Il est acquis pour chacun que les impressions ont des coûts certains et que certains de ces coûts sont plus ou moins cachés. Parmi ces coûts plus ou moins bien identifiés, nous trouvons les coûts liés à la gestion des consommables du parc de systèmes d’impression.
Les services informatiques considèrent souvent cette gestion indispensable comme une corvée. Elle est d’ailleurs souvent déléguée au service achats. Les enjeux sont pourtant importants : une rupture de stock génère une gène considérable dans le fonctionnement des services, des consommables inadaptés ou de qualité médiocre peuvent engendrer des pannes coûteuses et gênantes, des achats gérés dans l’urgence entraînent des coûts plus élevés.
Certaines pratiques peuvent simplifier et sécuriser la gestion de ces consommables.
Certains sites Internet ont une offre très étendue et permettent de passer commande très rapidement. Les livraisons peuvent également être très rapides (24 H en région parisienne). Certains proposent même une gestion en ligne des commandes et des stocks de cartouches. Cette solution impose de connaître parfaitement les références nécessaires au bon fonctionnement du parc, de tester certains types de cartouches (génériques, recyclées…) et de tenir à jour un outil reliant chaque référence aux matériels qui les utilisent et générant une alerte à l’atteinte d’un seuil critique du stock.
Une autre solution consiste à créer un partenariat avec un fournisseur pour définir les conditions d’approvisionnement : cadencier, qualité, prix, modalités de livraison… Ce partenariat peut permettre de déléguer au prestataire la gestion des stocks tampons, le référencement des produits nécessaires au parc de systèmes d’impression…
Enfin, la mise en place d’un parc sous contrat de maintenance à la page permet de s’exonérer d’une grande partie de la corvée. En effet, le partenaire s’engage à fournir les consommables nécessaires contre un prix à la page. De plus en plus de fournisseurs proposent le réassort automatique des consommables. Ainsi à l’atteinte d’un certain volume d’impressions le système du prestataire déclenche la livraison des cartouches et autres consommables nécessaires. Le stock tampon de chaque référence est défini dès le déploiement du parc. Cette solution est d’autant plus utile que l’entreprise est implantée sur plusieurs sites : le prestataire déclenche les livraisons site par site à partir des volumes d’impression et des stocks tampons de chaque site.
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