ASSPI

Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Des mémoires techniques pertinents

1 Commentaire »

Le mémoire technique remis au maître d’ouvrage public est un document essentiel au moment de l’analyse des offres, puisqu’il sert à noter la proposition sur le critère de la valeur technique. A l’acheteur public de bien définir ses critères et exigences quant au contenu attendu de ce mémoire technique, pour obtenir des offres pertinentes. Et pourquoi pas, de donner valeur contractuelle au mémoire technique…

L’obligation d’attribuer un marché public au candidat présentant l’offre économiquement la plus avantageuse conduit régulièrement les pouvoirs adjudicateurs à choisir plusieurs critères de jugement des offres ; tout du moins en principe. Cela suppose que l’acheteur public exige des entreprises la production d’un ou plusieurs documents permettant d’analyser chacun des critères retenus, et définisse également le contenu attendu de ces documents.

Ainsi en est-il du mémoire technique (ou mémoire justificatif ou encore mémoire méthodologique) dans lequel les candidats sont censés formuler leur offre technique – ou plus généralement leur offre qualitative – et permettre ainsi à la personne publique d’analyser le critère technique. Un document pour séduire, susciter l’intérêt, convaincre, faire la différence par rapport aux concurrents et obtenir, in fine, le marché. Un document essentiel dans la mesure où il permet d’analyser un critère régulièrement prépondérant dans le choix final des prestataires.

Ainsi, il est très important de ne pas perdre de vue les critères de sélection énoncés par l’administration pour construire son mémoire technique…

A lire aussi

Mémoire technique ou proposition commerciale ?

Pourquoi un mémoire technique ?

Nouvelles formations aux appels d’offre publics

Certificat de signature électronique

Ajouter un commentaire »

Pour pouvoir répondre à un appel d’offres public sous forme dématérialisée, il vous faut un certificat de signature électronique.

En effet, lorsque vous répondez en format papier, seule une personne habilitée à engager l’entreprise peut signer les documents. Il en est de même pour les réponses dématérialisées : la signature électronique est la carte d’identité électronique d’un représentant légal de l’entreprise. Elle a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Une signature manuscrite scannée n’a pas la valeur juridique d’un original.

Au niveau du candidat, la signature électronique comprend un certificat électronique et un logiciel de signature qui permet d’apposer la signature.
– Le certificat électronique de signature garantit :  l’identité de son titulaire, personne physique, représentant légal de l’entreprise ; la protection de l’intégrité des documents transmis ; l’impossibilité de renier sa signature (principe de non répudiation).
– le logiciel de signature, ou « outil de signature » permet d’apposer électroniquement sa signature.

Un arrêté du 15 juin 2012 relatif à la signature électronique dans les marchés publics autorise les signataires à utiliser le certificat et la
signature de leur choix, sous réserve de leur conformité aux normes du RGS et du RGI.

Il existe trois types de support admis :
• la clé USB ;
• la carte à puce ;
• le logiciel (stockage sur le disque dur d’un ordinateur).

A NOTER : Le stockage sur support physique (clé USB) permet de diminuer les risques d’utilisation détournée, contrairement au logiciel installé
sur l’ordinateur.

Pour obtenir ce certificat, il vous suivre les étapes suivantes :

  • Etape 1 : le demandeur (futur titulaire) doit disposer du matériel informatique adéquat et d’une adresse mail valide afin d’envoyer sa demande à l’Autorité de certification.
  • Etape 2 : le demandeur effectue sa demande de certificat sur le site internet de l’autorité de certification. Les pièces justificatives à fournir sont énumérées sur le site.
  • Etape 3 : le demandeur envoie les pièces justificatives requises à l’Autorité d’enregistrement et prend rendez-vous auprès de celle-ci pour le retrait du certificat.
  • Etape 4 : le demandeur retire son certificat auprès de l’Autorité d’enregistrement. L’identification du titulaire est faite en « face à face » (production des pièces justificatives indiquées à l’étape 2).

A NOTER : Le demandeur (ou futur titulaire) doit se déplacer en personne auprès de l’Autorité d’enregistrement.
Il faut compter en pratique 15 jours à 1 mois pour obtenir un certificat de signature (attention à anticiper les périodes de vacances et les délégations
de pouvoirs).

