Les procédures de marchés publics prévoient de plus en plus la possibilité d’une phase de négociation. En effet, elle permet à l’administration de s’assurer d’une meilleure adéquation entre ses besoins et les offres des candidats. Elle permet d’obtenir un meilleur achat tout en respectant les règles de transparence.
La négociation peut porter sur toutes les composantes d’une offre et non pas uniquement sur le prix.
La seule limite étant de ne pas remettre en cause de manière excessive les termes du cahier des charges initial, sur la base de laquelle a été organisée la concurrence.
Ainsi, la négociation peut porter sur les éléments suivants :
- le prix (en agissant par exemple sur le coût d’acquisition mais aussi sur le coût de stockage, sur le prix des accessoires, des options, des pièces de rechange, des garanties, de l’entretien, de l’assurance, du transport…)
- la quantité (vérification de la quantité nécessaire, fréquence des commandes, structures des remises accordées …)
- la qualité (vérification de la bonne estimation de la qualité, suffisante ou au contraire surestimée, au regard des besoins, incidence sur le prix si le niveau de qualité demandé est modifié en plus ou en moins)
- le délai (incidence sur le prix des exigences en terme de délai, part du transport…)
- les garanties de bonne exécution du marché (pénalités, résiliation….)
- les éléments d’exécution des prestations (délais, formule de variation de prix, qualité des matériaux utilisés, durée des garanties, propriété intellectuelle…).
Cette négociation peut prendre la forme d’entretiens ou d’échanges écrits.
Les candidats doivent profiter de cette phase pour adapter leur offre en fonction des précisions et des informations complémentaires données par l’administration. Ainsi, il est tout à fait adéquat de revoir un planning pendant la phase de négociation si l’administration a apporté des éléments contraignants (horaires d’ouverture, projet parallèle…).
Ils doivent également en profiter pour argumenter sur la valeur de leur offre et apporter des preuves complémentaires, des exemples de réalisation…
Il s’agit parfois d’un exercice périlleux mais toujours constructif car, même en cas de rejet de l’offre, l’expérience acquise est précieuse.
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