ASSPI

Conseils pour réduire vos coûts d'impression

ASSPI

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En ce début d’année, nous vous proposons de faire plus ample connaissance avec ASSPI.

ASSPI est née en Décembre 2009 de la volonté de Isabelle OBIOLS de mettre ses connaissances et ses expériences en matière de gestion documentaire au service des organisations privées et publiques en toute indépendance d’un quelconque fournisseur de matériels d’impression.

Très vite, il lui est également apparu que même si l’objectif principal des projets d’optimisation des parcs d’impression était les économies budgétaires, la réussite durable de ces projets reposait sur bien d’autres facteurs et notamment sur l’accompagnement des utilisateurs. Ainsi, les interventions de ASSPI se distinguent de celles des cabinets de réducteurs de coûts par la prise en compte de la situation particulière de ses clients : il ne s’agit pas d’appliquer un modèle économique stéréotypé mais de proposer des solutions personnalisées en termes d’implantation, de fonctionnalités, mais aussi de consultation des fournisseurs, de formation des utilisateurs, de communication.

Cette écoute attentive des besoins des organisations qui lui font confiance ont amené Isabelle Obiols à diversifier ses activités. C’est ainsi que, lors de l’audit de son parc d’impression, un client lui a parlé de ses difficultés à organiser ses réponses aux appels d’offres publics. Elle a donc formé les utilisateurs pour la mise en place d’un circuit documentaire pertinent et efficace et étendu son intervention à la rédaction du mémoire technique de plus en plus exigé par l’administration. Cette formation à la rédaction du mémoire technique est devenue une prestation à part entière.

Ainsi en ce début 2013, nos activités sont:

Audit et conseil pour les parcs d’outils d’impression.

Assistance et formation à la réponse aux appels d’offre publics auprès d’entreprises.

–  Assistance à maîtrise d’ouvrage pour les consultations relatives aux systèmes d’impression.

Accompagnement au changement des utilisateurs lors de l’implantation d’un parc optimisé de systèmes d’impression.

Pilotage de parcs par la mise en œuvre de comités de pilotage

La diversité de ses activités, la taille de certains projets, son exigence d’indépendance et la volonté de toujours mettre l’accompagnement au cœur de ses interventions nécessitaient une structure collaborative. C’est pourquoi ASSPI fait partie de la coopérative d’activités et d’emplois COOPANAME. Cette coopérative regroupe des experts de domaines très variés qui ont choisi de construire une entreprise en commun pour mutualiser les fonctions support (comptabilité, facturation, RH,…) et collaborer sur des projets ambitieux, multidisciplinaires ou gourmands en ressources. Au-delà de la mutualisation et de la collaboration, COOPANAME a également vocation à accompagner des porteurs de projets dans leur création d’une activité économique basée sur leurs expertises. A ce titre, elle est reconnue et soutenue par par le Conseil Régional, la Direction Régionale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle, la Caisse des Dépôts et Consignations, et les différentes collectivités locales qui accueillent ses établissements : Ville de Paris, Conseils Généraux des Hauts-de-Seine, de Seine Saint-Denis et du Val-de-Marne, Ville de Nanterre et Communauté d’agglomération de Plaine Commune. Par ailleurs, Coopaname bénéficie de l’appui de la DIIESES (Délégation Interministérielle à l’Innovation, à l’Expérimentation Sociale et à l’Economie Sociale), du Haut Commissaire aux Solidarités actives contre la pauvreté, et de l’Union Européenne, via le Fonds Social Européen.

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Vacances

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Pour être sûr que vous ne raterez aucune publication pendant vos congés, nous marquons une pause estivale.

Excellentes vacances

Nous nous retrouverons le 3 septembre.

Audit d’impression : l’indépendance du consultant

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Pour mener à bien un projet d’optimisation des systèmes d’impression, l’indépendance du prestataire qui vous accompagne me semble un préalable fondamental.