Sources : Guide de la dématérialisation du MEDEF

A lire aussi

Le pli électronique pour acheminer sa réponse aux appels d’offres publics

La copie de sauvegarde dans les marchés dématérialisés

Nouvelles formations aux appels d’offre publics

Les enjeux de l’AMO

Ajouter un commentaire »

Au fil des années, les processus de décision et les procédures de mise en œuvre des projets ne cessent de se complexifier : le besoin d’assistance auprès des maîtres d’ouvrage pour la conduite de leurs projets locaux s’exprime de plus en plus. Les préoccupations principales sont celles de la réalisation de diagnostics, la définition des besoins, d’analyse de faisabilité, le choix des modalités de mise en œuvre, l’accompagnement face au changement.

De nombreux besoins d’assistance se révèlent par la difficulté des acteurs à formuler leurs attentes.

Le besoin d’assistance le plus stratégique concerne l’amont des projets, au moment où les orientations à retenir sont encore en discussion. Il est ressenti comme particulièrement important pour tout projet susceptible de générer des impacts à des échelles plus larges et avoir des conséquences en termes d’usage, de qualité et d’image.

Une meilleure définition des programmes est une condition fondamentale de la réussite des projets. Elle doit aussi permettre d’optimiser le travail de la maîtrise d’œuvre.

Plus précisément, l’assistance à maîtrise d’ouvrage en matière de systèmes d’impression permet :

  • d’avoir une vision exhaustive de la situation de départ : coûts, insatisfactions, déviances, usages…
  • d’évaluer les besoins à partir de points de référence : comparaison avec des organisations similaires, relativité de l' »indispensable »…
  • de traduire ces besoins en fonctionnalités : quelles solutions possibles ?
  • d’avoir la parole d’un tiers : elle est souvent plus écoutée et permet de faire passer des messages inaudibles en interne…

ASSPI vous accompagne dans vos projets d’optimisation des systèmes d’impression. Nos prestations sont modulables : du diagnostic de la situation actuelle jusqu’à l’accompagnement lors du déploiement du parc en passant par les préconisations et la rédaction des documents de la consultation. Nos consultants sont à l’écoute de vos utilisateurs, de vos équipes, de vos besoins et de vos priorités. Ils mettent leur expérience et leurs compétences au service de vos objectifs. Ils s’adaptent à vos méthodes et vos impératifs.

Sources : ingénierie publique développer les missions d’assistance à maîtrise d’ouvrage.

A lire aussi

Le dépouillement des offres de fourniture de systèmes d’impression

Définir le besoin pour un marché de systèmes d’impression

Le critère prix dans un marché de systèmes d’impression

Nouvelles formations aux appels d’offre publics

Ajouter un commentaire »

Nos ateliers dédiés à la rédaction du mémoire technique se poursuivent en 2013. Ils se déroulent dans vos locaux, sur une journée, pour 1 à 3 personnes. Après vous avoir fourni quelques principes théoriques incontournables, nous passons l’essentiel de cette journée sur les aspects pratiques  : rédaction des parties fixes du mémoire, étude d’appels d’offre réels auxquels vous pourriez répondre. Nous vous accompagnons après cette formation, dans vos premières réponses par nos relectures et conseils.

Pour 2013, nous complétons notre offre en vous proposant un nouveau format de formation aux appels d’offre publics. Ces nouveaux ateliers se déroulent sur 2 jours, dans vos locaux ou en inter entreprises. Ils reprennent le contenu de l’atelier d’une journée auquel s’ajoutent :

  • la connaissance des marchés publics : identification des institutions, aspects du code des marchés publics, aspects administratifs…
  • la négociation avec l’acheteur public
  • connaître les offres concurrentes
  • la dématérialisation de la réponse
  • la constitution d’une réponse complète.

Nous intervenons partout en Ile de France.

Le montant forfaitaire ne change pas : 450 € HT par jour pour 3 stagiaires maximum.

Ce montant peut tout à fait entrer dans votre budget formation ou dans le cadre d’un DIF.

Contactez-nous : iobiols@asspi.fr ou 06.81.02.89.74

A lire aussi

Formations pratiques pour la réponse aux appels d’offre publics

Organiser la rédaction du mémoire technique

Négociations dans les MAPA

Négociations dans les MAPA

Ajouter un commentaire »

La négociation a pour objectif de concilier efficacité de la commande publique et respect des principes généraux du Code des marchés publics. Elle doit permettre la réduction de l’écart entre l’offre et la demande. Ainsi, dans le respect des principes d’égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures, la négociation peut conduire les candidats à adapter leurs offres. Elle est encadrée et doit suivre certaines règles (d’ailleurs sujettes à débat et jurisprudences diverses).

