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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Des MPS pour les PME

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auditLes impressions représentent encore une charge importante pour les services IT des PME, tant en termes de temps et de ressources humaines qu’en termes de budget. De plus, elles sont souvent hors contrôle : budgets et engagements suivis par des services différents, généralisation de l’accès à la couleur, …

Les MPS (managed print services) permettent d’améliorer et de maîtriser la gestion des processus d’impression tout en favorisant des démarches de développement durable. Ces services sont en plein essor (Plus de 10 % de croissance par an selon Research and Markets). Cependant, il faut reconnaître qu’ils concernent surtout les grandes entreprises.

Pourtant les PME pourraient aussi bénéficier des avantages de ces services dans la mesure où de nombreux prestataires proposent des service modulables. Une PME pourrait démarrer par un « bouquet » de services de base qu’elle pourrait faire évoluer à sa convenance. Ainsi, l’approvisionnement automatique en consommables et le suivi des consommations constituent une première étape qui permettent de soulager les équipes internes (vos équipes IT ont autre chose à faire que de commander du toner et de s’assurer qu’il y en a toujours d’avance) tout en maîtrisant les dépenses.

La clé de la réussite réside dans l’évaluation de la situation initiale, celle des besoins et celle des attentes vis à vis du futur partenariat avec une prestataire de MPS. Si la demande est bien dimensionnée, les MPS sont un excellent moyen de maîtriser les coûts d’impression tout en libérant les ressources IT pour tous les projets indispensables à la croissance de l’entreprise.

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enquêteVous louez vos copieurs et le terme de cette location approche ? Et si vous relisiez vos contrats de location et de maintenance ?

D’abord, il est toujours utile de s’assurer de la date précise de la fin du contrat de location. En effet, il vous faudra affirmer votre souhait de ne pas le reconduire tacitement. Faites-le même si vous êtes content de votre prestataire. Cela vous permettra de rediscuter des conditions de ses prestations. Cela vous permettra de diminuer fortement le montant du loyer si vous décidez de garder le matériel au-delà de la fin du contrat initial. Cela vous permettra de réfléchir à nouveau à vos besoins.

Ensuite, il faut vous assurer que la reprise physique des matériels est prévue et gratuite. Vous saurez ainsi quelles procédures mettre en œuvre pour faire retirer un matériel que vous ne souhaiteriez pas garder.

Enfin, assurez-vous que le contrat de maintenance se termine en même temps que la location. Eh oui ! Ce n’est pas toujours le cas. Cela vous permettra d’obliger votre prestataire à entretenir le matériel jusqu’à la fin du contrat de location quand il pourrait être tenté de limiter ses coûts d’intervention sur une machine destinée à sortir de son parc. Cela vous évitera également de continuer à payer des forfaits de maintenance alors que vous n’avez plus le matériel.

Cette relecture vous donnera sûrement des sujets de négociation pour votre prochain équipement…

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Sécurité de l’information et document papier

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papier42/3 des entreprises européennes considèrent que le papier représente une grande menace pour la sécurité de l’information. Dans de nombreuses organisations , un document papier peut être photocopié en de multiples exemplaires. Il peut facilement être partagé ou détruit. Il peut être abandonné sur le système d’impression qui l’a produit ou classé de façon aléatoire ou bien jeté dans n’importe quelle poubelle.

1/3 seulement des entreprises européennes vérifient l’efficacité des politiques mises en place pour aider les employés à produire, faire circuler, stocker et détruire  les documents papier. Encore faut-il que ces politiques soient au moins mises en place et nous en sommes loin.

Or, la mise en place d’une politique d’impression détaillée, définissant les règles de traitement du document papier peut limiter ces risques.

Ainsi, les accès aux archives sont souvent libres et les salles d’archivage sont même souvent dotées d’un système de reprographie et d’un système de destruction facilitant la reproduction  et l’élimination des documents. Sans contrôle d’accès, ces zones peuvent devenir sources d’importantes « fuites » de l’information (par destruction ou par diffusion).

Les utilisateurs ont souvent tendance à penser que le seul moyen d’assurer la confidentialité de leurs documents papier est de les imprimer sur une imprimante locale, dans leur bureau. Or, ils n’hésitent pas ensuite à aller  copier ce document confidentiel sur le copieur du couloir, au vu de tous, voire même laisser les documents sur la machine le temps d’aller boire un café. Nous ne répèterons jamais assez que des solutions simples existent pour gérer efficacement la confidentialité de la production de documents papier.