Or, comme nous l’avons souvent évoqué dans ce blog, les constructeurs, distributeurs et autres grossistes proposent d’auditer vos parcs et de vous préconiser la meilleure solution technique et financière (pour qui ?). Ce conflit d’intérêt est évident et  plus ou moins assumé par ceux qui le pratiquent.

Malgré tout, de plus en plus de clients le leur reprochent. Aussi, ils ont contourné la difficulté en créant des filiales dédiées à l’audit mais complètement ou partiellement dépendantes financièrement. Cependant, quelques recherches permettent de découvrir ce lien financier.

Ce qu’il est plus difficile d’identifier et, qui se pratique de plus en plus, est une forme plus subtile de lien entre fournisseurs de systèmes d’impression et prescripteurs. Ainsi, les seconds monnaient auprès des premiers des prescriptions qui leur donnent de très grandes chances d’être retenus et qui leur seront très profitables (matériels à forte marge, impressions couleur favorisées…). Ils sont commissionnés comme apporteurs d’affaires quand ils permettent à un fournisseur de participer à une consultation. Ainsi, vous les rémunérez pour mener votre projet et ils sont rémunérés par le fournisseur pour les aider à faire une bonne affaire.

ASSPI vous garantit son indépendance grâce à des préconisations techniques et uniquement techniques, sans aucune marque ou modèle.
Notre appartenance à la coopérative d’activités Coopaname vous garantit que nous ne touchons aucune rétrocommission de quelque fournisseur de systèmes d’impression que ce soit.

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2 ans déjà…

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Ce blog fête donc son 2ème anniversaire.

Un anniversaire est toujours (ou en tous cas souvent) l’occasion de faire un bilan, aussi je vous propose de revenir sur la création de ce blog.

Il y a 2 ans, je dois avouer que je n’étais guère convaincue par l’utilité d’avoir un blog. Cependant, après en avoir discuté avec 2 créateurs de blogs au sein de Coopaname (j’y reviendrai dans un prochain article), j’ai décidé de tenter l’aventure, n’ayant rien à perdre.

Après quelques heures et quelques crises qui ont failli amener mon PC à apprendre à voler, j’ai enfin mis en ligne mon premier article.

Les débuts furent à la fois simples (les sujets que je souhaitais aborder étaient nombreux) et difficiles (quel ton adopter ? quelques problèmes techniques à régler…).

Petit à petit, l’exercice m’est devenu familier, voire indispensable comme un rendez-vous qui rythme chaque semaine.Il me permet de communiquer sur mes activités, mes convictions, mes expériences. Il me permet surtout d’entrer en contact avec diverses personnes (confrères, gestionnaires de parcs, spécialistes du développement durable, responsables informatiques…).

Le bilan est donc très positif et je ne peux qu’encourager ceux qui s’interrogeraient sur la création d’un blog professionnel à se lancer.

Je vous remercie pour vos visites, vos encouragements et nos échanges.

Je vous invite à nous apporter vos commentaires et à vous abonner pour recevoir nos articles par mail.

Très cordialement

Isabelle Obiols

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Un article dans Environnement Magazine

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Le numéro du mois d’avril de Environnement Magazine étudie la mise en œuvre d’une politique responsable des achats en général, du papier en particulier et de déplacements des collaborateurs.

Ces trois sujets sont traités sur une dizaine de pages. Riposte Verte fait la couverture de ce numéro et l’objet d’une longue interview sur l’éco responsabilité des acteurs tertiaires et le chemin restant à parcourir.

Isabelle Obiols a également été interviewée sur le sujet de la politique papier.

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Consulter les fournisseurs de systèmes d’impression

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Vous souhaitez optimiser votre parc de systèmes d’impression.

Vous avez audité ou fait auditer votre parc actuel.

Votre futur parc optimisé est défini en termes de matériels et de services attendus.

Il ne vous reste plus qu’à trouver le prestataire qui le mettra en œuvre.