La négociation est admise en MAPA (Procédure adaptée)  si l’avis d’appel public à la concurrence ou les documents de consultation l’ont expressément prévue.

L’acheteur public est libre de choisir les entreprises avec lesquelles il souhaite engager les négociations (Conseil d’État, 30 novembre 2011, n°353121: “le pouvoir adjudicateur qui, dans le cadre d’une procédure adaptée, décide de recourir à une négociation, peut librement choisir les candidats avec lesquels il souhaite négocier”).

Le pouvoir adjudicateur est libre d’accorder à l’ensemble des entreprises ayant déposé une offre irrégulière, inacceptable ou inappropriée la faculté de régulariser cette dernière. (Conseil d’État 30 novembre 2011, n°353121 : le pouvoir adjudicateur « peut en conséquence, dans le respect du principe d’égalité de traitement entre les candidats, admettre à la négociation les candidats ayant remis des offres inappropriées, irrégulières ou inacceptables et ne pas les éliminer d’emblée »). Cette forme de « négociation » permet ainsi au candidat de rendre son offre conforme (forme du prix, réponse technique, documents manquants…).

La négociation peut porter sur tous les éléments de l’offre (article 28 du code des marchés publics). Malgré les bonnes volontés pour entamer des discussions sur d’autres éléments que le prix, la plupart des négociations menées dans le cadre de la commande publique se résument encore à cet aspect. Dans le Guide de bonnes pratiques en matière de marchés publics (version 2012), la Direction des Affaires juridiques de Bercy insiste sur le fait qu’il est possible pour un pouvoir adjudicateur de négocier sur le prix mais aussi sur d’autres éléments : quantités, qualité, délais, garantie de bonne exécution du marché, etc. Même si cela peut être parfois compliqué, les candidats ont intérêt à promouvoir ces formes de négociations sur les éléments substantiels de leur offre, de leur différenciation, autres que le prix.

A lire aussi

La négociation dans les Marchés Publics

Formations pratiques pour la réponse aux appels d’offre publics

Les questions dans les marchés publics

Rencontrer les acheteurs publics

Ajouter un commentaire »

Se faire connaître auprès des acheteurs publics est un élément essentiel pour maximiser vos chances de succès. Cela vous permet d’obtenir des informations pour mieux comprendre les besoins futurs, voire même influencer la rédaction du cahier des charges.

Ainsi en témoigne ce dirigeant de PME : «Quand nous ne sommes pas présents en amont, notre taux de transformation n’est que de 5%. Par contre, lorsqu’on connaît déjà l’acheteur public, nos chances de l’emporter montent à 50%», explique Vincent Bercé, qui dirige le standiste BK Event.

Gardons à l’esprit qu’il n’est pas toujours facile pour l’administration d’avoir des candidats à ses appels d’offres ou de savoir qui consulter pour des besoins particuliers. Cela nécessite un système de veille , facilitée par les démarches actives des candidats potentiels.

Cette forme de prospection commerciale classique (rendez-vous, appels téléphoniques, contacts par le Net…) permettra à vos prospects de vous identifier et, pourquoi pas, de faire appel à vous à l’occasion des commandes de gré à gré, catégorie de marché pour laquelle l’acheteur public a le droit de s’adresser à l’entreprise de son choix, sans recourir à la publicité (marchés inférieurs à 15 000 €).

A lire aussi

Rencontrer avant de répondre aux AO publics

Marchés publics : se faire connaître

Les marchés publics sans formalités

Agendas 21 et collectivités locales

Ajouter un commentaire »

Nous en avons tous entendu parler mais qu’est-ce que c’est ?

Le programme Agenda 21 a été lancé lors du Sommet de la terre à Rio en 1992. Son objectif est d’élaborer un plan d’action en matière de développement durable pour le 21ème siècle.Ce programme est décliné au niveau local autour de projets de développement durable d’un territoire. Cette démarche est alors initiée par une collectivité locale et conduite par la population est les acteurs locaux. Tous les échelons territoriaux peuvent mettre en œuvre un agenda 21 : communes, régions, villages, intercommunalités, parcs naturels, départements.

Un projet territorial de développement durable doit reposer sur 5 finalités essentielles :

  • lutte contre le changement climatique
  • préservation de la biodiversité, des milieux et des ressources
  • cohésion sociale et solidarité entre territoires et générations
  • épanouissement des êtres humains et qualité de vie
  • dynamique de développement suivant les modes de production et de consommation responsables.

