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Pour mener à bien un projet tel que l’optimisation des impressions, les formules incantatoires et autres recettes miracles sont somme toute d’assez peu d’utilité. Appréhender les aspects technologiques et financiers du projet n’est pas à la portée de tous mais, dans l’ensemble, les acteurs du marché ( leurs commerciaux et autres ingénieurs technico-conseillers) maîtrisent plutôt bien ces aspects. Cette maîtrise n’est pourtant pas gage de réussite et le succès du projet réside bien dans les phases qui précèdent le déploiement et celles qui le suivent.

Ainsi dès le tout début du projet, avant son lancement, il convient  de communiquer et d’impliquer les personnes qui seront les clés du succès.

Les clés du succès

• Il faut avoir su générer un fort intérêt de la Direction Générale. Le potentiel d’économie ne suffit pas forcément à mobiliser la Direction et quoi qu’il en soit les objectifs doivent être précis, chiffrés, les délais annoncés.
• Une part importante du succès repose sur le « sponsor » du projet. Selon les cas, il est issu de l’informatique, des finances ou des achats. Il doit être légitime, avoir une forte capacité à mobiliser et disposer des moyens nécessaires.  Le « sponsor » doit avoir une vision claire du projet au départ, mais aussi être capable de prendre des décisions fermes pendant la phase de mise en œuvre.
• L’autre grand facteur-clé de succès réside dans le caractère participatif de la démarche. Pour obtenir l’adhésion des utilisateurs, ils doivent participer ! Cela nécessite l’implication de chacun et notamment du management intermédiaire qui devra rendre des arbitrages, transmettre les informations et aider à la formation de leurs collaborateurs.
• Il est recommandé d’identifier des « champions » dont le rôle sera de soutenir le projet. Le « champion » est non seulement concerné mais surtout impliqué dans la démarche : on sait pouvoir le mobiliser pour appuyer une décision, exprimer publiquement son soutien ou montrer le bon exemple.

Les échanges et la cohésion de groupe qui découlent de cette implication précoce jouent un  rôle essentiel dans la motivation de l’équipe tout au long du projet. La mise en place d’un  espace d’échanges autour de l’équipe projet favorise le transfert de compétences des prestataires vers les équipes mais aussi en interne, en créant une communauté de pratiques. Ce « réseau » sert également à communiquer sur l’avancée du projet, le rôle de chacun, les bénéfices…Il s’agit bien de vendre le projet en interne. Ces espaces de discussion  s’étendront petit à petit à l’ensemble des collaborateurs, chacun entrant à son tour dans la communauté des « initiés ».

Un fois le déploiement opéré, de nombreuses équipes projet sont démobilisées ou pire, dissoutes. Pourtant, c’est le moment de capitaliser sur la motivation et l’implication de chacun pour porter la bonne parole et s’assurer qu’elle est entendue. Nos champions deviennent des pèlerins. C’est le moment de lever les dernières résistances et de consolider les pratiques. C’est aussi le temps de mettre en place des outils de suivi dans une perspective d’amélioration continue.

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