L'aperçu avant impression vous permet de vous assurer que vous n'avez pas 2 lignes sur la 2ème page que vous pourriez supprimer. Il vous permet également de vous assurer de votre mise en page : centrage, justification, intégration des images et graphiques...

Une taille de police 11 peut vous faire gagner de quelques lignes à quelques pages selon la taille de vos documents sans affecter la lisibilité si vous optez pour une police sobre. Les marges par défaut dans Word par exemple sont énormes (2,5 cm de tous côtés). La plupart des systèmes d'impression tolèrent parfaitement bien des marges de 0,5 cm. L'interligne par défaut est simple ce qui est suffisant.

Envoyer l'ordre du jour en pièce jointe sans recommandation, c'est prendre le risque que 80 % des participants l'impriment. Envoyer un lien n'encombre pas la messagerie, incite au partage numérique et permet d'utiliser l'ordre du jour de n'importe quel endroit. Si je dois envoyer l'ordre du jour, je prends soin d'envoyer un document qui au pire sera imprimé en N&B.

Le stockage de documents a également un impact écologique : énergie, serveurs, ... Il vaudrait mieux les stocker dans des dossiers locaux sur le poste de travail. La taille des messageries est de plus en plus contrôlée dans les organisations, il faut donc veiller à faire régulièrement le ménage dans la votre en commençant par supprimer les pièces jointes que vous avez déjà sauvegardées.

La lecture à l'écran d'un document long est difficile et fatigante. Le sommaire permet de choisir les parties qui nous seront utiles. L'idéal serait de disposer systématiquement d'une synthèse.