ASSPI

Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Notre approche de l’optimisation de vos systèmes d’impression.

septembre 30th, 2010 Posted in ASSPI, Optimisation des outils d'impression
sept, 30 2010
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Le projet est mené en 3 étapes :

  • Le recensement de l’existant et des besoins
  • Les préconisations techniques et organisationnelles
  • L’accompagnement au changement

La collaboration entre les équipes internes et le consultant externe permet de partager : vous avez la culture de votre organisation et une expérience interne, nous sommes en contact avec le monde extérieur, nous sommes force de proposition grâce à notre expertise et nous nous adaptons à la situation particulière de votre organisation. Ainsi, chaque étape fait l’objet de communications et d’échanges pour garantir que les livrables sont en phase avec vos attentes et vos priorités particulières.

Le projet a des objectifs à priori qui servent de guide à l’étude (économies, développement durable, organisation…). Ils devront être précisés après l’analyse de la situation pour être réalistes et que chacun puisse se les approprier. Nos préconisations vous proposerons 3 scénarii basés sur des objectifs d’économies et de développement durable et de confort des utilisateurs : ambitieux (le plus économique), confortable (le mieux équipé) et modéré (compromis entre économies et confort d’utilisation).

L’audit documentaire peut conduire à une réorganisation globale des pratiques d’impression. L’accompagnement au changement conditionne la réussite du projet d’optimisation du parc de systèmes d’impression. Il s’agit de s’assurer de la mise en œuvre effective des nouveaux outils, des nouvelles pratiques et de leur appropriation par chacun des agents. Ceci nécessite explications et informations. La participation des collaborateurs est le facteur clé de la réussite du projet.

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Consommation de papier des grandes entreprises françaises

septembre 27th, 2010 Posted in Bureau vert
sept, 27 2010
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Plusieurs associations, dont le WWF, ont passé au crible la consommation en papier de 50 grandes entreprises françaises.Et le constat est édifiant : un employé consomme entre 70 et 85 kg par an – c’est trois fois la moyenne mondiale.

L’écart, s’il se resserre par rapport à la moyenne européenne, n’en existe pas moins, avec 167,2 kg/hab de papiers et cartons consommés en France, contre 134,1 en Europe en 2008.

N’en jetez plus ! Seulement 20% des papiers issus des bureaux sont recyclés. Si l’Etat a fixé des objectifs dans le Grenelle de l’Environnement d’ici 2012 – comme celui de n’utiliser plus que du papier recyclé-, cette étude se penche sur les pratiques de nos grandes entreprises. Celles du Cac 40, mais aussi les partenaires des ONG comme le WWF qui se retrouvent, hasard ou pas, dans la tête du classement.

Déforestation abusive, surconsommation d’eau et d’énergie, pollution ou encore production excessive de déchets : les maux environnementaux liés au papier sont importants. Pourtant, « A quelques exceptions près, la majorité n’est pas à la hauteur des enjeux environnementaux posés par le papier et a encore beaucoup de progrès à faire », constatent le WWF-France, Riposte Verte, Les Amis du Vent et 100% recyclé 100% engagé.

Ces ONG notent que seules neuf (L’Oréal, Axa, La Poste, Carrefour, France Télécom, PPR, Michelin, Danone, Castorama) des 50 entreprises interrogées se sont réellement engagées à réduire leur consommation ; elles utilisent au moins 50% de papier recyclé ou doté d’un label indiquant qu’il a été extrait d’une forêt protégée, et ont instauré un tri au siège et sur l’ensemble des sites français. “Même si une majorité des entreprises a déjà mis en place au moins une action concernant le papier, ces actions restent trop ponctuelles”, regrettent les ONG, qui entendent élargir cette enquête aux collectivités.

Parmi les mauvais élèves du classement (Leclerc, EADS, Suez Environnement, Véolia Environnement, Vinci, etc), certaines entreprises reconnaissent ne pas avoir eu le temps ou ne pas avoir voulu répondre aux questions des ONG. L’étude est donc basée sur les informations des rapports développement durable de ces sociétés. Des rapports qui ne relatent pas toujours la politique papier des ces entreprises.

France Info et Le Monde. Septembre 2010

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Accompagnement au changement: effet de mode ou nécessité ?

septembre 23rd, 2010 Posted in Formation et Accompagnement
sept, 23 2010
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Depuis quelques années, on a vu apparaître ce terme d‘accompagnement au changement. Au début, il était surtout utilisé pour les projets informatiques mais il se retrouve un peu partout aujourd’hui. Comme toutes ces pratiques issues du monde informatique et récupérées par les autres sphères de l’entreprise, le terme est souvent galvaudé et recouvre des réalités très différentes. Essayons d’y voir plus clair.

