Dans les projets d’optimisation de parcs d’impression, certains parlent de Big Bang. De quoi s’agit-il ?
Les imprimantes et les copieurs ont très rarement suivi les mêmes processus d’acquisition :
- les imprimantes sont achetées par flotte et/ou au coup par coup et les consommables sont achetés auprès de divers fournisseurs et stockés. Les contrats d’entretien sont très rares.
- les copieurs sont le plus souvent loués pour 3 ou 4 ans (parfois 5 mais c’est de plus en plus rare) et les consommables et la maintenance sont inclus dans un prix à la page appliqué aux volumes réellement imprimés ou au forfait. Ils font l’objet d’un contrat global ou de contrats au coup par coup.
Ces pratiques engendrent des échéances différentes pour les éléments du parc : les contrats de location ne se terminent pas tous en même temps, difficile de « jeter » une imprimante en bon état, pire neuve. Or, l’optimisation présente un schéma cible du parc « idéal » qui implique le plus souvent le changement total (ou presque) des matériels en place.
La méthode du Big Bang consiste à passer du parc existant au parc optimisé en une seule opération. Les contrats de location sont résiliés avant terme si nécessaire (les pénalités de résiliation sont incluses dans les calculs de budget et d’économies), les matériels achetés qui n’entrent pas dans le schéma sont jetés, donnés, bref éliminés. Les stockes de consommables sont au mieux repris par le fournisseur, au pire jetés aussi.
Cette méthode a l’avantage de mettre en place au moment souhaité le parc optimisé mais aussi les bonnes pratiques, les modes opératoires et les outils de suivi. Elle permet une gestion simplifiée du parc : souvent, un seul prestataire, un seul contrat, une seule échéance, une seule facturation…Elle permet également de négocier de meilleures conditions puisque le prestataire sera consulté sur de plus grandes quantités de matériels et pour des volumes plus importants. De plus, il n’aura pas à gérer un parc tiers toujours coûteux et compliqué à maîtriser.
Mais elle présente aussi des inconvénients. Les pénalités de résiliation viennent grever les économies réalisables. Les utilisateurs qui découvrent le Lundi que leur imprimante personnelle a disparu au profit d’un copieur dans le couloir sont souvent d’actifs acteurs de l’échec de l’optimisation (frein à l’utilisation, pannes,…). La mise en place de la nouvelle organisation se fait en une seule fois et son rodage (petits ou gros couacs inévitables) n’est pas amorti par des solutions de repli ( matériels en double pendant quelques temps, impressions directes possibles le temps de tester la solution logicielle de gestion documentaire…).
Bref, le Big Bang c’est la naissance d’un nouveau monde mais ce peut aussi être une implosion…
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