ASSPI

Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Méthodologie de l’audit

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Afin de faciliter la mise en œuvre et le suivi de la prestation d’audit, ASSPI la découpe  en étapes et en phases, pour chacune desquelles seront évalués les moyens nécessaires et le planning prévisionnel :

– ETAPE 1 Recensement de l’existant : recueillir toutes les données du parc existant par inventaire physique, compilation des données financières et interviews des utilisateurs.

  • Phase 0 Entretien préparatoire.
  • Phase 1 Collecte des données.

– ETAPE 2 Analyse de l’existant et élaboration conjointe des objectifs à atteindre : permet de définir  une politique d’impression ambitieuse mais que chacun peut s’approprier et appliquer.

  • Phase 2 Traitement et Analyse des données.
  • Phase 3 Entretien de validation.

– ETAPE 3 Préconisations : définissent les caractéristiques techniques des matériels à venir, leur implantation, les  modes opératoires autour du futur parc. Elles permettent également de définir un budget prévisionnel et donc des  économies réalisables.

  • Phase 4 Préconisations techniques.
  • Phase 5 Simulations financières.
  • Phase 6 Entretien de présentation.

Les livrables qui restituent l’ensemble de l’étude sont :

  • Le rapport d’audit présente les données exhaustives de l’inventaire, le compte-rendu des entretiens utilisateurs, les objectifs de l’optimisation du parc, les préconisations techniques.
  • Le rapport financier fournit toutes les données budgétaires du parc existant, leur analyse ainsi que les simulations financières issues des préconisations. La nature des données budgétaires présentées (par matériel, par technologie, par site, globales…) est définie conjointement lors de l’entretien de validation.
  • Les plans (cartographie) avant-après fournissent les plans de l’implantation actuelle et les  plans des organisations préconisées.
  • La synthèse est un résumé de tous les documents précédents. Elle présente l’état des lieux synthétique du parc actuel et les préconisations. Elle présente également  la feuille de route des actions suivant l’audit préalable.

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Ma vision d’un projet d’optimisation

Accompagner après les changements

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Après les changements, il s’agit de persuader et de faire participer activement les utilisateurs aux changements.

Il s’agit également d’être réactifs et de pouvoir mettre en place d’éventuelles actions correctrices le plus vite possible.

Nous préconisons des interventions en 3 temps :

Un mois après la mise en place des nouveaux matériels,   une première action sera mise en place :

  • Pour informer chacun de l’avancement du projet
  • Pour mesurer l’efficacité des formations   d’utilisation.
  • Pour identifier les éventuels points de blocage.

Cette action peut prendre diverses formes : réunions,   questionnaires, forums…

Un trimestre plus tard, une seconde action aura pour   objectif de favoriser les échanges et d’encourager l’expression des difficultés entre « les champions ». Il s’agira de les réunir pour les repositionner dans leur rôle de porteurs du projet et pour définir avec eux un plan d’amélioration.

Un trimestre plus tard, une troisième action sera prévue :

  • Pour informer chacun des résultats obtenus   (réussites et points à améliorer).
  • Pour mesurer la satisfaction des utilisateurs.

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Accompagner avant les changements

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Avant les changements, il s’agit d’informer et d’expliquer le projet aux utilisateurs.

Je préconise une communication en 2 temps :

A tous les collaborateurs (Web, réunions, …), 30   jours environ avant les premières mises en place du  nouveau parc :

  • Qu’est ce que le projet.
  • Les objectifs définitifs du projet.
  • Les bénéfices collectifs et individuels
  • Le ou les prestataires retenus.
  • Les phases de mise en œuvre.

A tous les collaborateurs d’un même site 15 jours avant la mise en place (Web, mémos, Kits d’affichage…) :

  • Sensibilisation aux objectifs
  • Dates officielles du déploiement
  • Information sur les formations à l’utilisation des   matériels
  • Coordonnées d’un correspondant local qui aura été choisi et positionné comme « champion » du projet.

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Accompagnement au changement

ASSPI vous propose

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Les coûts d’impression représentent jusqu’à 3 % de votre chiffre d’affaires.
ASSPI vous aide à réduire vos budgets d’impression jusqu’à 1/3.

Un employé français consomme 75Kg de papier par an, soit 2 arbres et 25 Kg de CO2.
ASSPI vous aide à réduire vos volumes d’impression jusqu’à 10 %.

Une offre de services sur mesure adaptée à vos besoins :

  • Audit pour attribuer les coûts à la page et les volumes à chaque point d’impression
  • Préconisations techniques pour optimiser les outils sans nuire à la productivité de vos utilisateurs
  • Rédaction de cahier des charges pour consultation des fournisseurs
  • Simulations financières pour évaluation des offres fournisseurs et des budgets
  • Accompagnement au changement pour assurer le succès de votre nouvelle organisation
  • Suivi du parc et des relations fournisseurs pour assurer la pérennité  de l’adéquation du parc à vos besoins

Grâce à notre accompagnement,

  • Vous réduisez vos coûts et vous les maîtrisez
  • Vous optimisez vos outils d’impression
  • Vous bénéficiez de l’expérience et de la compétence de professionnels de l’impression
  • Vous avez une vision objective de la gestion de vos documents
  • Vous initiez une démarche de développement durable

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Présentation de ASSPI

L’accompagnement au changement

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L’audit documentaire peut conduire à une réorganisation globale des pratiques d’impression. L’accompagnement au changement conditionne la réussite du projet d’optimisation du parc de systèmes d’impression.

Il s’agit de s’assurer de la mise en œuvre effective des nouveaux outils, des nouvelles pratiques et de leur appropriation par chacun des agents. Ceci nécessite explications et informations .

Il faut mesurer l’intégralité des changements induits et définir précisément leur impact afin de définir les personnes qu’il est pertinent d’impliquer et la communication à mettre en place.

La gestion du changement permet d’accompagner les utilisateurs tout au long de la phase de transition.

Ma vision d’un projet d’optimisation des outils d’impression

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La réussite d’un projet d’optimisation des outils d’impression passe par :

–L’analyse précise de la situation actuelle.
–Une connaissance approfondie des technologies et des pratiques.
–Un accompagnement des utilisateurs.

L’approche de ASSPI repose sur cette conviction : pour comprendre et faire comprendre le système existant et réussir la mise en place d’un nouveau système, il faut écouter et communiquer.

La collaboration entre les équipes internes et le consultant externe permet de partager : les premiers ont la culture de leur organisation et une expérience interne, le second est en contact avec le monde extérieur, il apporte de la technicité et  des points de référence (référentiel). L’auditeur est force de proposition grâce à son expertise mais le référentiel doit être adapté à la situation particulière de l’organisation.

Dans la pratique, le projet a des objectifs à priori qui servent de guide à l’étude. Les objectifs définitifs de l’optimisation doivent être discutés et adaptés après l’analyse de la situation pour être réalistes et que chacun puisse se les approprier.

Chaque étape fait l’objet de communications et d’échanges pour garantir que les livrables sont en phase avec vos attentes et vos priorités particulières.