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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Enquête Riposte Verte sur la politique papier

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Cette étude a pour but d’évaluer les politiques papier de 50 grandes entreprises françaises et plus particulièrement l’évolution de leur consommation de papier, la proportion de papier responsable qu’elles utilisent et les actions qu’elles ont mises en place pour en maximiser le recyclage.
Les 50 entreprises sélectionnées sont :
– les entreprises du CAC 40,
– les grands distributeurs,
– certaines entreprises partenaires du WWF.

Le papier est un support de communication issu de ressources renouvelables. Il tient toujours dans la vie culturelle de l’Homme une place importante.
Sans garanties, il peut avoir des impacts négatifs sur l’environnement tels que la pression sur les forêts, l’émission de pollutions chimiques et atmosphériques ainsi que la production de grandes quantités de déchets non valorisés.
Au même titre que d’autres secteurs, il faut donc développer une politique responsable d’utilisation de ce produit pour réduire son impact sur l’environnement.

La consommation de papier et carton en France est de 9,5 millions de tonnes. En 2009, cette consommation a baissé de près de 10%. Au-delà des raisons économiques, cette tendance traduit un début de prise de conscience et une généralisation progressive des éco-gestes en France.
Pourtant au bureau :
un employé produit toujours environ 80kg2 de papier par an,
65 % des employés considèrent que l’on imprime du papier inutilement,
– en moyenne, 14 % des impressions ne sont jamais lues.

3 domaines d’action :

  • Consommation : Consommer le papier de manière plus raisonnée permet de réduire son empreinte sur l’environnement
  • Achat : Utiliser 100 % de papier responsable évite d’ajouter une pression supplémentaire sur les ressources forestières
  • Recyclage : Recycler son papier permet de diminuer son impact sur l’environnement et participe à la production de nouveaux papiers

L’évaluation PAP50 révèle que, même si quelques entreprises en France développent une politique papier qui va dans le bon sens, la majorité ne sont pas à la hauteur des enjeux environnementaux posés par le papier et ont encore beaucoup d’efforts à faire.
Ces entreprises consommatrices d’importants volumes de papier ont la responsabilité de généraliser les bonnes pratiques afin de faire passer la note moyenne de l’étude de 43 sur 100, pour les entreprises ayant répondu, à 94 sur 100 qui représente la compilation des meilleures actions papier, et ainsi minimiser l’impact négatif de ce secteur papier sur l’environnement.

Les recommandations :

  • Consommation : afin de maîtriser la consommation à usage interne, il est nécessaire de continuer à systématiser l’ensemble des éco-gestes existants pour réduire la consommation de papier au quotidien, à travers des outils de sensibilisation et la mise en place de moyens efficaces pour contrôler la surconsommation.
  • Achat responsable : une politique d’achat de papier non responsable peut avoir des impacts sur l’environnement tout au long du procédé de fabrication du papier. De ce fait, les entreprises sont invitées à se tourner vers du papier 100 % recyclé ou certifié FSC en priorité, les seuls à offrir de solides garanties environnementales sur l’origine du papier. Un très faible nombre d’entreprises utilise en majorité du papier recyclé. Pourtant l’offre de papier recyclé se développe, sa qualité et sa blancheur sont identiques à celle d’un papier issu de fibres vierges. La généralisation des impressions responsables à tous les documents et pas seulement aux documents relatifs au développement durable est nécessaire.
  • Recyclage : il existe un vaste ensemble de solutions pour recycler le papier dans l’entreprise. Celles ne l’ayant pas déjà fait sont invitées à rapidement mettre en place des systèmes de valorisation, afin de donner la possibilité aux employés de participer au recyclage de l’ensemble de leurs papiers.  Instaurer un système de cercle vertueux de recyclage du papier, distribuer la même quantité de papier avec fibres recyclées que la quantité de papier récupérée, afin de sensibiliser aux intérêts du recyclage pour ainsi atteindre et maintenir un taux de recyclage de 100%.

Pourquoi une politique d’impression ?

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Envisager une politique d’impression consiste principalement
à optimiser les coûts et rationaliser la gestion des flux de documents.

Les solutions dépassent donc l’achat ou la location de machines pour intégrer des préoccupations telles que la gestion des volumes,  la proximité de la production papier, les changements de méthodes de travail, le développement durable…

Les objectifs d’une politique d’impression peuvent être rassemblés autour de deux pôles que sont les coûts (directs et indirects) et les fonctionnalités.