C’est dans ce dernier objectif que les démarches de rationalisation des outils d’impression et de mise en place de bonnes pratiques d’impression prennent place.

En effet ces projets fonctionnent naturellement sur les 5 éléments de démarche préconisés pour un agenda 21 :

  • Participation des acteurs : ces projets nécessitent l’implication des personnels mais aussi de la population (nouveaux usages en libre service, dématérialisation de certains documents) et des fournisseurs (nouveaux parcs, nouveaux engagements de services).
  • Organisation du pilotage : les projets d’optimisation des parcs de systèmes d’impression nécessitent et incluent la mise en place de comités de pilotage réguliers
  • Transversalité des approches : ces projets impliquent une réflexion combinée sur les usages, les achats, l’informatique, les moyens généraux, la circulation de l’information, l’accompagnement des utilisateurs…
  • Évaluation partagée : l’évaluation des résultats de ces projets est menée en interne mais aussi chez les partenaires et doit être diffusée pour accompagner les personnels dans leurs efforts
  • Stratégie d’amélioration continue : l’un des objectifs principaux de la mise en place de comités de pilotage est de prendre en compte les évolutions et d’y apporter une réponse sans attendre la fin d’un éventuel marché.

La nouvelle stratégie nationale de développement durable 2010-2013 s’est fixé comme objectif de parvenir à 1 000 Agendas 21 d’ici fin 2013 soit un doublement de l’objectif de la première qui était de 500 en 5 ans (objectif dépassé puisqu’en 2008 on dénombrait près de 600 projets). C’est dire l’importance de ces démarches dans les futurs projets des collectivités locales.

A lire aussi

Je pense économies de papier lors de la passation de marchés

Stratégie de l’Etat en matière de solutions d’impression et de reprographie

Gérer les évolutions du parc de systèmes d’impression

Maximilien.fr : pour rapprocher entreprises et collectivités

Ajouter un commentaire »

Avant son lancement fin 2012, le portail commun des marchés publics franciliens est à découvrir dans une version de présentation.

Aujourd’hui, une entreprise doit avoir l’œil sur tout pour trouver des contrats publics. Ces derniers sont matérialisés sous la forme d’épais dossiers constitués par les collectivités. L’association Maximilien, qui regroupe neuf membres fondateurs, propose de centraliser l’offre et la demande faites en Île-de-France et de les simplifier via un site Internet : Maximilien.fr.

« Nous avons mis en ligne un site d’attente début juin, explique Fleur Jourdan, directrice générale adjointe aux Affaires juridiques, marchés, qualité. Le site définitif sera disponible fin 2012, avec des applications pour smartphones et tablettes. »

Environ 1.000 adhérents en 6 ans

D’ici à 2019, les quelque 1.000 collectivités publiques franciliennes pourraient adhérer à Maximilien pour présenter leurs besoins, mais aussi bénéficier d’autres fonctionnalités. Fini les dossiers, place à la dématérialisation : les contrats seront sous la forme de cases à compléter comme une feuille d’impôts. Un coffre-fort électronique sera à leur disposition pour rassembler toutes les réponses. « Maximilien est aussi mené dans un souci d’aménagement numérique du territoire et d’une démarche d’achat éthique et responsable », précise Fleur Jourdan. Une plate-forme collaborative sera mise en place afin que les collectivités puissent intervenir sur les bonnes pratiques en matière d’achat. Elles pourront par exemple regrouper leurs besoins. Grâce à la mutualisation, une cotisation reposant sur la solidarité entre collectivités de taille importante et celles de taille modeste facilitera l’adhésion du plus grand nombre pour une réduction effective de la fracture numérique.

L’accès aux marchés publics pour tous

Du côté des entreprises, l’inscription mettra en place un système d’alerte qui les préviendra de la mise en ligne d’un nouveau marché. Pour les échanges, une bourse à la sous-traitance sera lancée. L’accès à plate-forme sera gratuite et ouverte à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.

Maximilien est une initiative de la Région à la suite d’un constat qu’évoque Michèle Sabban, présidente de l’association : « Cette démarche doit faire face à deux difficultés : celle des entreprises, notamment les TPE-PME, à accéder aux marchés publics ; et celle des acheteurs publics à concilier respect de la réglementation et efficacité des achats. Et ce alors que les marchés publics représentent 10 % du PIB et que l’e-administration devait se développer. »

* Les membres fondateurs de Maximilien : la Région Île-de-France, les départements de Seine-et-Marne, de l’Essonne, des Hauts-de-Seine, de Seine-Saint-Denis, du Val-de-Marne et du Val d’Oise, la Communauté d’agglomération de Plaine Commune et la Ville d’Aubervilliers.