Tout d’abord la définition : L’accompagnement au changement consiste à faciliter l’adoption et la maîtrise par les utilisateurs de nouvelles procédures, d’un nouveau matériel…

Chacun s’interrogera sur son utilité et sur les ressources à lui consacrer : comment faisait-on avant ?

Il faut  savoir que le non accompagnement ou le mauvais accompagnement coûte très cher.  Notamment en matière de système d’information, le plus coûteux est sans doute le rejet ou la sous-utilisation des nouveaux outils. Le retour espéré par la mise en place de l’outil n’est pas au rendez-vous parce que les utilisateurs ne se le sont pas appropriés correctement (Exemple : ils continuent à imprimer en recto simple alors que l’entreprise a investi dans un matériel capable d’imprimer en recto-verso et souhaite ainsi faire des économies de papier).

Dans le cas de l’accompagnement au changement, une bonne démarche ne se voit pas ou plutôt elle s’évalue à l’absence de problème ou de défaut.

Mais attention aussi au trop d’accompagnement. À l’inverse, le mieux est l’ennemi du bien. Les bons praticiens le savent : il ne faut pas se faire plaisir à utiliser toute la panoplie du parfait accompagnateur du changement. La maîtrise de certains outils sophistiqués vous propulse comme un expert du domaine. Mais leur usage à mauvais escient fait de vous unvéritable danger. Tout comme il faut savoir résister à l’attrait de la nouveauté de telle ou telle technologie, certes de pointe et très valorisante, de même il faut savoir ne pas utiliser telle méthode d’accompagnement ou tel outil. Les choses simples, éprouvées sont souvent les mieux adaptées.

Il faut garder l’objectif véritable en tête : réussir le changement.

Les démarches efficaces d’accompagnement au changement sont  basées sur les 3 types d’action  suivants :

  • participation : associer les utilisateurs dès le début du projet, afin notamment de prendre en compte leur avis et faire en sorte que le produit final corresponde à leurs attentes ;
  • communication : mettre en place un plan de communication  permettant à tous de comprendre et d’accepter les changements à venir, ainsi que d’être informé sur l’avancement du projet ;
  • formation : s’assurer que les utilisateurs aient acquis les connaissances théoriques et pratiques nécessaires.

La participation des personnes dans la démarche est un facteur clé de réussite, l’accompagnement au changement ne saurait se limiter à des actions de formation et de sensibilisation.

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Optimiser ses outils d’impression

septembre 21st, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
sept, 21 2010
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Optimiser ses outils d’impression qu’est-ce que ça veut dire concrètement ?

Pour de nombreux consultants, c’est réduire les coûts liés à ces outils. Il s’agit effectivement d’une motivation importante. Mais, pour cet aspect financier très important, je considère qu’il s’agit d’abord d’identifier ces coûts (évidents, cachés, diffus…). Cette étape ne doit surtout pas être négligée car les résultats obtenus détermineront directement la pertinence des préconisations et des économies.

Optimiser les outils, c’est forcément adapter ces outils à vos besoins.  Il s’agit, ici, de l’aspect technologique. Cela ne passe pas obligatoirement par un changement de matériels. Dans certains cas, il s’agit de former les utilisateurs aux fonctionnalités utiles des machines en place. Dans d’autres cas, il s’agit effectivement de trouver l’outil qui répondra aux besoins (recto-verso, vitesse, volumes mensuels, couleur, chargeur de documents, scan…) et qui sera économique auprès d’un fournisseur qui propose un service adéquat (inutile de payer un service d’intervention sur site en 2 heures les yeux de la tête quand on imprime 200 pages par mois (10 par jour !!!).

Enfin, optimiser les outils d’impression, c’est apprendre à s’en servir uniquement à bon escient. Un utilisateur formé aux bonnes pratiques d’impression génèrera des économies, une meilleure productivité et une meilleure gestion documentaire. Ces pratiques doivent être économes en encre et en papier, mais aussi rapides et efficaces.

Un consultant qui vous accompagne dans votre optimisation au travers de ces 3 aspects peut vous garantir un niveau de résultats avec un % d’économies contractuel. Les autres se contenteront de vous promettre des économies à n’importe quel prix (la plus grande économie que vous puissiez faire dans ce domaine est de ne plus imprimer du tout !!!!! Est-ce souhaitable ?).