Les attentes des directions informatiques et services généraux :

  • Optimisation des coûts directs : Avec une gestion des coûts par utilisateur, par service, par page… prenant en compte le coût d’acquisition, de consommables et de services…
  • Optimisation des coûts indirects : coût de la facturation des consommables, coût de la maintenance, coûts de la surface utilisée par les machines, coût du temps consacré par les utilisateurs dans la production de documents…

De leur coté les principales attentes des utilisateurs portent sur :

  • La disponibilité et la fiabilité des machines
  • La confidentialité des documents
  • La proximité d’utilisation…

Le retour sur investissement d’une nouvelle politique d’impression se calcule généralement aujourd’hui à partir de l’indicateur du coût par page et  à partir du gain de temps de production « papier » des utilisateurs.

Former mes collaborateurs aux bonnes pratiques d’impression ?

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Pour quoi faire ?

  • Pour qu’ils utilisent pleinement les outils d’impression qui sont à leur disposition.
  • Pour qu’ils adoptent des pratiques économes en papier et en encre.
  • Pour que votre entreprise initie facilement une démarche de développement durable.
  • Pour fédérer vos collaborateurs autour d’un projet simple et pratique.

Tout ça c’est bien joli mais quel retour sur investissement (ROI) ?

  • Sans grand bouleversement de votre organisation, vous pouvez économiser immédiatement entre 10 et 20 % de votre budget d’impression (à vos calculettes).
  • La formation entre dans votre budget de formation continue obligatoire car ASSPI est centre de formation agréé.

Bien. Et comment ça se passe ?

  • La formation dure  1/2 journée sur site.
  • Elle s’adresse à des groupes de 5 à 6 personnes maximum.
  • Elle est préparée pour être adaptée à vos outils d’impression et à vos attentes.

Voilà ! Il ne vous reste plus qu’à contacter ASSPI pour convenir d’un rendez-vous. iobiols@asspi.fr

Etude Konica Minolta sur l’impression éco-responsable

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Konica Minolta présente les résultats d’une étude menée auprès d’environ 500 de ses clients, au mois de juin 2010, sur leur comportement en matière d’impression responsable. L’étude du constructeur japonais révèle que les PME interrogées (des structures allant de 6 à 500 salariés) ont majoritairement (81%) adopté des éco-gestes visant à réduire leur consommation de papier, d’encre et d’énergie et qu’elles apportent une attention particulière au tri ainsi qu’au recyclage du papier et des consommables.

Ces mesures spécifiques se traduisent par l’impression obligatoire en mode recto/verso (61%), par la limitation du nombre d’impressions par salarié (15%) et  par la formation des salariés pour une meilleure utilisation des systèmes d’impression (12%). En revanche, les entreprises interrogées sont 29% à n’avoir pu changer leurs habitudes d’impression principalement par manque de temps.

Autres données, 93% limitent leur consommation de papier : non impression des emails (39%), ou bien encore en utilisant le verso des feuilles imprimées (26%). Mais les éco-gestes plus complexes tels que l’utilisation du raccourci impression pour les pages web (3%), ou le paramétrage par l’utilisateur des pages web (1%) à imprimer sont rarement utilisés.

78% sont vigilantes quant à leur consommation d’encre : l’impression en noir & blanc des documents à relire est majoritairement plébiscitée (56%), vient ensuite le choix de la numérisation des documents (17%), puis l’utilisation du mode éco (14%) et du mode brouillon (13%).

Pour 58%, le papier est trié et orienté vers des filières de valorisation du papier. Néanmoins, l’utilisation du papier recyclé est loin de faire l’unanimité puisque 73% ne veulent pas payer plus pour un papier 100% recyclé.

Le recyclage des cartouches d’encre est également presque systématique (83%). Dans la majorité des cas (62%), les PME font appel à une société de collecte des consommables usagés. 31% renvoient par la poste les cartouches usagées au fabricant.

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Changer les pratiques d’impression

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Il ne suffit pas d’élaborer une charte, de définir des commandements et surtout pas de vouloir les faire appliquer de force. Charte de bonnes pratiques ou liste de commandements, les politiques de responsabilisation des utilisateurs passent d’abord par la pédagogie.

