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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Un accompagnement sur plusieurs mois

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Nous ne le dirons jamais assez, votre projet d’optimisation des systèmes d’impression ne se termine pas à la livraison du nouveau parc.

Le déploiement en soi nécessite un suivi important : il s’agit de s’assurer que les nouveaux outils fonctionneront bien dans le cadre défini et que les règles de la politique d’impression seront applicables et appliquées. Ainsi, il vous faudra vous assurer que les paramétrages par défaut des matériels correspondent bien à vos choix (recto-verso, couleur, définition des bacs papier, identification des utilisateurs quotas éventuels…). Il vous faudra également vous assurer que les formations utilisateurs sont effectivement dispensées, que l’essentiel des utilisateurs (80 % est un score ambitieux mais réalisable) en ont bénéficié.

Une fois cette étape critique passée, il faut absolument suivre les matériels et les utilisateurs pour s’assurer que les changements sont assimilés par chacun. Par exemple, il ne suffit pas de définir le recto-verso par défaut sur les matériels pour faire que les utilisateurs l’adoptent. Certains continueront à contourner la règle quitte à devoir paramétrer le pilote à chaque impression. Ils n’admettent pas que le recto-verso permet d’obtenir des documents de qualité professionnelle et que de plus en plus d’organisations l’utilisent y compris pour les documents destinés à l’extérieur. D’autres l’utiliseront pour certains documents (documents de travail, internes, brouillons…) mais continueront à imprimer en recto-simple des documents que vous avez définis comme devant être en recto-verso.

Il faudra mettre en place des enquêtes de satisfaction, d’usage. Il faudra suivre les volumes précisément.
Vous pourrez mettre en place des actions de communication qui porteront sur des objectifs très ciblés et pragmatiques. Vous devrez mettre en place des actions de formation et d’accompagnement des utilisateurs mais aussi des administrateurs.

Bref, il faudra plusieurs mois et encore une forte implication pour que votre projet se transforme en une optimisation réelle de votre parc.

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