Cela semble peut-être une évidence mais l’optimisation des impressions constitue un changement qui peut être majeur.
En effet, très souvent la situation de départ est une organisation où chacun choisit son mode d’impression (couleur, recto-simple, papier de qualité supérieure…), son moyen d’impression (imprimante locale jet d’encre couleur, imprimante laser couleur mutualisée dans le bureau…) et le type de document à imprimer (mails, brouillons…). Il s’agit de migrer vers une organisation où l’utilisation de la couleur est encadrée, où les systèmes d’impression sont dimensionnés en fonction d’usages optimisés et où les impressions sont limitées aux nécessités de travail.
Un tel bouleversement nécessite un accompagnement pour réussir et surtout pour s’installer de façon durable.
Cet accompagnement passe certes par la formation des utilisateurs aux nouveaux usages mais pas seulement.
Le projet doit absolument faire l’objet d’une campagne de communication pour que chacun se l’approprie. Chaque étape devra être l’occasion de communiquer vers les utilisateurs. Ainsi, par exemple, il est important de faire savoir à tous que des entretiens utilisateurs, nécessaires à l’audit, sont organisés dans chaque service ou chaque site. Il est utile de positionner les interviewés comme les « champions » de la future politique d’impression : ils pourront relayer les explications dans les services, informer de l’évolution du projet, …
Cette communication continue permet de limiter les comportements de résistance liés à la peur du changement. Elles rassure en expliquant et en anticipant chaque étape. Un chemin balisé et éclairé est toujours plus facile à suivre qu’un sentier obscur et étroit…
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