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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Maîtrise des budgets publics

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auditCette semaine, à deux reprises, je suis tombée sur un sujet à propos des budgets des collectivités territoriales : à la télé et à la radio. Dans les deux cas, il y était question de maîtrise des budgets dans une conjoncture où les dotations de l’État sont en forte baisse et les besoins en forte hausse. Dans les deux cas, les intervenants (un président de département et un directeur de cabinet de région) faisaient le constant que le seul moyen de poursuivre les missions de leur collectivité était de réduire les budgets de fonctionnement. Et les deux ont évoqué la réduction et la maîtrise des coûts d’impression comme piste à explorer.

Vous imaginez bien que je ne les contredirai pas. J’ajouterai juste que la réduction des coûts d’impression ne doit pas entraîner de blocages à l’activité des agents, au contraire, ils doivent apporter une plus grande souplesse et davantage de fonctionnalités tout en permettant une évolution des usages. C’est la clé pour que les économies réalisées soient durables et n’engendrent pas des coûts exponentiels pour les budgets suivants.

Sujet d’actualité donc, à méditer pour les budgets 2016…

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Des MPS pour les PME

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auditLes impressions représentent encore une charge importante pour les services IT des PME, tant en termes de temps et de ressources humaines qu’en termes de budget. De plus, elles sont souvent hors contrôle : budgets et engagements suivis par des services différents, généralisation de l’accès à la couleur, …

Les MPS (managed print services) permettent d’améliorer et de maîtriser la gestion des processus d’impression tout en favorisant des démarches de développement durable. Ces services sont en plein essor (Plus de 10 % de croissance par an selon Research and Markets). Cependant, il faut reconnaître qu’ils concernent surtout les grandes entreprises.

Pourtant les PME pourraient aussi bénéficier des avantages de ces services dans la mesure où de nombreux prestataires proposent des service modulables. Une PME pourrait démarrer par un « bouquet » de services de base qu’elle pourrait faire évoluer à sa convenance. Ainsi, l’approvisionnement automatique en consommables et le suivi des consommations constituent une première étape qui permettent de soulager les équipes internes (vos équipes IT ont autre chose à faire que de commander du toner et de s’assurer qu’il y en a toujours d’avance) tout en maîtrisant les dépenses.

La clé de la réussite réside dans l’évaluation de la situation initiale, celle des besoins et celle des attentes vis à vis du futur partenariat avec une prestataire de MPS. Si la demande est bien dimensionnée, les MPS sont un excellent moyen de maîtriser les coûts d’impression tout en libérant les ressources IT pour tous les projets indispensables à la croissance de l’entreprise.

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Relire vos contrats actuels…

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enquêteVous louez vos copieurs et le terme de cette location approche ? Et si vous relisiez vos contrats de location et de maintenance ?

D’abord, il est toujours utile de s’assurer de la date précise de la fin du contrat de location. En effet, il vous faudra affirmer votre souhait de ne pas le reconduire tacitement. Faites-le même si vous êtes content de votre prestataire. Cela vous permettra de rediscuter des conditions de ses prestations. Cela vous permettra de diminuer fortement le montant du loyer si vous décidez de garder le matériel au-delà de la fin du contrat initial. Cela vous permettra de réfléchir à nouveau à vos besoins.

Ensuite, il faut vous assurer que la reprise physique des matériels est prévue et gratuite. Vous saurez ainsi quelles procédures mettre en œuvre pour faire retirer un matériel que vous ne souhaiteriez pas garder.

Enfin, assurez-vous que le contrat de maintenance se termine en même temps que la location. Eh oui ! Ce n’est pas toujours le cas. Cela vous permettra d’obliger votre prestataire à entretenir le matériel jusqu’à la fin du contrat de location quand il pourrait être tenté de limiter ses coûts d’intervention sur une machine destinée à sortir de son parc. Cela vous évitera également de continuer à payer des forfaits de maintenance alors que vous n’avez plus le matériel.

Cette relecture vous donnera sûrement des sujets de négociation pour votre prochain équipement…

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N’imprimez plus au cas où

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papier4Au cours des audits, lors des entretiens utilisateurs, nous cherchons à connaître les usages qui sont faits des pages imprimées. Sont-elles stockées, diffusées, annotées,…? Dans de très nombreux cas (surtout dans les PME), on nous répond que les documents sont imprimés pour être archivés au cas où. Un même document peut d’ailleurs être archivé plusieurs fois tout au long de sa chaîne de diffusion. Ainsi une facture fournisseur peut être imprimée (copiée) par le service utilisateur (parfois par l’assistante et par le responsable), par la comptabilité et par l’expert comptable.  Or, ces pratiques qui semblent sécuriser tout le monde sont loin d’être si fiables qu’il y paraît. D’abord, les systèmes de classement papier sont divers et variés et sans transmission d’une méthodologie commune à tous, il est probable que le document ne sera pas retrouvé. Ensuite, le document papier est relativement fragile : il brûle, il absorbe les liquides (eau, humidité, café,…), l’encre s’efface avec le temps. Enfin, un archivage papier peut facilement être volé (copies, vols physiques,…).