Sources : le Portail du Conseil régional

A lire aussi

Marchés publics et PME

7 étapes pour répondre concrètement aux appels d’offre publics

Formations pratiques pour la réponse aux appels d’offre publics

Le seuil des 15 000 €

Ajouter un commentaire »

Depuis le 11 décembre 2011, le seuil à partir duquel la publication d’un avis d’appel public à la concurrence s’impose est passé de 4 000 € HT à 15 000 € HT.

Ce relèvement du seuil est assorti de quelques conditions.

Ainsi, les principes d’égalité d’accès à la commande publique, d’égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures doivent être respectés même pour les très faibles montants. Ce n’est pas le montant qui doit seul déterminer l’ouverture à la concurrence mais aussi les caractéristiques du besoin à satisfaire, le nombre et la localisation des candidats potentiels et les circonstances de l’achat.

L’acheteur doit donc veiller à choisir une offre pertinente pour répondre au besoin, à faire une bonne utilisation des deniers publics et à ne pas contracter systématiquement avec le même prestataire quand il existe différentes offres potentielles.

Ainsi, l’acheteur doit il s’informer sur la structure de l’offre existante sur le marché. Il devra être à même de justifier de ses choix en produisant des devis, des référentiels de prix, des  guides d’achat…

Selon les secteurs d’activité et la taille de l’administration, cette veille sur les marchés risque d’être difficile même si Internet offre des possibilités. Le Salon des Maires et des Collectivités qui se tient cette semaine est ,pour les acteurs de l’achat public, un bon moyen de rencontrer différentes offres sur des secteurs aussi variés que le mobilier urbain ou la dématérialisation.

Au-delà de cette démarche des acheteurs pour s’informer, nous ne pouvons qu’encourager les entreprises à se faire connaître auprès d’eux. En effet, les acheteurs publics veillent sur les offres potentielles et les entreprises veillent sur les marchés publics lancés. Ces veilles sont onéreuses, gourmandes en ressources humaines et pas toujours faciles à mener. S’ils se connaissent (une simple entrevue de présentation des activités suffit), la rencontre des besoins et des offres est assurée et facilitée.

A lire aussi

Les marchés publics sans formalités

Rencontrer avant de répondre aux AO publics

Marchés publics : se faire connaître

Critères de choix dans la construction

Ajouter un commentaire »

Prix et valeur technique toujours en tête

L’OPQIBI, organisme de qualification de l’ingénierie, a rendu publics les résultats d’une étude sur les « critères de sélection et la qualification des prestataires dans les marchés publics de construction », menée avec le soutien d’associations professionnelles. On y apprend entre autres que la prise en compte des critères de développement durable a légèrement régressé entre 2009 et 2012.

Sans grande surprise, le prix et la valeur technique des offres constituent de loin les deux principaux critères d’attribution des marchés par les acheteurs et donneurs d’ordre publics. On constate toutefois que l’ordre entre ces deux critères s’est inversé par rapport à l’étude précédente menée en 2009, puisque la valeur technique (75,9% « toujours » et 16,6% « souvent ») passe devant le prix (71,8% et 19,7%).

67, 7% des répondants intègrent « toujours » ou « souvent » les objectifs de développement durable dans leur décision, contre 69,9% en 2009, alors qu’aurait pu penser que cette valeur serait en hausse depuis les lois « Grenelle ».

Sur l’appréciation de la capacité des candidats, les listes de références demeurent les documents les plus demandés (« toujours » pour 77,3% des répondants), et les certificats de qualification d’entreprise connaissent une légère érosion mais restent les principaux signes de qualité aux yeux des décideurs publics. Une courte majorité des répondants (52,6%) est même favorable à ce que les certificats de qualification soit rendue obligatoire pour les candidats aux marchés publics, une partie cependant (11,4%) ne souhaitant appliquer cette obligation que pour certains domaines (amiante, électricité, génie climatique…).

Ces résultats confirment la nécessité d’apporter une grande attention et un grand soin à la rédaction du mémoire technique qui est souvent le seul moyen de montrer la valeur technique de son offre.

Sources : La quotidienne de Techni-cités

A lire aussi

Pourquoi un mémoire technique ?

Formations pratiques pour la réponse aux appels d’offre publics

Le mémoire technique : la forme