une synthèse éclairée.

L’assistance à consultation vous permet donc de faire des économies sur 2 plans : le salaire de vos collaborateurs qui seraient mobilisés sur la consultation pour de longues journées et l’assurance d’obtenir la meilleure offre financière par rapport à vos besoins réels.

N’hésitez pas à nous demander un devis et vous pourrez constater que le retour sur investissement de l’assistance à consultation est immédiat.

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PME et collectivités territoriales

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L’Observatoire des PME, met en lumière la forte présence des PME dans les marchés publics, et particulièrement dans ceux des collectivités territoriales.

Dans les activités des PME, les marchés publics représentent une part non négligeable. En effet, près des deux tiers des marchés publics locaux (61%) sont attribués aux PME et aux ETI (établissements de taille intermédiaire), et presque la moitié des marchés publics étatiques (43%) sont remportés par ces entreprises.

De plus, l’attribution d’un grand nombre de marchés publics par les collectivités territoriales à des PME permet de renforcer le développement territorial régional, puisque ces marchés profitent à 41% à des entreprises locales.

Si vous n’en étiez pas encore persuadés, voilà 2 statistiques qui devraient vous convaincre de vous intéresser à ces futurs clients…

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Simplification administrative

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Selon l’OCDE, la complexité administrative coûterait 60 milliard d’euros par an aux entreprises françaises. Nous vous avions déjà parlé du plan pluriannuel de simplification voulu par François Hollande. Un conseil de la simplification a donc été créé et après 3 mois de travail, il a proposé 50 mesures pour alléger les démarches administratives.

En matière de marchés publics, le conseil reprend l’idée émise par le  SGMAP (Secrétariat Général pour la Modernisation de l’Action Publique) du Marché Public Simplifié (MPS). Il s’agit de permettre aux entreprises de candidater avec juste leur numéro de Siret. Les documents justificatifs exigés aujourd’hui dans le dossier de candidature ne seront plus nécessaires que pour l’entreprise retenue. Sachant que la constitution du dossier de candidature prend en moyenne 2 heures, cette annonce est une très bonne nouvelle pour les entreprises qui pourront se consacrer davantage à la qualité de leur offre.

Cette mesure s’appliquera auprès de 300 000 entreprises au 1er septembre 2014 et sera étendue à toutes les entreprises, au 1er janvier 2015.

D’autres mesures destinées à faciliter l’accès des entreprises aux marchés publics devraient être présentées lors de la deuxième vague de mesure proposées par le conseil de la simplification, à la rentrée prochaine.

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Le mémoire technique est votre vendeur

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Comme vous le savez le sujet du mémoire technique nous intéresse tout particulièrement. Nous avons déjà eu l’occasion de faire de nombreuses publications à ce sujet mais pas ces derniers temps. Nous y revenons donc en ce début de printemps.

Il est toujours plus efficace de répondre à une consultation lancée par une organisation qui vous connaît déjà. Dans de nombreux cas, vous n’avez pas les ressources nécessaires pour visiter les administrations qui pourraient être vos futurs clients. Il ne vous reste plus qu’un moyen de vous faire remarquer parmi les offres qui sont parfois nombreuses : rédiger un mémoire technique « vendeur ».

Il devra remplir 2 objectifs principaux :

  • Faire connaître votre entreprise et montrer vos valeurs ajoutées
  • Prouver à l’administration que vous avez parfaitement compris sa problématique et que votre entreprise est celle qui peut le mieux y répondre.

Plus facile à dire qu’à faire… J’en conviens. Pourtant quelques pistes à explorer vous aideront :

  • La présentation de votre entreprise doit être pragmatique et opérationnelle (oubliez les superlatifs et les promesses sans fondements).
  • Mettez en avant les points forts de votre organisation : ressources humaines, savoir-faire, expériences, références…
  • Répondez point par point aux demandes : si le CCTP fait état d’une mission en 5 étapes ne répondez pas par des prestations en 3 étapes.
  • Fournissez le plus d’éléments possibles montrant que vous vous projetez déjà dans la réalisation du marché : planning, noms des personnes constituant l’équipe dédiée, modèles de documents personnalisés, …

Ces pistes sont les 1ers axes de réflexion et de construction de vos futures réponses gagnantes. Elles seront le squelette de votre futur commercial marchés publics.

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