Vous allez donc lancer une consultation dont l’enjeu est important puisqu’il s’agit de choisir l’entreprise partenaire qui assurera la réussite de votre projet et vous permettra d’atteindre les objectifs d’optimisation…ou pas.

Le cahier des charges est l’élément central de cette consultation. sa rédaction, son niveau d’exigences en terme de réponses, son exhaustivité en termes de demandes sont les garants de la pertinence du choix final.

A minima, il devrait avoir la structure suivante :

  • Contexte : explication de votre projet, des étapes précédentes, des attentes…
  • Consultation: les règles doivent être claires pour tous, planning, formalisme…
  • Définition et spécifications des matériels : cette partie doit anticiper le dépouillement des réponses et le faciliter.
  • Maintenance et consommables : les demandes formulées doivent avoir pour objectif la productivité et la disponibilité du parc.
  • Services liés au parc : il s’agit ici de formuler toutes les demandes en vue de la satisfaction des utilisateurs, du suivi du parc et de sa gestion.

Notre conviction dans ce domaine est qu’il faut obliger les candidats à répondre dans un cadre précis. Il est toujours plus facile et rapide de comparer des offres qui ont la même structure que de devoir lire des présentations généralistes et des plaquettes commerciales pour essayer d’y trouver les éléments qui sont nos critères de choix. De plus, le candidat qui se conformera avec qualité à nos demandes et à notre formalisme fera déjà preuve d’une bonne capacité d’adaptation, appréciable pour l’avenir du partenariat.

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Assistance à maîtrise d’ouvrage en matière de systèmes d’impression

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En matière de marchés publics, il est fréquent de faire appel à l’assistance à maîtrise d’ouvrage dans les domaines du BTP et de l’informatique car ce sont des domaines très techniques, avec des enjeux très importants.

Les marchés relatifs aux systèmes d’impression étaient traditionnellement répartis en marchés de photocopieurs (moyens généraux), marchés de télécopieurs (moyens généraux ou informatique) et marchés d’imprimantes (informatique). Les différentes mutations technologiques, les enjeux budgétaires, organisationnels et de développement durable liés aux parcs de systèmes d’impression en ont fait des projets à part entière qui sont de plus en plus gérés par un seul service, souvent l’informatique. Or, les services informatiques n’ont pas la culture liée au documents. Eux-mêmes sont souvent de très faibles consommateurs d’impression. Technologiquement, les imprimantes ne les intéressent pas, encore moins les copieurs et ces parcs sont gourmands en ressources (assistance aux utilisateurs, gestion des incidents, gestion des consommables, validation de factures…).

La décision de faire appel à une prestation d’assistance à  maîtrise d’ouvrage pour les appels d’offres concernant les systèmes d’impression peut s’imposer quand :

  • l’administration manque de ressources internes pour mener le projet (temps homme, compétences…)
  • le projet débute par un audit préalable (analyse de la situation, définitions des besoins, préconisations techniques…) qui nécessite le recours à un consultant externe.
  • la rédaction des documents du DCE nécessite une expertise en termes de clauses techniques (engagements de services, pénalités, déploiement…).
  • la consultation nécessite des ressources spécialisées pour s’assurer d’avoir des réponses multiples et pertinentes et pour les réponses aux questions des candidats.

ASSPI accompagne les administrations dans leurs projets en matière de systèmes d’impression et leur propose des prestations d’assistance à maîtrise d’ouvrage dimensionnées à leurs besoins.

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Vous avez décidé de chercher du chiffre d’affaires auprès du secteur public. Il va vous falloir répondre aux appels d’offre publics. Cette nouvelle activité nécessite une certaine organisation. Nous vous proposons 7 étapes pour être opérationnels.

1 Comment approcher les acheteurs publics ?

Vous devez vous faire connaître des acheteurs publics en prenant rendez-vous. Votre entreprise est ainsi « référencée », vous êtes identifié et vous pourrez être recontacté dans le cadre des marchés de gré à gré, tranche des marchés pour lesquels l’acheteur public a le droit de s’adresser directement à l’entreprise de son choix et de la consulter (marchés inférieurs à 4 000 €).