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Pourquoi faire appel à un consultant pour ses impressions ?

septembre 17th, 2010 Posted in ASSPI, Spécial PME-TPE
sept, 17 2010
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Vous vous dites sûrement :

  • Je n’ai qu’une imprimante.
  • Je n’imprime pas beaucoup.
  • Je fais déjà attention à ne pas trop imprimer.
  • Je vais choisir mon imprimante moi-même.
  • Mon fournisseur me conseille déjà et gratuitement.

Mais finalement…

  • Vous n’avez jamais le temps de vous en occuper.
  • Vous vous perdez dans tous les modèles proposés et ne savez pas vraiment ce qui va être important dans votre utilisation professionnelle.
  • Vous ne savez pas vraiment combien vous coûtent vos documents papier mais vous savez qu’à chaque fois que vous devez acheter des cartouches d’encre vous pestez sur le prix et le peu de temps qu’elles durent.
  • Vous vous demandez dans quel intérêt votre fournisseur vous conseille.
  • Vous savez que votre matériel peut faire du recto-verso mais vous ne savez pas comment.

Le consultant vous accompagne

  • Il vous écoute et définit avec vous la façon dont vous souhaitez imprimer (besoins et souhaits).
  • Il vous préconise le (ou les) matériel(s) qui y répondra en toute objectivité puisqu’il n’est pas intéressé à la vente de telle ou telle machine.
  • Il vous accompagne pour mettre en place de nouvelles pratiques d’impression, plus performantes, plus économes, plus durables.
  • Il vous forme pour que vous utilisiez toutes les fonctions utiles de vos outils d’impression.
  • Rémunéré au résultat, il est votre partenaire et travaille à votre intérêt commun en toute indépendance.

Rencontrons-nous …

Isabelle Obiols

Consultante en systèmes d’impression

Tél. : 06 81 02 89 74

iobiols@asspi.fr

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Réduction des coûts : anticrise des PME

septembre 15th, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression, Spécial PME-TPE
sept, 15 2010
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Plus de 89% des entreprises ont mis en place fin 2009 une démarche d’optimisation des coûts. Tel est le résultat d’une étude réalisée en novembre 2009 par le cabinet Costalis auprès de 150 PME /PMI. Leurs principales motivations: améliorer la rentabilité de l’entreprise (67%), générer de la trésorerie supplémentaire (52%) ou encore faire face à un contexte économique morose (48%).

La volonté d’optimiser les coûts a d’ailleurs connu une accélération car, la crise aidant, les entreprises ont été plus nombreuses en 2009 (+88 points, par rapport à l’enquête 2008) à réaliser des économies en moins d’un an.

Autre constat de l’étude: en 2009, les entreprises ont multiplié les axes d’économies alors qu’elles avaient tendance, en 2008, à privilégier une seule piste d’action. Ainsi, les principaux leviers d’économies ont été l’optimisation des frais de fonctionnement, c’est-à-dire des achats hors production (72%), la recherche de subvention et l’obtention de crédits d’impôts (43%), puis l’optimisation des frais financiers-créances crédits bancaires (40%).

78 % des entreprises interrogées considèrent que les économies générées par des mesures prises en interne pourraient être largement améliorées en faisant appel à un prestataire extérieur, spécialiste des sujets concernés.

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Enquête Riposte Verte sur la politique papier

septembre 2nd, 2010 Posted in Bureau vert
sept, 02 2010
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Cette étude a pour but d’évaluer les politiques papier de 50 grandes entreprises françaises et plus particulièrement l’évolution de leur consommation de papier, la proportion de papier responsable qu’elles utilisent et les actions qu’elles ont mises en place pour en maximiser le recyclage.
Les 50 entreprises sélectionnées sont :
– les entreprises du CAC 40,
– les grands distributeurs,
– certaines entreprises partenaires du WWF.

Le papier est un support de communication issu de ressources renouvelables. Il tient toujours dans la vie culturelle de l’Homme une place importante.
Sans garanties, il peut avoir des impacts négatifs sur l’environnement tels que la pression sur les forêts, l’émission de pollutions chimiques et atmosphériques ainsi que la production de grandes quantités de déchets non valorisés.
Au même titre que d’autres secteurs, il faut donc développer une politique responsable d’utilisation de ce produit pour réduire son impact sur l’environnement.

