Au risque de commencer cet article par une évidence connue de tous, il me semble important de définir la dématérialisation par le remplacement de documents papier en fichiers et contenus informatiques. Dans les organisations, elle couvre de nombreux domaines : commandes, factures, appels d’offres publics, courriers,… et si la substitution était complète, elle aboutirait au « Zéro papier » annoncé dans les années 80 (l’autre siècle) et toujours attendue malgré des évolutions notables dans nos vies quotidiennes comme dans nos activités professionnelles.
En fait la dématérialisation regroupe 2 réalités différentes :
- La dématérialisation native qui consiste à échanger des flux documentaires numériques sans passer par la matérialisation. C’est ce qui se passe quand une entreprise reçoit une facture numérique.
- La dématérialisation duplicative qui consiste à transformer des documents papier en documents numériques. C’est ce que font les entreprises qui traitent numériquement leurs courriers entrants.
La mise en œuvre de ces procédés implique des contraintes :
- Un moyen de certifier l’identité des différents intervenants dans le flux documentaire (Signature électronique)
- Un moyen d’horodater les différentes étapes de ce flux
- Un moyen de s’assurer que tous les documents liés suivent le flux (enveloppe électronique)
- Un espace de stockage sécurisé
De plus, elle se heurte aux habitudes et aux craintes. Il n’est pas rare de trouver un système de dématérialisation efficace doublé d’une sauvegarde papier « au cas où ».
Pourtant, elle est réellement source de gains de productivité conséquents (rapidité de transfert, facilité de traitement…) et de développement en facilitant les échanges entre partenaires et agents économiques.
Nous n’en sommes pas au bureau sans papier mais les choses évoluent. Ainsi, le plan France numérique 2020 prévoit que « le papier devra être définitivement abandonné et l’intégralité des démarches administratives devront être dématérialisées ». A suivre donc …
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