Source : Etude Iron Mountain

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auditQu’il s’agisse d’une entreprise ou d’une administration, le renouvellement des systèmes d’impression nécessite la connaissance du marché (acteurs, technologies…), des modes opératoires (financement, types de contrats, services…) et du langage spécifique (les vendeurs ont du mal à se séparer de leur jargon professionnel).

Au delà de cette veille nécessaire, une autre condition de la réussite de ce type de projet est de bien connaître son parc actuel et les besoins de son organisation. Demander les mêmes caractéristiques que le matériel actuel (juste un peu plus rapide si ça ne coûte pas trop cher…) ou faire confiance au commercial pour définir les matériels adéquats, c’est risquer de repartir pour 3 ou 4 ans avec des outils inappropriés.

L’audit des systèmes d’impression doit être un préalable à toute consultation. Il permet de :

  • Connaître parfaitement le parc actuel y compris dans les sites éloignés.
  • Recenser les besoins des utilisateurs et de l’organisation.
  • Mettre à plat les pratiques autour du parc (pratiques d’impression, gestion des consommables…).
  • Se fixer des objectifs (budget, développement durable…) pour le futur parc.
  • Fournir aux prestataires consultés un cahier des charges précis.
  • Obtenir des offres comparables grâce à des matrices de réponses standardisées.

Vous pouvez choisir de mettre en œuvre un audit plus ou moins poussé (exhaustivité ou échantillonnage…) suivant le temps, les moyens et les enjeux du projet. Malheureusement c’est souvent la contrainte de temps qui limite la prise en compte des autres enjeux. Sachant que les phases de livraison (entre 4 et 6 semaines), d’analyse des offres (3 à 4 semaines), de réponse à la consultation (2 à 5 semaines) sont incompressibles, quand le temps fait défaut l’audit est souvent partiel, voire très succinct.  Pourtant prendre le temps de faire un état des lieux précis, d’envisager plusieurs pistes d’amélioration et de choisir une politique d’impression sur le moyen terme fait au final gagner du temps (moins de risque de consultations infructueuses ou mal dimensionnées) et de l’argent (le nouveau parc est optimisé dans tous ses aspects).

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Le serveur d’impression

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Au fil de nos interventions sur les parcs de systèmes d’impression, je suis surprise du nombre de réseaux (y compris des réseaux relativement importants) qui n’ont pas de serveurs d’impression.

Parfois, il s’agit d’un choix délibéré. Le serveur d’impression est alors perçu comme un risque plus que comme un outil. Il est vrai que sans un minimum de précautions, si le serveur d’impression « tombe » plus personne n’imprime. Mais ce risque est tout de même facilement maîtrisé (solution de backup, impression directe pré programmée sur les postes…).

Pourtant, les avantages de cette forme de structure sont nombreux.

Qu’est-ce qu’un serveur d’impression ?
Il s’agit d’un élément du réseau (physique ou virtuel) qui va permettre de partager des imprimantes. Le principe est le suivant : les impressions sont envoyées sur des files d’attente (spool) sur le serveur et redistribuées petit à petit vers les systèmes d’impression. Cet élément peut être un serveur dédié, un serveur partagé (données et impressions), un boîtier spécifique, un poste de travail (uniquement pour les petits réseaux avec peu de trafic au risque de ne rien pouvoir faire d’autre sur ce poste).

Quel intérêt ?
Tout d’abord cela facilite l’installation puisque le pilote d’impression ne doit plus être installé manuellement sur chaque poste, il est distribué automatiquement à partir du serveur.
Sachant que l’impression réseau peut représenter la moitié du trafic global, cette solution permet de ne pas encombrer le réseau ou des postes utilisateurs qui serviraient de serveurs et permet de gérer les impressions simultanées. De plus, elle permet de gérer des droits d’accès (accès à la couleur, accès à certains systèmes d’impression seulement,…).
Cela permet d’offrir facilement aux utilisateurs des solutions de secours en cas de pannes : ils peuvent imprimer sur une autre file d’attente du serveur sans avoir à installer une nouvelle imprimante.
De plus, dans le cadre d’une optimisation des impressions, le serveur d’impression permet de collecter des informations sur le trafic, les incidents, les volumes, les types de travaux.
Cette structuration des impressions peut aussi limiter les achats intempestifs d’imprimantes locales sur des budgets qui ne seraient pas visibles par la DSI. En effet, elle permet de limiter les droits des utilisateurs sur leurs postes de travail et en particulier le droit à installer un pilote d’impression local.
Le serveur d’impression est incontournable pour l’impression par badges et la fonction FollowMe.