La consommation de papier et carton en France est de 9,5 millions de tonnes. En 2009, cette consommation a baissé de près de 10%. Au-delà des raisons économiques, cette tendance traduit un début de prise de conscience et une généralisation progressive des éco-gestes en France.
Pourtant au bureau :
– un employé produit toujours environ 80kg2 de papier par an,
– 65 % des employés considèrent que l’on imprime du papier inutilement,
– en moyenne, 14 % des impressions ne sont jamais lues.

3 domaines d’action :

  • Consommation : Consommer le papier de manière plus raisonnée permet de réduire son empreinte sur l’environnement
  • Achat : Utiliser 100 % de papier responsable évite d’ajouter une pression supplémentaire sur les ressources forestières
  • Recyclage : Recycler son papier permet de diminuer son impact sur l’environnement et participe à la production de nouveaux papiers

L’évaluation PAP50 révèle que, même si quelques entreprises en France développent une politique papier qui va dans le bon sens, la majorité ne sont pas à la hauteur des enjeux environnementaux posés par le papier et ont encore beaucoup d’efforts à faire.
Ces entreprises consommatrices d’importants volumes de papier ont la responsabilité de généraliser les bonnes pratiques afin de faire passer la note moyenne de l’étude de 43 sur 100, pour les entreprises ayant répondu, à 94 sur 100 qui représente la compilation des meilleures actions papier, et ainsi minimiser l’impact négatif de ce secteur papier sur l’environnement.

Les recommandations :

  • Consommation : afin de maîtriser la consommation à usage interne, il est nécessaire de continuer à systématiser l’ensemble des éco-gestes existants pour réduire la consommation de papier au quotidien, à travers des outils de sensibilisation et la mise en place de moyens efficaces pour contrôler la surconsommation.
  • Achat responsable : une politique d’achat de papier non responsable peut avoir des impacts sur l’environnement tout au long du procédé de fabrication du papier. De ce fait, les entreprises sont invitées à se tourner vers du papier 100 % recyclé ou certifié FSC en priorité, les seuls à offrir de solides garanties environnementales sur l’origine du papier. Un très faible nombre d’entreprises utilise en majorité du papier recyclé. Pourtant l’offre de papier recyclé se développe, sa qualité et sa blancheur sont identiques à celle d’un papier issu de fibres vierges. La généralisation des impressions responsables à tous les documents et pas seulement aux documents relatifs au développement durable est nécessaire.
  • Recyclage : il existe un vaste ensemble de solutions pour recycler le papier dans l’entreprise. Celles ne l’ayant pas déjà fait sont invitées à rapidement mettre en place des systèmes de valorisation, afin de donner la possibilité aux employés de participer au recyclage de l’ensemble de leurs papiers.  Instaurer un système de cercle vertueux de recyclage du papier, distribuer la même quantité de papier avec fibres recyclées que la quantité de papier récupérée, afin de sensibiliser aux intérêts du recyclage pour ainsi atteindre et maintenir un taux de recyclage de 100%.

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Changer les pratiques d’impression

juillet 20th, 2010 Posted in Bureau vert, Optimisation des outils d'impression
juil, 20 2010
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Il ne suffit pas d’élaborer une charte, de définir des commandements et surtout pas de vouloir les faire appliquer de force. Charte de bonnes pratiques ou liste de commandements, les politiques de responsabilisation des utilisateurs passent d’abord par la pédagogie.

Le terrain doit être préparé pour cela.  Sans idée de ce que vous coûte l’impression ni de son volume, il est impossible de fixer un objectif d’économie à la fois ambitieux et réaliste. Cette démarche débute  par une mise à plat de votre fonctionnement , de vos usages et de vos spécificités métiers avant d’analyser et quantifier le gaspillage. A partir des données recueillies, ASSPI bâtit une charte tenant compte des aspects financiers et fonctionnels. Les mesures proposées sont validées et soutenues par vous. Dans les bureaux, il peut ainsi être nécessaire de rappeler les comportements éthiques à travers des posters ou via les pages Web d’un Intranet, de valoriser les meilleurs contributeurs au projet (champions) avant d’obtenir l’adhésion complète des collaborateurs. Parmi les gestes simples mis en avant, il y a, par exemple, l’utilisation de la prévisualisation avant de lancer l’impression, l’impression en mode recto verso des documents à usage externe dès que cela est possible et systématiquement pour ceux à usage interne, l’impression en mode brouillon, le bannissement de l’impression des e-mails ou encore l’utilisation des modes d’économie d’énergie et des supports recyclés.