Le meilleur moyen de sécuriser la conservation et l’accès aux documents c’est la sauvegarde régulière (quotidienne ou hebdomadaire) des documents numériques.

Pour sauvegarder vos données, vous pouvez utiliser des supports externes tels qu’un disque dur externe réservé exclusivement à cet usage, ou, à défaut, un CD ou un DVD enregistrable que vous rangerez ensuite dans un lieu éloigné de votre ordinateur, de préférence à l’extérieur de l’entreprise pour éviter que la destruction des données d’origine ne s’accompagne de la destruction de la copie de sauvegarde en cas d’incendie ou d’inondation ou que la copie de sauvegarde ne soit volée en même temps que l’ordinateur contenant les données d’origine.

Les nouvelles solutions de stockage sur Internet (cloud) doivent être abordées avec précaution car elles peuvent faire l’objet d’attaques informatiques et peuvent induire des risques sur la confidentialité, la disponibilité et l’intégrité des données.

En plus, d’être plus fiables et plus économes (coûts d’impression réduits), ces sauvegardes régulières vous permettront de gagner de la place et de vous débarrasser de ces affreuses armoires qui peuplent les fonds de bureau.

Sources : CGPME Guide des bonnes pratiques en informatique

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conso papier

Ce petit rappel de ce que représente une page imprimée en termes d’impact sur l’environnement mais aussi en termes de dépenses devrait vous encourager et vous motiver pour réduire vos impressions.

Sans être trop ambitieux au début, nous vous proposons 5 actions à mettre en place d’ici la fin de l’année.

  • Paramétrer vos drivers d’impression et vos matériels en recto-verso par défaut. Profitez-en pour paramétrer le N&B par défaut. Cela ne réduit pas le volume de pages imprimées mais limite la consommation d’encres.
  • Réduisez la taille de vos polices d’impression par défaut (11 suffit généralement)
  • Réduisez les marges par défaut de vos documents.
  • N’imprimez plus vos mails.
  • Organisez l’archivage électronique des documents plutôt que de faire de la place dans vos armoires.

Bonne rentrée …

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Réfléchir à vos coûts d’impression

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argentLa période estivale est souvent l’occasion de prendre un peu de recul et de s’interroger sur les actions qu’il faudra mener en septembre. C’est le moment de se pencher sur les coûts d’impression si vous voulez que vos budgets soient optimisés pour commencer l’exercice 2016 (et oui, il faut du temps..).

Je vous propose donc de commencer par revoir (voir ?) ce que sont ces fameux coûts d’impression.

3 éléments sont évidents pour tous :

  • Les coûts d‘acquisition : amortissements, loyers…
  • Les consommables : encres, toners, tambours, papiers…
  • La maintenance : extensions de garantie, maintenance forfaitaire ou à la page…

Mais ils ne constituent que la partie visible de vos réels budgets d’impression. Il faut leur ajouter les éléments suivants :

  • Les pages imprimées non utilisées : pages jetées car ratées, oubliées, lues une seule fois…
  • Le temps passé par les collaborateurs à régler les problèmes techniques : drivers, bourrages, appel SAV…
  • Les pertes de productivité : immobilisation matériels inadaptés,méconnaissance des fonctionnalités, mauvaise circulation de l’information…
  • La gestion des factures des prestataires : enregistrement comptable, réclamations, avoirs…
  • L’impression de pages couleur non maîtrisée : mails, brouillons…

Si les 3 premiers éléments sont les plus évidents, ils ne sont pas pour autant toujours identifiés car certaines factures sont « obscures » et certains contrats « opaques ».

Quant aux autres éléments, ils sont presque toujours oubliés dans les calculs alors qu’ils constituent une source très importante d’économies.

En tant qu’expert de ces sujets, nous vous fournissons une photographie éclairée de vos coûts réels et vous accompagnons dans la mise en place de solutions sur mesure, adaptées à vos besoins et économes.

Contactez-nous : iobiols@asspi.fr ou 06 81 02 89 74

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auditDans les marchés publics ou les grandes entreprises, la consultation des fournisseurs potentiels de systèmes d’impression passe systématiquement (ou presque) par la rédaction d’un cahier des charges, voire la constitution d’un dossier complet incluant des documents de réponses standardisés.