En résumé, pour optimiser vos impressions (fonctionnement et coûts), le serveur d’impression est un excellent outil.

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Infogérance d’impression à la carte

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Le marché de l‘infogérance d’impression est estimé en France à plus de 200 millions d’Euros par an et contrairement au marché des systèmes d’impression, il est en forte croissance (entre 15 et 25 %).

Même si tout le monde est d’accord pour définir l’infogérance d’impression comme l’externalisation des services liés aux parcs de systèmes d’impression, en fait ce terme regroupe des réalités assez différentes allant du simple approvisionnement automatique en consommables jusqu’à la reprise de personnel dédié à l’impression.

Cette modularité rend l’infogérance d’impression intéressante pour tous les types de structures.

Bien sûr les premiers concernés sont les grands consommateurs d’impressions qui cumulent des contraintes de fiabilité, confidentialité et de rapidité : professions juridiques, administrations, formation,… Pour eux, tous les aspects de l’infogérance d’impression sont de potentiels vecteurs de productivité et d’économies (diminution des consommations, fiabilité des solutions avec solutions de secours systématiques, facturation unique, traçabilité, …).

Mais les plus petites structures, moyennes consommatrices d’impressions, peuvent également y trouver leur compte. Ainsi les outils de tracking permettront d’affiner les calculs de coûts de revient (prix précis des impressions liées à telle production ou à tel client) et donc de définir plus précisément la meilleure offre pour son client (un consultant devrait toujours pouvoir évaluer le coût des impressions nécessaires à la production de livrables de qualité pour ne pas les « surfacturer » ou « sousfacturer » dans son forfait de prestations).

Ainsi, l’enjeu ne semble plus de s’interroger sur l’utilité de l’infogérance mais plutôt sur le meilleur niveau à choisir pour ne pas payer des services qui seraient du luxe (voire contreproductifs) mais se doter d’outils performants, adaptés à la performance visée par la structure.

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Dématérialisation

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Au risque de commencer cet article par une évidence connue de tous, il me semble important de définir la dématérialisation par le remplacement de documents papier en fichiers et contenus informatiques. Dans les organisations, elle couvre de nombreux domaines : commandes, factures, appels d’offres publics, courriers,… et si la substitution était complète, elle aboutirait au « Zéro papier » annoncé dans les années 80 (l’autre siècle) et toujours attendue malgré des évolutions notables dans nos vies quotidiennes comme dans nos activités professionnelles.

En fait la dématérialisation regroupe 2 réalités différentes :

  • La dématérialisation native qui consiste à échanger des flux documentaires numériques sans passer par la matérialisation. C’est ce qui se passe quand une entreprise reçoit une facture numérique.
  • La dématérialisation duplicative qui consiste à transformer des documents papier en documents numériques. C’est ce que font les entreprises qui traitent numériquement leurs courriers entrants.

La mise en œuvre de ces procédés implique des contraintes :

  • Un moyen de certifier l’identité des différents intervenants dans le flux documentaire (Signature électronique)
  • Un moyen d’horodater les différentes étapes de ce flux
  • Un moyen de s’assurer que tous les documents liés suivent le flux (enveloppe électronique)
  • Un espace de stockage sécurisé

De plus, elle se heurte aux habitudes et aux craintes. Il n’est pas rare de trouver un système de dématérialisation efficace doublé d’une sauvegarde papier « au cas où ».

Pourtant, elle est réellement source de gains de productivité conséquents (rapidité de transfert, facilité de traitement…) et de développement en facilitant les échanges entre partenaires et agents économiques.

Nous n’en sommes pas au bureau sans papier mais les choses évoluent. Ainsi, le plan France numérique 2020 prévoit que « le papier devra être définitivement abandonné et l’intégralité des démarches administratives devront être dématérialisées ». A suivre donc …

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Vous le savez, les multifonctions ne sont pas de simples copieurs qui impriment. Ils sont devenus des maillons importants de la chaîne documentaire. Ainsi les MFP peuvent devenir de véritables plateformes de dématérialisation.