Vous devez mettre en place un outil de veille pour être informé des appels d’offre accessibles à votre entreprise. pour cela vous pouvez opter pour des alertes gratuites sur un certain nombre de sites (solution qui nécessite du temps et une bonne connaissance des mots clés liés à votre métier) ou l’abonnement à un site spécialisé qui trie et vous adresse les appels d’offre vous concernant.

2 Préparer un dossier type pour gagner du temps

Préparer le dossier type de présentation de votre entreprise, en vous faisant accompagner, au moins la première fois.

Ce dossier type doit être tenu à jour , actualisé plusieurs fois par an et adapté à chaque mission/marché.  Il vous servira de base pour toutes vos réponses aux appels d’offre.

3 Adapter votre dossier en fonction de l’offre.

Votre réponse doit être personnalisée et adaptée aux demandes de l’acheteur public. Vous devez lui montrer que vous avez compris sa problématique et que votre entreprise est la plus adaptée pour y répondre.

4 Les documents administratifs.

Votre réponse comportera systématiquement un volet administratif plus ou moins important selon le type de procédure. Vous devrez remplir et fournir des documents normalisés : DC1, DC2…Avec une formation pratique, vos assistantes seront tout à fait en mesure de constituer ce dossier administratif mais vous pouvez aussi sous-traiter sa constitution (Contactez nous pour connaître les modalités de l’assistance que vous propose ASSPI).

5 La rédaction du mémoire technique.

Ce document est en fait votre proposition technique et commerciale. Vous y présenterez la votre méthodologie pour ce projet ainsi que le planning envisagé de la réalisation de la mission, complet et détaillé. Soignez particulièrement la rédaction et la présentation de ce document car il va permettre à l’acheteur public de juger de votre capacité à répondre aux besoins de l’administration.

6 La facturation et le recouvrement.

Vous avez été informé que vous avez été retenu ! Dès que le travail est effectué, la prestation assurée, vous devez penser à envoyer vos factures en suivant précisément le formalisme exigé par l’administration (nombre d’exemplaires, mentions obligatoires…).

7 A faire en cas de rejet de votre offre.

Ne vous lamentez pas mais cherchez plutôt à améliorer vos prochaines réponses en demandant à l’acheteur public les raisons précises et le plus détaillées possibles du rejet de votre offre.

Que vous choisissiez de vous faire aider pour commencer ou de sous-traiter purement et simplement vos réponses aux appels d’offre, ASSPI vous apporte son expertise qui a déjà permis à plusieurs entreprises de « décrocher » ces fameux marché publics (Ile de France uniquement).

Contact : Isabelle Obiols par mail : iobiols@asspi.fr ou par tél: 06 81 02 89 74

Sources : Ordre des experts-comptables.

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La rédaction du mémoire technique

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Il est de plus en plus courant de constater que la note du MEMOIRE TECHNIQUE oscille entre 40 et 60% de la note finale. En effet, le mémoire technique est à la base de l’évaluation de la qualité des prestations proposées et de la méthodologie utilisée.

Nombreuses sont les entreprises qui ont pu s’en rendre compte. En effet malgré une offre tarifaire agressive sur plusieurs marchés elles n’ont pas remporté l’affaire. En cause, la faible note obtenue sur leurs mémoires techniques. Certaines entreprises (plutôt petites) ont gardé le réflexe de répondre uniquement sur la réponse technique en négligeant de détailler la méthodologie, les critères environnementaux…

