La mise en place d’une politique d’impression constitue très souvent le cœur de l’optimisation des systèmes d’impression. Elle permet de définir les actions et les choix pour le futur parc. Elle permet également de définir un cadre pour les évolutions futures (extensions du parc qui suivront les mêmes règles, ouverture de nouveaux suites, extension de l’optimisation…).
Compte-tenu des objectifs à atteindre, elle se doit d’être pragmatique et surtout de permettre à chacun de s’approprier les nouveaux outils et leur usage. Dans l’absolu, elle devrait également prévoir les outils et moyens de mesure qui permettront de s’assurer de la mise en œuvre effective des changements.
A minima, une politique d’impression doit définir :
- Les règles d’implantation des matériels : distance, nombre d’utilisateurs, caractéristiques techniques, …
- Les règles d’affectation et d’accès : limiter, autoriser, authentifier les accès des utilisateurs.
- Les règles d’usage : répartition des travaux entre les différentes technologies, entre le libre-service et le service reprographie, usage de la sous-traitance…
- Les bonnes pratiques d’impression : recto-verso par défaut, usage de la couleur maîtrisé, …
Elle devra être connue de tous. Ainsi, la communication et la formation sont deux éléments indissociables de la politique d’impression.
A lire aussi
Une politique d’impression progressive
Pourquoi une politique d’impression ?
Audit d’impression : notre approche