Dans les PME, c’est beaucoup plus rare. La consultation consiste au mieux à obtenir 3 devis sur la base des matériels déjà en place et à comparer les prix obtenus. La demande se résume alors à « Nous avons un copieur Y. Il faut le remplacer. Faites nous une offre. » Alors les offres sont très diverses tant au niveau de la forme que du fond : prix à la page et/ou forfaits, services inclus ou non,… La comparaison est au final un vrai casse tête.

C’est probablement ce qui explique que dans de nombreux cas, la consultation consiste à faire venir le fournisseur en place et à lui demander un devis pour le remplacement du matériel qu’il vous a vendu ou qu’il vous loue depuis 5 ans. d’ailleurs c’est souvent lui qui « alerte » sur la nécessité de changer de matériel.

Pourtant, la période nécessite de « professionnaliser » ces achats. En effet, les économies sont toujours les bienvenues et une consultation rigoureuse amène des offres plus performantes. Les entreprises évoluent très rapidement et donc leurs besoins en matière documentaire aussi. Évaluer précisément les besoins fera gagner en productivité. Le marché des systèmes d’impression s’est complexifié : nouvelles fonctionnalités, liens avec l’informatique, nouveaux services (MPS,…), nouveaux contrats, nouveaux acteurs (grossistes, réseaux de distributeurs,…). Il est difficile de s’y retrouver. La veille nécessaire pour faire le meilleur achat est disproportionnée avec les besoins d’une PME qui utiliserait moins de 100 matériels d’impression.

Quand le budget annuel consacré aux systèmes d’impression se situe entre 50 000 € et 100 000 €, les ressources internes ne permettent pas de passer trop de temps sur le sujet, n’y d’acquérir les compétences nécessaires. Quant la fonction achat est cumulée avec des fonctions de direction et/ou de gestion et que la fonction informatique est externalisée, l’équipement en systèmes d’impression passe après bien d’autres priorités.

Pourtant, faire appel à un spécialiste externe pour mener à bien la définition des besoins et la consultation des fournisseurs potentiels est à la portée de toutes les entreprises. Ainsi, dans tous les projets menés par ASSPI auprès de PME, les économies générées dès la première année finançaient largement le forfait de la prestation et les économies générées pour les 3 ou 4 ans à venir étaient autant de bouffées d’oxygène budgétaire.

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Pourquoi ASSPI ?

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asspi_reduc1  Signe que l’optimisation des systèmes d’impression est vraiment un sujet important pour les organisations, de nombreuses structures se créent pour répondre à ce besoin. Elles n’ont pas toutes la même offre.

Certaines sont des généralistes de la réduction de coûts qui voient dans le budget impression un nouveau filon à exploiter après la téléphonie ou les parcs automobiles. Elles appliquent des grilles et des méthodes toutes faites sans vraiment maîtriser les spécificités du monde de l’impression. Leur proposition qui générera l »économie la plus importante (et la meilleure rémunération qu’elles puissent obtenir aux résultats) est de ne doter vos utilisateurs que d’un multifonction par service ou par étage, de tirer sur les prix de maintenance au risque que le prestataire ne se rattrape sur la qualité, de gonfler l’évaluation de vos budgets de départ.

Certaines sont à la fois juges et parties. Elles se proposent d’auditer votre situation actuelle, de vous faire des préconisations pour l’améliorer et… de vous vendre les produits et services qui correspondent à leurs conseils. C’est la cas des fabricants et distributeurs de matériels d’impression (y compris les grossistes et certaines centrales d’achat) mais c’est aussi le cas des distributeurs de solutions logicielles destinées à la gestion des impressions. Leur proposition est souvent tentante car l’audit est « gratuit ». Personnellement, je ne connais pas d’entreprise qui puisse mettre à votre disposition plusieurs consultants pendant plusieurs jours sans pouvoir compenser les coûts générés par une source de revenus.

Certaines se présentent comme indépendantes, semblent ne rien n’avoir à vous vendre d’autre que leur expertise. En réalité, elles ont une double activité : prestataire de services et de conseils auprès des organisations clientes et apporteurs d’affaires auprès des fournisseurs. Elles font en quelque sorte le pont entre l’offre et la demande en appliquant un péage de chaque côté. Cette double face est parfois plus subtile et sans être directement rémunérées par les fournisseurs pour les affaires qu’elles apportent, elles sont des filiales très rentables (et très bien cachées) de ces mêmes fournisseurs qui ainsi diversifient leurs activités et sécurisent leurs débouchés.