Il règne donc une part d’incompréhension entre les acheteurs publics et les entreprises sur le sujet.Les collectivités recevant des réponses pas assez précises ou ne collant pas à la demande et des entreprises ne comprenant pas ce que souhaite l’acheteur et qui répondent de manière industrialisée.
La question est : comment répondre au mieux à la demande en un minimum de temps puisque les délais de réponse ont tendance à réduire ? Certaines parties du mémoire seront fixes (ou presque) pour l’année : présentation de l’entreprise, présentation des équipes…Elles seront cependant ajustées dans le cas de demandes particulières (si l’entreprise est spécialisée dans plusieurs domaines, elle devra mettre en avant le domaine de l’appel d’offre auquel elle veut répondre). Ces parties doivent faire l’objet d’une rédaction soignée (le temps passé doit être considéré comme un investissement pour l’avenir) et d’une relecture systématique et complète avant d’être utilisées pour une réponse. Cette relecture est indispensable car elle permet les ajustements nécessaires qui donneront l’impression d’adéquation entre l’entreprise, ses savoirs faire et les besoins de l’administration.

Le reste du mémoire sera rédigé spécifiquement pour la réponse à l’appel d’offre auquel l’entreprise souhaite répondre et même si la méthodologie de l’entreprise ne sera pas réinventée pour chaque projet, sa présentation devra être très personnalisée. Il faut montrer que l’on a compris les besoins et la problématique de l’administration.

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Déployer un parc de systèmes d’impression

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A priori, en dessous de 20 matériels, ça paraît plutôt simple. Et pourtant…

Déployer 20 photocopieurs, ne nécessitait que de s’assurer que les emplacements prévus étaient suffisamment grands et équipés d’une prise électrique. Déployer une vingtaine d’imprimantes était un peu plus complexe mais ne nécessitait que de s’assurer de la disponibilité d’une prise réseau ou d’un port USB et d’une méthode efficace de déploiement des drivers.

Déployer un parc mixte d’outils d’impression optimisé nécessite une vraie gestion de projet. Il faut :

  • Prévoir les éventuels travaux nécessaires : installations de prises réseaux, de prises téléphoniques, aménagements d’espaces (tables, étagères)…
  • Prévoir le cadencier précis de déploiement (combien de machines par demi-journée, sur quelle durée,…)car il est souvent peu rationnel de se contenter de fixer une date.
  • Prévoir le cadencier de retrait des matériels en place. Les fournisseurs non retenus font souvent preuve de peu de bonne volonté pour retirer leurs matériels et les imprimantes acquises posent parfois des problèmes de stockage ou de gestion des déchets.
  • Prévoir les réglages par défaut qui seront mis en place sur l’ensemble du parc : recto-verso, N&B…
  • Prévoir le déploiement des drivers d’impression, des utilitaires pour scanner, faxer, sécuriser, tracker…
  • Prévoir le planning des formations utilisateurs en envisageant si possible une séance dès la mise en place et une autre 3 semaines plus tard pour les fonctions avancées.
  • Prévoir la gestion des consommables : approvisionnement, création du stock tampon, procédures de commandes automatisées, recyclage des cartouches vides…

Certains diraient qu’une fois le ou les prestataires choisis, le projet d’optimisation du parc est terminé. J’ai tendance à penser qu’il ne fait que commencer… Pour leurs clients grands comptes, les prestataires mettent à disposition un chef de projet qui va piloter tous ces aspects. mais pour les autres, il faudra trouver d’autres ressources. Une des solutions peut être de confier le pilotage du déploiement au consultant qui a mené l’audit ou à un spécialiste du secteur. Au final, il peut s’avérer très judicieux et économique de consacrer une petite partie des économies générées par l’optimisation au pilotage du déploiement du parc. Combien coûte un retard de livraison de plusieurs jours ? Combien coûte l’indisponibilité d’un matériel loué pour cause de connexion retardée ? Combien coûte le temps perdu par les utilisateurs à s’auto-former sur des matériels dont ils n’utiliseront que 10 % des fonctionnalités ? Combien coûte le temps passé par vos équipes à trouver une place temporaire pour les matériels à jeter ou à faire reprendre ?

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