Les clés du succès de notre démarche reposent sur la mise en avant des aspects économiques. En effet, les utilisateurs ne sont certes pas des experts de l’impression mais ils ont une connaissance des coûts, ne serait-ce que ceux des consommables qu’ils achètent en tant que particuliers pour alimenter leur imprimante personnelle. Et même si, une fois au bureau, ils ont  une fâcheuse tendance  à oublier ce point précis, ces utilisateurs seront toujours sensibles à une problématique économique reposant sur des faits. Avant de dire « on imprime trop en couleur », mieux vaut savoir s’il s’agit de documents à usage interne ou externe, de mails, de pages Web ou de documents de travail, par exemple. A travers des éléments concrets, la prise de conscience se fait plus naturellement et empêche le plus souvent l’apparition de freins ou de réticences.

L’autre particularité de l’accompagnement par ASSPI est la mise en avant des aspects écologiques à travers une communication, un accompagnement pédagogique et de l’information concrète. Chacun de nous à titre personnel est sensibilisé aux aspects environnementaux et adhère donc plus facilement à une démarche de développement durable dont il est acteur.

Communication positive et concrète, participation active, formation sur mesure, en s’appuyant sur ces trois piliers , ASSPI réduit la plupart des facteurs de rejet et met ainsi de votre côté tous les atouts pour que votre projet d’optimisation soit une totale réussite.

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Les labels Bureau Vert

juillet 7th, 2010 Posted in Bureau vert
juil, 07 2010
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Comment reconnaître les produits qui minimisent leurs impacts sur l’environnement tout en conservant leurs performances ?

Un premier réflexe : lire les étiquettes. Les déclarations environnementales peuvent vous aider :

  • Le label Energy Star décerné au matériel informatique, y compris les périphériques, et les photocopieurs garantit des appareils économes en énergie. Les appareils qui ont ce label peuvent passer automatiquement en mode veille lorsqu’ils ne sont pas effectivement utilisés, ce qui permet d’importantes économies d’énergie.
  • Le label TCO décerné au matériel informatique garantit que le produit  est ergonomique et que le processus de fabrication intègre des aspects environnementaux, par exemple les matériaux doivent être facilement triés et recyclés. Le produit doit également répondre à des exigences d’économie d’énergie et d’émission d’ondes électromagnétiques.
  • Le label FSC est décerné notamment au papier et garantit une gestion durable des forêts dont le bois est issu.
  • L’écolabel européen est décerné à un périmètre assez large de produits et permet de garantir un cycle de vie écologique du produit.Exemples : produits d’entretien, ampoules basse consommation…

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Réduire sa consommation d’énergie au bureau

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Mon fournisseur propose d’auditer mon parc

juin 30th, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
juin, 30 2010
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Vos fournisseurs, qu’ils soient fabricants ou distributeurs, vous proposent d’auditer et d’optimiser vos parcs d’outils d’impression. Ils vous expliquent que leurs prestations sont gratuites ou le seront si vous suivez leurs préconisations…

Ils prennent alors le pouvoir :

  • Ils vont vous préconiser leurs matériels. Exemple : vous avez besoin d’une imprimante qui accepte de forts grammages (fiches cartonnées), votre prestataire n’en a pas dans sa gamme, il vous expliquera comment vous en passer ou exclura ce matériel de l’étude. Les distributeurs disposent de plusieurs gammes (copieurs et imprimantes, 2 à 3 marques) et sont ainsi plus à même de faire des préconisations techniques uniquement définies par vos besoins réels.
  • Ils vont favoriser l’implantation tous azimuts de la couleur qui constitue une rente pour eux.
  • Ils ne vont pas mettre en place de politique de réduction des volumes imprimés puisque leur santé financière dépend des volumes de pages qu’ils vous facturent ou des cartouches d’encre que vous achetez.
  • Ils ne vont pas se pencher sur les  modes opératoires : demandes d’intervention, facturation, commandes de consommables…
  • Ils ne vont participer à l’accompagnement de vos collaborateurs que si vous l’exigez et la qualité de cet accompagnement dépendra directement du budget que vous représentez. Les fabricants ont ici un avantage sur les distributeurs : ils ont des équipes de formateurs internes qu’ils peuvent mettre au service de leurs clients.

En résumé, s’il s’agit d’un fabricant de copieurs,il s’attachera à remplacer vos fournisseurs d’imprimantes ; s’il s’agit d’un fabricant d’imprimantes, il cherchera à remplacer votre fournisseur de copieurs. Bien sûr, ils vont chercher à répondre à vos besoins… dans la mesure où ils leurs permettent d’atteindre leurs objectifs.

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