Bien qu’il soit dorénavant admis que les coûts d’impression représentent entre 1% et 3% du chiffre d’affaires annuel d’une entreprise, 80% des PME françaises n’ont toujours pas de politique de réduction des coûts d’impression.
Tandis qu’une majorité de PME se sont équipées d’une imprimante multifonction (MFP), seules deux PME sur dix encouragent leurs collaborateurs à l’utiliser pour numériser les documents et partager l’information plus facilement. L’enquête révèle que les PME ont investi dans des équipements de haute qualité, cependant l’utilisation d’un MFP reste basique : 86% pour l’impression, 43% pour la photocopie et seulement 16% pour la numérisation.
La mise en place de bonnes pratiques n’a pas encore été suffisamment encouragée. Pourtant, une imprimante multifonction offre un immense potentiel de productivité à une entreprise… Encore faut-il savoir l’exploiter. Moins d’un quart de ces entreprises (23%) propose l’utilisation de l’impression recto verso par défaut, une initiative qui diminuerait le coût de la page imprimée. Elles ne sont que 20% à encourager la dématérialisation des documents (numérisation et envoi par email ou sauvegarde sur clé USB par exemple), 15% à offrir des guides d’utilisation pour l’impression couleur, et 7% à proposer un système d’authentification personnelle.
La réduction des coûts passe encore essentiellement par la négociation à la baisse des coûts d’acquisition et de fonctionnement (achats de matériels, achats de consommables, contrats de maintenance) au détriment d’une stratégie d’impression à long terme orientée vers la productivité.
Pourtant les 65% de PME françaises à avoir pris des mesures reconnaissent que la réduction des pages imprimées vient plus de pratiques ponctuelles que d’une réelle stratégie d’impression : seules 2 PME sur 10 imputent la diminution des pages imprimées à une amélioration des bonnes pratiques dans leur entreprise.
Cette gestion stratégique de l’impression (contrôle de l’accès à la couleur, dématérialisation des processus documentaires, mobilité) tient une grande place dans la réduction des coûts d’impression pour les 12% d’entreprises l’ayant déjà adoptée. Cependant, il reste encore un grand travail d’information à faire auprès des dirigeants de PME, car près d’une PME française sur deux (41%) ne voit l’impression que comme une commodité.
Ainsi la mise en place de bonnes pratiques d’impression et l’utilisation optimisée des systèmes d’impression permettent de maîtriser les coûts et d’améliorer la productivité.
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