Selon l’institut de sondages Ipsos, un salarié français imprime en moyenne 28 pages par jour. Le coût écologique et économique de ces quelque 6 600 pages par an est particulièrement élevé. Pour l’entreprise, le budget s’élève entre 320 et 1 200 euros par an et par salarié. Il représente jusqu’à 5 % du chiffre d’affaires. Les arguments sont nombreux pour motiver les entreprises à réduire leurs volumes d’impression. Mais par où commencer ?
1. Trouver un sponsor pour le projet
La réduction des volumes d’impression touche à divers domaines et impacte tous les services. Ce projet doit être porté au plus haut niveau par un « sponsor ». Pour être crédible et facilitateur, ce sponsor sera idéalement une personne de la Direction.
2. Suivre les progrès grâce à des indicateurs simples et parlants
Pour mesurer leurs progrès, les utilisateurs ont besoin d’indicateurs. Il faut donc construire un tableau de bord qui leur permette de comparer le nombre de pages imprimées initialement et la moyenne du dernier mois, du dernier trimestre, par exemple. Selon la culture de l’entreprise, cet indicateur pourra être traduit en nombre d’arbres, en euros…
3. Accompagner le changement
Les bonnes pratiques réduisent l’impact environnemental mais aussi les coûts liés aux impressions. La réduction des coûts peut atteindre 20 % dès la première année. Comme il s’agit essentiellement de modifier les habitudes en place, il faut accompagner les utilisateurs en les formant et en les sensibilisant. Cet accompagnement est indispensable pour pérenniser les gains.
4. Consolider le parc d’imprimantes
L’approche la plus efficace pour réduire le volume de pages imprimées reste la mutualisation des systèmes d’impression vers un multifonction départemental. D’une part, les utilisateurs doivent faire un effort pour récupérer leurs impressions. D’autre part, on peut utiliser un système de badge ou un code pour récupérer l’impression. Ainsi, si un utilisateur lance une impression mais ne passe pas la récupérer, le fichier d’impression est supprimé sauvant l’impression d’une page inutile.
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