Comme vous le savez, ASSPI est très attentive aux questions d’accompagnement des utilisateurs dans les projets d’optimisation. Nous vous proposons dans cet article quelques méthodes qui ont fait leurs preuves.
Pour conserver une certaine paix sociale, le pilote d’un projet d’optimisation des impressions peut laisser leurs imprimantes aux utilisateurs les plus récalcitrants. Mais il peut alors les informer qu’ils ne disposeront plus que d’une maintenance minimale. Cela est parfois contreproductif de forcer les utilisateurs. Certains ont besoin de temps pour accepter le changement.
Afin de motiver les services à moins imprimer, la Direction en charge des impressions (la DSI de plus en plus souvent) communique sur le coût des différents types d’impression. Pour orienter les choix des utilisateurs, elle peut aller jusqu’à refacturer les pages imprimées à chaque direction. En parallèle, elle se sera dotée d’outils de gestion dans le but de communiquer à chaque service l’état de sa consommation et les éventuelles dérives (ou succès) par rapport aux objectifs fixés.
Réduire les coûts d’impression, c’est modifier les habitudes. Il est donc nécessaire de dire ce que l’on va faire, pourquoi on va le faire et la manière dont on va le faire. De nombreux utilisateurs découvrent leurs nouveaux outils d’impression (ou leur absence) lors de la livraison. On comprendra leur surprise et leur inquiétude…
Bien sûr, pour une bonne adhésion au projet, il faut aussi tenir compte des besoins des utilisateurs et de certaines contraintes. Les utilisateurs doivent être consultés ou, du moins, on doit leur donner la possibilité de s’exprimer avant que les modalités de l’optimisation ne soient arrêtées. Il faut veiller à n’oublier aucun service (même s’il est impossible d’entendre tout le monde) et à réellement prendre en compte l’expression des besoins, des craintes, des griefs et des enthousiasmes.