Le terrain doit être préparé pour cela.  Sans idée de ce que vous coûte l’impression ni de son volume, il est impossible de fixer un objectif d’économie à la fois ambitieux et réaliste. Cette démarche débute  par une mise à plat de votre fonctionnement , de vos usages et de vos spécificités métiers avant d’analyser et quantifier le gaspillage. A partir des données recueillies, ASSPI bâtit une charte tenant compte des aspects financiers et fonctionnels. Les mesures proposées sont validées et soutenues par vous. Dans les bureaux, il peut ainsi être nécessaire de rappeler les comportements éthiques à travers des posters ou via les pages Web d’un Intranet, de valoriser les meilleurs contributeurs au projet (champions) avant d’obtenir l’adhésion complète des collaborateurs. Parmi les gestes simples mis en avant, il y a, par exemple, l’utilisation de la prévisualisation avant de lancer l’impression, l’impression en mode recto verso des documents à usage externe dès que cela est possible et systématiquement pour ceux à usage interne, l’impression en mode brouillon, le bannissement de l’impression des e-mails ou encore l’utilisation des modes d’économie d’énergie et des supports recyclés.

Les clés du succès de notre démarche reposent sur la mise en avant des aspects économiques. En effet, les utilisateurs ne sont certes pas des experts de l’impression mais ils ont une connaissance des coûts, ne serait-ce que ceux des consommables qu’ils achètent en tant que particuliers pour alimenter leur imprimante personnelle. Et même si, une fois au bureau, ils ont  une fâcheuse tendance  à oublier ce point précis, ces utilisateurs seront toujours sensibles à une problématique économique reposant sur des faits. Avant de dire « on imprime trop en couleur », mieux vaut savoir s’il s’agit de documents à usage interne ou externe, de mails, de pages Web ou de documents de travail, par exemple. A travers des éléments concrets, la prise de conscience se fait plus naturellement et empêche le plus souvent l’apparition de freins ou de réticences.

L’autre particularité de l’accompagnement par ASSPI est la mise en avant des aspects écologiques à travers une communication, un accompagnement pédagogique et de l’information concrète. Chacun de nous à titre personnel est sensibilisé aux aspects environnementaux et adhère donc plus facilement à une démarche de développement durable dont il est acteur.

Communication positive et concrète, participation active, formation sur mesure, en s’appuyant sur ces trois piliers , ASSPI réduit la plupart des facteurs de rejet et met ainsi de votre côté tous les atouts pour que votre projet d’optimisation soit une totale réussite.

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Evolutions technologiques ?

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Peu d’annonces technologiques majeures sont venues bouleverser le marché de la bureautique ces derniers temps.

Les technologies se sont combinées au cœur des incontournables multifonctions branchés sur le réseau ou accessibles en WiFi. Tout en offrant un grand choix, ces technologies confirment la suprématie du laser, reconsidèrent le jet d’encre, ménagent le thermique et n’enterrent pas le matriciel.

Le cœur des imprimantes est toujours aussi fiable, qu’il s’agisse des miroirs, des faisceaux lasers, des tambours, des fours ou des systèmes de projection de l’encre.

Les consommables sont devenus un enjeu capital tant ils représentent une source de revenu pour le constructeur et dans le même temps un levier d’économies pour l’utilisateur. Têtes d’impression jetables, cartouches hautes capacité, encres solides dynamisent ainsi le marché. La chimie des encres à pigments et à colorants sait se montrer de plus en plus respectueuse de l’environnement, parvient à percer toutes les barrières de cellulose avec des résultats remarquables et permet même à l’impression de s’effacer au bout d’un certain temps.

L’ergonomie n’est pas en reste, avec une volonté marquée de concevoir des systèmes de moins en moins encombrants, silencieux et utilisables par des personnes handicapées. La recherche d’un plus grand confort pour moins d’efforts a poussé les constructeurs à développer les bacs d’alimentation papier automatique, les modules recto-verso, des circuits papier plus courts et plus accessibles. Sans parler de la consommation électrique des machines en baisse considérable.

La technologie est bel et bien en place, reste à lui faire accompagner les évolutions de nos pratiques. L’innovation viendra surtout de nos usages…

Les labels Bureau Vert

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Comment reconnaître les produits qui minimisent leurs impacts sur l’environnement tout en conservant leurs performances ?