Enfin certaines sont réellement indépendantes et expertes en la matière, c’est le cas de ASSPI et de certaines de ses consœurs. Vous l’avez compris, seules ses structures vous garantissent des conseils objectifs, dans l’intérêt de votre organisation et qui seront réellement applicables dans la durée. Assurez-vous que vous comparez bien des offres équivalentes et loyales avant de choisir celui ou celle qui vous accompagnera vers un parc de systèmes d’impression maîtrisés.

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Mutualisation et marchés publics

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L’époque est à la rationalisation des dépenses et à la professionnalisation de la fonction achat. Or, cette équation est parfois difficile à résoudre dans la mesure où les besoins et les offres se complexifient et les ressources (notamment humaines) se réduisent.

2 voies de mutualisation sont explorées : la mutualisation interne et la mutualisation avec d’autres collectivités.

Pour le sujet qui nous occupe, la mutualisation interne des achats a déjà fait son chemin. En effet, de plus en plus de marchés publics portent à la fois sur des multifonctions et sur des imprimantes. Les besoins qui étaient traités par les services généraux d’un côté et ceux traités par le service informatique d’un autre côté sont de plus en plus gérés en commun comme étant plus généralement des besoins en impression voire en gestion documentaire. Cela permet une mutualisation des moyens d’impression, un effet quantitatif sur les prix, une meilleure maîtrise des coûts qui sont centralisés, une amélioration des outils mis à disposition des utilisateurs. Mais cela nécessite que la consultation des entreprises soit gérée comme un projet et non plus comme une simple demande de prix. Les équipes en charge de ces projets doivent avoir des compétences variées : informatique, document et gestion du document, achat, technologies d’impression, services associés possibles,… et du temps. Ce sont probablement ces 2 contraintes qui empêchent encore certaines organisations de mutualiser leurs achats de systèmes d’impression.

En dehors du rapprochement de fonctions qui étaient séparées (copier n’était pas imprimer), la mutualisation interne des achats passe aussi par la centralisation de ces achats. Ainsi, tous les services, toutes les directions, tous les sites, toutes les filiales d’une entité devraient avoir la même politique d’impression et les achats nécessaires à sa mise en œuvre devraient être mutualisés. Tout cela reste encore très souvent au conditionnel. Par exemple, dans certaines mairies, les systèmes d’impression des services municipaux sont gérés par la direction informatique mais les systèmes d’impression des écoles sont gérés par la Direction des affaires scolaires.

Nous traiterons de la mutualisation entre collectivités dans notre prochain article dédié aux marchés publics, le 2 avril.

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Economie de fonctionnalité

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L’économie de fonctionnalité consiste à vendre l’accès aux fonctions d’un bien plutôt que le bien lui-même. cette économie n’est pas récente. Ainsi, nous avons depuis longtemps adopté le café moulu, causant la faillite des fabricants de moulins à café. Mais elle se développe vers de nouveaux biens, en parallèle de l’économie collaborative (louer son véhicule lorsqu’on ne l’utilise pas) et de l’économie circulaire (recyclage, rénovation,…).

L’économie de fonctionnalité existe depuis de nombreuses années dans le monde du photocopieur. Avec l’arrivée de la notion de TCO, elle s’étend à tous les systèmes d’impression. Ainsi, vous payez pour une solution d’impression, pour la production des documents qui sont nécessaires à votre organisation pas pour une machine (souvent laide, bruyante et encombrante !). Les offres prendront la forme d’un coût unique à la page incluant la mise à disposition des matériels nécessaires, les consommables, la maintenance, la formation des utilisateurs, le pilotage du parc,… Mais elles peuvent aussi prendre la forme d’une location trimestrielle (qui peut être perçue comme un abonnement pour la mise à disposition de matériels) et un prix à la page qui regroupe le reste des services.

Cette approche permet de limiter la surproduction de biens industriels. En effet, l’intérêt du prestataire est que les matériels soient le  utilisés le plus possible et durables (l’obsolescence programmée serait contreproductive dans ce cadre). Dans le même esprit, le fabricant a intérêt à prévoir et favoriser dès le départ le recyclage et la modularité pour augmenter la durée de circulation des matériels et donc sa rentabilité.

Au final, l’économie de fonctionnalité apporte une contribution au développement durable qui va même au-delà de la réduction des impacts énergétiques et de l’obsolescence : la notion de services de l’économie de fonctionnalité peut entraîner la création d’emplois de proximité, non-délocalisables, en développant des activités de maintenance, de formation, de pilotage, …

Sources : ParisTech Review

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