Les multifonctions intelligents permettent de capturer des documents et de commencer leur traitement. Ainsi grâce à l’écran tactile, ils permettent l’indexation des documents sur la base de mots clés ou de références. Ils intègrent la reconnaissance de texte. Ils vont permettre de façon simple de diriger les documents numérisés vers des répertoires partagés. Grâce à des passerelles (connecteurs), ils vont permettre d’intégrer directement les documents dans les applications centrales (CRM, comptabilité,…).

Ces fonctionnalités sont de plus en plus simples d’accès puisque la personnalisation des écrans des multifonctions permet de créer des boutons pour chaque profil d’usage : le click sur un bouton permet de scanner dans un format défini, vers une destination définie. Ainsi, le service clients peut numériser les courriers entrants en un click sur le bouton qui lui est dédié. Les documents seront traités et intégrés dans le logiciel de gestion de la relation client rapidement, facilement  et en toute sécurité.

Ces multifonctions en mode distribué permettent d’optimiser à la fois l’espace et les coûts associés.

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Economie de fonctionnalité

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L’économie de fonctionnalité consiste à vendre l’accès aux fonctions d’un bien plutôt que le bien lui-même. cette économie n’est pas récente. Ainsi, nous avons depuis longtemps adopté le café moulu, causant la faillite des fabricants de moulins à café. Mais elle se développe vers de nouveaux biens, en parallèle de l’économie collaborative (louer son véhicule lorsqu’on ne l’utilise pas) et de l’économie circulaire (recyclage, rénovation,…).

L’économie de fonctionnalité existe depuis de nombreuses années dans le monde du photocopieur. Avec l’arrivée de la notion de TCO, elle s’étend à tous les systèmes d’impression. Ainsi, vous payez pour une solution d’impression, pour la production des documents qui sont nécessaires à votre organisation pas pour une machine (souvent laide, bruyante et encombrante !). Les offres prendront la forme d’un coût unique à la page incluant la mise à disposition des matériels nécessaires, les consommables, la maintenance, la formation des utilisateurs, le pilotage du parc,… Mais elles peuvent aussi prendre la forme d’une location trimestrielle (qui peut être perçue comme un abonnement pour la mise à disposition de matériels) et un prix à la page qui regroupe le reste des services.

Cette approche permet de limiter la surproduction de biens industriels. En effet, l’intérêt du prestataire est que les matériels soient le  utilisés le plus possible et durables (l’obsolescence programmée serait contreproductive dans ce cadre). Dans le même esprit, le fabricant a intérêt à prévoir et favoriser dès le départ le recyclage et la modularité pour augmenter la durée de circulation des matériels et donc sa rentabilité.

Au final, l’économie de fonctionnalité apporte une contribution au développement durable qui va même au-delà de la réduction des impacts énergétiques et de l’obsolescence : la notion de services de l’économie de fonctionnalité peut entraîner la création d’emplois de proximité, non-délocalisables, en développant des activités de maintenance, de formation, de pilotage, …

Sources : ParisTech Review

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Résultats de l’optimisation

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En janvier, je vous avais présenté le bilan des optimisations ASSPI en mairies. Certains m’ont fait remarqué que ces données sont intéressantes pour toutes les typologies d’organisations. Je fais donc ici mon méaculpa et vous présente les résultats moyens toutes typologies confondues.

En matière de situation de départ, les données moyennes sont les suivantes :

  • Un nombre moyen de matériels d’impression de 250 réparti en 20 % de multifonctions et 72 % d’imprimantes (les 8 % restant regroupent les fax autonomes, les traceurs et les scanners).
  • Le volume d’impression moyen par an est de 8 303 000 pages produites pour 64 % par les multifonctions et 34 % par les imprimantes (2% pour les fax et autres matériels d’impression).
  • La proportion moyenne d’impression couleur est de 24 % du volume global.
  • Le budget annuel moyen imputé aux impressions hors papier et coûts indirects est de 282 000 €, soit un coût moyen à la page de 3,4 cents.

En matière de résultats après optimisation, les nouvelles politiques d’impression ont apporté :

  • Une économie annuelle moyenne de 19 400 €
  • Une réduction du parc en unités de 27 %.

Ces moyennes cachent bien sûr des disparités (certaines organisations avaient une proportion couleur proche de 50 %) mais les situations se ressemblent ainsi que les solutions et les résultats.

Je terminerai sur le constat que dans tous les cas de figure, l’étude est largement financée par les économies de la première année et, dans certains cas, ces économies financent même la rédaction des documents nécessaires pour consulter les prestataires potentiels.

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