Un premier réflexe : lire les étiquettes. Les déclarations environnementales peuvent vous aider :

  • Le label Energy Star décerné au matériel informatique, y compris les périphériques, et les photocopieurs garantit des appareils économes en énergie. Les appareils qui ont ce label peuvent passer automatiquement en mode veille lorsqu’ils ne sont pas effectivement utilisés, ce qui permet d’importantes économies d’énergie.
  • Le label TCO décerné au matériel informatique garantit que le produit  est ergonomique et que le processus de fabrication intègre des aspects environnementaux, par exemple les matériaux doivent être facilement triés et recyclés. Le produit doit également répondre à des exigences d’économie d’énergie et d’émission d’ondes électromagnétiques.
  • Le label FSC est décerné notamment au papier et garantit une gestion durable des forêts dont le bois est issu.
  • L’écolabel européen est décerné à un périmètre assez large de produits et permet de garantir un cycle de vie écologique du produit.Exemples : produits d’entretien, ampoules basse consommation…

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Réduire sa consommation d’énergie au bureau

Vitesse de croisière pour l’été

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Pendant l’été, nous allons ralentir le rythme de nos parutions.Nous ne publierons qu’un article par semaine et ferons même un arrêt complet de 2 semaines.

Ainsi, vous pouvez partir en congés l’esprit serein, vous ne raterez rien et vous n’aurez pas 4 heures de lecture à votre retour.

Nous mettrons à profit cette pause pour mener des recherches et préparer une rentrée « optimisée ». N’hésitez pas à nous soumettre vos souhaits de sujets.

Bonnes vacances !

Mon fournisseur propose d’auditer mon parc

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Vos fournisseurs, qu’ils soient fabricants ou distributeurs, vous proposent d’auditer et d’optimiser vos parcs d’outils d’impression. Ils vous expliquent que leurs prestations sont gratuites ou le seront si vous suivez leurs préconisations…

Ils prennent alors le pouvoir :

  • Ils vont vous préconiser leurs matériels. Exemple : vous avez besoin d’une imprimante qui accepte de forts grammages (fiches cartonnées), votre prestataire n’en a pas dans sa gamme, il vous expliquera comment vous en passer ou exclura ce matériel de l’étude. Les distributeurs disposent de plusieurs gammes (copieurs et imprimantes, 2 à 3 marques) et sont ainsi plus à même de faire des préconisations techniques uniquement définies par vos besoins réels.
  • Ils vont favoriser l’implantation tous azimuts de la couleur qui constitue une rente pour eux.
  • Ils ne vont pas mettre en place de politique de réduction des volumes imprimés puisque leur santé financière dépend des volumes de pages qu’ils vous facturent ou des cartouches d’encre que vous achetez.
  • Ils ne vont pas se pencher sur les  modes opératoires : demandes d’intervention, facturation, commandes de consommables…
  • Ils ne vont participer à l’accompagnement de vos collaborateurs que si vous l’exigez et la qualité de cet accompagnement dépendra directement du budget que vous représentez. Les fabricants ont ici un avantage sur les distributeurs : ils ont des équipes de formateurs internes qu’ils peuvent mettre au service de leurs clients.

En résumé, s’il s’agit d’un fabricant de copieurs,il s’attachera à remplacer vos fournisseurs d’imprimantes ; s’il s’agit d’un fabricant d’imprimantes, il cherchera à remplacer votre fournisseur de copieurs. Bien sûr, ils vont chercher à répondre à vos besoins… dans la mesure où ils leurs permettent d’atteindre leurs objectifs.

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Les PME et l’optimisation des coûts

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Considérant les économies comme un moyen de réduire l’impact de la crise, 89% des PME affirment avoir entamé, en interne, une politique d’optimisation des coûts.
Qu’est-ce qui motive les entreprises à faire des économies? Pour 67% d’entre elles, il s’agit de la recherche de rentabilité. De même, 52% des PME espèrent redynamiser leur trésorerie et 48% y voient un moyen de faire face à un contexte économique morose.
A quel niveau ces économies ont-elles été réalisées? Plus de sept entreprises sur dix affirment avoir réduit les coûts des frais de fonctionnement.
Enfin, à la question « que feriez-vous si aviez économisé 20.000 euros dans votre entreprise? », 40% des PME investiraient dans la modernisation de l’outil de travail. 22% redistribueraient les économies réalisées en primes et n’hésiteraient pas à recruter.

* Etude réalisée en novembre 2009, auprès de 150 PME/PMI par Costalis.

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